Создание шаблона учебного руководства с помощью ИИ

В каждой организации есть процессы, которые необходимо обучать, повторять и стандартизировать, и это делает возможным мощное учебное руководство. Учебное руководство — это структурированное руководство, предназначенное для обучения людей, как последовательно и правильно выполнять роль, задачу или процесс. Он поддерживает все, от адаптации и повышения квалификации до соответствия требованиям и профессионального развития. Это позволяет экономить время, уменьшать количество ошибок и быстрее вносить вклад в работу новых участников команды.

Ознакомьтесь с популярными учебными руководствами, ключевыми компонентами строгого контура и пошаговым руководством по созданию многократно используемых шаблонов с помощью Копилот в Word. Экономия времени путем создания структурированного контура, заполнения разделов соответствующим содержимым и адаптации шаблона для различных ролей или команд в Microsoft Word.

Восемь типов учебных руководств с примерами

Учебные руководства поставляются во многих формах в зависимости от аудитории, цели и требуемого уровня детализации. Ниже приведены восемь широко используемых учебных руководств, используемых для внутреннего обучения и документации для клиентов.

1. Руководства по адаптации сотрудников

Документы по обучению сотрудников для адаптации знакомят с новыми сотрудниками компании, их ролью, инструментами, ожиданиями и основными политиками. Новое приветственное руководство для сотрудников может охватывать историю компании, миссию и ключевые контакты. В контрольном списке подключения за первую неделю описываются такие задачи, как настройка учетных записей, посещение ориентации и встреча с командой. Руководство по ценностям и культуре компании помогает людям понять ожидания и нормы на рабочем месте.

2. Учебные руководства для конкретных ролей

Руководства для конкретных ролей сосредоточены на навыках и рабочих процессах, необходимых для выполнения определенной задачи. Они особенно полезны для технических или технологических ролей. Учебное руководство по обслуживанию клиентов может охватывать обработку звонков, пути эскалации и тон голоса. Учебное руководство по продажам может включать в себя знания о продуктах, рабочие процессы CRM и обработку возражений. В руководстве по редактору содержимого будут описаны редакционные рекомендации, шаги утверждения и расписания публикации.

3. Standard руководства по эксплуатации (SOP)

SOP предоставляют пошаговые инструкции для задач, которые должны выполняться согласованно и правильно. Они имеют решающее значение для контроля качества, готовности к аудиту и уменьшения количества ошибок в разных командах. Дополнительные сведения о том, как создание шаблонов SOP с помощью ИИ в Word. Типичные примеры включают в себя soP для обработки счетов, в которых подробно описан каждый шаг от получения до утверждения оплаты, процедура отчетности об инцидентах, которая стандартизирует документирование и эскалацию проблем на рабочем месте, а также рабочий процесс утверждения и проверки контента, который определяет, кто проверяет, редактирует и публикует содержимое до его запуска.

4. Технические и системные учебные руководства

В руководствах по техническим или системным учебным руководствам объясняется, как настраиваются и управляются внутренние системы, инструменты или оборудование. Они сосредоточены на доступе, конфигурации, разрешениях и обслуживании, а не на повседневном выполнении задач. Обучающее руководство по системам может охватывать требования к входу, уровни разрешений и стандарты данных для внутренних платформ. Руководство по настройке управления отношениями с клиентами (CRM) или системы управления содержимым (CMS) может объяснить шаги по настройке и обязательные поля. Руководство по настройке оборудования будет документировать шаги установки, проверки безопасности и рутинные задачи по обслуживанию.

5. Руководства по политике и соответствию требованиям

Руководства по политикам и соответствию помогают командам понять юридические, нормативные и организационные требования. Они имеют важное значение в таких отраслях, как здравоохранение, финансы и строительство, где строго контролируется соблюдение нормативных требований. В руководстве по охране здоровья и безопасности на рабочем месте описаны процедуры реагирования на чрезвычайные ситуации, отчеты об опасности и безопасные методы работы. Руководство по конфиденциальности данных охватывает обработку протоколов, реагирование на нарушения безопасности и обязанности в соответствии с нормативными положениями, такими как Общий регламент по защите данных (GDPR). Кодекс поведения и руководство по кадровой политике определяют ожидания в отношении поведения на рабочем месте, антидискриминационных и процедур жалоб.

6. Руководства для клиентов или пользователей

Руководства клиентов помогают внешним пользователям понять, как использовать продукт, службу или систему. Четкая, хорошо структурированная документация для клиентов сокращает количество запросов на поддержку и улучшает общий пользовательский интерфейс. В руководстве по настройке и установке продукта клиентам описано, как распаковка, сборка и первая настройка. Руководство пользователя мобильного приложения описывает создание учетной записи, навигацию и ключевые функции. Краткое руководство по началу работы с новыми подписчиками содержит краткий обзор того, как начать использовать продукт или службу немедленно.

7. Учебные руководства по программному обеспечению

Учебные руководства по программному обеспечению посвящены использованию определенного цифрового средства или приложения для выполнения задач. В этих руководствах уделяется приоритетное внимание рекомендациям по функциям, рабочим процессам и инструкциям по экрану. Руководство по программному обеспечению для управления проектами может объяснить создание задач, временные шкалы и функции совместной работы. В учебном руководстве по планированию ресурсов предприятия (ERP) можно ознакомиться с модулями управления финансами или операциями. Руководство по платформе коммуникации будет охватывать обмен сообщениями, собрания, общий доступ к файлам и уведомления.

8. Учебные руководства по безопасности

Руководства по обучению технике безопасности имеют важное значение в рабочих местах с физическим риском. Они охватывают процедуры предотвращения несчастных случаев, реагирования на чрезвычайные ситуации и поддержания безопасной рабочей среды. Руководство по безопасности на строительной площадке может включать требования КПП, защиту от падения и оценку опасности. Руководство по безопасности лаборатории может касаться обработки химических веществ, реагирования на разлив и обеззагрузки оборудования. Руководство по безопасности пищевых продуктов может охватывать контроль температуры, предотвращение перекрестного загрязнения и графики очистки.

Основные компоненты структуры учебного руководства

Надежный шаблон учебного руководства следует логической структуре, которая направляет учащихся от введения до справочного материала. Каждый компонент ниже можно создать и настроить с помощью Copilot в Word, что позволяет быстрее создавать комплексные контуры с нуля.

Введение

Во введении задается контекст для всего руководства. Он должен объяснить цель обучения, определить, для кого предназначено руководство, и описать, как эффективно использовать документ. Четкое введение поможет учащимся понять, чего ожидать и почему содержимое имеет значение для их роли.

Пример запрос Copilot

Write an introduction for a training manual designed for new customer support representatives, explaining the purpose of the training and how to navigate the document.Click to copy this Copilot prompt

Цели обучения

Цели обучения определяют, какие знания или навыки читатель должен получить к концу обучения. Четкие цели помогают как автору сосредоточиться, так и учащемуся измерять прогресс. Сформуйте каждую цель вокруг конкретных наблюдаемых результатов, а не расплывчатых целей.

Пример запрос Copilot

Generate five learning objectives for a training manual on CRM data entry for sales associates.Click to copy this Copilot prompt

Общие сведения о роли или процессе

В этом разделе представлен более широкий контекст, необходимый учащимся, прежде чем переходить к подробным инструкциям. В нем рассматриваются ключевые понятия, терминология и то, как роль или процесс вписываются в организацию. Этот контекст упрощает выполнение пошаговых разделов.

Пример запрос Copilot

Summarize the role of a marketing coordinator. Include key responsibilities and how it connects to the marketing team.Click to copy this Copilot prompt

Пошаговые инструкции

Это ядро учебного руководства. Размещение подробных процессов или рабочих процессов с помощью нумеруемых шагов, контрольных списков или многоуровневых инструкций с вложенными шагами. Для задач, требующих строгой согласованности, рассмотрите возможность структурирования этого раздела как стандартная операционная процедура. Включите средства, системы или ресурсы, необходимые на каждом этапе, чтобы помочь читателям следовать независимо друг от друга.

Пример запрос Copilot

Create step-by-step instructions for processing a customer refund in our CRM system [name of CRM], including which fields to complete and who to notify.Click to copy this Copilot prompt

Политики, стандарты или правила

В этом разделе описываются требования к соответствию, разрешенные и запрещенные действия, а также стандарты организации, которые применяются к учебной теме. Это гарантирует, что учащиеся понимают границы и ожидания, определяющие способ выполнения задач.

Пример запрос Copilot

Write a section on data handling policies for an IT support training manual. Include privacy expectations and escalation procedures.Click to copy this Copilot prompt

Примеры и сценарии

Практические примеры упрощают понимание абстрактных инструкций. Включите как хорошие, так и плохие сценарии практики, чтобы учащиеся могли увидеть разницу. Использовать Автор ИИ в Word создавать черновики сценариев, а затем уточнять их с помощью реальных сведений от команды.

Пример запрос Copilot

Write two realistic scenarios for a customer service training manual: one demonstrating best practice call handling and one showing common mistakes to avoid.Click to copy this Copilot prompt

Советы и рекомендации

Специальный раздел советов содержит практические сочетания клавиш, методы повышения эффективности и распространенные ошибки, которые следует избежать. Вот где опыт Участники команды могут делиться знаниями, которые помогают новым сотрудникам быстрее прогресса.

Пример запрос Copilot

List five best practices for writing clear internal documentation, including tips on language, formatting, and version control.Click to copy this Copilot prompt

Упражнения или проверки знаний

Упражнения и вопросы по рассмотрению помогают учащимся проверить свое понимание, прежде чем двигаться дальше. Они могут варьироваться от вопросов с несколькими вариантами до практических задач, имитирующих реальные рабочие процессы.

Пример запрос Copilot

Create three multiple-choice review questions for a training manual section on workplace safety procedures.Click to copy this Copilot prompt

Устранение неполадок и часто задаваемые вопросы

В разделе об устранении неполадок рассматриваются наиболее распространенные проблемы, с которыми могут столкнуться учащиеся, а также понятные шаги по их устранению и рекомендации по эскалации. Включение раздела часто задаваемых вопросов предполагает вопросы и снижает потребность в последующей поддержке.

Пример запрос Copilot

Generate a troubleshooting FAQ section for a training manual on using the internal expense reporting system, covering the five most common errors and their solutions.Click to copy this Copilot prompt

Справочные материалы

Закройте руководство вспомогательными материалами, которые делают его долгосрочным ресурсом, к которому люди возвращаются, а не однократным чтением. Раздел строгой ссылки обычно включает в себя:

• Глоссарий ключевых терминов: определите любой технический язык, аббревиатуры или словарь ролей, используемые в руководстве.

• Ссылки на связанные ресурсы: подключение к внутренним политикам, связанным учебным документам, пошаговые видеоматериалы или внешние справочные материалы.

• Дополнительные документы: вложите шаблоны, контрольные списки или формы, которые потребуются читателям при применении того, что они узнали.

Пример запрос Copilot

Create a glossary of ten key terms for an employee onboarding training manual in the technology industry.Click to copy this Copilot prompt

Создание шаблона учебного руководства с помощью Copilot в Word

Ниже показано, как создать многократно используемый шаблон учебного руководства с помощью Копилот в Word.

1. Открытие нового пустого документа в Word для Интернета.

2. Щелкните Copilot на панели инструментов в Word для веб-сайта, чтобы начать новый запрос.

3. Попросите Copilot создать схему учебного руководства. Обязательно укажите, для кого предназначено учебное руководство, что будет охватывать документ и как оно будет использоваться.

4. Ознакомьтесь с руководством по обучению, созданному СИ. При необходимости предложите Copilot изменить, развернуть или реорганизовать разделы. Вы можете попросить Copilot уточнить формулировку или переписать определенные разделы.

5. Добавьте окончательные сведения, а затем сохраните в качестве повторного Word шаблона. Чтобы сохранить в качестве повторного шаблона в Интернете, сохраните документ Word (.docx) в выделенную папку в OneDrive или SharePoint. Обрабатывать документ как файл master. Кроме того, в классическом приложении Word выберите Файл, а затем — Сохранить как Word шаблон (.dotx).

Пример запрос Copilot

Create a training manual titled 'Employee Onboarding Guide' with company overview, first-week checklist, and key contacts.Click to copy this Copilot prompt

Рекомендации по руководству по обучению

Хорошо написанное учебное руководство эффективно только в том случае, если его легко читать, обслуживать и повторно использовать. Применяйте эти рекомендации при создании или уточнении учебных материалов.

• Следите за тем, чтобы содержимое было понятным, простым и ориентированным на задачи: используйте простой язык, избегайте жаргона и разбивайте инструкции на небольшие, управляемые действия. Короткие предложения и активный голос упрощают отслеживание содержимого.

• Используйте согласованную структуру и макет: сохраняйте одно и то же форматирование, иерархию заголовков и визуальный стиль в течение всего руководства. Выберите доступные для чтения размеры шрифтов (11–12 пт для основного текста, больше для заголовков) и применяйте согласованные интервалы. Используйте средства форматирования в Word для поддержания единообразия заголовков, шрифтов и полей.

• Включите визуальные элементы для поддержки понимания: добавьте снимки экрана, схемы, контрольные списки или SmartArt, чтобы проиллюстрировать процессы. Визуальные элементы разбивают плотный текст и упрощают выполнение пошаговых инструкций.

• Сделайте это практическими с помощью реальных примеров и сценариев: предоставьте примеры задач, реалистичные варианты использования и сравнение правильных и неправильных подходов. Практические примеры помогают связать концепции с реальными ситуациями на рабочем месте.

• Следите за обновлениями и простыми изменениями: храните руководства в централизованном и редактируемом расположении с помощью OneDrive и регулярно просматривайте их. Использовать средства совместной работы в Word совместно с экспертами по предмету и отслеживать изменения с течением времени.

• Применение фирменной символики организации для профессиональной отделки: вставьте логотип компании в заголовок, примените цвета фирменной символики с помощью параметров темы и используйте официальный шрифт из руководства по стилю. Установите согласованные поля страницы и используйте пробелы для повышения удобочитаемости. Сохранение фирменного макета в виде многократно используемый шаблон Word для обеспечения согласованности во всей документации по обучению.

Создание учебных руководств и учебных материалов для сотрудников в Microsoft Word в Интернете. Ознакомьтесь с дополнительными руководствами по Шаблоны SOP с использованием ИИ и написание памятки.