Bir WordWord belgesini Copilot ile e-postaya dönüştürme

Uzun belgeleri el ile yeniden yazmak zorunda kalmadan net, göndermeye hazır e-postalara dönüştürün. Herhangi bir belgeyi e-postada özetleme: Konu satırı, özet ve özel eylem öğeleriyle tamamlanan Word Copilot. Dakikalar içinde önemli güncelleştirmeleri ve onayları hızlıca taslak haline getirin veya toplantı özetlerini e-postayla paylaşın.

Yapay zeka ile belgeleri ne zaman ve nasıl kısa e-postalara dönüştüreceğinizi keşfedin Çevrimiçi Microsoft Word.

Word'ta Copilot kullanarak bir belgeyi e-postaya dönüştürme

E-postayı sıfırdan hazırlamak zaman alır. Copilot, konu satırı, yapılandırılmış özet ve net eylem öğeleri içeren e-postayı doğrudan açık bir belgeden alır.

1. Rapor, toplantı notu veya teklif gibi bir belgeyi şurada açın: WordWord, ardından yeni bir sohbet başlatmak için Copilot'u açın.

2. Oluşturmak istediğiniz e-postayı Copilot sohbeti. E-postanın türünü (güncelleştirme, özet, onay isteği), alıcı rolünü ve konuyu ekleyin. Açık ve özel bir talimat, ilk denemede kullanılabilir bir taslak sunar.

3. E-posta dili formalitesini belirtin, Sözcük sayımı ve daha iyi sonuçlar için konu satırı, önemli noktalar, eylem öğeleri gibi yapı önerileri ekleyin.

4. Yapay zeka tarafından oluşturulan e-posta taslağını gözden geçirin. Özetin referans belgedeki önemli noktaları yakalayıp yakalamadığını ve üslubun alıcıyla eşleşip eşleşmediğini kontrol edin.

5. İzleme yönergeleriyle taslağı geliştirin. Aynı sohbette Copilot'tan e-postayı daha doğrudan hale getirmesini, bir bölümü genişletmesini veya Sohbeti yeniden başlatmadan farklı bir hedef kitle için yeniden yazın .

6. E-posta gönderilmeye hazır olduğunda, yapay zeka tarafından oluşturulan taslağı Microsoft Outlook'u (opens in a new tab) yeni bir ileti olarak veya mevcut bir yazışmaya yanıt olarak kullanabilirsiniz.

Bu Copilot örnek istemini deneyin

Try this Copilot prompt"Bu belgeyi [alıcı rolü] için gönderilmeye hazır bir e-posta olarak özetle. Bir konu satırı, iki cümlelik bir özet, üç ile beş arası önemli nokta ve sahipleri olan eylem öğelerinin bir listesini ekleyin. [Doğrudan/kolay/resmi] üslubunu ve [sözcük sayısı] altındaki uzunluğu koruyun. "Bu Copilot istemi kopyalamak için tıklayın

Yapay zeka kullanarak belgelerden oluşturulacak altı e-posta örneği

1. Rapordan proje güncelleştirme e-postası yazma

Ne zaman kullanılır: proje yöneticileri, ekip liderleri ve bireysel olarak katkıda bulunanlar, proje katılımcılarına haftalık veya kilometre taşı güncelleştirmeleri göndermelidir. Uzun bir durum raporu veya İş raporu , ilerleme durumunu vurgulayan, riskleri işaretleyen ve sonraki adımları listeleyen kısa ve öz bir güncelleştirme e-postasına dönüşür.

Dahil edilmesi gerekenler: mevcut durum, son güncelleştirmeden bu yana elde edilen önemli kazanımlar, engeller veya riskler ve yaklaşan kilometre taşları. Özeti sıkı tutun ve alıcının neye göre işlem yapması gerektiği konusunda öncülük edin.

Bu Copilot örnek istemini deneyin

Try this Copilot prompt"Bu proje raporunu [alıcı] için kısa bir güncelleştirme e-postası olarak özetle. Son güncelleştirmeden bu yana kaydedilen ilerlemeyle öncülük edin, ardından riskleri ve sonraki adımları listeleyin. 200 sözcüğün altında tutun. "Bu Copilot istemi kopyalamak için tıklayın

2. Eylem öğeleri içeren bir toplantı özeti oluşturma

Ne zaman kullanılır: Toplantı sahipleri, katılımcılara, toplantıyı kaçıran paydaşlara veya takip görevleri olan ekiplere bir özet e-postası göndermelidir. Notlar veya Toplantı tutanakları , herkesin uyumlu olmasını sağlayan yapılandırılmış bir özet e-postasına dönüşür.

Dahil edilecekler: toplantı amacı, önemli kararlar, sahipleriyle ve son tarihleriyle eylem öğeleri ve açık sorular. Netlik için isimleri söyleyin.

Bu Copilot örnek istemini deneyin

Try this Copilot prompt"Bu toplantı notlarını ekip için bir özet e-postasına dönüştürün. Kararların kısa bir özetini, sahibine göre gruplandırılmış eylem öğelerini ve açık soruları ekleyin. Sondaki tam notlara bağlantı. "Bu Copilot istemi kopyalamak için tıklayın

3. Onay veya karar isteği taslağı oluşturma

Ne zaman kullanılır: hukuk, finans ve üst düzey liderlerin genellikle daha uzun bir belgede özetlenen bir planı veya tavsiyeyi imzalaması gerekir. Okuyucu iki dakika içinde soruyu, gerekçeyi ve bir sonraki adımı ister.

Dahil edilmesi gerekenler: gerekli karar, iki ila üç cümlelik bir gerekçe, son tarih ve tek tıklamayla açık bir yanıt yolu (onaylandı veya değiştirilmesi gerekiyor).

Bu Copilot örnek istemini deneyin

Try this Copilot prompt"Bu belgeyi temel alan [karar verici rolü] için bir onay e-postası taslağı oluştur. İhtiyaç duyulan kararı iki cümlede özetleyin, son tarihi ekleyin ve onaylanan veya ihtiyaç duyulan değişikliklerle yanıtlamayı kolaylaştırın. "Bu Copilot istemi kopyalamak için tıklayın

4. Müşteriler için teklifi özetleme

Ne zaman kullanılır: Satış, hesap yönetimi ve danışmanlık ekiplerinin müşterilere daha uzun bir teklif belgesinin net bir özetini göndermesi gerekir. E-posta, müşteriyi 15 sayfalık bir eki açmaya zorlamadan önerilenleri ve bundan sonra ne olacağını yanıtlamalıdır.

Neleri dahil etmeli: sade bir dille temel teklif, müşteri için temel faydalar, fiyatlandırma veya zaman çizelgesinde öne çıkanlar ve bir sonraki adım.

Bu Copilot örnek istemini deneyin

Try this Copilot prompt"Bu teklifi müşteri dostu bir e-postada özetle. Sonuca öncülük edin, zaman çizelgesi ve fiyatlandırma özetini içeren üç temel avantajı listeleyin ve müşteri için net bir sonraki adımla bitirin. "Bu Copilot istemi kopyalamak için tıklayın

5. Şirket içi belgelerdeki önemli güncelleştirmeleri paylaşma

Ne zaman kullanılır: iletişim ekipleri, İK ve ekip liderleri şirket içi güncelleştirmeleri, ilke değişikliklerini veya eğitim daha geniş bir kuruluşa sunulur. Kısa bir e-posta, önemli noktaları ortaya çıkarır ve ayrıntı isteyen okuyucular için belgenin tamamına bağlantı sağlar.

Eklenecekler: kısa bir bağlam paragrafı, üç ile beş arası önemli çıkarım ve başvuru için kaynak belgenin bağlantısı.

Bu Copilot örnek istemini deneyin

Try this Copilot prompt"Bu belgeyi temel alan kısa bir şirket içi duyuru e-postası yazın. Bir paragraflık bir giriş, madde işareti biçiminde üç önemli nokta ve sonunda okuyucuları belgenin tamamına yönlendiren bir not ekleyin. "Bu Copilot istemi kopyalamak için tıklayın

6. Notları proje katılımcısı özetine dönüştürme

Ne zaman kullanılır: Araştırmacılar, ürün ekipleri ve analistlerin kabaca notları, müşteri geri bildirimlerini veya atölye çıktılarını kıdemli proje katılımcıları için yapılandırılmış bir özet e-postasında sentezlemesi gerekir.

Dahil edilecekler: notların bağlamı veya kaynağı, üç ile beş arasında temalı içgörü, eylem öğeleri veya öneriler ve önerilen bir sonraki adım.

Bu Copilot örnek istemini deneyin

Try this Copilot prompt"Bu notları bir proje katılımcısı özet e-postası halinde sentezleyin. İçeriği üç temaya göre gruplandırın, iki veya üç öneri ekleyin ve ekip için önerilen bir sonraki adımla kapatın. "Bu Copilot istemi kopyalamak için tıklayın

E-posta taslağı hazırlamak için Word ve Outlook'ta Copilot ne zaman kullanılır?

Copilot, her uygulama farklı bir başlangıç noktasına uygun olacak şekilde hem Word hem de Outlook'ta e-posta taslağı oluşturmayı destekler.

Uzun belgelerden çalışırken Word kullanma

Gibi uzun bir belge iş raporu, teklif veya Kaynak materyal olarak toplantı notları en iyi sonucu verir. Copilot, sohbet yönergelerine bağlı olarak bir özet ve sonraki adımları içeren e-posta tarzı içerik taslağı oluşturmak için açık belgeyi kullanabilir. Taslak haline getirilen içerik gönderilmeye hazır olduğunda Outlook'a kopyalanabilir.

Yazışma içi yanıtlar ve hızlı taslaklar için Outlook'u kullanın

Outlook, var olan bir yazışmayı yanıtlama gibi gelen kutusu tarafındaki işleri yapar. Yanıt vermeden önce uzun bir konuşmayı özetleyerek , bir taslağın tonunu ayarlayarak veya birkaç madde işaretini bir Gösterişli ileti. Outlook'ta Copilot yazışmayı doğrudan okuduğundan kaynak belgeye gerek kalmaz.

Netlik ve doğruluk için yapay zeka tarafından oluşturulan e-postaları iyileştirmeye yönelik ipuçları

• Önce kaynak belgeyi kırpın: Sohbet etmeden önce eski bölümleri, alakasız ekleri veya taslak notları kaldırın yardımcı pilot. Daha temiz bir giriş, daha net bir özet üretir ve e-postada parazit oluşma olasılığını azaltır.

• Copilot'tan üslubu ve uzunluğu ayarlamasını isteyin: Aynı taslak iki cümlelik olarak yeniden oluşturulabilir Yönetici özeti, üç paragraflık bir ekip güncelleştirmesi veya ayrıntılı bir müşteri özeti. Copilot'tan "bunu daha doğrudan hale getir" veya "150 sözcüğün altına indir" gibi gerekli değişiklikleri yapmasını isteyin. Yapay zeka yeniden yazarı , isteğe bağlı olarak ton ve uzunluk ayarlamalarını işler.

• Gerçekleri, adları ve tarihleri iki kez kontrol edin: Yapay zeka özetleri, ayrıntıları sıkıştırabilir veya yeniden şekillendirebilir. Kaynak belgede yapılan son bir okuma, e-posta gönderilmeden önce yanlış atfedilen alıntıları, tersine çevrilmiş istatistikleri veya kaydırılan son tarihleri yakalar.

• Karşılaştırmak üzere birden fazla sürüm oluşturun: Copilot'tan aynı e-postanın özet, ayrıntılı güncelleştirme ve istemci dostu sürüm gibi çeşitli örneklerini isteyin. Seçenekleri karşılaştırın ve en güçlü çizgileri son taslakta birleştirin.

Proje güncelleştirmeleri ve toplantı özetlerinden müşteri tekliflerine kadar her belgeyi, gözden geçirmeye ve göndermeye hazır bir e-postaya dönüştürün. Copilot ile açık herhangi bir belgeden daha keskin, alıcıya hazır e-postalar oluşturun Microsoft bugün Word.

Keşfet yapay zeka ile toplantı tutanaklarını tutma ve e-posta iş akışının tamamının toplantıdan gelen kutusuna kadar kesintisiz çalışmasını sağlamak için yapay zeka ile toplantı ajandası yazma .