In questa pagina
- Come trasformare un documento in un messaggio di posta elettronica usando Copilot in Word
- Sei esempi di posta elettronica da generare dai documenti usando l'intelligenza artificiale
- Quando usare Copilot in Word e Outlook per la stesura di messaggi di posta elettronica
- Suggerimenti per migliorare i messaggi di posta elettronica generati dall'intelligenza artificiale per chiarezza e precisione
Trasforma i documenti lunghi in messaggi e-mail chiari e pronti per l'invio senza la riscrittura manuale. Riepiloga qualsiasi documento in un messaggio di posta elettronica con Copilot in Word, completa con una riga dell'oggetto, un riepilogo e le attività personalizzate. È possibile creare rapidamente bozze di aggiornamenti e approvazioni importanti o condividere i riepiloghi delle riunioni tramite posta elettronica in pochi minuti.
Scopri quando e come trasformare i documenti in messaggi e-mail concisi con l'intelligenza artificiale in Microsoft Word online.
Come trasformare un documento in un messaggio di posta elettronica usando Copilot in Word
La stesura di un messaggio di posta elettronica da zero richiede tempo. Copilot recupera il messaggio di posta elettronica direttamente da un documento aperto, completo di una riga dell'oggetto, di un riepilogo strutturato e di azioni chiare.
Apri un documento come un report, una nota riunione o una proposta in Word, quindi apri Copilot per avviare una nuova chat.
Descrivi il messaggio e-mail che vuoi generare all'interno di Chat copilot . Includere il tipo di messaggio di posta elettronica (aggiornamento, riepilogo, richiesta di approvazione), il ruolo del destinatario e l'argomento. Un'istruzione chiara e specifica fornisce una bozza utilizzabile al primo tentativo.
Specificare la formalità del linguaggio di posta elettronica, conteggio parole e aggiungere suggerimenti per la struttura come la riga dell'oggetto, i punti chiave e le attività per ottenere risultati migliori.
Esaminare la bozza di un messaggio di posta elettronica generato dall'intelligenza artificiale. Verificare che il riepilogo acquisisce i punti chiave dal documento di riferimento e che il tono corrisponda al destinatario.
Perfezionare la bozza con le istruzioni per il completamento. Chiedi a Copilot nella stessa chat di rendere la posta elettronica più diretta, espandere una sezione o riscrivi per un gruppo di destinatari diverso senza riavviare la chat.
Quando il messaggio è pronto per l'invio, copiare la bozza generata dall'intelligenza artificiale in Microsoft Outlook come nuovo messaggio o come risposta a un thread esistente.
Prova questo prompt dell'esempio Copilot
Sei esempi di posta elettronica da generare dai documenti usando l'intelligenza artificiale
1. Scrivere un messaggio di posta elettronica per l'aggiornamento di un progetto da un report
Quando usare: project manager, responsabili del team e singoli collaboratori devono inviare aggiornamenti settimanali o cardine agli stakeholder. Una relazione sullo stato lunga o Il report aziendale diventa un messaggio di posta elettronica di aggiornamento conciso che evidenzia lo stato di avanzamento, contrassegna i rischi ed elenca i passaggi successivi.
Cosa includere: stato corrente, premi chiave dopo l'ultimo aggiornamento, eventuali blocchi o rischi e attività cardine imminenti. Mantenere stretto il riepilogo e seguire le attività su cui deve agire il destinatario.
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2. Creare un riepilogo di una riunione con le attività
Quando usare: gli host delle riunioni devono inviare un riepilogo dei messaggi ai partecipanti, agli stakeholder che non hanno partecipato alla riunione o ai team con attività di follow-up. Note o i minuti delle riunioni si trasformano in un messaggio e-mail strutturato di riepilogo che mantiene tutti allineati.
Cosa includere: scopo della riunione, decisioni chiave, attività con proprietari e date di scadenza e domande aperte. Per chiarezza, è possibile richiamare i nomi.
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3. Bozza di una richiesta di approvazione o decisione
Quando usare: i dirigenti legali, finanziari e senior spesso devono sottoscrivere un piano o una raccomandazione delineata in un documento più lungo. Il lettore vuole la domanda, la logica e il passaggio successivo in due minuti.
Cosa includere: la decisione necessaria, una logica da due a tre frasi, la scadenza e un percorso di risposta chiaro con un clic (approvato o richiede modifiche).
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4. Riepilogare una proposta per i clienti
Quando usare: i team di vendita, gestione degli account e consulenza devono inviare ai clienti un riepilogo chiaro di un documento di proposta più lungo. Il messaggio di posta elettronica dovrebbe rispondere a ciò che viene proposto e a cosa succede dopo senza forzare il client ad aprire un allegato di 15 pagine.
Cosa includere: la proposta di base in un linguaggio semplice, i vantaggi principali per il cliente, i prezzi o la sequenza temporale e il passaggio successivo.
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5. Condividere gli aggiornamenti principali dai documenti interni
Quando usare: i team di comunicazione, le risorse umane e i responsabili del team condividono aggiornamenti interni, modifiche dei criteri o formazione nell'intera organizzazione. Un breve messaggio di posta elettronica mostra i punti chiave e i collegamenti al documento completo per i lettori che vogliono dettagli.
Cosa includere: un breve paragrafo contestuale, da tre a cinque takeaway chiave e un collegamento al documento di origine per riferimento.
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6. Trasformare le note in un riepilogo degli stakeholder
Quando usare: ricercatori, team di prodotti e analisti devono sintetizzare note di sintesi, feedback dei clienti o output di workshop in un messaggio di posta elettronica di riepilogo strutturato per gli stakeholder senior.
Cosa includere: il contesto o l'origine delle note, da tre a cinque approfondimenti a tema, eventuali attività o consigli e un passaggio successivo suggerito.
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Quando usare Copilot in Word e Outlook per la stesura di messaggi di posta elettronica
Copilot supporta la redazione della posta elettronica sia in Word che in Outlook, con ogni app adatta a un punto di partenza diverso.
Usare Word quando si lavora da documenti lunghi
Un documento lungo, ad esempio un business report, una proposta o una serie di le note riunione funzionano meglio come materiale di origine. Copilot può usare il documento aperto per creare bozze di contenuto in stile e-mail con un riepilogo e i passaggi successivi, a seconda delle istruzioni della chat. Il contenuto bozza può quindi essere copiato in Outlook quando è pronto per l'invio.
Usare Outlook per le risposte in thread e le bozze rapide
Outlook gestisce il lavoro sul lato Posta in arrivo, inclusa la risposta a un thread esistente, riassumendo una lunga conversazione prima di rispondere, regolando il tono di una bozza o trasformando alcuni punti elenco in un messaggio raffinato. Copilot in Outlook legge il thread direttamente, quindi non è necessario alcun documento di origine.
Suggerimenti per migliorare i messaggi di posta elettronica generati dall'intelligenza artificiale per chiarezza e precisione
Tagliare prima il documento di origine: rimuovere le sezioni obsolete, le appendici irrilevanti o le note bozza prima di chattare con Copilot. Un input più pulito produce un riepilogo più pulito e riduce la possibilità che il rumore finisca nel messaggio di posta elettronica.
Chiedi a Copilot di regolare tono e lunghezza: la stessa bozza può essere rigenerata come due frasi un riepilogo della dirigenza, un aggiornamento del team di tre paragrafi o una breve descrizione dettagliata del client. Chiedi direttamente a Copilot la modifica necessaria, ad esempio "rendilo più diretto" o "taglia a meno di 150 parole", con Regolazioni di tono e lunghezza su richiesta da parte del riscrivente IA .
Verifica fatti, nomi e date: i riepiloghi IA possono comprimere o modificare i dettagli. Una lettura finale sul documento di origine intercetta le citazioni, le statistiche invertite o le scadenze spostate prima dell'invio del messaggio di posta elettronica.
Generare più versioni da confrontare: chiedere a Copilot varianti dello stesso messaggio di posta elettronica, ad esempio una sinossi, un aggiornamento dettagliato e una versione compatibile con il client. Confrontare le opzioni e combinare le linee più forti nel bozza finale.
Trasformare qualsiasi documento in un messaggio di posta elettronica, pronto per la revisione e l'invio, dagli aggiornamenti del progetto e dalle riunioni alle proposte dei clienti. Generare messaggi di posta elettronica più nitidi e pronti per i destinatari da qualsiasi documento aperto con Copilot in Microsoft Word oggi.
Esplorare come prendere i minuti delle riunioni con l'intelligenza artificiale e come scrivere l'agenda di una riunione con l'intelligenza artificiale per mantenere l'intero flusso di lavoro di posta elettronica in movimento, dalla riunione alla posta in arrivo.
Domande frequenti
Quali sono i vantaggi della generazione di messaggi di posta elettronica dai documenti?
La generazione di messaggi di posta elettronica dai documenti è più rapida, accurata e più facile da adattare ai diversi lettori. Le cifre, le date e le decisioni passano direttamente dal documento al messaggio di posta elettronica, in modo che i dettagli rimangano affidabili. Lo stesso documento può produrre un breve riepilogo per i dirigenti senior e un aggiornamento dettagliato per il team più ampio, il tutto redatto in un'unica chat con Copilot in Word.
Come rendere le bozze dei messaggi di posta elettronica più brevi o più dettagliate?
Modificare la lunghezza di una bozza di un messaggio di posta elettronica chiedendo a Copilot una versione diversa nella stessa chat. Per abbreviare la bozza, chiedi a Copilot di tagliare conteggio parole specifico, condensare il corpo in punti elenco o rimuovere una sezione. Per aggiungere dettagli, chiedi a Copilot di includere più sfondo, spiegare ogni punto per intero o aggiungere titoli usando Riscrivere IA in Word.
Come migliorare la precisione dei riepiloghi in Microsoft Word?
Copilot trae le bozze più accurate da una richiesta chiara e specifica. Includere i dati, le date esatti e le persone che devono essere visualizzati nel messaggio di posta elettronica, in modo che la bozza estrae i dettagli corretti dal documento. Leggere la bozza in Microsoft Word rispetto all'originale prima dell'invio per confermare la corrispondenza di nomi, numeri e date.
Come personalizzare i messaggi di posta elettronica per diversi gruppi di destinatari con Copilot?
Per personalizzare un messaggio di posta elettronica per un pubblico diverso con Copilot, specificare il pubblico, il tono e la durata della chat. Una leadership senior, tono formale, con meno di 150 parole, produce una bozza diversa rispetto a un team interfunzionale, tono avvicinabile, con pieno contesto. Chiedere a Copilot diverse versioni dello stesso messaggio di posta elettronica, quindi scegliere la versione adatta al destinatario.
Copilot può riepilogare le note della riunione in un messaggio di posta elettronica?
Copilot riepiloga le note delle riunioni, i minuti o una trascrizione in un riepilogo di un messaggio di posta elettronica quando il documento è aperto in Word. Chiedi a Copilot di scrivere un messaggio e-mail contenente le decisioni chiave, le attività con i proprietari e eventuali domande aperte per il follow-up. Lo stesso prompt funziona anche per riepiloghi di workshop e trascrizioni delle chiamate.
