En esta página
- Cómo convertir un documento en un correo electrónico con Copilot en Word
- Seis ejemplos de correo electrónico para generar a partir de documentos con IA
- Cuándo usar Copilot en Word frente a Outlook para borradores de correo electrónico
- Sugerencias para mejorar los correos electrónicos generados por IA para mayor claridad y precisión
Convierta documentos largos en correos electrónicos claros y listos para enviar sin tener que volver a escribirlos manualmente. Resuma cualquier documento en un correo electrónico con Copiloto en Word, con una línea de asunto, un resumen y elementos de acción personalizados. Redacte rápidamente actualizaciones y aprobaciones importantes o comparta resumen de reuniones por correo electrónico en cuestión de minutos.
Explorar cuándo y cómo convertir documentos en correos electrónicos concisos con IA en Microsoft Word en línea.
Cómo convertir un documento en un correo electrónico con Copilot en Word
Redactar un correo electrónico desde cero lleva tiempo. Copilot extrae el correo electrónico directamente de un documento abierto, con una línea de asunto, un resumen estructurado y elementos de acción claros.
Abrir un documento como un informe, una nota de reunión o una propuesta en Word y, a continuación, abra Copilot para iniciar un nuevo chat.
Describe el correo electrónico que te gustaría generar dentro de la Chat de Copilot . Incluya el tipo de correo electrónico (actualización, resumen, solicitud de aprobación), el rol del destinatario y el tema. Una instrucción clara y específica proporciona un borrador utilizable en el primer intento.
Especificar el formalidad del idioma del correo electrónico, contar palabras y agregar sugerencias de estructura como la línea de asunto, los puntos clave y los elementos de acción para obtener mejores resultados.
Revise el borrador de correo electrónico generado por IA. Compruebe que el resumen captura los puntos clave del documento de referencia y que el tono coincide con el destinatario.
Refinar el borrador con instrucciones de seguimiento. Pida a Copilot en el mismo chat que haga que el correo electrónico sea más directo, expanda una sección o reescribir para una audiencia diferente sin reiniciar el chat.
Cuando el correo electrónico esté listo para enviarse, copie el borrador generado por IA en Microsoft Outlook como mensaje nuevo o como respuesta a un hilo existente.
Pruebe este mensaje de ejemplo de Copilot
Seis ejemplos de correo electrónico para generar a partir de documentos con IA
1. Escribir un correo electrónico de actualización de proyecto desde un informe
Cuándo usar: los jefes de proyecto, los responsables de equipo y los colaboradores individuales necesitan enviar actualizaciones semanales o de hitos a las partes interesadas. Un informe de estado largo o business report se convierte en un correo electrónico de actualización conciso que resalta el progreso, marca los riesgos y enumera los pasos siguientes.
Qué incluir: estado actual, clave gana desde la última actualización, bloqueadores o riesgos y próximos hitos. Mantenga el resumen apretada y guárdelo con lo que el destinatario necesita para actuar.
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2. Crear un resumen de reunión con elementos de acción
Cuándo usar: los anfitriones de la reunión deben enviar un correo electrónico de resumen a los participantes, a las partes interesadas que no asistieron a la reunión o a los equipos con tareas de seguimiento. Notas o las actas de reunión se convierten en un correo electrónico de resumen estructurado que mantiene a todos alineados.
Qué incluir: propósito de reunión, decisiones clave, elementos de acción con propietarios y fechas de vencimiento, y preguntas abiertas. Llame a los nombres para mayor claridad.
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3. Borrador de una solicitud de aprobación o decisión
Cuándo usar: los líderes legales, financieros y sénior a menudo necesitan firmar un plan o una recomendación que se describe en un documento más largo. El lector quiere la pregunta, la lógica y el siguiente paso en dos minutos.
Lo que debe incluir: la decisión necesaria, una razón de dos a tres frases, la fecha límite y una ruta clara de respuesta con un solo clic (aprobada o necesita cambios).
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4. Resumir una propuesta para clientes
Cuándo usar: los equipos de ventas, administración de cuentas y consultoría necesitan enviar a los clientes un resumen claro de un documento de propuesta más largo. El correo electrónico debe responder a lo que se propone y lo que sucede a continuación sin forzar al cliente a abrir un archivo adjunto de 15 páginas.
Lo que se debe incluir: la propuesta básica en lenguaje sencillo, las principales ventajas para el cliente, los precios o los puntos destacados de la línea de tiempo y el siguiente paso.
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5. Compartir actualizaciones clave de documentos internos
Cuándo usar: los equipos de comunicaciones, los líderes de recursos humanos y los equipos comparten actualizaciones internas, cambios en las directivas o lanzamientos de formación para toda la organización. Un breve correo electrónico mostrará los puntos clave y los vínculos al documento completo para los lectores que quieran detalles.
Qué incluir: un párrafo contextual breve, de tres a cinco puntos clave y un vínculo al documento de origen como referencia.
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6. Convertir notas en un resumen de las partes interesadas
Cuándo usar: los investigadores, los equipos de producto y los analistas necesitan sintetizar notas aproximadas, comentarios de los clientes o resultados del taller en un correo electrónico de resumen estructurado para las partes interesadas sénior.
Qué incluir: el contexto o el origen de las notas, entre tres y cinco perspectivas temáticas, cualquier elemento de acción o recomendaciones y un paso siguiente sugerido.
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Cuándo usar Copilot en Word frente a Outlook para borradores de correo electrónico
Copilot admite la creación de borradores de correo electrónico tanto en Word como en Outlook, con cada aplicación adaptada a un punto de partida diferente.
Usar Word al trabajar con documentos largos
Un documento largo, como un informe de empresa, una propuesta o un conjunto de las notas de la reunión funcionan mejor que el material de origen. Copilot puede usar el documento abierto para redactar contenido de estilo de correo electrónico con un resumen y los pasos siguientes, según las instrucciones del chat. Después, el contenido borrador se puede copiar en Outlook cuando esté listo para enviarse.
Usar Outlook para respuestas en hilos y borradores rápidos
Outlook controla el trabajo de la bandeja de entrada, incluida la respuesta a un hilo existente, resumir una larga conversación antes de responder, ajustar el tono de un borrador o convertir algunas viñetas en una mensaje pulido. Copilot en Outlook lee el subproceso directamente, por lo que no es necesario ningún documento de origen.
Sugerencias para mejorar los correos electrónicos generados por IA para mayor claridad y precisión
Recortar primero el documento de origen: quitar secciones obsoletas, apéndices irrelevantes o notas de borrador antes de chatear con Copiloto. Una entrada más limpia produce un resumen más limpio y reduce la posibilidad de que el ruido termine en el correo electrónico.
Pídele a Copilot que ajuste el tono y la longitud: el mismo borrador se puede regenerar como una frase de dos resumen ejecutivo, una actualización de equipo de tres párrafos o un resumen detallado del cliente. Pida directamente a Copilot el cambio necesario, como "hacer esto más directo" o "cortar hasta menos de 150 palabras", con Ajustes de tono y longitud a petición de la máquina de escribir de IA.
Volver a comprobar datos, nombres y fechas: los resúmenes de IA pueden comprimir o volver a dar forma a los detalles. Una lectura final en el documento de origen detecta comillas incorrectas, estadísticas invertidas o fechas límite desplazadas antes de enviar el correo electrónico.
Generar varias versiones para comparar: pida a Copilot variaciones del mismo correo electrónico, como una sinopsis, una actualización detallada y una versión adaptada al cliente. Compare las opciones y combine las líneas más fuertes en el borrador final.
Convierta cualquier documento en un correo electrónico, listo para revisar y enviar, desde las actualizaciones del proyecto y los resumen de reuniones hasta las propuestas de los clientes. Generar correos electrónicos más nítidos y listos para los destinatarios desde cualquier documento abierto con Copilot en Microsoft Word hoy.
Explorar cómo tomar minutos de reunión con IA y cómo escribir una agenda de reunión con IA para mantener el flujo de trabajo de correo electrónico completo en movimiento, desde la reunión a la bandeja de entrada.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son las ventajas de generar correos electrónicos de documentos?
Generar correos electrónicos de documentos es más rápido, más preciso y más fácil de adaptar para distintos lectores. Las cifras, fechas y decisiones se mueven directamente desde el documento al correo electrónico, por lo que los detalles siguen siendo confiables. El mismo documento puede producir un breve resumen para los líderes sénior y una actualización detallada para el equipo más amplio, todo ello redactado en un chat con Copiloto en Word.
¿Cómo hacer que los borradores de correo electrónico sean más cortos o más detallados?
Para ajustar la longitud de un borrador de correo electrónico, pida a Copilot una versión diferente en el mismo chat. Para acortar el borrador, pida a Copilot que lo recorte a una recuento de palabras específico, condensar el cuerpo en viñetas o quitar una sección. Para agregar detalles, pida a Copilot que incluya más información, explique cada punto por completo o agregue títulos con Redactora de IA en Word.
¿Cómo mejorar la precisión de los resúmenes en Microsoft Word?
Copilot dibuja los borradores más precisos a partir de una solicitud específica y clara. Incluya las cifras exactas, las fechas y las personas que deben aparecer en el correo electrónico, para que el borrador extraiga los detalles correctos del documento. Leer el borrador en Microsoft Word con el original antes de enviar para confirmar que los nombres, números y fechas coinciden.
¿Cómo personalizar los correos electrónicos para diferentes audiencias con Copilot?
Para personalizar un correo electrónico para una audiencia diferente con Copilot, especifique la audiencia, el tono y la longitud del chat. Un rápido nombre para el liderazgo sénior, tono formal, en menos de 150 palabras produce un borrador diferente de un nombre para el equipo de funciones cruzadas, tono abordable, con contexto completo. Pida a Copilot varias versiones del mismo correo electrónico y, a continuación, elija la versión que se ajuste al destinatario.
¿Puede Copilot resumir las notas de la reunión en un correo electrónico?
Copilot resume las notas de la reunión, las actas o una transcripción en un correo electrónico de resumen cuando el documento está abierto en Word. Pida a Copilot que redacte un correo electrónico sobre las decisiones clave, los elementos de acción con los propietarios y cualquier pregunta abierta para su seguimiento. El mismo aviso también funciona para resúmenes del taller y transcripciones de llamadas.
