La transformation d’une idée en plan dépend des bons documents métier. Certaines initiatives commencent par un plan d’affaires ou une analyse de rentabilisation, d’autres commencent par un énoncé de projet déjà approuvé. Au fur et à mesure que le travail avance, différents documents aident à soutenir la planification et la prestation.
Rédaction de chaque document dans Microsoft Word facilite la réutilisation et la case activée des informations approuvées. Microsoft Copilot, l’assistant IA intégré à Word, peut vous aider à transformer un plan en plan de proposition ou des notes en mise à jour de status.
Explorez ce que couvre chaque document et où Copilot dans Word prend en charge le processus de planification d’entreprise, de sorte que la réponse au document suivant est toujours claire.
Définir des objectifs avec un plan d’affaires
Un plan d’affaires définit les objectifs, le marché qu’il dessert et les informations financières. Ajoutez l’approche que l’entreprise adoptera, son fonctionnement quotidien et les étapes suivantes, afin qu’un réviseur puisse suivre l’idée de l’opportunité au plan d’action.
Quand rédiger un plan d’affaires
Les fondateurs rédigent un plan d’affaires lors du démarrage d’une nouvelle entreprise ou de la recherche de financement. Il montre à un investisseur ou à une banque l’opportunité, le modèle opérationnel et les projections financières derrière un objectif de croissance. Chaque document ultérieur s’appuie sur cette base plutôt que de la recréer, de sorte que les chiffres présentés à un investisseur au départ peuvent être comparés aux résultats futurs.
Démarrer un plan d’affaires avec un modèle ou Copilot
Commencer par un modèle de plan d’affaires lorsque les examinateurs s’attendent à une structure familière, comme lors de la rédaction de demandes de subvention, de demandes de prêt et de premiers tours de financement. Copilot peut également aider Décrivez le plan section par section lorsque vous écrivez à partir de zéro.
Un plan terminé donne à la proposition commerciale ses objectifs et ses preuves. Pour obtenir des instructions section par section, lisez Comment rédiger un plan d’affaires.
Demander l’approbation avec une proposition d’entreprise
A La proposition d’entreprise utilise le matériel d’un plan d’affaires pour demander une décision spécifique. Il indique le problème ou l’opportunité, la solution proposée et les livrables. La portée, le calendrier et les ressources suivent, et la proposition se termine lorsque la décision est demandée.
Transformer un plan d’affaires en proposition
Un plan d’affaires décrit ce qu’une entreprise ou un projet se propose de faire à travers les objectifs, le marché et les opérations. En revanche, une proposition commerciale demande quelque chose de spécifique, généralement un financement, un budget ou l’approbation d’un travail défini. Au sein d’une organisation, une proposition commerciale peut également être connue sous le nom d’analyse de rentabilisation, qui évalue les options envisagées par rapport à celle recommandée avant l’approbation du financement.
Rédiger un plan de proposition avec Copilot
Transformez un plan d’affaires en plan de proposition avec Copilot, qui peut aider à réécrire et à organiser les sections existantes, prêt pour la révision.
Une proposition terminée présente des arguments ciblés en faveur d’une décision, élaborée à partir du plan d’affaires qui existe déjà.
Définir la portée du projet avec un brief de projet
Une fois l’approbation accordée, un brief de projet enregistre la portée, les objectifs et les contraintes approuvés dans un court document à case activée plus tard. Il nomme également qui est responsable et comment les décisions sont prises.
L’approbation modifie souvent le travail lui-même, car les réviseurs coupent des phases, modifient les budgets et déplacent les calendriers. Le dossier enregistre la version convenue, de sorte que le plan de projet s’appuie sur ce qui a été approuvé plutôt que sur ce qui a été proposé à l’origine.
Quand utiliser un brief de projet
Les dossiers de projet conviennent aux organisations avec des directives d’entreprise, plusieurs parties prenantes ou des conditions de financement externe. Les petites entreprises passent souvent directement de l’approbation au plan de projet et enregistrent les mêmes détails dans leur section d’ouverture.
Confirmer l’étendue approuvée avec des listes de contrôle
Utilisez une liste de contrôle de lancement de projet pour confirmer le budget approuvé, les propriétaires nommés et les jalons convenus avant le début des travaux. Au début, clarifiez qui fait quoi, à quelle fréquence l’équipe se réunit et qui gère le travail bloqué. Gardez les deux brefs, puis passez en revue les titres et la structure dans le avant de faire circuler le mémoire. Une fois le cahier des charges en place, le plan de projet dispose d’un dossier clair de la portée approuvée sur laquelle s’appuyer.
Organiser le travail et les actions avec un plan de projet
Une fois l’étendue convenue, un plan de projet transforme les objectifs approuvés en livrables, tâches et propriétaires avec des dates contre eux. Les jalons et les dépendances définissent l’ordre du travail, tandis que les risques et les points de contrôle le surveillent. Chaque tâche est liée aux objectifs fixés dans le plan d’affaires, de sorte que tout le monde peut comparer la progression à un case activée par rapport à ce qui a été approuvé.
La proposition fournit la portée et les livrables, et le cahier des charges décrit les contraintes et qui est responsable de quoi. Le plan de projet ajoute les dates, l’ordre des travaux et les propriétaires. Démarrer à partir d’un Modèle de plan de projet lorsque les tâches, les propriétaires et les jalons doivent apparaître dans une seule vue.
Rédigez un plan de projet lors du lancement d’une entreprise, d’un produit ou d’un service pour transformer les objectifs approuvés en jalons, responsabilités et chronologies que toutes les personnes impliquées peuvent voir.
Suivre les tâches et les risques avec des listes de contrôle
Une liste de contrôle du projet dans un plan de projet est également un excellent moyen de suivre les éléments d’action de projet en cours. Ceux-ci peuvent inclure :
Liste de contrôle des tâches : ce qui doit être produit et qui le produit.
Liste de contrôle des risques : retards potentiels, qui les surveille et ce qui se passe à chaque point de contrôle.
Organiser un plan de projet avec Copilot
Demandez à Copilot de transformer le plan et le brief approuvés en plan de projet. À l’aide des informations fournies, Copilot peut aider à faire apparaître les informations et les dates manquantes dans la chronologie. Partagez le brouillon de plan de projet avec les personnes qui y sont nommées et invitez les commentaires en temps réel à l’aide de Collaborez dans Word, afin que chaque propriétaire puisse confirmer ses responsabilités avant que le plan ne soit finalisé.
Suivre la progression avec les rapports de status
Un rapport de status mesure le travail actif par rapport aux objectifs approuvés, couvrant les jalons atteints, les blocages actuels et les étapes suivantes. Il capture également toutes les décisions prises depuis la dernière mise à jour et tous les risques à prendre en compte.
Les rapports d’étape et le rapport final du projet diffèrent selon le calendrier. Un rapport de status circule pendant que le travail est en cours, tandis que le rapport final enregistre ce que le travail a accompli une fois qu’il est terminé. Les deux mesurent par rapport aux mêmes objectifs approuvés, de sorte que le rapport de clôture peut être construit à partir des mises à jour qui l’ont précédé.
Définir une planification de rapport de status
Les équipes peuvent partager des rapports de status selon un calendrier régulier, par exemple des mises à jour hebdomadaires pour l’équipe projet et des résumés moins fréquents pour les autres parties prenantes. Utilisation d’une structure reproductible comme Le modèle de rapport de status de projet signifie que les lecteurs retrouvent les mêmes informations au même endroit à chaque fois.
Rédiger un rapport de status avec Copilot Chargez une semaine de notes de réunion et de fichiers de projet dans le La conversation Copilot et l’IA peuvent générer un brouillon de rapport de status à partir d’eux. Examinez le brouillon et confirmez le status, les dates, les risques et les décisions par rapport aux notes sources avant de le partager. Pour connaître les mises à jour qui fonctionnent mieux en tant qu’e-mail qu’en tant que document, consultez comment générer des e-mails à partir de documents avec l’IA.
Clôturer le projet avec un rapport final de projet
Un rapport de projet final est le document qui clôture un projet. Il compare les résultats finaux aux objectifs fixés dans le plan d’affaires et enregistre tout changement apporté à la portée, au calendrier ou au budget pendant la livraison. Étant donné que cette comparaison utilise les objectifs par lesquels le plan a commencé, les parties prenantes peuvent retracer la clôture jusqu’à ce qu’elles ont approuvé.
Le rapport enregistre également les leçons apprises, ce qui le rend utile pour le prochain projet. Il nomme ce qui a fonctionné, ce qui a causé un retard et ce que les équipes futures peuvent faire différemment, puis répertorie les recommandations et les actions de suivi par rapport aux propriétaires nommés.
Remise avec une liste de contrôle de clôture de projet
Parallèlement au rapport, une liste de contrôle de clôture de projet couvre les tâches restantes, de l’approbation finale des livrables et du rapprochement budgétaire aux contrats en suspens. Le transfert transfère ensuite la documentation et l’accès à la personne qui gère les opérations en cours.
Rédiger un rapport final de projet avec l’IA
Étant donné que les rapports de status enregistrent déjà la plupart de ces informations, demandez Copilot pour rédiger la vue d’ensemble de clôture, puis confirmer chaque résultat, changement et recommandation par rapport à l’enregistrement avant sa diffusion.
Mettez en évidence les informations clés avec des résumés exécutifs
Un résumé exécutif est une courte section d’ouverture qui place la décision ou le résultat clé en haut d’un document plus long. Il s’agit d’une couche plutôt que d’une étape, alors placez-en une au début d’une proposition, d’un plan de projet ou d’un rapport final, pas seulement d’un plan d’affaires.
Couvrez la recommandation ou le résultat, les preuves qui la sous-tendent et la prochaine action demandée, puis donnez les ressources, le calendrier et les principaux risques une ligne chacun. Une ou deux pages suffisent, correspondant à la décision que le résumé soutient.
Exemple de résumé exécutif pour un plan d’affaires
Un résumé de deux pages donne d’abord aux examinateurs la décision et le résultat, avant qu’ils ne lisent le plan détaillé qui le sous-tend. Un résumé exécutif pour un plan d’affaires peut se lire comme suit, à partir d’une boulangerie fictive qui prévoit d’ouvrir un deuxième site.
Le deuxième site ouvrira ses portes dans le quartier riverain d’ici mars 2028, desservant le commerce de bureau en semaine et les familles de week-end. L’aménagement et les opérations de première année nécessitent 215 000 $, avec un seuil de rentabilité prévu au 16e mois. La prochaine action recommandée est l’approbation du dépôt de location d’ici le 15 octobre 2027.
Résumer un document avec l’IA
Demander Copilot pour réécrire un document terminé en un résumé rédigé pour un public spécifique, puis case activée que la décision, les preuves, les limites et l’action suivante demeurent.
Choisir les documents dont chaque flux de travail a besoin
Chaque flux de travail nécessite un ensemble de documents différent. Les scénarios ci-dessous montrent lesquels écrire et ce que chacun fait.
Lancer une nouvelle offre de service
Le lancement d’un nouveau service nécessite des documents essentiels tels qu’un plan d’affaires, une proposition d’entreprise, un plan de projet et des rapports de status.
Plan d’entreprise : définit les objectifs, le marché et le prix.
Proposition commerciale : demande la décision de financer le lancement.
Plan de projet : transforme l’offre approuvée en tâches, en propriétaires et en dates.
Rapports d’état : suivez la build et le lancement par rapport à ces dates.
L’équipe fixe le prix, le positionnement et le calendrier une seule fois, afin que l’idée atteigne la livraison sans réécritures répétées.
Demander et dépenser un budget
Pour demander et dépenser un budget, il faut une analyse de rentabilisation, un résumé de projet et un rapport final du projet.
Analyse de rentabilisation : présente les options, les coûts et la recommandation.
Résumé du projet : enregistre la portée et le budget qui ont été approuvés.
Rapport final du projet : mesure le résultat par rapport au budget approuvé.
Le montant financé et le résultat livré restent traçables les uns aux autres.
Livrer un projet approuvé
L’exécution d’un projet approuvé nécessite un énoncé de projet, un plan de projet, des rapports status et un rapport final du projet.
Résumé de projet : enregistre la portée approuvée par les examinateurs.
Plan de projet : divise cette étendue en tâches, propriétaires et dates.
Rapports d’état : suivez la progression jusqu’à la livraison.
Rapport final du projet : clôture les travaux par rapport aux objectifs initiaux.
Le plan reflète la portée approuvée par les examinateurs plutôt que ce que la proposition initiale demandait.
Fermer et remettre le travail
La clôture et la remise des travaux nécessitent un rapport final du projet et un résumé exécutif.
Rapport final du projet : enregistre les résultats, les changements et les leçons.
Résumé exécutif : met la décision et le résultat en première page.
Déplacer une idée d’entreprise du premier plan à la clôture formelle en rédigeant chaque document dans Microsoft Word, avec une réponse claire au document suivant à chaque étape. Les objectifs, l’étendue et les chiffres approuvés passent du plan à l’approbation, la planification, la livraison et la création de rapports, ce qui permet de gagner du temps pour les recréer. Pour obtenir de l’aide pour rédiger et résumer à chaque étape, explorez Copilot. Pour commencer au premier document, lisez Comment rédiger un plan d’affaires.
Forum aux questions
- Que se passe-t-il après un plan d’affaires ?
Une proposition commerciale ou une analyse de rentabilité vient généralement ensuite, présentant le plan sous forme de demande de financement, de budget ou d’approbation. Après approbation, un cahier des charges de projet capture la portée convenue, et un Le modèle de plan de projet organise le travail en tâches, propriétaires et jalons.
- Quelle est la différence entre un plan d’affaires et une proposition commerciale ?
Un plan d’affaires décrit ce qu’une entreprise ou un projet se propose de faire, couvrant les objectifs, le marché et les finances. Une proposition commerciale présente une offre spécifique et demande une décision, telle qu’un financement, un budget ou un partenariat. Démarrer à partir de les modèles de proposition commerciale lorsque le document doit être approuvé plutôt que d’expliquer l’idée.
- Qu’est-ce qu’une analyse de rentabilisation ?
Une analyse de rentabilisation justifie un projet ou un investissement spécifique pour les personnes qui approuvent les dépenses, généralement avant le début des travaux. Il compare les options envisagées, nomme celle recommandée et expose les coûts, les avantages et les risques de chacune. Créer un brouillon avec Copilot à partir d’un plan d’affaires terminé, puis vérifier les coûts, les avantages et les risques avant qu’il ne soit soumis aux réviseurs.
- Qu’est-ce qu’un brief de projet ?
Un cahier des charges de projet indique la portée approuvée par les examinateurs, ainsi que les objectifs, les contraintes et les responsabilités. Il se situe entre l’approbation et la planification détaillée, donnant au plan de projet un point de départ convenu. Examinez le brief pour plus de structure et de clarté avec avant de le faire circuler.
- Quelle est la différence entre un rapport de status et un rapport de projet ?
Un rapport de status effectue le suivi du travail en cours, couvrant les jalons, les bloqueurs et les étapes suivantes pour la période en cours. Un rapport de projet final clôture le travail et enregistre les résultats, les changements de portée et les leçons apprises. Les deux se mesurent par rapport aux objectifs fixés dans le plan initial. Utilisez un Modèle de rapport de status de projet pour les mises à jour régulières et modèle de rapport pour la clôture.
- Que doit inclure une liste de contrôle de clôture de projet ?
Une liste de contrôle de clôture de projet couvre l’approbation finale des livrables, le rapprochement budgétaire et la clôture du contrat, suivie du transfert de la documentation et du transfert d’accès. Il peut également enregistrer les leçons apprises et affecter les propriétaires à toutes les actions en suspens. Créez la liste de vérification dans le modèle de rapport plutôt que de le suivre dans un fichier distinct.
