วิธีการจัดรูปแบบจดหมายปะหน้า — คำแนะนำและเทมเพลต

จดหมายปะหน้าที่มีการจัดรูปแบบอย่างดีจะจัดระเบียบจดหมายใบสมัครงานในลำดับที่ชัดเจน ตั้งแต่รายละเอียดที่ติดต่อไปจนถึงส่วนปิดท้ายการใช้แบบอักษรที่อ่านง่าย ระยะห่างที่สม่ำเสมอ และส่วนหัวที่มีรูปแบบเดียวกับเรซูเม่ จะช่วยให้จดหมายดูเป็นมืออาชีพและมีความเชื่อมโยงกับเอกสารการสมัครงานส่วนอื่นๆ

สร้างจดหมายปะหน้าใน Microsoft Word ที่ทำตามโครงสร้างดังกล่าวตั้งแต่บรรทัดแรกได้อย่างง่ายดาย โดยใช้เทมเพลตสำเร็จรูป เครื่องมือการจัดรูปแบบ และ Copilot ใน Word

สำรวจกระบวนการทีละขั้นตอนและตัวอย่างที่สมบูรณ์สำหรับการจัดรูปแบบด้วยเครื่องมือสร้างจดหมายปะหน้าด้วย AI ใน Word Online

วิธีการจัดรูปแบบจดหมายปะหน้าตั้งแต่เริ่มต้น

การเลือกเทมเพลตจดหมายปะหน้าใน Word จะให้รูปแบบหน้าแบบมืออาชีพตั้งแต่เริ่มต้นเพียงแทนที่ตัวแทนข้อความด้วยรายละเอียดส่วนบุคคล ประสบการณ์ และความสำเร็จ โดยไม่จำเป็นต้องแก้ไขรูปแบบหรือโครงสร้างเอกสาร

Word Online ยังให้ตัวเลือกในการจัดรูปแบบจดหมายปะหน้าตั้งแต่เริ่มต้นอีกด้วยทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อจัดรูปแบบจดหมายปะหน้าที่ชัดเจนได้อย่างราบรื่น

1. เปิด Word สำหรับเว็บ และสร้างเอกสารเปล่าใหม่

2. เลือกฟอนต์ที่อ่านง่าย เช่น Calibri หรือ Arial ในขนาด 11 หรือ 12

3. คลิกบนแท็บ “เค้าโครง” เพื่อนำระยะขอบขนาดหนึ่งนิ้วไปใช้กับหน้า

4. คลิกบนแท็บ “หน้าแรก” เพื่อตั้งค่าระยะห่างบรรทัดเดียวหรือ 1.15 ที่มีช่องว่างหลังแต่ละย่อหน้า

5. เพิ่มส่วนหัวที่ด้านบนของหน้าด้วยวันที่ ชื่อเต็ม หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และโปรไฟล์หรือเว็บไซต์ LinkedIn ซึ่งอยู่คนละบรรทัดกันทำตามเค้าร่างตัวอย่างจดหมายปะหน้าด้านล่างสำหรับรายละเอียดเพิ่มเติม

6. เขียนคำทักทายในบรรทัดใหม่ใต้ส่วนหัวและจัดย่อหน้าเนื้อหาชิดซ้าย

7. เว้นระยะห่างก่อนข้อความลงท้ายแบบเป็นทางการ โดยเผื่อพื้นที่ไว้สำหรับลายเซ็นเหนือชื่อที่พิมพ์ไว้

8. ส่งออกจดหมายปะหน้า เป็น PDF เพื่อให้พิมพ์และแชร์ได้ง่าย

วิธีการจัดรูปแบบจดหมายปะหน้าด้วย AI

เปลี่ยนแบบร่างคร่าวๆ ให้เป็นรูปแบบจดหมายปะหน้าที่ดูดีโดยใช้ Copilot ใน Wordโปรดทราบว่าฟีเจอร์ Copilot จะแตกต่างกันไปตามการสมัครใช้งาน สิทธิการใช้งาน และการตั้งค่าองค์กร Microsoft 365

1. เปิดแบบร่างจดหมายปะหน้าหรือเอกสารที่มีอยู่ใน Word

2. แชทกับ Copilot โดยอธิบายการเปลี่ยนแปลงการจัดรูปแบบที่คุณต้องการทำตัวอย่างเช่น แก้ไขทั้งหน้าเป็นรูปแบบจดหมายปะหน้าแบบมืออาชีพ เปลี่ยนขนาดฟอนต์ หรือทำให้ระยะห่างเนื้อความอ่านง่ายขึ้น

3. Copilot จะจัดรูปแบบเอกสารใดๆ ให้คุณใหม่ตรวจทานการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำ และเก็บไว้ สร้างใหม่ หรือละทิ้งแต่ละรายการ

4. พิสูจน์อักษรจดหมายปะหน้าด้วยตัวแก้ไขเอกสารเพื่อตรวจสอบไวยากรณ์และการสะกด

5. บันทึกและส่งออกจดหมายปะหน้าเป็น PDF เพื่อรักษาการจัดรูปแบบหน้า

ลองใช้พร้อมท์ Copilot นี้"จัดรูปแบบจดหมายปะหน้านี้โดยใช้แบบอักษรที่เป็นทางการเพียงแบบเดียวขนาด 11 พอยต์ ตั้งค่าระยะห่างระหว่างบรรทัดที่ 1.15 และกำหนดระยะห่างระหว่างย่อหน้าให้เหมาะสม จัดวางวันที่ ชื่อ-นามสกุล หมายเลขโทรศัพท์ อีเมล และโปรไฟล์ LinkedIn ไว้คนละบรรทัด โดยคงเนื้อหาข้อความเดิมไว้และพยายามจัดให้จบภายในหนึ่งหน้า หากจำเป็น ให้ทำเครื่องหมายส่วนที่สามารถตัดทอนให้สั้นลงได้"คลิกเพื่อคัดลอกพร้อมท์ Copilot นี้

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายปะหน้าที่จะทำตาม

1. ส่วนหัว

ใส่วันที่ที่ด้านบนของจดหมาย ตามด้วยชื่อเต็ม หมายเลขโทรศัพท์ ที่อยู่อีเมล และโปรไฟล์หรือเว็บไซต์ LinkedIn แต่ละรายการอยู่ในบรรทัดของตนเองส่วนหัวที่ชัดเจนช่วยให้ผู้สรรหาบุคลากรเห็นได้อย่างรวดเร็วว่าผู้สมัครเป็นใครและวิธีการติดต่อ และกำหนดจดหมายปะหน้าให้สอดคล้องกับการจัดรูปแบบประวัติย่อ

ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อจัดรูปแบบส่วนหัวของจดหมายปะหน้า:

• วันที่: 20 สิงหาคม 2569

• ชื่อ: Sarah Jane Smith

• หมายเลขติดต่อ: 123 456 7890

• ที่อยู่อีเมล: yourname@example.com

• โปรไฟล์หรือเว็บไซต์ LinkedIn: ลิงก์ไปยังเว็บไซต์ส่วนบุคคล พอร์ตโครงการ หรือโปรไฟล์ LinkedIn

2. คำทักทายและคำขึ้นต้น

แก้ไขจดหมายปะหน้าอย่างมืออาชีพ โดยใช้คำทักทายและชื่อวางคำทักทายไว้ในบรรทัดแยกต่างหากต่อจากส่วนหัว และเว้นบรรทัดว่างหนึ่งบรรทัดก่อนเริ่มย่อหน้าแรกใช้คำทักทายในฟอนต์และขนาดเดียวกันกับเนื้อความ

ตัวอย่างคำทักทายจดหมายปะหน้าที่เหมาะสม:

• เรียน Jane Smith

• เรียน ผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากร

• เรียน คุณมโน

• เรียน หัวหน้าฝ่ายทรัพยากรบุคคล

3. ย่อหน้าตรงกลาง

ใช้ย่อหน้าหรือสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยที่สั้นและแยกกันอย่างชัดเจนเพื่อเน้นความสำเร็จที่สำคัญควรเว้นระยะห่างให้สม่ำเสมอ และเชื่อมโยงแต่ละประเด็นในเนื้อหาเข้ากับคุณสมบัติหรือข้อกำหนดที่ระบุไว้ในรายละเอียดของตำแหน่งงานสำหรับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่ต้องระบุ ให้อ่านวิธีการเขียนจดหมายปะหน้า

จัดรูปแบบย่อหน้าตรงกลางด้วย:

• ย่อหน้าสั้นๆ สองหรือสามย่อหน้า แต่ละย่อหน้าจะเน้นที่ประเด็นเดียว

• รายการสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยสั้นๆ ของความสำเร็จที่สำคัญที่มีผลลัพธ์ที่สามารถวัดได้

• ฟอนต์ ขนาด และระยะห่างแบบเดียวกับย่อหน้าแรก

• ประเด็นสั้นๆ ที่มีโครงสร้างเพื่อให้ผู้อ่านค้นหารายละเอียดที่สำคัญได้รวดเร็ว

4. ย่อหน้าปิดท้าย

จัดย่อหน้าลงท้ายให้อยู่ชิดซ้าย โดยใช้แบบอักษรและระยะห่างแบบเดียวกับย่อหน้าเนื้อหาหลัก เพื่อให้จดหมายดูเป็นระเบียบและต่อเนื่องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันเว้นระยะห่างหนึ่งบรรทัดระหว่างย่อหน้าปิดท้ายและคำลงท้าย

5. คำลงท้ายแบบมืออาชีพ

สิ้นสุดจดหมายปะหน้าด้วยการปิดท้ายแบบมืออาชีพ เช่น 'ขอแสดงความนับถือ' หรือ 'นับถือ' แทนที่จะเป็นคำลงท้ายแบบไม่เป็นทางการ

คำลงท้ายจดหมายปะหน้าที่เหมาะสม:

• ขอแสดงความนับถือ

• นับถือ

• ด้วยความเคารพ

• ขอบคุณ!

หลักเกณฑ์การจัดรูปแบบจดหมายปะหน้าเจ็ดประการที่สำคัญ

• ลองใช้ฟอนต์จดหมายปะหน้าแบบมืออาชีพ: เลือกฟอนต์ที่ชัดเจนและเข้าถึงได้ เช่น Calibri, Arial, Georgia, Times New Roman หรือ Helveticaตัวเลือกเหล่านี้ส่งเสริมความอ่านง่ายสำหรับผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากร

• ใช้ขนาดข้อความที่เหมาะสม: ใช้ขนาด 11 หรือ 12 สำหรับจดหมายปะหน้าส่วนใหญ่การทำเช่นนี้ทำให้ข้อความสามารถอ่านได้ในอุปกรณ์และรูปแบบการพิมพ์

• จัดรูปแบบจดหมายปะหน้าที่มีระยะขอบและระยะห่าง: ใช้ระยะขอบหนึ่งนิ้ว ระยะห่างบรรทัดเดียวหรือ 1.15 และจัดข้อความชิดซ้ายเพื่อสร้างเค้าโครงที่สะอาดตาระยะห่างที่สอดคล้องกันช่วยปรับปรุงการสแกนและทำให้โครงสร้างเรียบง่าย

• กำหนดให้อยู่ในหน้าเดียว: ปรับขนาดฟอนต์ ระยะขอบ หรือระยะห่างภายในช่วงด้านบน เพื่อให้จดหมายพอดีกับหน้าเดียวโดยไม่ทำให้มีข้อความมากเกินไป

• จับคู่ประวัติย่อ: ใช้ฟอนต์ เค้าโครงส่วนหัว และสีเดียวกันกับประวัติย่อ เพื่อให้จดหมายปะหน้าและประวัติย่อมีลักษณะที่สอดคล้องกันเรียกดูเทมเพลตประวัติย่อเพื่อค้นหาเค้าโครงที่ตรงกับจดหมายปะหน้า

• ป้ายชื่อที่มีรูปแบบการตั้งชื่อที่ชัดเจน: บันทึกไฟล์โดยใช้ชื่อที่ตรงไปตรงมา เช่น Sarah-Smith-Marketing-Manager-Cover-Letter.pdf

• พิสูจน์อักษรและส่งออกเป็น PDF: ตรวจสอบการสะกดและไวยากรณ์ จากนั้นบันทึกเป็น PDF เพื่อรักษาการจัดรูปแบบและเค้าโครง

ลองใช้เทมเพลตจดหมายปะหน้าที่มีการจัดรูปแบบอย่างดี

สร้างจดหมายปะหน้าที่เหมาะกับประเภทงานหรือเส้นทางอาชีพใดๆ โดยใช้เทมเพลตจดหมายปะหน้าแบบมืออาชีพแต่ละเทมเพลตจะเป็นไปตามรูปแบบที่เหมาะกับ ATS และเค้าโครงที่กำหนดเองใน Word Online ได้อย่างง่ายดาย

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายปะหน้าด้านการดูแลสุขภาพ

จดหมายปะหน้าการดูแลสุขภาพ ATS

Use this template

เทมเพลตการดูแลสุขภาพนี้ใช้เค้าโครงที่สะอาดตาและเรียบง่าย ซึ่งเน้นประสบการณ์ทางคลินิกและจุดแข็งในการดูแลผู้ป่วยเหมาะอย่างยิ่งสำหรับบทบาทด้านการพยาบาล สหเวชศาสตร์ และงานสนับสนุนทางการแพทย์ ซึ่งความชัดเจนและความเป็นมืออาชีพถือเป็นสิ่งสำคัญ

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายปะหน้าของนักออกแบบกราฟิก

จดหมายปะหน้าแบบมินิมัลลิสท์

Use this template

เทมเพลตนักออกแบบกราฟิกที่ทันสมัยนี้ปรับสมดุลสี สไตล์ และความสามารถในการอ่านมีเค้าโครงที่สะอาดตาที่มีพื้นที่สำหรับองค์ประกอบเกี่ยวกับภาพ ซึ่งทำให้เป็นตัวเลือกที่แข็งแกร่งสำหรับบทบาทการออกแบบ ความคิดสร้างสรรค์ หรือการสร้างแบรนด์ที่ได้รับประโยชน์จากรูปแบบที่ประณีตแต่เรียบง่าย

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายปะหน้าของนักพัฒนาเว็บ

จดหมายปะหน้าของนักพัฒนาเว็บ

Use this template

เทมเพลตนักพัฒนาเว็บที่มีโครงสร้างและจัดรูปแบบอย่างชัดเจนที่เน้นทักษะทางเทคนิค เฟรมเวิร์ก และผลลัพธ์โครงการเค้าโครงที่สะอาดตาช่วยปรับปรุงความง่ายในการอ่านสำหรับบทบาทด้านวิศวกรรม การพัฒนาซอฟต์แวร์ รวมถึงงานด้าน Front-end หรือ Back-end

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายปะหน้า HR

จดหมายปะหน้า HR

Use this template

เทมเพลต HR ที่กระชับและมีประสิทธิภาพนี้นำเสนอประสบการณ์ คุณสมบัติ และทักษะที่เน้นบุคคลอย่างชัดเจนเหมาะสำหรับผู้ประสานงาน ผู้สรรหาบุคลากร และผู้เชี่ยวชาญด้านการดำเนินงาน HR ที่ต้องการเค้าโครงที่ตรงไปตรงมาและเป็นมืออาชีพ

ตัวอย่างรูปแบบจดหมายปะหน้าของนักบัญชี

จดหมายปะหน้าการเงิน ATS

Use this template

เทมเพลตขาวดำและสะอาดตาที่ออกแบบมาสำหรับบทบาททางการเงินการจัดรูปแบบที่ชัดเจนช่วยเน้นย้ำถึงความถูกต้อง ความเป็นระเบียบ และความใส่ใจในรายละเอียด ซึ่งเป็นคุณสมบัติที่เป็นประโยชน์สำหรับตำแหน่งงานด้านการบัญชี การตรวจสอบบัญชี และนักวิเคราะห์ทางการเงิน

การจัดรูปแบบจดหมายปะหน้าที่สอดคล้องกันและเค้าโครงที่ตรงกับประวัติย่อช่วยให้ผู้จัดการฝ่ายสรรหาบุคลากรค้นหารายละเอียดสำคัญในใบสมัครได้เริ่มต้นใช้งานเทมเพลตจดหมายปะหน้า หรือใช้ Copilot เพื่อช่วยจัดรูปแบบและปรับปรุงแบบร่างที่มีอยู่ใน Microsoft Word

สำรวจวิธีการเขียนจดหมายปะหน้าสำหรับคำแนะนำเพิ่มเติม หรือเรียนรู้วิธีการเขียนประวัติย่อที่ตรงกันด้วย AI