La planification d’un événement implique de coordonner de nombreuses tâches, souvent entre plusieurs personnes. Les budgets, les informations sur les invités, les exigences alimentaires, les coordonnées, les calendriers et les responsabilités peuvent tous changer entre la première idée et le jour de l’événement.
Planifiez une fête d’anniversaire, un concert scolaire ou un événement d’entreprise de fin d’année dans Microsoft Word, en démarrant par des modèles de liste de vérification et d’agenda et en rédigeant le reste avec l’aide de Copilot pour Word.
Découvrez quels documents de planification conviennent aux différents événements, ce qu’il faut inclure dans chacun et comment les créer à partir d’un modèle ou avec Copilot.
Choisissez des documents de planification selon le type d’événement
Chaque événement nécessite un niveau de planification différent. Une célébration personnelle peut nécessiter seulement quelques listes simples, tandis que les événements de plus grande envergure peuvent inclure des documents sur les coûts, les horaires et les commentaires. Sélectionnez le type d’événement ci-dessous pour voir quels documents créer :
Célébrations personnelles : plan de l’événement, liste de vérification et liste des invités.
Événements communautaires et scolaires : plan de l’événement, liste de vérification et liste des invités.
Collectes de fonds : plan de l’événement, liste de vérification, liste des invités, budget et enquête après l’événement.
Événements d’entreprise et conférences : plan de l’événement, liste de vérification, liste des invités, budget, calendrier et déroulé de l’événement.
Créer un plan d’événements
Définissez l’objectif et la structure de l’événement dans un plan avant de répartir les détails entre les autres documents.
Structurez un plan d’événement
Donnez un titre à chacune de ces informations :
Objectif : la raison d’être de l’événement et ce qui caractérise sa réussite.
Date et lieu : la date, le lieu et les informations de réservation de l’événement.
Invités : le nombre d’invités à inviter et le public concerné.
Budget : montant total disponible pour l’événement.
Équipe : les personnes impliquées et la tâche dont chacune est responsable.
Solutions de secours : des alternatives pour les principaux risques, comme un espace intérieur pour un événement en extérieur ou un deuxième traiteur.
Rédigez un plan d’événement avec Copilot
Dans un nouveau document Word, ouvrez une conversation avec Copilot, et décrivez l’événement, en joignant des notes, un fil d’e-mail, ou un devis de lieu. L’IA peut vous aider à rédiger un plan d’événement comprenant des sections telles que l’objectif, le budget et les invités, en utilisant les informations réelles des fichiers plutôt que des suggestions générales.
Vérifiez et partagez le plan
Vérifiez le brouillon et corrigez les dates, les coûts ou les noms avant de le partager. Utilisez des commentaires et des @mentions dans l’éditeur de document pour poser des questions et approuver des choix dans le plan, afin que toutes les personnes impliquées puissent voir chaque décision et qui l’a approuvée.
Créez une liste de contrôle pour la planification d’un événement
Transformez le plan de l’événement en liste de vérification des tâches de planification que l’équipe peut mettre en œuvre.
Organisez les tâches par étape de planification
Regroupez les tâches selon le délai restant avant l’événement et adaptez chaque échéance à la taille de l’événement :
Plusieurs mois à l’avance : définissez la date, le budget et le lieu, puis réservez les principaux fournisseurs.
Quelques semaines à l’avance : envoyez les invitations, confirmez le traiteur et le matériel audiovisuel, puis planifiez le programme.
La dernière semaine : confirmez le nombre d’invités, partagez le déroulé de l’événement et imprimez les programmes.
La veille : vérifiez les livraisons, préparez le lieu et informez l’équipe.
À chaque étape, regroupez les tâches par domaine, par exemple le lieu, la restauration et les invitations. Ajoutez les tâches liées au parrainage et aux dons à une liste de vérification pour une collecte de fonds, et ajoutez une liste de courses pour la nourriture et les fournitures à la liste de vérification d’une fête personnelle.
Attribuez les tâches et les échéances
Donnez à chaque tâche une échéance claire. Pour un événement plus important, donnez un propriétaire à chaque tâche et les membres de l’équipe peuvent collaborer à la liste de vérification, en mettant à jour leurs propres tâches à mesure que l’événement se rapproche.
Démarrer avec un modèle de liste de vérification
Ouvrez un modèle de liste de vérification d’événement pour une disposition prête et remplacez les tâches d’espace réservé par des tâches d’événement et des dates.
Créez une liste de vérification avec Copilot
Joignez le plan d’événements dans une conversation Copilot pour obtenir des suggestions de tâches en fonction de la date, du nombre d’invités, et des zones sur lesquelles l’équipe s’est mise d’accord, et demandez les tâches dans l’ordre des délais. Vérifiez chaque tâche et chaque échéance avant de partager la liste de vérification avec l’équipe.
Créez un budget pour l’événement
Un budget distinct indique le coût de l’événement, les dépenses engagées par l’équipe et l’évolution des montants au fil du temps.
Estimez les coûts de l’événement
Dans un nouveau document Word, insérez un tableau et ajoutez une ligne pour chaque coût. Les principaux postes de dépenses comprennent le lieu, la restauration et le matériel audiovisuel, ainsi qu’une ligne distincte pour les coûts imprévus. Dans le cadre de la planification d’un événement pour une association, ajoutez des lignes pour les objectifs de collecte de fonds et les parrainages afin que l’équipe puisse voir dans quelle mesure l’événement respecte son budget.
Suivez les coûts approuvés et réels
Ajoutez ces colonnes pour comparer le budget prévu aux dépenses finales. Pour un événement d’entreprise, une colonne du budget peut indiquer le montant approuvé par l’équipe chargée des finances.
Coût estimé : le coût prévu de chaque article ou service, d’après les devis des fournisseurs.
Coût réel : montant final payé par l’équipe.
Écart : la différence entre le coût prévu et le coût réel.
Vérifiez les modifications apportées au budget
Activez le suivi des modifications (opens in a new tab) pour afficher qui a modifié chaque montant et utilisez l’historique des versions pour restaurer une copie antérieure du budget. Enregistrez le budget dans OneDrive et définissez les autorisations de partage pour contrôler qui peut consulter ou modifier les montants.
Organisez la liste des invités et les invitations
Conservez les informations sur les invités, leurs réponses et leurs exigences dans une seule liste, puis utilisez cette liste pour tous les documents destinés aux invités.
Structurez une liste d’invités
Dans un document Word vide, insérez un tableau avec une ligne pour chaque invité et des colonnes pour les noms et les détails du contact. Enregistrez une copie du tableau finalisé en tant que modèle de liste des invités pour le prochain événement.
Suivez les réponses et les besoins des invités
Ajoutez une colonne pour chacune des informations suivantes à mesure que vous recevez les réponses :
Statut de la réponse : personnes qui prévoient d’assister à l’événement.
Exigences alimentaires et besoins en matière d’accessibilité : informations à communiquer au traiteur et au lieu.
Table ou session : emplacement de chaque invité ou session à laquelle chaque invité participe.
Utilisez le nombre total de réponses et les exigences alimentaires pour mettre à jour le budget et la commande auprès du traiteur.
Créez des invitations et des marque-places
Choisissez une conception dans les modèles d’invitation dans Word, et remplacez le texte de l’espace réservé par les détails de l’événement et les noms des invités. Chaque carte d’invitation et de lieu contient donc les détails appropriés.
Rédigez une invitation avec Copilot
Joignez le plan d’événement à une conversation Copilot dans un nouveau document Word. Décrivez le ton de l’invitation, par exemple un message d’anniversaire décontracté ou une invitation officielle à un gala. Demandez à Copilot de vous aider à rédiger l’invitation en indiquant la date, le lieu et les modalités de réponse. Vérifiez les noms, les dates et les informations sur le lieu avant d’envoyer les invitations.
Créez la planification de l’événement
Créez le programme qui indique aux invités le déroulement de la journée.
Choisissez un ordre du jour, un programme ou un planning
Faites correspondre le format à l’événement :
Chronologie simple : répertoriez dans l’ordre les moments clés d’une célébration personnelle.
Agenda : démarrer par l’un des modèles d’agenda d’une réunion ou d’une conférence, et remplacez le texte de l’espace réservé par les orateurs et les minutages finaux.
Programme imprimé : à leur arrivée, remettez aux invités des cérémonies, événements scolaires et collectes de fonds le programme de la journée.
Programme des événements : utilisez un modèle de programme des événements pour les événements qui se déroulent sur plusieurs jours ou dans plusieurs salles, en indiquant chaque session selon son horaire et son lieu.
Calendrier d’événement : conservez les dates de plusieurs événements au cours de la saison dans un affichage unique avec un modèle de calendrier d’événements.
Ajoutez les activités, les intervenants et les horaires
Utilisez les intervenants, les activités et les horaires confirmés par l’équipe dans la liste de contrôle, puis répertoriez chaque élément dans l’ordre dans lequel les invités le découvriront, en indiquant une heure de début et un lieu.
Partagez le planning avec les invités
Envoyez le planning avec un lien en ligne pour les invités qui le préfèrent sur leur téléphone, enregistrez-le au format PDF pour les e-mails, ou imprimez des copies pour le tableau d’accueil. Le programme ou l’agenda finalisé sert également de point de départ au conducteur de l’événement.
Préparez la journée de l’événement
Le jour de l’événement, l’équipe s’appuie sur le conducteur de l’événement, tandis que les invités suivent le programme.
Créez le déroulé de l’événement
Un plan d’exécution, que les équipes chargées de l’événement appellent également Feuille de déroulement, indique à l’équipe qui fait quoi, où et à quelle heure. Ajoutez une ligne pour chaque étape de la journée, avec des colonnes pour l’heure, la durée, l’activité et le lieu.
Attribuez les tâches liées à l’événement
Ajoutez un responsable à chaque ligne, pour que chaque membre de l’équipe sache quelles activités, indications et transitions prendre en charge.
Ajoutez les détails relatifs à l’installation, aux fournisseurs et aux solutions de secours
Incluez l’installation avant l’arrivée des invités et le nettoyage après la fin de l’événement. Ajoutez les coordonnées des fournisseurs et leurs heures d’arrivée, pour que les traiteurs, les équipes audiovisuelles et le personnel du lieu utilisent le même programme, puis notez les conseils audiovisuels et un plan de secours pour chaque ligne.
Rédigez le déroulé de l’événement avec Copilot
Joignez le programme ou l’agenda et la liste de vérification à une conversation Copilot pour obtenir de l’aide afin de rédiger et exécuter un événement à partir des horaires convenus par l’équipe. Demandez à l’IA de vous aider à ajouter les responsables, les lieux et les notes audiovisuelles dont l’équipe a besoin et qui ne figurent pas dans l’agenda. L’équipe vérifie chaque horaire, chaque responsable et chaque note audiovisuelle avant le jour de l’événement. Enregistrez une copie du tableau finalisé comme modèle d’exécuteur de l’événement pour le prochain événement.
Examinez l’événement et consignez les résultats
Recueillez les commentaires après l’événement et notez les éléments à intégrer au prochain événement.
Créez une enquête après l’événement
Une enquête postérieure à l’événement aide à mesurer ce qu’un événement de plus grande envergure a permis d’accomplir par rapport aux objectifs du programme de l’événement, ainsi que les points à améliorer pour le prochain événement. Interroger séparément les invités et l’équipe permet d’obtenir deux points de vue utiles sur le même événement. Une enquête auprès des participants permet de connaître l’évaluation que les invités ont donnée du lieu, du programme et du service de restauration, tandis qu’une enquête auprès de l’équipe met en évidence ce qui a bien fonctionné pour les organisateurs et les bénévoles, ainsi que les points à améliorer. Ajoutez le programme de l’événement à une conversation Copilot pour obtenir des suggestions de questions adaptées aux objectifs de l’événement.
Résumez les commentaires avec Copilot
Après l’événement, ajoutez les réponses à la même conversation pour obtenir de aide pour résumer les commentaires dans un rapport de synthèse et vérifiez chaque point par rapport aux réponses d’origine avant de le partager.
Consignez les résultats et les enseignements tirés
Dans le rapport de synthèse, indiquez les résultats obtenus lors de l’événement, le coût final et les enseignements à appliquer au prochain plan d’événement.
Démarrez la planification de l’événement suivant dans Microsoft Word et transformez les notes approximatives en plan d’événement prêt à être partagé, avec l’aide de Copilot.
Pour plus d’informations sur la planification et l’écriture au travail, explorez le guide des documents métier ou découvrez comment écrire un communiqué de presse pour annoncer l’événement.
Forum aux questions
- Comment Copilot pour Word peut-il vous aider à planifier un événement ?
Pour la planification d’événements, Copilot pour Word peut vous aider à rédiger un plan d’événements, une liste de vérification, une série d’émissions, des formulations d’invitation et des questions d’enquête à partir de notes, d’agendas et d’autres fichiers joints à la conversation. Il peut également vous aider à résumer les commentaires d’enquête dans un rapport de synthèse. Vérifiez les noms, les dates, les coûts et les horaires de chaque brouillon avant de le partager.
- Combien de temps à l’avance faut-il commencer à planifier un événement d’entreprise ?
En règle générale, la planification d’événements d’entreprise commence quatre à six semaines à l’avance pour les événements d’équipe et les dîners avec des clients, trois à six mois à l’avance pour les fêtes de fin d’année et les réunions hors site, et six à douze mois à l’avance pour les conférences. La disponibilité du lieu, les calendriers des intervenants et les étapes d’approbation peuvent prolonger ces délais.
- Comment promouvoir un événement pour augmenter la participation ?
Des informations claires sur l’événement et des rappels envoyés à temps aident les invités à planifier leur participation. Choisissez une conception dans les modèles de prospectus dans Word et remplacez le texte de l’espace réservé par le nom de l’événement, la date, le lieu et les détails RSVP. Utilisez le réécriteur IA pour convertir la description de l’événement en texte promotionnel pour un e-mail, un bulletin d’informations ou une publication sur les réseaux sociaux, et vérifiez chaque date et chaque détail avant de le partager.
