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Collaborazione tra documenti in Microsoft Word connette tutti i collaboratori allo stesso file, alle ultime modifiche e alla versione più recente del lavoro. Archiviando semplicemente un file in OneDrive o SharePoint, è possibile usare la creazione condivisa, i commenti, le revisioni, la cronologia delle versioni e la condivisione sicura in un'unica posizione. Passare dalla prima bozza al final sign-off con visibilità completa e meno ritardi in pochissimo tempo.
Esplora gli strumenti di creazione condivisa e feedback in tempo reale con collaborare in Word.
Collaborare in tempo reale senza perdere il controllo
La creazione condivisa consente a più persone di modificare lo stesso documento Word contemporaneamente, con le modifiche visualizzate in tempo reale come tipo di collaboratore. Teams può elaborare insieme, discutere idee in uno spazio condiviso e perfezionare un documento senza attendere il completamento o l'invio di un file aggiornato. Le modifiche vengono eseguite in un documento archiviato in OneDrive o SharePoint, quindi non ci sono versioni separate da unire e non c'è confusione sulla copia corrente.
La creazione condivisa funziona in più Word per il Web e l'app desktop Word, che mostra dove ogni collaboratore lavora in tempo reale. La creazione condivisa si adatta ai team che eseguono sessioni di collaborazione in tempo reale durante le riunioni o gli sprint, i gruppi iterativi rapidamente su report e proposte e chiunque lavori a stretto contatto su un risultato finale condiviso in cui la consegna rapida è importante.
Nota: per consentire a tutti i membri del team di modificare senza problemi, assicurati di attivare le autorizzazioni di modifica prima della condivisione. Consenti a singoli indirizzi e-mail, team all'interno di un'organizzazione o a chiunque di accedere alle modifiche.
Mantenere il feedback sicuro e contestuale
I commenti in Word allegare direttamente al testo a cui fanno riferimento, in modo che i revisori possano contrassegnare problemi, porre domande e suggerire modifiche senza modificare direttamente la bozza. Mantenere revisori ed editor nella stessa pagina e organizzati rispondendo ai commenti direttamente all'interno del thread. I collaboratori possono risolvere i thread una volta attivato il feedback.
Per i team distribuiti in fusi orari diversi o per la gestione delle approvazioni di più stakeholder, questo approccio asincrono riduce e-mail di follow-up e rende chiaro chi ha detto cosa e dove.
Assegnare facilmente attività a membri specifici del team usando @mentions, esclusivamente per gli account aziendali o dell'istituto di istruzione di Microsoft 365. Le attività rimangono visibili all'interno del documento, quindi nulla viene nascosto in una posta in arrivo.
Tenere traccia di ogni modifica o modifica con tranquillità
Quando un documento supera più collaboratori, è importante sapere cosa è cambiato e chi l'ha modificato. Revisioni mantiene questo record automaticamente, registrando ogni aggiornamento di modifica, eliminazione e formattazione in modo che i proprietari dei documenti possano esaminare i contributi. Nulla passa senza firma e nessuna modifica passa inosservata.
Per i documenti in cui l'accuratezza è fondamentale, ad esempio file legali o report aziendali, la funzionalità Revisioni consente ai team di collaborare senza perdere il contenuto originale. Ogni modifica proposta rimane registrata finché non viene accettata o rifiutata, con il supporto disponibile in Word su Windows, Web, Mac, iOS e Android.
Nota: per gli utenti commerciali di Microsoft 365 che lavorano in Word per il Web, la funzionalità di aggiornamento evidenzia le modifiche e i commenti apportati dall'ultima visita, consentendo di vedere facilmente cosa è cambiato senza scorrere l'intero documento.
Proteggere i documenti con i livelli di accesso corretti
Per condividere un documento non è necessario passare il controllo completo. Durante la condivisione da OneDrive o SharePoint, i proprietari dei documenti possono impostare l'accesso come modifica, revisione o sola visualizzazione prima che chiunque apra il file. I collaboratori con autorizzazione di modifica possono passare tra le modalità di modifica, revisione e visualizzazione man mano che il documento passa dalla stesura all'approvazione finale. La condivisione invia un collegamento sicuro anziché una copia, in modo che tutti lavorino nello stesso file. Teams può anche esportare documenti in formato PDF per bloccare la pagina per la distribuzione.
Per le recensioni esterne, consentire ai clienti e ai partner di visualizzare o rivedere l'accesso in modo che possano lasciare commenti e suggerimenti senza modificare il documento. Per i documenti riservati come report degli incidenti o record di conformità, controllando chi può modificare protegge sia l'accuratezza che l'integrità. I collaboratori esterni possono partecipare tramite la verifica tramite posta elettronica o un passcode monouso, anche senza un account Microsoft, anche se le impostazioni di condivisione dell'organizzazione determinano chi può accedere in questo modo.
Recuperare il lavoro e ridurre i rischi con la cronologia delle versioni
La cronologia delle versioni riduce la necessità di salvare copie di backup consentendo ai team di ripristinare le versioni precedenti in un determinato momento. Apri una versione precedente per rivederla, verifica che sia quella giusta e ripristinala quando è pronta. Ciò funziona per qualsiasi tipo di documento, che si tratti di una relazione tecnica, di un una serie di blog o un documento che ha attraversato diverse fasi di input da parte degli stakeholder.
Per accedere alla cronologia delle versioni, il documento deve essere salvato in OneDrive o SharePoint. La cronologia versioni funziona in Word per Windows, Mac e il Web per gli account Microsoft aziendali e personali.
I documenti sono stati creati insieme. Strumenti di collaborazione in Microsoft Word offrire ai team tutto il necessario per elaborare, rivedere e finalizzare i documenti in un unico file condiviso. Per altre informazioni sui documenti a cui i team collaborano più spesso, esplorare come scrivere un business report e creare un Modello SOP in Word.
Domande frequenti
Cosa è necessario per creare un documento in modalità condivisa in Word?
Per abilitare la creazione condivisa in Word, salvare i documenti in OneDrive o SharePoint, assicurandosi che tutti i collaboratori abbiano le autorizzazioni di modifica e usare un formato di file come .docx. La creazione condivisa è disponibile sia in Word per il Web che nell'app desktop Word. Per un'esperienza ottimale in tempo reale sul desktop, attiva il salvataggio automatico prima di iniziare.
In che modo i team condividono un documento per la collaborazione e la creazione condivisa?
Condividi direttamente da Word, OneDrive o SharePoint per generare un collegamento condivisibile. L'uso di un collegamento diretto al documento consente a tutti gli editor di accedere allo stesso file per evitare confusione nella versione. Impostare i livelli di autorizzazione per la modifica, la revisione o la sola visualizzazione in base alle operazioni che ogni persona deve eseguire e modificarla in qualsiasi momento man mano che il documento si sposta tra i vari passaggi.
Qual è il modo migliore per collaborare a un documento di Word?
Il modo migliore per collaborare in Word consiste nel salvare i documenti in OneDrive o SharePoint e lavorare da un singolo file condiviso usando la creazione condivisa in tempo reale. Teams può elaborare insieme, lasciare un feedback attraverso i commenti, tenere traccia delle modifiche con le revisioni e ripristinare le versioni precedenti se la copia viene aggiornata per errore. Le autorizzazioni di condivisione consentono anche di controllare chi può visualizzare o modificare il documento in diverse fasi della revisione.
Quale strumento viene usato per la collaborazione tra documenti?
Word è uno degli strumenti più usati per la collaborazione sui documenti. Salvare un documento in OneDrive o SharePoint e diventa un'area di lavoro condivisa attiva in cui più collaboratori possono collaborare in modalità condivisa in tempo reale, lasciare commenti, tenere traccia di ogni modifica e gestire le versioni precedenti, il tutto senza uscire dal documento o inviare un singolo allegato.
Quali sono le cinque Ps della collaborazione?
Le cinque Ps di collaborazione, scopo, People, processo, piattaforma e prestazioni, forniscono il framework per comprendere ciò che il lavoro in team efficace richiede. Scopo fornisce ai collaboratori un obiettivo condiviso, mentre People porta i partecipanti giusti con ruoli chiari. Il processo delinea il modo in cui il lavoro passa dalla stesura alla revisione o all'approvazione e la piattaforma determina dove avviene la collaborazione.
In Microsoft Word, collaborare attraverso la creazione condivisa, i commenti, tenere traccia delle modifiche e la cronologia delle versioni, consentendo ai team di produrre documenti che riflettono l'input di più collaboratori.
Copilot in Word può aiutare con la collaborazione ai documenti?
Copilot in Word aiuta a creare un punto di partenza da una struttura, riscrivere una sezione per chiarezza, cambiare il tono o un passaggio lungo, in modo che i revisori possano essere subito aggiornati. Copilot collabora con gli strumenti di collaborazione in Word invece di sostituirli.
