Los equipos de marketing y comunicaciones escriben un comunicado de prensa cada vez que una organización tiene noticias que vale la pena informar, como el lanzamiento de un producto, una nueva contratación o un programa comunitario. Cada comunicado lleva hechos aprobados en una estructura que los reporteros reconocen, y la mayoría necesita una revisión legal y de marca antes de que lleguen a los periodistas.
Escriba un comunicado de prensa en Microsoft Word, dando forma a cada sección con el editor de documentos y las herramientas de formato, o empiece desde un borrador editable que Microsoft Copilot puede ayudar a crear a partir de notas de lanzamiento, hojas informativas y presupuestos autorizados.
Explore el formato estándar de comunicado de prensa, un proceso paso a paso y un ejemplo completo para escribir un comunicado de prensa en Word en línea, desde recopilar hechos hasta compartir el archivo aprobado.
¿Qué es un comunicado de prensa?
Un comunicado de prensa es una declaración oficial que comparte información de interés periodístico con los periodistas y pone los hechos que necesitan verificar en un solo lugar. Un anuncio o la entrada de blog promueve un producto o un punto de vista, mientras que un comunicado de prensa se mantiene neutral e informa solo lo que un reportero puede verificar. Las organizaciones escriben comunicados de prensa para ocasiones como:
Lanzamientos de productos, servicios o empresas: anuncie qué se está lanzando, cuándo estará disponible y a quién sirve, utilizando los detalles de un plan de pequeña empresa cuando la noticia es una nueva empresa.
Cambios en el liderazgo y los hitos: presente a un nuevo ejecutivo o informe sobre una expansión, una ronda de financiación o un premio.
Eventos y programas comunitarios: enumere fechas, ubicaciones, elegibilidad e información de inscripción para conferencias, recaudaciones de fondos o iniciativas locales.
Empezar por la estructura adecuada de las notas de prensa
Cada parte de un comunicado de prensa hace un trabajo específico, desde el titular que lleva la noticia hasta la línea de contacto que responde a las preguntas de seguimiento. Un comunicado de prensa generalmente sigue la pirámide invertida, con las noticias más importantes en la parte superior y el fondo hacia el final. Aplicar estilos de título, espaciado coherente y vínculos en Word para facilitar el formato de los comunicados de prensa. Ajuste el diseño cuando un destinatario o un servicio de distribución requiera un formato diferente.
PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA [o la fecha y hora en que los periodistas pueden publicar]
[Titular que presenta la noticia con un lenguaje específico y basado en hechos] [Subtítulo opcional que añade un detalle más]
[CIUDAD, Estado, Mes, Día, Año].
[Párrafo principal que responde quién, qué, cuándo, dónde y por qué]
[Párrafos del cuerpo con hechos, contexto y enlaces en orden de importancia]
["Cita autorizada que explica por qué las noticias son importantes", dijo Nombre, Título, Organización.]
Acerca de [organización]
[Descripción breve y reutilizable de la organización]
Contacto con los medios
[Nombre, rol] [Dirección de Email]
[Número de teléfono]
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Cómo escribir un comunicado de prensa en Word
Siga los pasos a continuación para escribir un comunicado de prensa en Word en línea, desde la primera verificación de hechos hasta un archivo listo para su distribución.
Abra un documento en blanco en Word o personalice una plantilla de comunicado de prensa.
Escriba un primer párrafo conciso que responda quién, qué, cuándo, dónde y por qué, comenzando con el hecho que un periodista informaría primero.
Agregue los fondos en orden de importancia, seguidos de una cita autorizada que explique qué significan las noticias para las personas a las que afectan.
Aplique las mejores prácticas para comunicados de prensa revisando la ortografía y la gramática, haciendo coincidir cada hecho con la fuente y eliminando la jerga y las afirmaciones promocionales sin fundamento.
Comparta el comunicado de prensa con revisores, usando comentarios y @menciones para preguntas y realizar un seguimiento de los cambios de las ediciones de redacción sugeridas.
Resuelva comentarios, acepte o rechace cambios, confirme la aprobación y prepare el documento de Word o PDF para su distribución.
Redactar y refinar un comunicado de prensa con Copilot en Word
Copilot es el asistente de IA integrado en Word y puede trabajar desde archivos que el equipo ya ha comprobado en lugar de desde una página en blanco. Adjunte o haga referencia a esos documentos, como un resumen del producto, una hoja de datos del programa o una lista de presupuestos aprobados guardados en OneDrive. Asigne un nombre a los archivos, al público y a las fechas relevantes de la solicitud, y Copilot puede ayudar a editar un borrador en torno a esas noticias en lugar de un esquema genérico.
Compare el borrador con cada archivo de origen, seleccione un titular o primer párrafo y use Reescritor de IA para solicitar versiones más claras.
Nota: Las características de Copilot en Word dependen de la configuración de la suscripción a Microsoft 365, la licencia y la organización.
Revisar y aprobar un comunicado de prensa en Word
Guarde el comunicado de prensa en OneDrive y compártalo para colaborar en Word, donde los revisores legales, de marca y líderes editan un archivo de trabajo en lugar de distribuir copias separadas.
Recopile comentarios dirigidos: agregue comentarios y @menciones para adjuntar una pregunta a una afirmación, cifra o cita específica.
Revise las ediciones sugeridas: active Realizar un seguimiento de los cambios en Word para mostrar la redacción propuesta y permitir que el propietario del documento acepte o rechace cada cambio antes de la aprobación final.
Revise borradores anteriores: use el historial de versiones para restaurar versiones anteriores de archivos cuando un revisor necesite redacción de una ronda anterior.
Los revisores dentro de la organización siguen siendo responsables de confirmar los hechos, la redacción legal, las aprobaciones y el lenguaje de la marca.
Preparar y compartir el comunicado de prensa final
Los requisitos de publicación de comunicados de prensa varían según la organización, la sala de redacción y el canal de distribución, así que confirme el formato solicitado antes de enviarlo. Llegue a medios que publican en otros idiomas con la traducción de documentos en Word, que crea una copia traducida y deja el original sin cambios. Pídale a un revisor que lea ese idioma que verifique la precisión de los nombres, puestos de trabajo y citas.
Ejemplo de comunicado de prensa
El siguiente ejemplo muestra cómo el equipo de comunicaciones de una organización sin fines de lucro en Portland, Maine, convierte una hoja informativa aprobada, una cita y un texto reutilizable en un comunicado que anuncia un programa de codificación gratuito.
La Fundación Comunitaria de Harbor Point, su personal y todas las fechas, cifras, citas e información de contacto en el comunicado son ficticios y parecen solo para demostrar el formato.
Comunicado de prensa para el lanzamiento de un programa comunitario
PARA PUBLICACIÓN INMEDIATA Harbor Point Community Foundation lanza un programa gratuito de codificación después de la escuela para estudiantes de secundaria de Portland
El programa comienza el 2 de noviembre de 2026, con espacios para 120 estudiantes en tres sucursales de la biblioteca
PORTLAND, Maine, 6 de octubre de 2026. La Fundación Comunitaria de Harbor Point anunció hoy Code After School, un programa de codificación gratuito de 10 semanas para estudiantes de sexto a octavo grado. Las clases comienzan el 2 de noviembre en tres sucursales de la biblioteca del vecindario y las familias pueden registrarse hasta el 23 de octubre.
Los estudiantes asistirán a dos sesiones de 90 minutos cada semana y aprenderán programación básica y diseño web con ingenieros de software voluntarios. Una subvención comunitaria financia el programa y la fundación presta una computadora portátil a cada participante.
"Muchos estudiantes en Portland quieren más oportunidades de explorar la tecnología después de la escuela", dijo Dana Reyes, directora ejecutiva de Harbor Point Community Foundation. "Code After School les brinda un lugar acogedor para construir proyectos y conocer mentores que trabajan en tecnología".
Acerca de Harbor Point Community Foundation
Harbor Point Community Foundation es una organización sin fines de lucro que financia programas educativos y juveniles en todo el área metropolitana de Portland, Maine.
Contacto con los medios
Jordan Lee, Gerente de Comunicaciones press@example.org (207) 555-0148
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Qué hace cada parte del ejemplo
Las notas a continuación coinciden con cada sección del comunicado con el formato del comunicado de prensa descrito anteriormente.
Título y subtítulo: nombra la organización, el programa y el público, y agrega la fecha de inicio y la capacidad del resumen informativo.
Primer párrafo: cubre el programa, el grupo de edad, la fecha de inicio, las ubicaciones y la fecha límite de registro en dos oraciones.
Cuerpo y cita: explica el cronograma y la financiación, mientras que el director ejecutivo describe por qué el programa es importante para los estudiantes locales.
Plantilla y contacto con los medios: reutiliza el párrafo "Acerca de" aprobado y menciona a una persona para preguntas de periodistas.
Cada anuncio merece un comunicado que se lea como noticias en lugar de marketing, con los hechos verificados, la cita autorizada y un contacto designado para preguntas de los medios. Abra Word para la Web para iniciar un nuevo comunicado de prensa, con Copilot en Word listo para redactar o reescribir secciones a partir de hojas informativas y notas revisadas.
Explore más formatos para la escritura profesional en la guía de documentos empresariales, o compruebe la redacción de los contratos y directivas con la guía de precisión y cumplimiento de documentos legales.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué extensión debe tener un comunicado de prensa?
La mayoría de los comunicados de prensa tienen una o dos páginas, aunque un anuncio detallado puede ser más largo. La longitud depende de las noticias y de los límites que establezca el destinatario o el canal de distribución. Incluya los hechos, el contexto, la cita, los detalles del negocio y la información de contacto que necesita la noticia, luego elimine cualquier cosa que no explique el anuncio.
- ¿Qué debe incluir el primer párrafo de un comunicado de prensa?
El primer párrafo, también llamado entradilla, cubre quién, qué, cuándo, dónde y por qué. Abra con el hecho más periodístico y guarde los detalles de apoyo para párrafos posteriores.
- ¿Puede Copilot escribir un comunicado de prensa?
Copilot en Word puede generar un borrador de comunicado de prensa a partir de un mensaje o archivos existentes y ayudar a refinar el texto seleccionado con sugerencias de reescritura. Antes de publicar o compartir el comunicado, revise y compruebe todos los nombres, fechas, cifras, citas y otros datos de hecho contrastándolos con el material fuente.
- ¿Se debe enviar un comunicado de prensa como documento de Word o PDF?
Use el formato especificado por el periodista, la sala de redacción o el servicio de distribución. Esto suele aparecer en la página de contacto con los medios del medio o en las directrices de envío del servicio. Guarde el documento de Word editable para actualizaciones posteriores y guarde el documento como PDF cuando un destinatario necesite un diseño fijo.
