Umwandeln eines Word Dokuments in eine E-Mail mit Copilot

Wandeln Sie lange Dokumente in klare, versandfertige E-Mails um, ohne dass sie manuell umgeschrieben werden müssen. Zusammenfassen eines Dokuments in einer E-Mail mit Copilot in Word, komplett mit einer Betreffzeile, einer Zusammenfassung und maßgeschneiderten Aktionselementen. Erstellen Sie schnell wichtige Updates und Genehmigungen oder teilen Sie Besprechungs-Zusammenfassungen per E-Mail in wenigen Minuten.

Erfahren Sie, wann und wie Dokumente mit KI in präzise E-Mails umgewandelt werden können. Microsoft Word online.

Umwandeln eines Dokuments in eine E-Mail mit Copilot in Word

Das Erstellen einer E-Mail von Grund auf nimmt Zeit in Anspruch. Copilot ruft die E-Mail direkt aus einem geöffneten Dokument ab, komplett mit einer Betreffzeile, einer strukturierten Zusammenfassung und klaren Aktionselementen.

1. Öffnen Sie ein Dokument wie einen Bericht, eine Besprechungsnotiz oder einen Vorschlag in Word öffnen Sie dann Copilot, um einen neuen Chat zu starten.

2. Beschreiben Sie die E-Mail, die Sie in der Copilot-Chat . Geben Sie den Typ der E-Mail (Update, Zusammenfassung, Genehmigungsanforderung), die Empfängerrolle und das Thema an. Eine klare, spezifische Anweisung liefert einen verwendbaren Entwurf beim ersten Versuch.

3. Geben Sie die Formalität der E-Mail-Sprache an, Wortanzahl und Hinzufügen von Strukturvorschlägen wie Betreffzeile, Schlüsselpunkte, Aktionselemente für bessere Ergebnisse.

4. Überprüfen Sie den Entwurf einer KI-generierten E-Mail. Überprüfen Sie, ob die Zusammenfassung die wichtigsten Punkte aus dem Referenzdokument erfasst und dass der Ton mit dem Empfänger übereinstimmt.

5. Verfeinern Sie den Entwurf mit Folgeanweisungen. Bitten Sie Copilot im selben Chat, die E-Mail direkter zu gestalten, einen Abschnitt zu erweitern, oder Für eine andere Zielgruppe neu schreiben , ohne den Chat neu zu starten.

6. Wenn die E-Mail zum Senden bereit ist, kopieren Sie den von der KI generierten Entwurf in Microsoft Outlook als neue Nachricht oder als Antwort auf einen vorhandenen Thread.

Testen Sie diese Copilot-Beispielaufforderung

Fassen Sie dieses Dokument in einer sofort einsatzbereiten E-Mail für [Empfängerrolle] zusammen. Fügen Sie eine Betreffzeile, eine Zusammenfassung aus zwei Sätzen, drei bis fünf Schlüsselpunkte und eine Liste von Aktionselementen mit Besitzern ein. Behalten Sie den Ton [direkt/freundlich/formal] und die Länge unter [Wortanzahl] bei. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Sechs E-Mail-Beispiele zum Generieren aus Dokumenten mithilfe von KI

1. Schreiben einer Projektaktualisierungs-E-Mail aus einem Bericht

Verwendung: Projektmanager, Teamleiter und einzelne Mitwirkende müssen wöchentliche Aktualisierungen oder Meilensteine an Die Projektbeteiligten senden. Ein Bericht mit langer status oder Der Geschäftsbericht wird zu einer präzisen Update-E-Mail, die den Fortschritt hervorhebung, Risiken kennzeichnet und die nächsten Schritte auflistet.

Was sie einschließen sollten: aktuelle status, Schlüsselgewinne seit dem letzten Update, Alle Hindernisse oder Risiken und bevorstehende Meilensteine. Halten Sie die Zusammenfassung eng, und führen Sie mit dem, worauf der Empfänger reagieren muss.

Testen Sie diese Copilot-Beispielaufforderung

Fassen Sie diesen Projektbericht in einer kurzen Update-E-Mail für [Empfänger] zusammen. Führen Sie den Status seit dem letzten Update an, und listen Sie dann Die Risiken und die nächsten Schritte auf. Halten Sie es unter 200 Wörtern. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

2. Erstellen einer Besprechungsbesprechung mit Aktionselementen

Verwendung: Besprechungshosts müssen eine Zusammenfassungs-E-Mail an Teilnehmer, Projektbeteiligte, die die Besprechung verpasst haben, oder Teams mit Folgeaufgaben senden. Notizen oder Besprechungsminuten werden zu einer strukturierten Zusammenfassungs-E-Mail, die alle auf dem Gleichen hält.

Zu berücksichtigende Elemente: Besprechungszweck, wichtige Entscheidungen, Aktionselemente mit Besitzern und Fälligkeitsdaten sowie offene Fragen. Nennen Sie Namen aus Gründen der Übersichtlichkeit.

Testen Sie diese Copilot-Beispielaufforderung

Wandeln Sie diese Besprechungsnotizen in eine Zusammenfassungs-E-Mail für das Team um. Fügen Sie eine kurze Zusammenfassung von Entscheidungen, nach Besitzer gruppierten Aktionselementen und allen offenen Fragen hinzu. Link zu den vollständigen Notizen am Ende. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

3. Entwerfen einer Genehmigungs- oder Entscheidungsanforderung

Einsatz: Rechtliche, Finanz- und Führungskräfte müssen häufig einen Plan oder eine Empfehlung unterzeichnen, die in einem längeren Dokument beschrieben sind. Der Leser möchte die Frage, die Begründung und den nächsten Schritt in zwei Minuten.

Was sie einschließen sollten: die erforderliche Entscheidung, eine Zwei-bis-Drei-Satz-Begründung, den Stichtag und einen klaren 1-Klick-Antwortpfad (genehmigt oder erfordert Änderungen).

Testen Sie diese Copilot-Beispielaufforderung

Entwerfen Sie eine Genehmigungs-E-Mail für [Entscheidungsträgerrolle] basierend auf diesem Dokument. Fassen Sie die erforderliche Entscheidung in zwei Sätzen zusammen, geben Sie den Stichtag an, und erleichtern Sie es, mit genehmigten änderungen oder Bedarfsänderungen zu antworten. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

4. Zusammenfassen eines Vorschlags für Kunden

Verwendung: Vertriebs-, Kontoverwaltungs- und Beratungsteams müssen Kunden eine klare Zusammenfassung eines längeren Angebotsdokuments zusenden. Die E-Mail sollte antworten, was vorgeschlagen wird und was als Nächstes geschieht, ohne den Client zum Öffnen einer 15-seitigen Anlage zu zwingen.

Was Sie einschließen sollten: der Kernvorschlag in einfacher Sprache, wichtige Vorteile für den Kunden, Preise oder Zeitleiste Highlights und der nächste Schritt.

Testen Sie diese Copilot-Beispielaufforderung

Fassen Sie diesen Vorschlag in einer kundenfreundlichen E-Mail zusammen. Führen Sie das Ergebnis als Lead durch, listen Sie drei wichtige Vorteile auf, schließen Sie die Zeitleiste- und Preisübersicht ein und schließen Sie mit einem klaren nächsten Schritt für den Kunden ab. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

5. Freigeben von Schlüsselaktualisierungen aus internen Dokumenten

Verwendung: Kommunikationsteams, Personalabteilung und Teamleiter teilen interne Updates, Richtlinienänderungen oder Trainingsrollouts für die breitere organization. In einer kurzen E-Mail werden die wichtigsten Punkte und Links zum vollständigen Dokument für Leser angezeigt, die Details wünschen.

Was enthalten ist: ein kurzer Kontextabsatz, drei bis fünf wichtige Erkenntnisse und ein Link zum Quelldokument zur Referenz.

Testen Sie diese Copilot-Beispielaufforderung

Schreiben Sie eine kurze interne Ankündigungs-E-Mail basierend auf diesem Dokument. Fügen Sie eine Einführung mit einem Absatz, drei wichtige Punkte im Aufzählungszeichenformat und eine Notiz am Ende ein, die leser auf das vollständige Dokument verweist. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

6. Umwandeln von Notizen in eine Stakeholderzusammenfassung

Verwendung: Forscher, Produktteams und Analysten müssen grobe Notizen, Kundenfeedback oder Workshopergebnisse in einer strukturierten Zusammenfassungs-E-Mail für leitende Stakeholder synthetisieren.

Was sie einschließen sollten: den Kontext oder die Quelle der Notizen, drei bis fünf Themenerkenntnisse, alle Aktionselemente oder Empfehlungen und einen vorgeschlagenen nächsten Schritt.

Testen Sie diese Copilot-Beispielaufforderung

Synthetisieren Sie diese Notizen in einer Zusammenfassungs-E-Mail der Beteiligten. Gruppieren Sie den Inhalt in drei Themen, fügen Sie zwei oder drei Empfehlungen ein, und schließen Sie mit einem vorgeschlagenen nächsten Schritt für das Team ab. Klicken, um diesen Copilot-Prompt zu kopieren

Wann sollte Copilot in Word im Vergleich zu Outlook für die E-Mail-Erstellung verwendet werden?

Copilot unterstützt die E-Mail-Erstellung sowohl in Word als auch in Outlook, wobei jede App für einen anderen Ausgangspunkt geeignet ist.

Verwenden von Word beim Arbeiten aus langen Dokumenten

Ein langes Dokument, z. B. ein Geschäftsbericht, ein Vorschlag oder eine Reihe von Besprechungsnotizen funktionieren am besten als Quellmaterial. Copilot kann das geöffnete Dokument verwenden, um Inhalte im E-Mail-Stil mit einer Zusammenfassung und den nächsten Schritten zu entwerfen, abhängig von den Chatanweisungen. Der entwurfete Inhalt kann dann in Outlook kopiert werden, wenn er zum Senden bereit ist.

Verwenden von Outlook für Inthreadantworten und Schnellentwürfe

Outlook übernimmt die posteingangsseitige Arbeit, einschließlich der Antwort auf einen vorhandenen Thread, Zusammenfassen einer langen Unterhaltung vor der Antwort, Anpassen des Tons eines Entwurfs oder Umwandeln einiger Aufzählungspunkte in eine polierte Nachricht. Copilot in Outlook liest den Thread direkt, sodass kein Quelldokument benötigt wird.

Tipps zur Verbesserung von KI-generierten E-Mails für Klarheit und Genauigkeit

• Kürzen Sie zuerst das Quelldokument: Entfernen Sie veraltete Abschnitte, irrelevante Anhänge oder Entwurfsnotizen, bevor Sie mit chatten. Copilot. Eine übersichtlichere Eingabe erzeugt eine übersichtlichere Zusammenfassung und verringert die Wahrscheinlichkeit, dass Rauschen in der E-Mail enden.

• Copilot bitten, Ton und Länge anzupassen: Derselbe Entwurf kann als zwei Sätze neu generiert werden. Zusammenfassung, ein Teamupdate mit drei Absätzen oder eine detaillierte Clientübersicht. Fragen Sie Copilot direkt nach der erforderlichen Änderung, z. B. "Make this more direct" oder "cut to under 150 words", with KI-Rewriter verarbeitet Ton- und Längenanpassungen bei Bedarf.

• Überprüfen Sie Fakten, Namen und Datumsangaben: KI-Zusammenfassungen können Details komprimieren oder umgestalten. Ein abschließender Lesevorgang für das Quelldokument fängt alle falsch gekennzeichneten Zitate, invertierten Statistiken oder verschobenen Fristen ab, bevor die E-Mail gesendet wird.

• Generieren Sie mehrere zu vergleichende Versionen: Fragen Sie Copilot nach Variationen derselben E-Mail, z. B. nach einer Zusammenfassung, einem detaillierten Update und einer clientfreundlichen Version. Vergleichen Sie die Optionen, und kombinieren Sie die stärksten Linien im endgültigen Entwurf.

Wandeln Sie jedes Dokument in eine E-Mail um, die zum Überprüfen und Senden bereit ist, von Projektupdates und Besprechungsrückblicken bis hin zu Kundenvorschlägen. Generieren Sie schärfere, empfängerbereite E-Mails aus jedem geöffneten Dokument mit Copilot in Microsoft Word heute.

Erkunden Erstellen von Besprechungsminuten mit KI und wie Sie eine Besprechungsagenda mit KI schreiben , um den vollständigen E-Mail-Workflow von der Besprechung in den Posteingang zu verschieben.