AI を使用してトレーニング マニュアル テンプレートを作成する方法

すべてのorganizationには、教え、繰り返し、標準化する必要があるプロセスがあり、強力なトレーニングマニュアルが可能になります。 トレーニング マニュアルは、ロール、タスク、またはプロセスを一貫して正しく実行する方法を人々に教えるために設計された構造化ガイドです。 オンボードやスキルアップからコンプライアンスや専門的な開発まで、あらゆることをサポートします。 これで、時間を節約し、エラーを減らし、新しいチーム メンバーがより早く貢献できるようになります。

一般的な種類のトレーニング マニュアル、強力なアウトラインの主要なコンポーネント、および再利用可能なテンプレートを構築するためのステップ バイ ステップ チュートリアルを調べる Wordの Copilot。 構造化されたアウトラインを生成し、関連するコンテンツを含むセクションを設定し、さまざまなロールまたはチームにテンプレートを適応させることで、時間を節約します Microsoft Word。

例を含む 8 種類のトレーニング マニュアル

トレーニング マニュアルは、必要な対象ユーザー、目的、詳細レベルに応じてさまざまな形式で提供されます。 内部トレーニングと顧客向けのドキュメントに使用される 8 つの広く使用されているトレーニング マニュアルの例を次に示します。

1. 従業員オンボード マニュアル

オンボーディングのための従業員トレーニングマニュアルドキュメントは、新入社員の会社、その役割、ツール、期待、および重要なポリシーを紹介します。 新しい従業員ウェルカム ガイドでは、会社の歴史、ミッション、重要な連絡先について説明します。 最初の週のオンボード チェックリストでは、アカウントの設定、オリエンテーションへの参加、チームの会議などのタスクについて説明します。 会社の価値観と文化マニュアルは、職場の期待と規範を理解するのに役立ちます。

2. ロール固有のトレーニング マニュアル

ロール固有のマニュアルでは、特定のジョブを実行するために必要なスキルとワークフローに重点を置きます。 これらは、技術的またはプロセスが多い役割に特に役立ちます。 カスタマー サービス トレーニング ガイドでは、通話処理、エスカレーション パス、音声のトーンについて説明する場合があります。 販売トレーニング マニュアルには、製品の知識、CRM ワークフロー、異議申し立て処理が含まれます。 コンテンツ エディターのマニュアルでは、編集ガイドライン、承認手順、および発行スケジュールの概要を説明します。

3. Standard操作手順マニュアル (SOP)

SOP には、一貫して正しく完了する必要があるタスクに関する詳細な手順が用意されています。 これらは、品質管理、監査の準備、チーム間のエラーの削減に不可欠です。 詳細については、こちらをご覧ください。 WORDで AI を使用して SOP テンプレートを作成します。 一般的な例としては、領収書から支払い承認までの各手順を詳しく説明する請求書処理 SOP、職場の問題の文書化とエスカレート方法を標準化するインシデント 報告手順、コンテンツのレビュー、編集、公開を公開するユーザーをマップするコンテンツの承認とレビュー ワークフローなどがあります。

4. 技術またはシステムのトレーニング マニュアル

技術またはシステムのトレーニング マニュアルでは、内部システム、ツール、または機器のセットアップと管理方法について説明します。 日常的なタスク実行ではなく、アクセス、構成、アクセス許可、メンテナンスに重点を置きます。 システム トレーニング マニュアルでは、内部プラットフォームのログイン要件、アクセス許可レベル、およびデータ標準がカバーされる場合があります。 顧客関係管理 (CRM) またはコンテンツ管理システム (CMS) のセットアップ ガイドでは、構成手順と必須フィールドについて説明できます。 装置のセットアップマニュアルには、設置手順、安全チェック、定期的なメンテナンスタスクが記載されています。

5. ポリシーとコンプライアンスのマニュアル

ポリシーとコンプライアンスのマニュアルは、チームが法的、規制、および組織の要件を理解するのに役立ちます。 これらは、規制遵守が密接に監視されている医療、金融、建設などの業界で不可欠です。 職場の安全衛生マニュアルには、緊急の手順、危険報告、安全な作業方法が記載されています。 データ プライバシー ハンドブックでは、一般データ保護規則 (GDPR) などの規制に基づく処理プロトコル、侵害対応、および責任について説明します。 行動規範と人事ポリシー ガイドは、職場の行動、差別防止、苦情の手順に対する期待を設定します。

6. お客様またはユーザーマニュアル

顧客マニュアルは、外部ユーザーが製品、サービス、またはシステムの使用方法を理解するのに役立ちます。 明確で構造化された顧客ドキュメントを使用すると、サポート要求が減り、全体的なユーザー エクスペリエンスが向上します。 製品のセットアップとインストール ガイドでは、ボックス化解除、アセンブリ、初回構成について説明します。 モバイル アプリのユーザー マニュアルでは、アカウントの作成、ナビゲーション、および主要な機能について説明します。 新しいサブスクライバー向けのクイック スタート ガイドでは、製品またはサービスの使用をすぐに開始する方法の概要が要約されています。

7. ソフトウェア トレーニング マニュアル

ソフトウェア トレーニング マニュアルでは、特定のデジタル ツールまたはアプリケーションを使用してタスクを完了する方法に重点を置きます。 これらのマニュアルは、機能のガイダンス、ワークフロー、画面ごとの指示に優先順位を付けます。 プロジェクト管理ソフトウェア ガイドでは、タスクの作成、タイムライン、コラボレーション機能について説明する場合があります。 エンタープライズ リソース プランニング (ERP) トレーニング マニュアルでは、財務または運用モジュールについて説明できます。 コミュニケーション プラットフォーム ガイドでは、メッセージング、会議、ファイル共有、通知について説明します。

8. 安全訓練マニュアル

安全訓練マニュアルは、物理的なリスクを伴う仕事では不可欠です。 事故の防止、緊急時への対応、安全な作業環境の維持に関する手順について説明します。 建設現場の安全マニュアルには、PPE 要件、落下防止、危険度評価が含まれる場合があります。 実験室の安全ガイドは化学処理、流出応答および装置の除染に対処できる。 食品安全マニュアルでは、温度管理、クロス汚染防止、清掃スケジュールをカバーできます。

トレーニング マニュアルアウトラインの主要コンポーネント

強力なトレーニング マニュアル テンプレートは、学習者が入門から参照資料までをガイドする論理構造に従います。 以下の各コンポーネントは、 を使用して生成およびカスタマイズできます Wordの Copilot により、包括的なアウトラインをゼロから構築する時間が短縮されます。

概要

概要では、マニュアル全体のコンテキストを設定します。 トレーニングの目的を説明し、マニュアルの目的を特定し、ドキュメントを効果的に使用する方法を説明する必要があります。 明確な概要は、学習者が期待する内容と、コンテンツが役割にとって重要な理由を理解するのに役立ちます。

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Write an introduction for a training manual designed for new customer support representatives, explaining the purpose of the training and how to navigate the document.Click to copy this Copilot prompt

学習目標

学習目標は、トレーニングの終了までに読者が得るべき知識やスキルを定義します。 明確な目標は、ライターが集中し続け、学習者が進行状況を測定するのに役立ちます。 あいまいな目標ではなく、特定の観察可能な結果に関する各目標を設定します。

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Generate five learning objectives for a training manual on CRM data entry for sales associates.Click to copy this Copilot prompt

ロールまたはプロセスの概要

このセクションでは、詳細な手順に進む前に学習者が必要とする広範なコンテキストについて説明します。 重要な概念、用語、ロールまたはプロセスがorganization内でどのように適合するかについて説明します。 このコンテキストにより、ステップ バイ ステップセクションのフォローが容易になります。

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Summarize the role of a marketing coordinator. Include key responsibilities and how it connects to the marketing team.Click to copy this Copilot prompt

詳しい手順

これがトレーニング マニュアルの中核です。 サブステップを使用して、番号付きステップ、チェックリスト、または階層化された手順を使用して、詳細なプロセスまたはワークフローをレイアウトします。 厳密な整合性を必要とするタスクの場合は、このセクションを として構成することを検討してください。 標準的な操作手順。 各段階で必要なツール、システム、またはリソースを含め、読者が個別にフォローするのに役立ちます。

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Create step-by-step instructions for processing a customer refund in our CRM system [name of CRM], including which fields to complete and who to notify.Click to copy this Copilot prompt

ポリシー、標準、またはルール

このセクションでは、コンプライアンス要件、許可されたアクションと禁止されたアクション、およびトレーニング トピックに適用される組織の標準について説明します。 これにより、学習者は、タスクの実行方法を制御する境界と期待を確実に理解できます。

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Write a section on data handling policies for an IT support training manual. Include privacy expectations and escalation procedures.Click to copy this Copilot prompt

例とシナリオ

実用的な例を使用すると、抽象的な指示が理解しやすくなります。 学習者が違いを確認できるように、良いプラクティスと低いプラクティスの両方のシナリオを含めます。 使用 Wordの AI ライターは、シナリオの下書きを生成し、チームの実際の詳細で絞り込みます。

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Write two realistic scenarios for a customer service training manual: one demonstrating best practice call handling and one showing common mistakes to avoid.Click to copy this Copilot prompt

ヒントとベスト プラクティス

専用のヒント セクションでは、学習者に実用的なショートカット、効率の手法、および一般的な間違いを回避できます。 これは、経験豊富な場所です チーム メンバーは、 新しい従業員の迅速な進行に役立つ知識を共有できます。

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List five best practices for writing clear internal documentation, including tips on language, formatting, and version control.Click to copy this Copilot prompt

演習または知識チェック

演習とレビューの質問は、学習者が次に進む前に理解をテストするのに役立ちます。 これらは、複数選択の質問から、実際のワークフローをシミュレートする実践的なタスクまで多岐にわたる場合があります。

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Create three multiple-choice review questions for a training manual section on workplace safety procedures.Click to copy this Copilot prompt

トラブルシューティングとよく寄せられる質問 (FAQ)

トラブルシューティング セクションでは、学習者が発生する可能性が最も高い問題に対処し、明確な解決手順とエスカレートするタイミングに関するガイダンスを示します。 FAQ セクションを含めると、質問が予想され、フォローアップ サポートの必要性が軽減されます。

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Generate a troubleshooting FAQ section for a training manual on using the internal expense reporting system, covering the five most common errors and their solutions.Click to copy this Copilot prompt

参考資料

マニュアルを閉じ、1 回限りの読み取りではなく、長期的なリソースとしてユーザーが戻る資料をサポートします。 厳密な参照セクションには、通常、次のものが含まれます。

• 主要用語の用語集: マニュアル全体で使用される技術言語、頭字語、またはロール固有のボキャブラリを定義します。

• 関連リソースへのリンク: 内部ポリシー、関連するトレーニング ドキュメント、ビデオ チュートリアル、または外部参照資料に接続します。

• 補足文書: 添付 学習した内容を適用するときに読者が必要とするテンプレート、チェックリスト、またはフォーム。

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Create a glossary of ten key terms for an employee onboarding training manual in the technology industry.Click to copy this Copilot prompt

Wordで Copilot を使用してトレーニング マニュアル テンプレートを作成する方法

次の手順では、再利用可能なトレーニングマニュアルテンプレートを作成する手順を説明します。 Wordの Copilot。

1. で新しい空白のドキュメントを開く Web 用のWord。

2. web が新しい要求を開始するには、Wordのツール バーから Copilot をクリックします。

3. Copilot にトレーニング マニュアルのアウトラインを生成するように依頼します。 トレーニング マニュアルの目的、ドキュメントの内容、使用方法を必ず含めます。

4. AI で生成されたトレーニング マニュアルの概要を確認します。 必要に応じて、Copilot にセクションの調整、展開、または再構成を求めます。 Copilot に対して、特定のセクションの文言や書き換えを改善するよう依頼できます。

5. 最終的な詳細を追加し、再利用可能なWord テンプレートとして保存します。 再利用可能なテンプレートとしてオンラインで保存するには、Word ドキュメント (.docx) を OneDrive または SharePoint の専用フォルダーに保存します。 ドキュメントをマスター ファイルとして扱います。 または、Word デスクトップ アプリで [ファイル] を選択し、[名前を付けて保存] Wordテンプレート (.dotx) を選択します。

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Create a training manual titled 'Employee Onboarding Guide' with company overview, first-week checklist, and key contacts.Click to copy this Copilot prompt

トレーニング マニュアルのベスト プラクティス

適切に記述されたトレーニング マニュアルは、読み取り、保守、再利用が容易な場合にのみ有効です。 トレーニング資料を作成または調整するときに、これらのガイドラインを適用します。

• コンテンツを明確に保ち、シンプルでタスクに重点を置きます。プレーンな言語を使用し、専門用語を避け、指示を小さな管理可能な手順に分割します。 短い文とアクティブな音声により、コンテンツのフォローが容易になります。

• 一貫性のある構造とレイアウトを使用します。マニュアル全体で同じ書式、見出し階層、および表示スタイルを維持します。 読み取り可能なフォント サイズ (本文の場合は 11 から 12pt、見出しの場合は大きい) を選択し、一貫性のある間隔を適用します。 Wordの書式設定ツールを使用して、見出し、フォント、余白を均一に保ちます。

• 理解をサポートするビジュアルを含める: スクリーンショット、図、チェックリスト、SmartArt を追加してプロセスを示します。 ビジュアルは高密度のテキストを分割し、ステップ バイ ステップの指示に従いやすくします。

• サンプル タスク、現実的なユース ケース、正しいアプローチと不適切なアプローチの比較を提供する、実際の例とシナリオで実用的にします。 実際の例は、概念を実際の職場の状況に結び付けるのに役立ちます。

• 最新の状態に保ち、簡単に修正できます。OneDrive を使用して、編集可能な中央の場所にマニュアルを保存し、定期的に確認します。 使用 Wordのコラボレーション ツールを使用して、主題の専門家と共同編集し、時間の経過と共に変化を追跡できます。

• プロフェッショナルな仕上げに組織のブランドを適用する: ヘッダーに会社のロゴを挿入し、テーマ設定を使用してブランドの色を適用し、スタイル ガイドの公式フォントを使用します。 一貫性のあるページ余白を設定し、空白を使用して読みやすくします。 ブランド化されたレイアウトを として保存する 再利用可能なWordテンプレートを使用して、すべてのトレーニング ドキュメントの一貫性を維持します。

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