Die Umsetzung einer Idee in einen Plan hängt von den richtigen Geschäftsdokumenten ab. Einige Initiativen beginnen mit einem Businessplan oder Business Case, andere beginnen mit einem Projektbriefing, das bereits genehmigt wurde. Im weiteren Verlauf der Arbeit unterstützen verschiedene Dokumente die Planung und Lieferung.
Entwurf jedes Dokuments in Microsoft Word sorgt dafür, dass genehmigte Informationen leicht wiederverwendet und überprüft werden können. Microsoft Copilot, der in Word integrierte KI-Assistent, kann dabei helfen, einen Plan in eine Angebotsgliederung oder Notizen in ein Status-Update umzuwandeln.
Erkunden Sie, was in den einzelnen Dokumenten behandelt wird und wo Copilot in Word unterstützt den Geschäftsplanungsprozess, sodass die Antwort auf das nächste Dokument immer klar ist.
Definieren Sie Ziele mit einem Geschäftsplan
Ein Geschäftsplan legt die Ziele, den Markt, den er bedient, und die Finanzinformationen fest. Fügen Sie den Ansatz hinzu, den das Unternehmen verfolgen wird, wie es täglich abläuft und die nächsten Schritte, damit ein Prüfer die Idee von der Gelegenheit bis zum Aktionsplan verfolgen kann.
Wann Sie einen Businessplan schreiben sollten
Gründer schreiben einen Businessplan, wenn sie ein neues Unternehmen gründen oder eine Finanzierung suchen. Es zeigt einem Investor oder einer Bank die Chance, das Betriebsmodell und die finanziellen Prognosen hinter einem Wachstumsziel. Jedes spätere Dokument stützt sich auf dieses Fundament, anstatt es neu zu schaffen, so dass die Zahlen, die einem Investor zu Beginn gezeigt werden, mit zukünftigen Ergebnissen verglichen werden können.
Starten eines Geschäftsplans mit einer Vorlage oder Copilot
Beginnen Sie mit einem Vorlage für einen Geschäftsplan , wenn Prüfer eine vertraute Struktur erwarten, z. B. beim Schreiben von Förderanträgen, Darlehensanträgen und erstmaligen Finanzierungsrunden. Copilot kann auch helfen Gliedern Sie den Plan Abschnitt für Abschnitt, wenn Sie von Grund auf neu schreiben.
Ein fertiger Plan gibt dem Geschäftsvorschlag seine Ziele und seine Beweise. Eine abschnittsweise Anleitung finden Sie unter So schreiben Sie einen Geschäftsplan.
Anfordern einer Genehmigung mit einem Geschäftsvorschlag
A Der Geschäftsvorschlag verwendet das Material in einem Geschäftsplan, um eine bestimmte Entscheidung anzufordern. Es nennt das Problem oder die Chance, die vorgeschlagene Lösung und die Ergebnisse. Umfang, Zeitplan und Ressourcen folgen, und der Vorschlag endet mit der angeforderten Entscheidung.
Konvertieren eines Geschäftsplans in ein Angebot
Ein Geschäftsplan beschreibt, was ein Unternehmen oder Projekt in Bezug auf Ziele, Markt und Betrieb tun möchte. Im Gegensatz dazu wird bei einem Geschäftsvorschlag nach etwas Bestimmtem gefragt, in der Regel nach Finanzierung, Budget oder Genehmigung einer definierten Arbeit. Innerhalb einer Organization kann ein Geschäftsvorschlag auch als Business Case bezeichnet werden, bei dem die Optionen vor der Genehmigung der Finanzierung gegen die empfohlenen abgewogen werden.
Entwerfen einer Vorschlagsgliederung mit Copilot
Wandeln Sie einen Geschäftsplan in eine Angebotsgliederung um Copilot, das Ihnen helfen kann, die vorhandenen Abschnitte neu zu schreiben und zu organisieren, bereit für die Überprüfung.
Ein abgeschlossener Vorschlag ist ein fokussiertes Argument für eine Entscheidung, die auf dem bereits vorhandenen Geschäftsplan basiert.
Festlegen des Projektumfangs mit einer Projektübersicht
Sobald die Genehmigung erteilt wurde, werden der genehmigte Umfang, die Ziele und die Einschränkungen in einem kurzen Dokument festgehalten, das später überprüft werden kann. Es benennt auch, wer verantwortlich ist und wie Entscheidungen getroffen werden.
Die Genehmigung ändert häufig die Arbeit selbst, da Prüfer Phasen kürzen, Budgets ändern und Zeitpläne verschieben. Das Briefing hält die vereinbarte Version fest, so dass der Projektplan auf dem aufbaut, was genehmigt wurde, und nicht auf dem, was ursprünglich vorgeschlagen wurde.
Wann sollte eine Projektübersicht verwendet werden?
Projektübersichten eignen sich für Organisationen mit Unternehmensrichtlinien, mehreren Stakeholdern oder externen Finanzierungsbedingungen. Kleinere Unternehmen gehen oft direkt von der Genehmigung zum Projektplan über und zeichnen das gleiche Detail im Eröffnungsabschnitt auf.
Bestätigen des genehmigten Umfangs mit Checklisten
Verwenden Sie eine Checkliste für die Projektinitiierung, um das genehmigte Budget, die benannten Eigentümer und die vereinbarten Meilensteine zu bestätigen, bevor die Arbeiten beginnen. Klären Sie zu Beginn, wer was macht, wie oft sich das Team trifft und wer sich um blockierte Aufgaben kümmert. Halten Sie sich kurz, und überprüfen Sie dann die Überschriften und die Struktur im Dokumenteneditor vor der Verteilung des Briefings. Mit dem Auftrag verfügt der Projektplan über eine klare Aufzeichnung des genehmigten Umfangs, auf dem aufgebaut werden kann.
Organisieren von Arbeit und Aktionen mit einem Projektplan
Mit dem vereinbarten Umfang wandelt ein Projektplan genehmigte Ziele in Ergebnisse, Aufgaben und Besitzer mit entsprechenden Datumsangaben um. Meilensteine und Abhängigkeiten legen die Reihenfolge der Arbeit fest, während Risiken und Prüfpunkte sie überwachen. Jede Aufgabe ist mit den im Geschäftsplan festgelegten Zielen verbunden, sodass jeder den Fortschritt anhand der genehmigten Ziele überprüfen kann.
Der Vorschlag liefert den Umfang und die Ergebnisse, und der Brief umreißt die Einschränkungen und wer für was verantwortlich ist. Der Projektplan fügt die Termine, die Reihenfolge der Arbeiten und die Besitzer hinzu. Beginnen Sie bei einer Projektplanvorlage , wenn Aufgaben, Besitzer und Meilensteine in einer Ansicht angezeigt werden müssen.
Schreiben Sie einen Projektplan bei der Einführung eines Unternehmens, Produkts oder einer Dienstleistung, um genehmigte Ziele in Meilensteine, Verantwortlichkeiten und Zeitpläne umzuwandeln, die alle Beteiligten sehen können.
Nachverfolgen von Aufgaben und Risiken mit Checklisten
Eine Projektcheckliste in einem Projektplan ist auch eine großartige Möglichkeit, laufende Projektaktionselemente zu verfolgen. Diese könnten folgende Punkte umfassen:
Aufgaben-Checkliste: Was muss produziert werden und wer produziert es.
Risiko-Checkliste: Mögliche Verzögerungen, wer überwacht sie und was passiert an jedem Kontrollpunkt.
Organisieren eines Projektplans mit Copilot
Bitten Sie Copilot, den genehmigten Plan und das Briefing in einen Projektplan umzuwandeln. Unter Verwendung der bereitgestellten Informationen Copilot kann dabei helfen, fehlende Informationen und Datumsangaben in der Zeitleiste anzuzeigen. Teilen Sie den Projektplanentwurf mit den darin genannten Personen und laden Sie Kommentare in Echtzeit ein. Arbeiten Sie in Word zusammen, damit jeder Besitzer seine Verantwortlichkeiten bestätigen kann, bevor der Plan fertiggestellt wird.
Fortschritt mit Status verfolgen
Ein status Bericht misst die aktive Arbeit im Hinblick auf die genehmigten Ziele und deckt erreichten Meilensteine, aktuelle Blocker und nächste Schritte ab. Außerdem werden alle seit dem letzten Update getroffenen Entscheidungen und alle zu berücksichtigenden Risiken erfasst.
Statusberichte und der Projektabschlussbericht unterscheiden sich im Zeitplan. Ein status Bericht zirkuliert während der Arbeiten, während der Abschlussbericht festhält, was die Arbeit nach Abschluss der Arbeit erreicht hat. Beide messen sich an den gleichen genehmigten Zielen, sodass der Abschlussbericht aus den vorherigen Updates erstellt werden kann.
Festlegen eines Zeitplans für den Statusbericht
Teams können Statusberichte nach einem regelmäßigen Zeitplan teilen, z. B. wöchentliche Updates für das Projektteam und weniger häufige Zusammenfassungen für andere Beteiligte. Verwenden einer wiederholbaren Struktur wie einer Die Projektstatusberichtsvorlage "Status" bedeutet, dass Leser jedes Mal die gleichen Informationen am selben Ort finden.
Entwerfen eines Status-Berichts mit Copilot Laden Sie Besprechungsnotizen und Projektdateien einer Woche in die Copilot-Chat, und KI kann daraus einen Entwurf eines Statusberichts generieren. Überprüfen Sie den Entwurf, und bestätigen Sie den Status, die Daten, die Risiken und die Entscheidungen anhand der Quellnotizen, bevor Sie ihn freigeben. Informationen zu Updates, die als E-Mail besser funktionieren als als Dokument, finden Sie unter So generieren Sie E-Mails aus Dokumenten mit KI.
Schließen Sie das Projekt mit einem Projektabschlussbericht ab
Ein abschließender Projektbericht ist das Dokument, das ein Projekt abschließt. Es vergleicht die Endergebnisse mit den im Geschäftsplan festgelegten Zielen und zeichnet jede Änderung des Umfangs, des Zeitplans oder des Budgets während der Bereitstellung auf. Da dieser Vergleich die Ziele verwendet, mit denen der Plan begann, können die Beteiligten den Abschluss auf das zurückführen, was sie genehmigt haben.
Der Bericht zeichnet auch die gewonnenen Erkenntnisse auf, was ihn für das nächste Projekt nützlich macht. Es benennt, was funktioniert hat, was zu Verzögerungen geführt hat und was zukünftige Teams anders machen können, und listet dann Empfehlungen und Folgemaßnahmen gegen benannte Besitzer auf.
Übergabe mit einer Checkliste für den Projektabschluss
Neben dem Bericht deckt eine Checkliste für den Projektabschluss die verbleibenden Aufgaben ab, von der endgültigen Abnahme der Ergebnisse und dem Budgetabgleich bis hin zu ausstehenden Verträgen. Die Übergabe überträgt dann die Dokumentation und den Zugriff auf den laufenden Betrieb.
Entwerfen eines Projektabschlussberichts mit KI
Da die meisten dieser Informationen bereits in den Status enthalten sind, fragen Sie Copilot, um die Abschlussübersicht zu entwerfen und dann jedes Ergebnis, jede Änderung und Empfehlung gegen den Datensatz zu bestätigen, bevor er in Umlauf gebracht wird.
Heben Sie wichtige Informationen mit Zusammenfassungen hervor
Eine Zusammenfassung ist ein kurzer einleitender Abschnitt, in dem die wichtigste Entscheidung oder das wichtigste Ergebnis am Anfang eines längeren Dokuments steht. Es ist eher eine Ebene als eine Bühne, also platzieren Sie sie am Anfang eines Vorschlags, eines Projektplans oder eines Abschlussberichts, nicht nur eines Geschäftsplans.
Behandeln Sie die Empfehlung oder das Ergebnis, die dahinter stehenden Beweise und die nächste angeforderte Aktion, und geben Sie dann den Ressourcen, dem Zeitplan und den Hauptrisiken jeweils eine Zeile. Ein oder zwei Seiten reichen aus, abgestimmt auf die Entscheidung, die die Zusammenfassung unterstützt.
Zusammenfassungsbeispiel für einen Geschäftsplan
Eine zweiseitige Zusammenfassung gibt den Prüfern zuerst die Entscheidung und das Ergebnis, bevor sie den detaillierten Plan dahinter lesen. Eine Zusammenfassung für einen Geschäftsplan könnte sich so lesen, von einer fiktiven Bäckerei, die plant, einen zweiten Standort zu eröffnen.
Der zweite Standort wird bis März 2028 im Riverside District eröffnet und bedient Bürogeschäfte unter der Woche und Wochenendfamilien. Für die Ausstattung und den Betrieb im ersten Jahr sind 215.000 US-Dollar erforderlich, wobei der Break-Even für den 16. Monat prognostiziert wird. Die empfohlene nächste Maßnahme ist die Genehmigung der Mietkaution bis zum 15. Oktober 2027.
Zusammenfassen eines Dokuments mit KI
Fragen stellen Copilot, um ein abgeschlossenes Dokument in eine Zusammenfassung umzuschreiben, die für eine bestimmte Zielgruppe geschrieben wurde, und dann zu überprüfen, ob die Entscheidung, die Beweise, die Einschränkungen und die nächste Maßnahme erhalten bleiben.
Wählen Sie die Dokumente aus, die für jeden Workflow erforderlich sind
Jeder Workflow erfordert einen anderen Satz von Dokumenten. Die folgenden Szenarien zeigen, welche geschrieben werden müssen und was sie tun.
Starten Sie ein neues Serviceangebot
Für die Einführung eines neuen Diensts sind wichtige Dokumente wie ein Geschäftsplan, ein Geschäftsvorschlag, ein Projektplan und Statusberichte erforderlich.
Geschäftsplan: Legt die Ziele, den Markt und die Preise fest.
Geschäftsvorschlag: beantragt die Entscheidung zur Finanzierung des Starts.
Projektplan: Wandelt das genehmigte Angebot in Aufgaben, Besitzer und Termine um.
Statusberichte: Verfolgen Sie den Build und den Start anhand dieser Termine nach.
Das Team legt Preise, Positionierung und Zeitplan einmal fest, sodass die Idee ohne wiederholtes Umschreiben umgesetzt wird.
Anfordern und Ausgeben eines Budgets
Für die Beantragung und Ausgabe eines Budgets sind ein Business Case, eine Projektbeschreibung und ein abschließender Projektbericht erforderlich.
Business Case: Legt die Optionen, die Kosten und die Empfehlung dar.
Projektübersicht: Erfasst den Umfang und das genehmigte Budget.
Abschließender Projektbericht: misst das Ergebnis im Vergleich zum genehmigten Budget.
Der finanzierte Betrag und das gelieferte Ergebnis bleiben zueinander rückverfolgbar.
Ein genehmigtes Projekt liefern
Für die Durchführung eines genehmigten Projekts sind eine Projektübersicht, ein Projektplan, Statusberichte und ein abschließender Projektbericht erforderlich.
Projektübersicht: Erfasst den von den Gutachtern genehmigten Umfang.
Projektplan: Unterteilt diesen Bereich in Aufgaben, Besitzer und Datumsangaben.
Statusberichte: Verfolgen Sie den Fortschritt bis zur Lieferung.
Abschließender Projektbericht: schließt die Arbeit mit den ursprünglichen Zielen ab.
Der Plan spiegelt den Umfang wider, den die Prüfer genehmigt haben, und nicht das, was der ursprüngliche Vorschlag verlangte.
Arbeit schließen und übergeben
Der Abschluss und die Übergabe der Arbeit benötigen einen abschließenden Projektbericht und eine Zusammenfassung.
Abschlussbericht des Projekts: Zeichnet die Ergebnisse, die Änderungen und die Lektionen auf.
Zusammenfassung: stellt die Entscheidung und das Ergebnis auf die erste Seite.
Bringen Sie eine Geschäftsidee vom ersten Plan zum formellen Abschluss, indem Sie jedes Dokument in Microsoft Word, mit einer klaren Antwort darauf, welches Dokument in jeder Phase als nächstes kommt. Genehmigte Ziele, Umfang und Zahlen werden aus dem Plan in die Genehmigung, Planung, Bereitstellung und Berichterstellung überführt, wodurch Zeit bei der Neuerstellung gespart wird. Hilfe beim Entwerfen und Zusammenfassen in jeder Phase finden Sie unter Copilot. Um mit dem ersten Dokument zu beginnen, lesen Sie So schreiben Sie einen Geschäftsplan.
Häufig gestellte Fragen
- Was kommt nach einem Businessplan?
Als nächstes kommt in der Regel ein Geschäftsvorschlag oder eine Geschäftssituation, die als Antrag auf Finanzierung, Budget oder Genehmigung präsentiert wird. Nach der Genehmigung enthält ein Projektbriefing den vereinbarten Umfang und eine Die Projektplanvorlage organisiert die Arbeit in Aufgaben, Besitzer und Meilensteine.
- Was ist der Unterschied zwischen einem Businessplan und einem Geschäftsvorschlag?
Ein Businessplan beschreibt, was ein Unternehmen oder Projekt tun möchte, und deckt Ziele, Markt und Finanzen ab. Ein Geschäftsvorschlag stellt ein konkretes Angebot vor und fordert eine Entscheidung ab, z. B. Finanzierung, Budget oder Partnerschaft. Starten bei Vorlagen für Geschäftsvorschläge , wenn das Dokument genehmigt werden muss, anstatt die Idee zu erklären.
- Was ist ein Business Case?
Ein Business Case rechtfertigt ein bestimmtes Projekt oder eine bestimmte Investition für die Personen, die die Ausgaben genehmigen, in der Regel vor Beginn der Arbeit. Es vergleicht die in Betracht gezogenen Optionen, benennt die empfohlene und legt die Kosten, Vorteile und Risiken der einzelnen Optionen dar. Erstellen eines Entwurfs mit Copilot anhand eines abgeschlossenen Geschäftsplans und überprüfen Sie dann Kosten, Nutzen und Risiken, bevor er an die Prüfer geht.
- Was ist ein Projekt-Briefing?
In einem Projektbrief werden die von den Prüfern genehmigten Umfangsprüfer sowie die Ziele, Einschränkungen und Verantwortlichkeiten festgehalten. Es liegt zwischen Genehmigung und Detailplanung und gibt dem Projektplan einen vereinbarten Ausgangspunkt. Überprüfen Sie das Briefing auf Struktur und Klarheit mit Dokumenteneditor vor der Verteilung.
- Was ist der Unterschied zwischen einem Status und einem Projektbericht?
Ein status-Bericht verfolgt laufende Arbeiten und deckt Meilensteine, Blocker und nächste Schritte für den aktuellen Zeitraum ab. Ein abschließender Projektbericht schließt die Arbeit ab und hält die Ergebnisse, Änderungen des Umfangs und die gewonnenen Erkenntnisse fest. Beide messen sich an den Zielen des ursprünglichen Plans. Verwenden Sie eine Projekt-Status-Berichtsvorlage für regelmäßige Updates und eine Berichtsvorlage für den Abschluss.
- Was sollte eine Checkliste für den Projektabschluss enthalten?
Eine Checkliste für den Projektabschluss umfasst die Abnahme der endgültigen Ergebnisse, den Budgetabgleich und den Vertragsabschluss, gefolgt von der Übergabe der Dokumentation und der Übertragung des Zugriffs. Es kann auch die gewonnenen Erkenntnisse aufzeichnen und Besitzer allen ausstehenden Aktionen zuweisen. Prüfliste im Finale erstellen Berichtsvorlage anstatt sie in einer separaten Datei nachzuverfolgen.
