Przekształcenia pomysłu w plan wymaga odpowiednich dokumentów biznesowych. Niektóre inicjatywy rozpoczynają się od biznesplanu lub uzasadnienia biznesowego, inne zaczynają się od briefu projektu, który został już zatwierdzony. W miarę postępu prac różne dokumenty pomagają w planowaniu i realizacji.
Przygotowanie wersji roboczej każdego dokumentu w Program Microsoft Word przechowuje zatwierdzone informacje, które można łatwo ponownie używać i sprawdzać. Microsoft Copilot, asystent AI wbudowany w program Word, może pomóc przekształcić plan w konspekt oferty lub notatki w aktualizację stanu.
Dowiedz się, co obejmują poszczególne dokumenty i gdzie Usługa Copilot w programie Word obsługuje proces planowania biznesowego, więc odpowiedź na pytanie, jaki dokument będzie następny, jest zawsze jasna.
Definiowanie celów za pomocą biznesplanu
Biznesplan określa cele, rynek, który obsługuje, oraz informacje finansowe. Dodaj podejście, jakie przyjmie firma, sposób jej codziennego działania i kolejne kroki, aby recenzent mógł śledzić pomysł od szansy sprzedaży do planu działania.
Kiedy napisać biznesplan
Założyciele piszą biznesplan, gdy rozpoczynają nowy biznes lub szukają finansowania. Pokazuje inwestorowi lub bankowi możliwości, model operacyjny i prognozy finansowe stojące za celem wzrostu. Każdy późniejszy dokument opiera się na tym fundamencie, a nie go odtwarza, więc liczby pokazane inwestorowi na początku mogą być porównywane z przyszłymi wynikami.
Rozpoczynanie biznesplanu przy użyciu szablonu lub funkcji Copilot
Zacznij od Szablon biznesplanu , gdy recenzenci oczekują znajomej struktury, na przykład podczas pisania wniosków o dotacje, wniosków o pożyczkę i pierwszych rund finansowania. Funkcja Copilot może również pomóc Przedstaw plan sekcja po sekcji, pisząc od podstaw.
Gotowy plan nadaje propozycji biznesowej jej cele i dowody. Aby uzyskać wskazówki dotyczące poszczególnych sekcji, przeczytaj Jak napisać biznesplan.
Wysyłanie propozycji biznesowej o zatwierdzenie
A Propozycje biznesowe wykorzystują materiał z biznesplanu, aby zażądać jednej konkretnej decyzji. Określa problem lub szansę, proponowane rozwiązanie i produkty dostarczane. Następnie następuje zakres, harmonogram i zasoby, a wniosek kończy się wraz z podjęciem żądanej decyzji.
Przekształcanie biznesplanu w propozycję
Biznesplan opisuje, co firma lub projekt zamierza zrobić w odniesieniu do celów, rynku i operacji. W przeciwieństwie do tego, propozycja biznesowa wymaga czegoś konkretnego, zwykle finansowania, budżetu lub podpisu na określonym fragmencie pracy. Wewnątrz organizacji propozycja biznesowa może być również znana jako uzasadnienie biznesowe, które waży rozważane opcje w porównaniu z zalecaną przed zatwierdzeniem finansowania.
Tworzenie wersji roboczej konspektu oferty za pomocą funkcji Copilot
Przekształć biznesplan w konspekt propozycji za pomocą Funkcja Copilot, która może pomóc w przepisywaniu i organizowaniu istniejących sekcji, gotowych do przeglądu.
Ukończona propozycja stanowi skoncentrowaną argumentację przemawiającą za jedną decyzją, opartą na już istniejącym biznesplanie.
Określanie zakresu projektu za pomocą briefu projektu
Po zatwierdzeniu, brief projektu zapisuje zatwierdzony zakres, cele i ograniczenia w krótkim dokumencie do późniejszego porównania. Wskazuje również, kto jest odpowiedzialny i w jaki sposób podejmowane są decyzje.
Zatwierdzanie często zmienia samą pracę, ponieważ recenzenci skracają etapy, zmieniają budżety i przesuwają harmonogramy. Wytyczne zapisują uzgodnioną wersję, więc plan projektu opiera się na tym, co zostało zatwierdzone, a nie na tym, co zostało pierwotnie zaproponowane.
Kiedy warto użyć briefu projektu
Briefy projektów są odpowiednie dla organizacji, które mają wytyczne korporacyjne, kilku interesariuszy lub warunki finansowania zewnętrznego. Mniejsze firmy często przechodzą bezpośrednio od zatwierdzenia do planu projektu i zapisują ten sam szczegół w jego sekcji otwierającej.
Potwierdzanie zatwierdzonego zakresu za pomocą list kontrolnych
Użyj listy kontrolnej inicjowania projektu, aby potwierdzić zatwierdzony budżet, nazwanych właścicieli i uzgodnione punkty kontrolne przed rozpoczęciem pracy. Na początku sprecyzuj, kto czym się zajmuje, jak często spotyka się zespół i kto zajmuje się zablokowaną pracą. Oba powinny być krótkie, a następnie przejrzyj nagłówki i strukturę przed rozesłaniem briefu. Mając gotowe briefy, plan projektu ma jasny zapis zatwierdzonego zakresu, na którym można się oprzeć.
Organizowanie pracy i akcji za pomocą planu projektu
Po ustaleniu zakresu zatwierdzony cel zostaje przekształcony w elementy dostarczane, zadania i właścicieli z datami niezgodnymi z nimi. Punkty kontrolne i zależności wyznaczają kolejność pracy, a czynniki ryzyka i punkty kontrolne sprawiają, że praca jest poddawana przeglądowi. Każde zadanie jest powiązane z celami określonymi w biznesplanie, dzięki czemu każdy może porównać postęp z tym, co zostało zatwierdzone.
We wniosku przedstawiono zakres i rezultaty, a w briefie przedstawiono ograniczenia i kto jest za nie odpowiedzialny. Plan projektu dodaje daty, kolejność pracy i właścicieli. Rozpocznij od Szablon planu projektu , gdy zadania, właściciele i punkty kontrolne mają być wyświetlane w jednym widoku.
Podczas wprowadzania na rynek firmy, produktu lub usługi napisz plan projektu, aby przekształcić zatwierdzone cele w punkty kontrolne, obowiązki i osie czasu widoczne dla wszystkich zaangażowanych.
Śledzenie zadań i ryzyka za pomocą list kontrolnych
Lista kontrolna projektu wewnątrz planu projektu jest również doskonałym sposobem na śledzenie bieżących elementów akcji projektu. Mogą one obejmować:
Lista kontrolna zadań: co należy wyprodukować i kto to wyprodukuje.
Lista kontrolna ryzyka: potencjalne opóźnienia, kto je monitoruje i co się dzieje w każdym punkcie kontrolnym.
Organizowanie planu projektu za pomocą funkcji Copilot
Poproś funkcję Copilot o przekształcenie zatwierdzonego planu i briefu w plan projektu. Korzystając z udostępnionych informacji, Funkcja Copilot może pomóc w znalezieniu brakujących informacji i dat na osi czasu. Udostępnij wersję roboczą planu projektu wymienionym w niej osobom i zaproś do komentarzy w czasie rzeczywistym przy użyciu Współpracuj w programie Word, aby każdy właściciel mógł potwierdzić swoje obowiązki przed sfinalizowaniem planu.
Śledzenie postępu za pomocą raportów o stanie
Raport o stanie mierzy aktywną pracę w odniesieniu do zatwierdzonych celów, obejmując osiągnięte punkty kontrolne, bieżące blokady i kolejne kroki. Przechwytuje również wszystkie decyzje podjęte od ostatniej aktualizacji oraz wszelkie ryzyko, które należy wziąć pod uwagę.
Raporty o stanie i końcowy raport projektu różnią się w zależności od czasu. Raport o stanie prac jest w obiegu, podczas gdy raport końcowy rejestruje, co osiągnięto po jego zakończeniu. W przypadku obu wyników pomiar jest zgodny z tymi samymi zatwierdzonymi celami, więc raport końcowy można utworzyć na podstawie wcześniejszych aktualizacji.
Ustawianie harmonogramu raportów o stanie
Zespoły mogą udostępniać raporty o stanie zgodnie z regularnym harmonogramem, na przykład cotygodniowe aktualizacje dla zespołu projektowego i rzadziej występujące podsumowania dla innych uczestników projektu. Korzystanie z powtarzalnej struktury, takiej jak Dzięki szablonowi raportu o stanie projektu czytelnicy za każdym razem znajdują te same informacje w tym samym miejscu.
Tworzenie wersji roboczych raportu o stanie za pomocą funkcji Copilot Przekaż tygodniowe notatki ze spotkania i pliki projektu do Czat funkcji Copilot , a sztuczna inteligencja może wygenerować na ich podstawie wersję roboczą raportu o stanie. Przejrzyj wersję roboczą i potwierdź stan, daty, zagrożenia i decyzje związane z notatkami źródłowymi przed jej udostępnieniem. W przypadku aktualizacji, które lepiej sprawdzają się jako wiadomość e-mail niż dokument, przeczytaj jak generować wiadomości e-mail z dokumentów za pomocą AI.
Zamykanie projektu za pomocą końcowego raportu z projektu
Końcowy raport o projekcie to dokument, który zamyka projekt. Porównuje ostateczne wyniki z celami określonymi w biznesplanie i rejestruje wszelkie zmiany zakresu, harmonogramu lub budżetu wprowadzone podczas realizacji. Ponieważ w tym porównaniu są używane cele początkowe planu, udziałowcy mogą prześledzić zbliżenie wstecz do tego, co zatwierdzili.
Raport odnotowuje również wyciągnięte wnioski, co czyni go przydatnym w następnym projekcie. Wymienia informacje o tym, co zadziałało, co spowodowało opóźnienie i co przyszłe zespoły mogą zrobić inaczej, a następnie zawiera listę zaleceń i działań dalszych wobec wskazanych właścicieli.
Przekaż projekt z listą kontrolną zamknięcia projektu
Wraz z raportem istnieje lista kontrolna zamknięcia projektu obejmująca pozostałe zadania, od ostatecznego podpisania elementu końcowego i uzgodnienia budżetu po zaległe kontrakty. Następnie Handover przekazuje dokumentację i dostęp do tego, kto zarządza bieżącą działalnością.
Utwórz wersję roboczą końcowego raportu z projektu przy użyciu sztucznej inteligencji
Ponieważ większość tych informacji jest już rejestrowana w raportach o stanie, warto zapytać Copilot , aby sporządzić wersję roboczą podsumowania końcowego, a następnie potwierdzić każdy wynik, zmianę i rekomendację dotyczącą rekordu przed jego rozpowszechnieniem.
Wyróżnianie kluczowych informacji za pomocą podsumowań dla kierownictwa
Streszczenie to krótka sekcja początkowa, która umieszcza kluczową decyzję lub wynik na początku dłuższego dokumentu. Jest to warstwa, a nie etap, dlatego umieść go na początku propozycji, planu projektu lub raportu końcowego, a nie tylko biznesplanu.
Omów zalecenie lub wynik, dowody stojące za nim i następne żądane działanie, a następnie podaj zasoby, harmonogram i główne zagrożenia w każdym wierszu. Wystarczy jedna lub dwie strony, dopasowane do decyzji, którą popiera streszczenie.
Przykład streszczenia biznesplanu
Dwustronicowe podsumowanie daje recenzentom najpierw decyzję i wynik, zanim przeczytają szczegółowy plan, który za nią stoi. Streszczenie biznesplanu może wyglądać tak: z fikcyjnej piekarni planującej otwarcie drugiej lokalizacji.
Drugi obiekt zostanie otwarty w dzielnicy nadrzecznej do marca 2028 r., obsługując handel biurowy w dni powszednie i rodziny weekendowe. Fit-out i operacje w pierwszym roku wymagają 215 000 USD, a próg rentowności jest przewidywany w 16 miesiącu. Zalecanym kolejnym działaniem jest zatwierdzenie kaucji leasingowej do 15 października 2027 r.
Podsumowywanie dokumentu za pomocą AI
Zapytaj Copilot, aby przepisać ukończony dokument w podsumowanie napisane dla określonej grupy odbiorców, a następnie sprawdzić, czy decyzja, dowody, ograniczenia i następne działanie pozostają w mocy.
Wybieranie dokumentów wymaganych przez poszczególne przepływy pracy
Każdy przepływ pracy wymaga innego zestawu dokumentów. Poniższe scenariusze pokazują, które napisać i co każdy z nich robi.
Uruchom nową ofertę usługi
Uruchomienie nowej usługi wymaga niezbędnych dokumentów, takich jak biznesplan, oferta biznesowa, plan projektu i raporty o stanie.
Biznesplan: określa cele, rynek i ceny.
Propozycja biznesowa: wymaga decyzji o sfinansowaniu uruchomienia.
Plan projektu: przekształca zatwierdzoną ofertę w zadania, właścicieli i daty.
Raporty o stanie: śledź kompilację i premierę w tych datach.
Zespół ustala ceny, pozycjonowanie i czas raz, aby pomysł został zrealizowany bez wielokrotnego przepisywania.
Wnioskowanie o budżet i wydawanie go
Żądanie budżetu i wydawanie go wymaga uzasadnienia biznesowego, omówienia projektu i końcowego raportu z projektu.
Uzasadnienie biznesowe: określa opcje, koszty i zalecenia.
Brief projektu: zawiera informacje o zakresie i budżecie, które zostały zatwierdzone.
Raport końcowy z projektu: mierzy wynik w odniesieniu do zatwierdzonego budżetu.
Finansowana kwota i osiągnięty wynik pozostają ze sobą powiązane.
Dostarczanie zatwierdzonego projektu
Dostarczenie zatwierdzonego projektu wymaga briefu projektu, planu projektu, raportów o stanie i końcowego raportu z projektu.
Brief projektu: rejestruje zakres zatwierdzony przez recenzentów.
Plan projektu: dzieli ten zakres na zadania, właścicieli i daty.
Raporty o stanie: śledzenie postępu aż do dostarczenia.
Raport końcowy z projektu: zamyka pracę w stosunku do pierwotnych celów.
Plan odzwierciedla zakres zatwierdzony przez recenzentów, a nie to, o co wnioskował pierwotny wniosek.
Zamykanie i przekazywanie pracy
Zamknięcie i przekazanie pracy wymaga końcowego raportu z projektu i podsumowania wykonawczego.
Raport końcowy z projektu: rejestruje wyniki, zmiany i wnioski.
Streszczenie: umieszcza decyzję i wynik na pierwszej stronie.
Przenoszenie pomysłu biznesowego z pierwszego planu do formalnego zamknięcia poprzez przygotowanie wersji roboczej każdego dokumentu w Microsoft Word, z jasną odpowiedzią na pytanie, jaki dokument będzie następny na każdym etapie. Zatwierdzone cele, zakres i liczby przechodzą od planu do zatwierdzenia, planowania, realizacji i raportowania, co pozwala zaoszczędzić czas na ich ponowne tworzenie. Aby uzyskać pomoc w przygotowaniu wersji roboczej i podsumowaniu na każdym etapie, zapoznaj się z Funkcja Copilot. Aby zacząć od pierwszego dokumentu, przeczytaj Jak napisać biznesplan.
Często zadawane pytania
- Co następuje po biznesplanie?
Następna jest zwykle propozycja biznesowa lub uzasadnienie biznesowe, przedstawiające plan jako wniosek o finansowanie, budżet lub zatwierdzenie. Po zatwierdzeniu brief projektu zawiera uzgodniony zakres, a Szablon planu projektu organizuje pracę w zadania, właścicieli i punkty kontrolne.
- Jaka jest różnica między biznesplanem a propozycją biznesową?
Biznesplan opisuje cele firmy lub projektu, obejmujące cele, rynek i finanse. Propozycja biznesowa przedstawia konkretną ofertę i prosi o podjęcie decyzji, takiej jak finansowanie, budżet lub partnerstwo. Zacznij od Szablony propozycji biznesowych , gdy dokument musi uzyskać zatwierdzenie, a nie wyjaśniać ideę.
- Co to jest uzasadnienie biznesowe?
Uzasadnienie biznesowe uzasadnia jeden konkretny projekt lub inwestycję dla osób, które zatwierdzają wydatki, zwykle przed rozpoczęciem jakichkolwiek prac. Porównano rozważane opcje, wymieniono zalecaną z nich oraz określono koszty, korzyści i ryzyko związane z każdą z nich. Utwórz wersję roboczą za pomocą Funkcja Copilot na podstawie gotowego biznesplanu, a następnie zweryfikuj koszty, korzyści i ryzyko, zanim trafi ona do recenzentów.
- Czym jest brief projektu?
Brief projektu zawiera zakres zatwierdzony przez recenzentów wraz z celami, ograniczeniami i zakresem odpowiedzialności. Znajduje się między zatwierdzeniem a szczegółowym planowaniem, nadając planowi projektu uzgodniony punkt wyjścia. Zapoznaj się z krótkim opisem pod kątem struktury i przejrzystości za pomocą edytora dokumentów przed jego rozpowszechnieniem.
- Czym różni się raport o stanie od raportu projektu?
Raport o stanie śledzi pracę w toku, obejmującą punkty kontrolne, przeszkody i kolejne kroki dla bieżącego okresu. W końcowym raporcie z projektu zamknięto prace i zapisano wyniki, zmiany zakresu oraz wyciągnięte wnioski. Oba są zgodne z celami wyznaczonymi w pierwotnym planie. Za pomocą Szablon raportu o stanie projektu dla regularnych aktualizacji i szablon raportu dla zamknięcia.
- Co powinna zawierać lista kontrolna zamknięcia projektu?
Lista kontrolna zamknięcia projektu obejmuje końcowe zatwierdzenie elementu dostarczanego, uzgodnienie budżetu i zamknięcie kontraktu, a następnie przekazanie dokumentacji i przeniesienie dostępu. Może również rejestrować wyciągniętą wiedzę i przypisywać właścicieli do wszelkich zaległych działań. Zbuduj listę kontrolną wewnątrz ostatecznej wersji zamiast śledzić go w osobnym pliku.
