Marketing- und Kommunikationsteams erstellen eine Pressemitteilung, wenn eine Organisation über berichtenswerte Neuigkeiten verfügt, z. B. über eine Produkteinführung, eine Neueinstellung oder ein Communityprogramm. Jede Veröffentlichung enthält genehmigte Fakten in einer Struktur, die Reporter erkennen, und die meisten müssen rechtlich und markenrechtlich überprüft werden, bevor sie Journalisten erreichen.
Schreiben Sie eine Pressemitteilung in Microsoft Word, gestalten Sie jeden Abschnitt mit dem Dokument-Editor und den Formatierungswerkzeugen, oder beginnen Sie mit einem bearbeitbaren Entwurf, den Microsoft Copilot kann bei der Erstellung von Starthinweisen, Faktenblättern und autorisierten Angeboten helfen.
Erkunden Sie das Standardformat für Pressemitteilungen, einen Schritt-für-Schritt-Prozess und ein vollständiges Beispiel für das Verfassen einer Pressemitteilung in Word online, von der Sammlung von Fakten bis zur Freigabe der genehmigten Datei.
Was ist eine Pressemitteilung?
Eine Pressemitteilung ist eine offizielle Erklärung, die berichtenswerte Informationen an Journalisten weitergibt und die Fakten, die sie überprüfen müssen, an einem Ort zusammenfasst. Eine Ankündigung oder Blogbeitrag wirbt für ein Produkt oder einen Standpunkt, während eine Pressemitteilung neutral bleibt und nur das berichtet, was ein Reporter überprüfen kann. Organisationen schreiben Pressemitteilungen für Anlässe wie:
Einführung von Produkten, Dienstleistungen oder Geschäftsmodellen: Geben Sie bekannt, was eingeführt wird, ab wann es verfügbar ist und für wen es bestimmt ist; greifen Sie dabei auf Details aus einem Geschäftsplan für kleine Unternehmen zurück, wenn es sich um die Gründung eines neuen Unternehmens handelt.
Führungswechsel und Meilensteine: Benennen Sie eine neue Führungskraft oder melden Sie eine Erweiterung, Finanzierungsrunde oder Auszeichnung.
Veranstaltungen und Communityprogramme: Listen Sie Daten, Orte, Teilnahmeberechtigungen und Anmeldeinformationen für Konferenzen, Spendenaktionen oder lokale Initiativen auf.
Beginnen Sie mit der richtigen Struktur der Pressemitteilungen
Jeder Teil einer Pressemitteilung erfüllt eine bestimmte Aufgabe, von der Überschrift, die die Nachricht enthält, bis zur Kontaktlinie, die Folgefragen beantwortet. Eine Pressemitteilung folgt in der Regel der umgekehrten Pyramide, wobei die wichtigsten Nachrichten oben und Hintergrund gegen Ende stehen. Anwenden Überschriftenformatvorlagen, einheitliche Abstände und Links in Word, um die Formatierung von Pressemitteilungen leicht lesbar zu machen. Passen Sie das Layout an, wenn ein Empfänger oder Verteilungsdienst ein anderes Format benötigt.
ZUR SOFORTIGEN VERÖFFENTLICHUNG [oder das Datum und die Uhrzeit, zu der Journalisten veröffentlichen können]
[Schlagzeile, die die Nachricht in einer spezifischen, sachlichen Sprache wiedergibt] [Optionale Unterüberschrift, die ein zusätzliches Detail hinzufügt]
[STADT, Bundesland, Monat, Tag, Jahr].
[Einleitungsabsatz, der fragt, wer, was, wann, wo und warum]
[Hauptabsätze mit Fakten, Kontext und Links in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit]
[„Autorisiertes Zitat, das erklärt, warum die Nachrichten wichtig sind“, so Name, Titel, Organisation.]
Info [Organisation]
[Kurze, wiederverwendbare Beschreibung der Organisation]
Medienkontakt
[Name, Rolle] [E-Mail-Adresse]
[Telefonnummer]
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So schreiben Sie eine Pressemitteilung in Word
Führen Sie die folgenden Schritte aus, um eine Pressemitteilung in Word Online zu schreiben, vom ersten Faktencheck bis zur verteilungsfertigen Datei.
Öffnen Sie eine Erstellen Sie ein leeres Dokument in Word, oder passen Sie eine Pressemitteilungsvorlage an.
Schreiben Sie einen prägnanten Aufmacher, der beantwortet, wer, was, wann, wo und warum, und beginnt mit der Tatsache, dass ein Journalist zuerst berichten würde.
Fügen Sie den Hintergrund in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit hinzu, gefolgt von einem autorisierten Zitat, das erklärt, was die Nachricht für die Menschen bedeutet, die sie betreffen.
Wenden Sie Best Practices für Pressemitteilungen an durch Rechtschreibung und Grammatik überprüfen, jeden Fakt mit der Quelle abgleichen und Jargon und unbelegte Werbeaussagen entfernen.
Teilen Sie die Pressemitteilung mit Bearbeiter, die Kommentare und @mentions für Fragen und Nachverfolgen von Änderungen für vorgeschlagene Formulierungen.
Kommentare auflösen, nachverfolgte Änderungen annehmen oder ablehnen, die Genehmigung bestätigen und das Word-Dokument oder PDF zur Verteilung.
Entwerfen und Verfeinern einer Pressemitteilung mit Copilot in Word
Copilot ist der in Word integrierte KI-Assistent, und er kann mit Dateien arbeiten, die das Team bereits überprüft hat, anstatt mit einer leeren Seite. Fügen Sie diese Dokumente an oder verweisen Sie darauf, z. B. eine Produktübersicht, ein Programmdatenblatt oder eine genehmigte Angebotsliste, die in OneDrive gespeichert sind. Benennen Sie die Dateien, die Zielgruppe und die relevanten Daten in der Anforderung, und Copilot kann helfen, einen Entwurf um diese Nachricht herum zu bearbeiten, anstatt eine allgemeine Gliederung zu verwenden.
Vergleichen Sie den Entwurf mit jeder Quelldatei, wählen Sie dann eine Überschrift oder einen Aufmacher aus, und verwenden Sie KI-Umschreiber verwenden, um klarere Versionen anzufordern.
Hinweis: Die Copilot-Funktionen in Word hängen von den Microsoft 365-Abonnement-, Lizenz- und Organisationseinstellungen.
Überprüfen und Genehmigen einer Pressemitteilung in Word
Speichern Sie die Pressemitteilung in OneDrive, und geben Sie sie frei für Arbeiten Sie in Word zusammen, wo Rechts-, Marken- und Führungsprüfer eine Arbeitsdatei bearbeiten, anstatt separate Kopien in Umlauf zu bringen.
Gezieltes Feedback sammeln: Fügen Sie Kommentare und @mentions hinzu, um eine Frage an eine bestimmte Behauptung, Abbildung oder ein Zitat anzuhängen.
Vorgeschlagene Änderungen überprüfen: aktivieren Verfolgen Sie Änderungen in Word, um vorgeschlagene Formulierungen anzuzeigen, und lassen Sie den Dokumentbesitzer jede Änderung vor der endgültigen Genehmigung annehmen oder ablehnen.
Frühere Entwürfe erneut aufrufen: Verwenden Sie den Versionsverlauf, um frühere Dateiversionen wiederherzustellen, wenn ein Prüfer einen Wortlaut aus einer früheren Runde benötigt.
Die Prüfer innerhalb der Organisation bleiben für die Bestätigung von Fakten, rechtlichen Formulierungen, Genehmigungen und der Markensprache verantwortlich.
Vorbereiten und Veröffentlichen der endgültigen Pressemitteilung
Die Anforderungen an die Veröffentlichung von Pressemitteilungen variieren je nach Organisation, Redaktion und Vertriebskanal. Bestätigen Sie daher vor dem Senden das gewünschte Format. Erreichen Sie Verkaufsstellen, die in anderen Sprachen veröffentlichen, mit Dokumentübersetzung in Word, die eine übersetzte Kopie erstellt und das Original unverändert lässt. Bitten Sie einen Prüfer, der diese Sprache liest, Namen, Berufsbezeichnungen und Zitate auf ihre Richtigkeit zu überprüfen.
Beispiel für eine Pressemitteilung
Das folgende Beispiel zeigt, wie das Kommunikationsteam einer gemeinnützigen Organisation in Portland, Maine, ein genehmigtes Faktenblatt, ein Zitat und einen standardisierten Textabschnitt in eine Veröffentlichung umwandelt, in der ein kostenloses Programmierprogramm angekündigt wird.
Die Harbor Point Community Foundation, ihre Mitarbeiter und alle Daten, Zahlen, Zitate und Kontaktinformationen in der Pressemitteilung sind fiktiv und scheinen nur das Format zu demonstrieren.
Pressemitteilung zum Start eines Community-Programms
ZUR SOFORTIGEN VERÖFFENTLICHUNG Die Harbor Point Community Foundation startet ein kostenloses außerschulisches Programmierprogramm für Schüler der Mittelstufe in Portland
Das Programm beginnt am 2. November 2026 mit Plätzen für 120 Studierende in drei Bibliothekszweigen
PORTLAND, Maine, 6. Oktober 2026. Die Harbor Point Community Foundation kündigte heute Code After School an, ein kostenloses 10-wöchiges Programmierprogramm für Schüler der Klassen sechs bis acht. Der Unterricht beginnt am 2. November in drei Zweigstellen der Nachbarschaftsbibliotheken, und Familien können sich bis zum 23. Oktober anmelden.
Die Studenten nehmen jede Woche an zwei 90-minütigen Sitzungen teil und lernen mit freiwilligen Softwareingenieuren grundlegende Programmierung und Webdesign. Ein Community-Zuschuss finanziert das Programm, und die Stiftung leiht jedem Teilnehmer einen Laptop.
„Viele Schüler in Portland wünschen sich mehr Möglichkeiten, Technologie nach der Schule zu erkunden“, sagte Dana Reyes, Geschäftsführerin der Harbor Point Community Foundation. "Code After School bietet ihnen einen einladenden Ort, um Projekte zu entwickeln und Mentoren zu treffen, die in der Technologie arbeiten."
Über die Harbor Point Community Foundation
Die Harbor Point Community Foundation ist eine gemeinnützige Organisation, die Bildungs- und Jugendprogramme im Großraum Portland, Maine, finanziert.
Medienkontakt
Jordan Lee, Kommunikationsmanager press@example.org (207) 555-0148
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Funktionsweise der einzelnen Teile des Beispiels
Die folgenden Hinweise entsprechen jedem Abschnitt der Pressemitteilung dem zuvor beschriebenen Format der Pressemitteilung.
Überschrift und Zwischenüberschrift: Benennt die Organisation, das Programm und die Zielgruppe und fügt das Startdatum und die Kapazität aus dem Factsheet hinzu.
Einleitungsabsatz: Behandelt das Programm, die Altersgruppe, das Startdatum, die Orte und die Anmeldefrist in zwei Sätzen.
Hauptteil und Zitat: Erklärt den Zeitplan und die Finanzierung, während der Geschäftsführer beschreibt, warum das Programm für lokale Studenten wichtig ist.
Textbausteine und Medienkontakt: Verwendet den genehmigten „Info“-Absatz wieder und listet eine Person für Journalistenfragen auf.
Jede Ankündigung verdient eine Pressemitteilung, die sich eher wie Nachrichten als wie Marketing liest, mit überprüften Fakten, gelöschtem Zitat und einem benannten Ansprechpartner für Medienfragen. Öffnen Sie Word für das Web, um eine neue Veröffentlichung zu starten, wobei Copilot in Word bereit ist, Abschnitte aus überprüften Faktenblättern und Notizen zu entwerfen oder neu zu schreiben.
Erkunden Sie weitere Formate für professionelles Schreiben in der Leitfaden für Geschäftsdokumente, oder überprüfen Sie die Formulierungen in Verträgen und Richtlinien mit dem Leitfaden zu Genauigkeit und Einhaltung gesetzlicher Dokumente.
Häufig gestellte Fragen
- Wie lang sollte eine Pressemitteilung sein?
Die meisten Pressemitteilungen umfassen ein bis zwei Seiten, obwohl eine detaillierte Ankündigung länger sein kann. Die Länge hängt von den Nachrichten und den Einschränkungen ab, die der Empfänger oder der Vertriebskanal setzt. Fügen Sie die Fakten, den Kontext, das Zitat, die Details des Unternehmens und die Kontaktinformationen hinzu, die die Geschichte benötigt, und streichen Sie dann alles, was die Ankündigung nicht erklärt.
- Was sollte der erste Absatz einer Pressemitteilung enthalten?
Der erste Absatz, auch Lead genannt, behandelt wer, was, wann, wo und warum. Beginnen Sie mit den berichtenswertesten Fakten und heben Sie sich die unterstützenden Details für spätere Absätze auf.
- Kann Copilot eine Pressemitteilung schreiben?
Copilot in Word kann einen Entwurf für eine Pressemitteilung aus einem Prompt oder vorhandenen Dateien generieren und helfen, den ausgewählten Text mit Vorschläge zum Umschreiben von Vorschlägen. Überprüfen und verifizieren Sie vor der Veröffentlichung oder Weitergabe der Pressemitteilung alle Namen, Daten, Abbildungen, Zitate und andere sachliche Details anhand des Quellmaterials.
- Soll eine Pressemitteilung als Word-Dokument oder PDF versendet werden?
Verwenden Sie das Format, das vom Journalisten, der Redaktion oder dem Vertriebsdienst vorgegeben wird. Dies ist in der Regel auf der Medienkontaktseite des Outlets oder in den Einreichungsrichtlinien des Dienstes aufgeführt. Bewahren Sie das bearbeitbare Word-Dokument für spätere Aktualisierungen auf, und speichern Sie das Dokument als PDF, wenn ein Empfänger ein festes Layout benötigt.
