如何使用 AI 创建标准作过程模板

使用简单且可缩放的标准作过程 (SOP) ，使任何业务顺利运行。 这些内部培训文档可确保员工在同一页上，并遵循相同的步骤集，以一致地获得高质量结果。 为不同团队的例行任务或专用任务编写 SOP 说明至关重要，尤其是对于运营和人力资源等职能部门。

由于组织内拆分了如此多的微任务和宏任务，因此为每个工作流提供详细而清晰的 SOP 可能非常耗时。 这就是 Word 中的 Copilot 可帮助起草可保存和重复使用的 SOP 模板。 依靠 AI，使用最相关的结构、术语、成功衡量标准，甚至从现有文档和电子邮件中提取详细信息。

了解如何使用 为工作场所创建高质量的 SOP 指南和手册 联机Microsoft Word。

标准作过程的类型

分步 SOP

非常适合需要以线性方式完成任务，并且必须遵循严格的指令序列。 此 SOP 格式易于遵循，通常显示为编号列表，以减少出错空间。 它适用于启动设备、将新员工加入工作场所系统等说明。

SOP 编写示例：

1. 登录到系统

2. 验证凭据

3. 启动应用程序

分层 SOP

最适用于需要将过程组织到层中，其中每个步骤有多个子步骤。 选择过程的分层语句，使员工能够精确执行任务，而不会忽略关键部分。 使用手册中的嵌套列表和说明图，以确保成功执行每个步骤。

SOP 编写示例：

步骤 1. 准备设备

1.1 收集工具

1.2 检查安全齿轮

步骤 2. 打开设备

清单 SOP

清单 SOP 格式简单实用，是一个很好的工具，可在有许多移动部件或任务需要并行完成时保持有序。 此 SOP 类型非常适合熟悉任务的经验丰富的员工，并且可以在作时勾选内容，并确信没有错过任何内容。 使用清单与可能的交叉验证保持一致性。 一个很好的用例是加入清单。

SOP 编写示例：

• 设置电子邮件帐户

• 提供对团队 SharePoint 的访问权限

• 分配员工工作站

• 计划方向会话

流程图 SOP

在业务流程映射期间，流程图 SOP 有助于为具有多个决策点的工作流创建可缩放的标准。 此布局直观地映射了步骤，显示基于不同方案应执行的作，从而支持任何员工的决策。 它通常由关系图和带有明确标记步骤的箭头表示。 将其用于故障排除过程或客户支持工作流，其中下一个作取决于首先发生的情况。

SOP 编写示例：

启动→系统是否联机？ → 是→继续→无→故障排除

SOP 的关键元素

Standard作过程文档可能冗长而详细，因此经理、运营专家和主题专家可以使用 Word中的 Copilot，以加快 SOP 编写速度。 无论文档主题如何，从装配线指南到博客编辑步骤和食品安全过程，AI 都可以创建上下文部分。 了解良好 SOP 的关键组件。

1. 标题

使用可清楚地连接到 SOP 中的指令集的描述性标题。 如果存在，请根据业务的特定部门使用命名约定。 例如，“客户支持票证处理 SOP”。

2. 文档控件表

维护包含关键详细信息的表，使员工和用户随时了解版本。 请确保包含以下项。

• 名称

• 修订号

• 所有者

• 实施日期

• 上次审阅日期

• 审批者

Copilot 提示示例：“根据Word文档的最新编辑更新此文档的最后审阅日期。”

3. 目标

使 SOP 的所有读者都了解开发文档的原因。 表达正确使用 SOP 的关键结果，例如“确保在 24 小时内解决所有客户票证”。找不到正确的短语？ 在Word利用 Copilot 根据过程的上下文起草一些结果陈述。

Copilot 提示示例：“从此会议脚本总结此 SOP 的目标。 以适合我的公司的清晰、面向作的语言重写它。”

4. 过程

此组件是文档的焦点。 根据所选的 SOP 类型开始编写说明。 使用组织中广泛使用的正确技术术语和短语，明确说明分步说明。

对于多层步骤（如分层 SOP），简单明了的说明是关键。 使用 AI 简化句子结构、汇总冗长步骤或建议更多可作短语，使读者能够正确使用 SOP。

Copilot 提示示例：” 将段落重写为在使用合适的人力资源和招聘术语时易于遵循的步骤。”

5. 职责

文档应指定谁负责设置流程，以及谁负责每个步骤的审批（如果需要）。 列出参与者的姓名、职务、最佳联系人详细信息及其与 SOP 文档相关的职责。

6. 关键行为

概述读者应如何使用指南，包括强制性法规、合规性和质量期望。 本部分应重点介绍读者如何保持责任并正确使用 SOP 来降低风险并保持一致性。

Copilot 提示示例：“写一段关于医疗管理人员在注意患者隐私的同时应如何使用此 SOP。

7. 创新

如果员工有机会在任务中实施创新方法，请共享。 这是指简化任何任务或建议创意工作流以更快地完成该过程。 对于某些人来说，这可能是一个头伤，这就是为什么最好依靠与 Copilot 聊天，这可以识别替代方案或更好的工作流。

Copilot 提示示例：“建议在假日季节前加快费用报销流程的三种方法。

8. 工具和支持

提供实现 SOP 目标所需的参考和资源的明确列表，例如相关培训文档、内部指导会议、业务流程视频录制等。

Copilot 提示示例：“为此 SOP 文档创建内部资源链接列表。

如何使用 AI 生成 SOP 模板

1. 打开新 Word文档开始创建 SOP 模板。

2. 在功能区中的 Word中启用 Copilot，与 AI 聊天以解释 SOP 要求。

3. 在 Copilot 聊天框中共享 SOP 的上下文、目的和主要目标。 指定首选 SOP 类型，例如清单、分步、分层或流程图。 请求 Copilot 尽可能插入图表、表或 SmartArt。

4. 在 Word 中查看 AI 生成的 SOP 模板。

5. 提示 Copilot 优化任何部分，例如“向关键行为添加更多详细信息”。 使用此参考附件文档作为指南。”

6. 将 SOP 模板保存为 Word 中的可重用模板，或保存并共享为 PDF 或可共享链接。

IT SOP Copilot 提示示例：“ (SOP) 模板创建一个名为”数据备份和恢复“的Standard作过程，供受众初学者 IT 协调员和一般员工使用。 SOP 类型：决策点流程图。

营销 SOP Copilot 提示示例：“创建一个Standard作过程 (SOP) 模板，标题为受众营销协调员和社区经理，同时保持初学者水平。 SOP 类型：用于审批的清单和分层子步骤。”

Standard作过程最佳做法

• 使用专业标题样式：应用一致的标题样式，并使用Word中的内置样式窗格来维护结构。

• 应用组织品牌：在标题中插入公司徽标，并使用 Word 中的主题设置应用品牌颜色。 使用组织风格指南中的官方字体集获得精美的外观。

• 添加引用链接：将内联可单击 URL 添加到相关策略或模板，或在末尾创建引用部分以便快速访问。

• 创建受限的 SOP 文档：使用“只读”模式为查看者保护 SOP，并将编辑权限仅分配给授权角色。 如果需要，请应用密码保护。

• 经常查看和更新：向文档控制表添加“上次审阅”日期，并使用Word中的跟踪更改来记录更新并维护版本历史记录以确保符合性。

现在已明确了如何创建 SOP 模板，请开始在 中生成文档 Microsoft Word。 继续学习如何加快日常工作任务，例如 使用 AI 和 生成电子邮件编写会议议程。