Copilot gebruiken in Word om betere e-mailberichten te genereren met AI

Direct transformeren lange rapporten en documenten in korte en professionele e-mails met Copilot in Word. Een goede e-mail moet beknopt en gepersonaliseerd zijn, maar het samenvatten van complexe ideeën uit documenten kost tijd in onze drukke planningen. Daarom kan chatten met Copilot het schrijven van e-mailberichten vereenvoudigen, omdat er belangrijke punten uit meerdere documenten worden opgehaald en de toon voor verschillende geadresseerden wordt aangepast.

Blijf productief op het werk door e-mailoverzichten van hoge kwaliteit te genereren met behulp van AI. Meer informatie over het gebruik van AI om documenten op te stellen, te herschrijven en samen te vatten in leesbare e-mailberichten in Microsoft Word.

Documenten omzetten in e-mailberichten

Of de e-mail projectmarkeringen deelt met managers of een verkoopvoorstel voor een klant samenvat, is afhankelijk van Copilot om informatie te condenseren zonder ontbrekende feiten en context. U kunt als volgt e-mailconcepten maken in Word.

1. Open de knop Word document dat u wilt converteren naar een e-mailbericht.

2. Schakel Copilot in Word via het lint of rechterpictogram en begin met chatten om de vereisten voor het opstellen van e-mail uit te leggen.

3. Voeg context toe met betrekking tot de geadresseerde, ideale toon en e-maillengte, zodat AI het bericht kan aanpassen. Voeg verder referentiedocumenten zoals presentaties, OneDrive-bestanden en recente e-mailberichten toe met behulp van de plusknop in Copilot-chat.

4. Bekijk het antwoord van het concept van de e-mail en vraag indien nodig taal- of toonwijzigingen aan.

5. Kopieer de door AI gegenereerde conceptsjabloon voor e-mail naar Microsoft Outlook of andere e-mailproviders en verzend deze wanneer u klaar bent. U kunt ook de knop delen in Word om een koppeling naar het document te genereren en het e-mailconcept te plakken

   in de berichtsectie als voorgelezen.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Vat dit voorstel samen in kernpunten en stel een korte goedkeuringsmail op voor mijn manager. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Tip: voeg een Outlook-e-mailhandtekening toe aan elke e-mail om een vleugje geloofwaardigheid toe te voegen. Een goede e-mailhandtekening verbetert de professionaliteit van de e-mail en maakt een goede indruk over de organisatie. Snel een aanpassen Sjabloon voor e-mailhandtekening met contactgegevens, merklogo en andere essentiële koppelingen.

Lees verder om te leren welke alledaagse werkdocumenten kunnen worden omgezet in professionele e-mailsjablonen met AI-hulpprompts.

Negen ideeën voor het gebruik van AI om snel e-mailberichten op te stellen

1. Vergaderingsnotities

Vergaderingen kunnen verschillende discussies, gesprekspunten en vervolgacties bevatten, waardoor het een lange handmatige taak is om de hoogtepunten te vinden. Converteren notulen van vergaderingen en noteer documenten in een AI-samenvatting om deelnemers aan de vergadering en belanghebbenden op de hoogte te houden.

Chat met Copilot om een nuttig conceptoverzicht per e-mail te maken waarin belangrijke punten, beslissingen en actie-items worden samengevat voor verschillende geadresseerden, waaronder degenen die niet aanwezig waren, senior belanghebbenden, klanten of degenen die taken opvolgen hebben toegewezen.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Help schrijf een korte follow-up e-mail aan de deelnemers van de vergadering op basis van deze notities, met de nadruk op actiepunten per naam. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

2. Trainingsgidsen en handleidingen

Leer-, HR- of bijscholingsinitiatieven op het werk stimuleren? Gebruik AI in Word om verteerbaar e-mailberichten te maken van lange onboardingdocumenten, SOP-documenten, procestrainingen en meer.

Copilot gebruiken om korte e-mailinhoud te genereren om te introduceren trainingsgidsen met belangrijke afhaalpunten of schrijfcontext die een koppeling naar de documenten bevat. U kunt ook drukke teams in staat stellen sneller kennis te begrijpen door een e-mailreeks van Outlook te maken op basis van belangrijke punten.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Vat de handleiding samen in een e-mail met drie belangrijke punten en gebruik een vriendelijke, deskundige toon waarbij je aanmoedigt om vragen te stellen. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

3. Statusrapporten

Dit document naar e-mailidee is een tijdbesparing voor teamleiders, projectmanagers en andere rollen die updates moeten bieden aan C-suites en leidinggevenden. AI gebruiken om de belangrijkste inzichten uit te halen wekelijkse statusrapporten, om inzicht te krijgen en ze kostbare uren te besparen.

Gebruiken Copilot om inhoud te herschrijven met actie-werkwoorden, waarbij voortgang en prestaties worden gemarkeerd, in een verteerbaar formaat dat de onbelangrijke e-mail van hun Postvak IN weg snijdt.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Lees dit projectrapport en zoek de belangrijkste maandelijkse hoogtepunten en problemen. Stel een e-mail op voor de Chief Bedrijfsactiviteiten Manager. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

4. Nieuwsbrief- en blogconcepten

Schrijvers, communicatieprofessionals en marketeers maken al een lange vorm websiteblogs en nieuwsbrieven maken in Word. Nu kan Copilot die inhoud opnieuw gebruiken in aantrekkelijke e-mail teasers en fragmenten, waardoor handmatige moeite wordt bespaard om de inhoud opnieuw te schrijven op de juiste toon voor e-mailbetrokkenheid.

Pas de toon, lengte en indeling van de concepten aan door Copilot-context te geven over of de lezers interne werknemers, verkooppartners, e-mailabonnees of anderen zijn.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Maak een e-mail teaser van deze conceptblog die abonnees aanspoort om door te klikken naar het volledige artikel. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Tip: gebruik Copilot als onderwerpregelgenerator voor e-mail om impactvolle koppen te maken die de openstelling van e-mail verhogen.

5. Projectoverzichten

Voor nieuwe lanceringen is uitgebreide documentatie vereist, maar niet alle projectleden hebben tijd om uitgebreid betrokken te raken bij het volledige document. Projectoverzichten en zakelijke voorstellen kunnen op meerdere pagina's worden uitgevoerd, met een overzicht van doelstellingen, roadmaps, tijdlijnen, belanghebbenden, vereiste resources en nog veel meer. Dat is waar Copilot kan helpen om de afzenders en lezers productief te houden.

Genereer eenvoudige samenvattingen van projectvereisten en taken met AI, waardoor u tijd en moeite bespaart voor uzelf en teamleden.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Schrijf een beknopte e-mailupdate om dit nieuwe project aan het hele bedrijf voor te stellen, met speciale aandacht voor de roadmap. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

6. Campagneplannen

Communicatie- en inhoudsplanningsdocumenten zijn lang van opzet. Samenvatten van campagnestrategieën met AI in e-mailberichten om snel goedkeuringen te krijgen van belanghebbenden, ontwerpers of partners van het bureau.

Gebruik Copilot om creatieve strategieoverzichten om te zetten in e-mailberichten met aankondigingen of interne uitlijningsmails.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Zet dit marketingcampagneplan om in een goedkeuringsmail voor de Head of Creative om te beoordelen. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

7. Klantonderzoek en feedback

Product- en ondersteuningsteams kunnen grotendeels profiteren van het leren van feedback, maar het handmatig scannen van offertes en klachten is te tijdrovend. Met Copilot kunt u enquêteresultaten, klanttranscripties, brieven en meer feedbackdocumenten transformeren in actiegerichte e-mailberichten.

Toon de reactiesnelheid als bedrijf aan door e-mailberichten op te stellen om met de klanten te delen of inzichten en trends intern te delen.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Vat dit transcript van het klantgesprek samen in een interne e-mail waarin de belangrijkste klachten worden benadrukt. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

8. Uitnodigingen en samenvattingen van gebeurtenissen

HR- en communicatieteams kunnen snel gebeurtenisgerelateerde documenten omzetten in uitnodigingen met behulp van Copilot die kunnen verwijzen naar het document met het gebeurtenisplan en details kunnen ophalen uit gerelateerde e-mailberichten en Opnamen van Teams-vergaderingen. Gebruik AI om gebeurtenisdetails zoals datums, locatie, timing, RSVP-koppelingen en meer te extraheren.

Copilot kan ook samenvattingen van gebeurtenissen maken om delen van het evenement uit de planning te markeren en bedanknotities te schrijven voor de betrokkenen. Houd de e-mailberichten van het evenement aantrekkelijk door een levendige maar professionele tone-of-voice aan te vragen.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Maak een e-mail met een samenvatting na het evenement op basis van dit document door de belangrijkste gebeurtenissen uit het schema samen te vatten. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

9. Cv's

Studenten en werkzoekenden kunnen snel een op maat gemaakte e-mail maken van cv's en vacatures, tijdens het solliciteren naar een stage, vrijwilligersrol, interne kansen of gewoon netwerken. Vraag Copilot om een professioneel bericht te maken met een overzicht van ervaringen die geschikt zijn voor de vacature.

Deze ai-aangedreven tip voor het opstellen van e-mail is perfect wanneer er geen tijd is om een formele vorm te maken en op te maken begeleidende brief.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Maak een beknopte toepassings-e-mail met details uit dit cv-document. Klik om deze Copilot-prompt te kopiëren

Probeer deze ideeën om impactvolle e-mailberichten te maken die antwoorden krijgen van de personen die er toe doen. Begin sneller met het opstellen van e-mailberichten met Microsoft Word.

Ontdek meer tijdbesparende ideeën door te leren vergaderminuten maken met AI en een agenda voor vergaderingen schrijven.