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Mantenha as equipas e os intervenientes bem informados ao tomar atas de reunião rápidas e claras com Co-piloto em Word. Desde sincronizações empresariais aceleradas a reuniões formais do conselho de administração, poupe tempo valioso, polir notas de reunião e mantenha-se organizado com a ajuda da IA.
Capture facilmente informações precisas, como pontos-chave, itens de ação, destaques e muito mais, pedindo ao Copilot para tomar notas por si. Divida facilmente reuniões longas em secções bem estruturadas ao referenciar uma gravação ou transcrição de uma reunião a partir do OneDrive.
Continue a ler para saber como tomar atas de reunião com IA, bem como as melhores práticas e elementos essenciais para partilhar notas de reunião profissionais com o Copilot.
Elementos essenciais das atas da reunião
Ao tomar notas de reunião, é importante seguir o formato e o esquema dos melhores minutos. Se não tiver a certeza de como tomar minutos de reunião, siga a estrutura abaixo ou comece com uma preparação para utilizar modelo de minutos.
Nome da organização: torne as atas da reunião mais profissionais ao adicionar o nome e o logótipo da empresa. Isto pode ser colocado no cabeçalho e rodapé de um Word documento.
Data e hora: adicione a data e a hora em que a reunião foi realizada.
Localização: anote a localização da reunião, seja pessoalmente ou virtual.
Participantes: escreva uma lista de participantes e notação de ausentes, se relevante.
Itens de agenda: forneça um resumo dos tópicos e itens de agenda que foram discutidos pela mesma ordem que foram abordados na reunião.
Decisões e moções: listar todas as notas de debate importantes que foram discutidas por item de agenda, incluindo todos os pontos-chave, preocupações, alterações necessárias para processar documentos e destaques. Confirme que adiciona resoluções e conclusões que foram alcançadas durante a reunião.
Itens de ação: impulsione o impacto ao partilhar com precisão itens de ação, atribuindo-os à pessoa certa ao etiquetar o respetivo nome com uma data para conclusão e sugerindo os próximos passos a seguir.
Detalhes da reunião seguinte: partilhe a data e a hora da próxima reunião agendada, bem como itens de agenda para que os participantes saibam o que esperar.
Seis formas de melhorar as atas da reunião com o Copilot
1. Converter transcrição em notas de reunião
Transforme uma transcrição de reunião num documento de atas de reunião estruturado e fácil de ler para qualquer tipo de reunião. Tudo o que tem de fazer é copiar e colar uma transcrição da reunião do Microsoft Teams no Microsoft Word e, em seguida, pedir ao Copilot para editar a cópia não processada. A IA irá converta automaticamente a transcrição da reunião em notas minúsculas polidas e bem estruturadas, prontas para partilhar com participantes ou intervenientes.
Experimente este exemplo prompt do Copilot
2. Formatar minutos com estrutura
Reformate parágrafos longos ou notas de reunião não estruturadas numa lista de limpo de itens com marcas com a ajuda da IA. O Copilot pode editar a cópia não processada num formato consistente e fácil de ler, adicionando alocações de tempo específicas e funções de orador. Copilot inspira-se na preparação para utilização modelos de minutos, certificando-se de que os documentos são convertidos com as melhores práticas.
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3. Reorganizar notas de reunião com IA
Melhore o fluxo e a legibilidade das atas da reunião ao transformar notas de debate longas em parágrafos formais com cabeçalhos claros. Forneça o Copilot com contexto em segundo plano para ajudar a obter a melhor saída possível. Por exemplo, partilhe o tipo de reunião para a qual está a demorar minutos, como uma reunião do conselho de administração, resumo do relatório do projeto ou reunião de vendas. Isto ajudará a IA a gerar cabeçalhos e tópicos de grupo eficazes em conformidade, poupando tempo valioso e melhorando a clareza.
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4. Resumir debates de reuniões sobre decisões
Extrair os principais debates e resultados de reuniões de longas gravações ou transcrições de conversação com o capacidades de resumo no Copilot. A IA avalia a reunião e, em seguida, transforma rapidamente os debates numa lista de decisões. Certifique-se de que pede ao Copilot para colocar estes resumos no cabeçalho correto no esquema de atas da reunião.
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5. Refinar itens de ação para maior clareza
Verificação linguística e reescrita de transcrições em direto ou notas documentadas por humanos com tecnologia de IA ferramentas de edição de documentos. O Copilot pode reescrever frases vagas ou tarefas em itens de ação claros, atribuindo proprietários e prazos. Simplificar o processo de edição com precisão verificação ortográfica em mais de 20 idiomas. Ver automático sugestões de correção gramatical , personalizáveis em estilos de escrita formais, profissionais ou casuais para se adequarem a qualquer género de reunião. A máquina automática dentro de Copilot também pode tornar as frases mais curtas e orientá-lo através de sugestões de escrita.
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Gerar atas de reunião bem escritas hoje com o Copilot em Word.
Tomar notas de reunião com um profissional modelo minute, escrever um memorando ou explorar mais formas de realizar reuniões eficazes com como escrever uma agenda de reunião.
Perguntas frequentes
Quais são os erros comuns ao escrever minutos com a IA?
É importante escrever num formato claro e conciso. Tente não partilhar demasiadas informações, misturar debates e não verificar a verificação das atas da reunião antes de partilhar com participantes ou intervenientes. Evitar erros comuns ao escrever atas de reunião ao redigir e editar com Co-piloto em Word.
É seguro utilizar o Copilot para atas confidenciais da reunião?
Microsoft Copilot adere à mesma privacidade, segurança e normas de conformidade como o Microsoft 365. O Copilot no Word é completamente seguro de utilizar ao escrever e partilhar confidencial atas da reunião.
Como pode o Copilot no Word melhorar as atas da reunião do conselho?
O Copilot pode editar convenientemente notas de reunião do conselho de administração existentes em atas de reunião fáceis de seguir. Peça ao Copilot para resumir eficientemente debates-chave, bem como destacar decisões através de verbos de ação para maior clareza e responsabilidade. Para os utilizadores que pretendem uma versão mais avançada do Copilot, inscreva-se em Copilot Pro.
Saiba mais sobre Microsoft 365 Copilot licenciamento, Microsoft Security Copilot licenciamento e GitHub Copilot licenciamento.
