Использование Copilot в Word для создания более качественных сообщений электронной почты с помощью ИИ

Мгновенное преобразование длинные отчеты и документы в короткие и профессиональные сообщения электронной почты с Copilot в Word. Хорошее письмо должно быть кратким и персонализированным, но обобщение сложных идей из документов требует времени в наших напряженных расписаниях. Вот почему чат с Copilot может упростить написание писем, так как он извлекает ключевые точки из нескольких документов и адаптирует тон для разных получателей.

Будьте продуктивными в работе, создавая высококачественные структуры электронной почты с помощью ИИ. Узнайте, как использовать ИИ для создания черновиков, перезаписи и сводных данных документов в читаемые сообщения электронной почты в Microsoft Word.

Преобразование документов в сообщения электронной почты

Будет ли сообщение электронной почты поделиться проектом с руководителями или суммировать предложение по продаже для клиента, зависит от Copilot, чтобы сжать информацию без пропуска фактов и контекста. Вот как создать черновики электронной почты в Word.

1. Откройте Word документ, который вы хотите преобразовать в сообщение электронной почты.

2. Включите Copilot в Word с ленты или правого значка и начните беседовать, чтобы объяснить требования к составлению электронной почты.

3. Добавьте контекст в отношении получателя, идеального тона и длины сообщения электронной почты, чтобы ИИ смог адаптировать сообщение. Вложите дополнительные справочные документы, такие как презентации, файлы OneDrive и последние сообщения электронной почты, с помощью кнопки "плюс" в чате Copilot.

4. Просмотрите черновик ответа по электронной почте и при необходимости запросите изменение языка или тона.

5. Скопируйте созданный ИИ шаблон черновика электронной почты в Microsoft Outlook или других поставщиков электронной почты и отправьте их после готовности. Кроме того, используйте Кнопка "поделиться" в Word для создания ссылки на документ и вставки черновика сообщения электронной почты

   в разделе сообщения в качестве предварительного чтения.

Пример запрос Copilot

Резюмируй этот документ с предложением по ключевым моментам и создай черновик краткого письма для утверждения моим руководителем. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Совет. Добавьте подпись электронной почты Outlook в каждое сообщение, чтобы повысить доверие. Хорошая подпись электронной почты повышает профессионализм электронной почты и создает хорошее впечатление о организации. Быстрая настройка шаблон подписи электронной почты с контактными данными, логотипом торговой марки и другими важными ссылками.

Продолжайте читать, чтобы узнать, какие повседневные рабочие документы можно превратить в готовые шаблоны электронной почты с подсказками по ИИ.

Девять идей по использованию ИИ для быстрого составления электронных писем

1. Заметки к собранию

Собрания могут иметь целый ряд обсуждений, тезисов и последующих действий, что делает их длительной ручной задачей для поиска основных моментов. Конвертировать протоколы собраний и заметки в сводке по искусственному интеллекту для информирования участников собрания и заинтересованных лиц.

Пообщайтесь с Copilot, чтобы создать полезный черновик электронной почты, который содержит ключевые моменты, решения и демонстрирует элементы действий для разных получателей, включая тех, кто не присутствовал, старших заинтересованных лиц, клиентов или тех, кому назначены дальнейшие задачи.

Пример запрос Copilot

Помоги написать короткое дальнейшее письмо для участников собрания на основе этих заметок к собранию, выделив поручения по имени. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

2. Учебные руководства и руководства

Управляйте обучением, отделом кадров или инициативой по обеспечению квалификации на работе? ИИ в Word можно создавать сообщения электронной почты из длительных документов подключения, документов SOP, обучения процесса и многого другого.

Использование Copilot для создания краткого содержимого электронной почты для введения учебные руководства с ключевыми выводами или контекстом записи, который ссылается на документы. Кроме того, вы можете позволить командам с занятой работой быстрее получать знания, создавая серию сообщений электронной почты Outlook на основе ключевых моментов.

Пример запрос Copilot

Резюмируй учебное руководство в виде электронного письма с тремя ключевыми выводами и используй дружественный тон эксперта, поощряя дальнейшие вопросы. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

3. Отчеты о состоянии

Этот документ по электронной почте является экономией времени для руководителей команд, руководителей проектов и других ролей, которым необходимо предоставлять обновления для C-suite и руководителей. Использование ИИ для извлечения основных аналитических сведений из еженедельные отчеты о состоянии, чтобы обеспечить их понимание, сохраняя при этом драгоценные часы.

Использовать Copilot для перезаписи содержимого с помощью команд действий, выделяя ход выполнения и достижения, в удобоваримом формате, который сокращает их папку "Входящие".

Пример запрос Copilot

Прочитай этот отчет о проекте, найди ежемесячные основные моменты и проблемы, а также создай черновик письма директору по операциям. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

4. Информационный бюллетень и черновики блогов

Писатели, специалисты по коммуникациям и маркетологи уже проект долгой формы блоги веб-сайта и создавать информационные бюллетени в Word. Теперь Copilot может перенацелить это содержимое в привлекательные драйверы электронной почты и фрагменты, экономя усилия вручную, чтобы повторно написать содержимое в правильном тоне для взаимодействия с электронной почтой.

Адаптируйте тон, длину и формат черновиков, указав контекст Copilot о том, являются ли читатели внутренними сотрудниками, торговыми партнерами, подписчиками электронной почты или другими пользователями.

Пример запрос Copilot

Создай письмо-анонс на основе этого черновика блога с призывом к подписчикам перейти к полной статье. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Совет. Используйте Copilot в качестве генератора тем электронной почты для создания эффектных заголовков, которые повышают частоту открытия электронной почты.

5. Краткие сведения о проекте

Новые запуски требуют тщательной документации, но не у всех участников проекта есть время, чтобы принять активное участие в полнометражном документе. Краткие сведения о проекте и Бизнес-предложения могут выполняться на нескольких страницах, так как в нем описываются цели, дорожные карты, сроки, заинтересованные стороны, необходимые ресурсы и многое другое. Именно здесь Copilot может помочь в поддержании продуктивной работы отправителей и читателей.

Создавайте простые сводки по требованиям проекта и задачи с помощью ИИ, экономя время и усилия для себя и участников команды.

Пример запрос Copilot

Напиши краткое письмо с обновлением, чтобы представить этот новый проект для всей компании, уделяя особое внимание дорожной карте. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

6. Планы кампании

Документы по планированию коммуникаций и содержимого являются длинными по дизайну. Суммирование стратегий кампании с помощью ИИ в электронных письмах, чтобы быстро получить утверждения от заинтересованных лиц, дизайнеров или партнеров агентства.

Используйте Copilot, чтобы превратить творческие контуры стратегии в сообщения о начале выпуска или сообщения электронной почты о внутреннем выравнивании.

Пример запрос Copilot

Преврати этот план маркетинговой кампании в электронное письмо для утверждения с целью проверки руководителем творческих проектов. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

7. Исследование и отзывы клиентов

Специалисты по продуктам и поддержке могут в значительной степени извлечь выгоду из изучения отзывов, но сканирование цитат и жалоб вручную занимает слишком много времени. С помощью Copilot преобразуйте результаты опроса, расшифровки вызовов клиентов, письма и другие документы обратной связи в электронные письма, ориентированные на действия.

Продемонстрируйте скорость реагирования как бизнес, создав электронные письма, чтобы поделиться с клиентами или поделиться аналитическими сведениями и тенденциями внутри организации.

Пример запрос Copilot

Резюмируй эту расшифровку отзыва клиента в виде внутреннего электронного письма, в котором выделены ключевые жалобы. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

8. Приглашения и резюме событий

Отделы кадров и коммуникаций могут быстро превратить документы, связанные с событиями, в приглашения с помощью Copilot, который может ссылаться на документ плана событий и извлекать сведения из связанных электронных писем и записей собраний Teams. ИИ используется для извлечения сведений о событиях, таких как даты, расположение, время, RSVP-ссылки и многое другое.

Copilot также может создать резюме событий, чтобы выделить части мероприятия из расписания и написать благодарственные заметки для участников. Поддерживайте интерактивные сообщения электронной почты, запрашивая живой, но профессиональный тон голоса.

Пример запрос Copilot

Создай письмо со сводкой после события на основе этого документа, обобщив ключевые мероприятия из расписания. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

9. Резюме

Студенты колледжа и соискатели могут создать быстро адаптированное информационное письмо от резюме и объявления о работе при подаче заявки на стажировку, добровольческую роль, внутренние возможности или просто сети. Предложите Copilot создать идеальное сообщение, в котором приводится сводка возможностей, подходящих для описания заданий.

Этот совет по составлению электронной почты на основе ИИ идеально подходит, когда нет времени для создания и форматирования формального сопроводительное письмо.

Пример запрос Copilot

Создайте краткий адрес электронной почты приложения, используя сведения из этого документа резюме. Щелкните, чтобы скопировать этот запрос Copilot

Попробуйте эти идеи, чтобы создать эффектные сообщения электронной почты, которые получают ответы от людей, которые имеют значение. Начните составление электронных писем быстрее с помощью Microsoft Word.

Изучите больше идей, экономить время, изучая как выполнять минуты собрания с помощью ИИ, а также как написать повестку дня собрания.