Het omzetten van een idee in een plan hangt af van de juiste zakelijke documenten. Sommige initiatieven beginnen met een businessplan of businesscase, andere beginnen met een projectbriefing die al is goedgekeurd. Naarmate het werk vordert, helpen verschillende documenten bij de planning en levering.
Opstellen van elk document in Microsoft Word zorgt ervoor dat goedgekeurde informatie gemakkelijk opnieuw kan worden gebruikt en gecontroleerd. Microsoft Copilot, de AI-assistent die is ingebouwd in Word, kan helpen een plan om te zetten in een voorsteloverzicht of notities in een statusupdate.
Ontdek wat elk document behandelt en waar Copilot in Word ondersteunt het zakelijke planningsproces, dus het antwoord op welk document er daarna komt, is altijd duidelijk.
Doelen definiëren met een bedrijfsplan
Een bedrijfsplan bevat de doelen, de markt die het bedient en de financiële informatie. Voeg de aanpak van het bedrijf toe, hoe het van dag tot dag wordt uitgevoerd en de volgende stappen, zodat een revisor het idee kan volgen van kans tot actieplan.
Wanneer schrijf je een bedrijfsplan?
Oprichters schrijven een businessplan bij het starten van een nieuw bedrijf of het zoeken naar financiering. Het toont een investeerder of een bank de kansen, het bedrijfsmodel en de financiële projecties achter een groeidoel. Elk later document is gebaseerd op dat fundament in plaats van het opnieuw te creëren, zodat cijfers die aan het begin aan een belegger worden getoond, kunnen worden vergeleken met toekomstige resultaten.
Een bedrijfsplan starten met een sjabloon of Copilot
Begin met een Sjabloon voor bedrijfsplan wanneer revisoren een vertrouwde structuur verwachten, zoals bij het schrijven van subsidieaanvragen, leningaanvragen en eerste financieringsrondes. Copilot kan u ook helpen Maak een overzicht van het plan sectie voor sectie wanneer u helemaal opnieuw schrijft.
Een voltooid plan geeft het zakelijke voorstel de doelstellingen en het bewijs. Lees voor richtlijnen per sectie hoe schrijf je een businessplan.
Goedkeuring aanvragen met een zakelijk voorstel
A In een bedrijfsvoorstel wordt het materiaal in een bedrijfsplan gebruikt om één specifieke beslissing aan te vragen. Hierin worden het probleem of de verkoopkans, de voorgestelde oplossing en de deliverables vermeld. Reikwijdte, timing en middelen volgen en het voorstel eindigt op het moment dat het gevraagde besluit wordt genomen.
Zet een bedrijfsplan om in een voorstel
Een bedrijfsplan beschrijft wat een bedrijf of project wil doen voor alle doelen, markten en activiteiten. In een bedrijfsvoorstel wordt daarentegen om iets specifieks gevraagd, meestal financiering, budget of goedkeuring voor een gedefinieerd werkstuk. Binnen een organisatie kan een bedrijfsvoorstel ook bekend staan als een business case, waarin de overwogen opties worden afgewogen tegen de aanbevolen optie voordat de financiering wordt goedgekeurd.
Stel een voorsteloverzicht op met Copilot
Zet een bedrijfsplan om in een voorstelopzet met Copilot, waarmee u de bestaande secties kunt herschrijven en organiseren, klaar voor revisie.
Een voltooid voorstel is een gericht pleidooi voor één beslissing, gebaseerd op het bestaande businessplan.
Het projectbereik instellen met een projectbeschrijving
Zodra goedkeuring is verleend, worden in een projectbriefing de goedgekeurde reikwijdte, doelstellingen en beperkingen vastgelegd in een kort document, dat later kan worden gecontroleerd. Het benoemt ook wie verantwoordelijk is en hoe beslissingen worden genomen.
Goedkeuring verandert vaak het werk zelf, omdat revisoren fasen knippen, budgetten wijzigen en tijdlijnen verplaatsen. In het document wordt de overeengekomen versie vastgelegd, zodat het projectplan voortbouwt op wat er is goedgekeurd en niet wat oorspronkelijk is voorgesteld.
Wanneer gebruikt u een projectbrief?
Projectinstructies zijn geschikt voor organisaties met bedrijfsrichtlijnen, verschillende belanghebbenden of externe financieringsvoorwaarden. Kleinere bedrijven gaan vaak direct van de goedkeuring naar het projectplan en leggen dezelfde details vast in het eerste gedeelte.
Goedgekeurd bereik bevestigen met controlelijsten
Gebruik een controlelijst voor het starten van een project om het goedgekeurde budget, de benoemde eigenaren en de overeengekomen mijlpalen te bevestigen voordat het werk begint. Maak in het begin duidelijk wie wat doet, hoe vaak het team vergadert en wie geblokkeerd werk afhandelt. Houd beide kort en bekijk vervolgens de koppen en structuur in de documenteditor voordat u de briefing verspreidt. Als het projectplan klaar is, bevat het projectplan een duidelijke vastlegging van de goedgekeurde scope om op voort te bouwen.
Werk en acties organiseren met een projectplan
Als de doelstelling is overeengekomen, zet een projectplan goedgekeurde doelen om in producten, taken en eigenaren met tegenliggende datums. Mijlpalen en afhankelijkheden bepalen de volgorde van het werk, terwijl risico's en controlepunten het in de gaten houden. Elke taak is gekoppeld aan de doelen die in het bedrijfsplan zijn gesteld, zodat iedereen de voortgang kan vergelijken met wat er is goedgekeurd.
Het voorstel bevat het toepassingsgebied en de resultaten, en het overzicht schetst de beperkingen en wie waarvoor verantwoordelijk is. In het projectplan worden de datums, de volgorde van werkzaamheden en de eigenaren toegevoegd. Beginnen vanaf een projectplansjabloon wanneer taken, eigenaars en mijlpalen in één weergave moeten worden weergegeven.
Schrijf een projectplan bij de start van een bedrijf, product of service om goedgekeurde doelen om te zetten in mijlpalen, verantwoordelijkheden en tijdlijnen die alle betrokkenen kunnen zien.
Taken en risico's volgen met controlelijsten
Een projectcontrolelijst in een projectplan is ook een uitstekende manier om lopende projectactiepunten bij te houden. Dit kunnen zijn:
Taak checklist: wat moet er geproduceerd worden en wie produceert het.
Risicochecklist: mogelijke vertragingen, wie controleert dit en wat gebeurt er bij elk controlepunt.
Een projectplan organiseren met Copilot
Vraag Copilot om het goedgekeurde plan en briefing om te zetten in een projectplan. Met behulp van de verstrekte informatie, Copilot kan helpen ontbrekende informatie en datums in de tijdlijn naar boven te halen. Deel het concept van het projectplan met de personen die erin worden genoemd en nodig opmerkingen in realtime uit met behulp van Werk samen in Word, zodat elke eigenaar zijn verantwoordelijkheden kan bevestigen voordat het plan wordt voltooid.
Voortgang bijhouden met statusrapporten
Een statusrapport meet actief werk ten opzichte van de goedgekeurde doelen, met inbegrip van bereikte mijlpalen, huidige blokkades en volgende stappen. Het legt ook alle beslissingen vast die sinds de laatste update zijn genomen en alle risico's waarmee rekening moet worden gehouden.
Statusrapporten en het definitieve projectrapport verschillen qua timing. Tijdens de werkzaamheden circuleert een statusrapport, terwijl het eindrapport vastlegt wat het werk heeft opgeleverd zodra het is voltooid. Beide meten aan dezelfde goedgekeurde doelen, zodat het eindrapport kan worden opgebouwd op basis van de updates die eraan voorafgingen.
Een planning voor een statusrapport instellen
Teams kunnen statusrapporten volgens een regelmatig schema delen, zoals wekelijkse updates voor het projectteam en minder frequente overzichten voor andere belanghebbenden. Een herhaalbare structuur gebruiken, zoals een Met een sjabloon voor een projectstatusrapport vinden lezers steeds dezelfde informatie op dezelfde plaats.
Een statusrapport opstellen met Copilot Een week aan vergadernotities en projectbestanden uploaden naar de Copilot-chat en AI kan er een conceptstatusrapport van genereren. Bekijk het concept en bevestig de status, datums, risico's en beslissingen op basis van de bronnotities voordat u deze deelt. Voor updates die beter werken als een e-mailbericht dan als een document, leest u hoe je met AI e-mailberichten kunt genereren op basis van documenten.
Het project afsluiten met een definitief projectrapport
Een definitief projectrapport is het document waarmee een project wordt afgesloten. Het vergelijkt de uiteindelijke resultaten met de doelen die zijn gesteld in het bedrijfsplan en registreert elke wijziging in het bereik, de timing of het budget tijdens de levering. Omdat die vergelijking gebruikmaakt van de doelen waarmee het plan is begonnen, kunnen belanghebbenden traceren wat ze hebben goedgekeurd.
In het rapport worden ook de geleerde lessen vastgelegd, wat het nuttig maakt voor het volgende project. Het benoemt wat werkte, wat vertraging veroorzaakte en wat toekomstige teams anders kunnen doen, en geeft vervolgens een lijst met aanbevelingen en vervolgacties tegen genoemde eigenaren.
Overhandigen met een controlelijst voor projectafsluiting
Naast het rapport omvat een checklist voor projectafsluiting de resterende taken, van de uiteindelijke aftekening van het resultaat en budgetafstemming tot uitstaande contracten. De overdracht draagt vervolgens de documentatie en de toegang over aan degene die de lopende activiteiten beheert.
Stel een definitief projectrapport op met AI
Omdat de meeste van deze gegevens al in de statusrapporten zijn vastgelegd, is het belangrijk Copilot om het afsluitende overzicht op te stellen en vervolgens elk resultaat, elke wijziging en elke aanbeveling te bevestigen op basis van het record voordat het wordt verspreid.
Belangrijke informatie markeren met executive samenvattingen
Een samenvatting is een kort openingsgedeelte waarin de belangrijkste beslissing of het belangrijkste resultaat boven aan een langer document wordt geplaatst. Het is een laag in plaats van een podium, dus plaats er een aan de voorkant van een voorstel, een projectplan of een eindrapport, niet alleen een bedrijfsplan.
Bespreek de aanbeveling of het resultaat, het bewijs erachter en de volgende actie die wordt gevraagd, en geef vervolgens de middelen, de timing en de belangrijkste risico's elk een lijn. Een of twee pagina's is voldoende, afgestemd op de beslissing die de samenvatting ondersteunt.
Voorbeeld van een samenvatting voor een bedrijfsplan
Een samenvatting van twee pagina's geeft recensenten eerst de beslissing en de uitkomst, voordat ze het gedetailleerde plan erachter lezen. Een samenvatting voor een bedrijfsplan kan er als volgt uitzien, van een fictieve bakkerij die van plan is een tweede locatie te openen.
De tweede locatie wordt in maart 2028 geopend in het Riverside-district en bedient doordeweekse kantoorhandel en weekendgezinnen. Voor de inrichting en de activiteiten in het eerste jaar is $ 215.000 nodig, met break-even geprojecteerd op maand 16. De aanbevolen volgende actie is goedkeuring van de huurwaarborg tegen 15 oktober 2027.
Een document samenvatten met AI
Vragen Copilot om een voltooid document te herschrijven tot een samenvatting die is geschreven voor een specifieke doelgroep en vervolgens te controleren of de beslissing, het bewijs, de beperkingen en de volgende actie allemaal aanwezig blijven.
Kies de documenten die elke werkstroom nodig heeft
Voor elke werkstroom is een andere set documenten nodig. In de onderstaande scenario's ziet u welke u moet schrijven en wat elk scenario doet.
Een nieuw serviceaanbod lanceren
Voor het starten van een nieuwe service hebt u essentiële documenten nodig, zoals een bedrijfsplan, een zakelijk voorstel, een projectplan en statusrapporten.
Businessplan: bepaalt de doelen, de markt en de prijsstelling.
Bedrijfsvoorstel: verzoekt om het besluit om de lancering te financieren.
Projectplan: zet de goedgekeurde aanbieding om in taken, eigenaars en datums.
Statusrapporten: houd de build en lancering bij ten opzichte van die datums.
Het team stelt prijzen, positionering en timing één keer in, zodat het idee zonder herhaalde herschrijvingen wordt geleverd.
Een budget aanvragen en uitgeven
Het aanvragen en uitgeven van een budget heeft een business case, een projectbriefing en een definitief projectrapport nodig.
Businesscase: zet de opties, de kosten en het advies uiteen.
Projectoverzicht: legt de omvang en het budget vast die zijn goedgekeurd.
Eindprojectrapport: meet het resultaat ten opzichte van dat goedgekeurde budget.
Het gefinancierde bedrag en het opgeleverde resultaat blijven herleidbaar naar elkaar.
Een goedgekeurd project opleveren
Voor het opleveren van een goedgekeurd project is een projectbriefing, een projectplan, statusrapporten en een definitief projectrapport vereist.
Projectoverzicht: registreert het bereik dat door de revisoren is goedgekeurd.
Projectplan: dit bereik wordt opgesplitst in taken, eigenaren en datums.
Statusrapporten: volg de voortgang tot en met de levering.
Eindprojectrapport: sluit het werk af tegen de oorspronkelijke doelen.
Het plan weerspiegelt de door de beoordelaars goedgekeurde reikwijdte in plaats van wat het oorspronkelijke voorstel vroeg.
Werk afsluiten en overdragen
Voor het afsluiten en overdragen van werk is een definitief projectrapport en een samenvatting nodig.
Eindrapport van het project: legt de resultaten, de wijzigingen en de lessen vast.
Samenvatting: zet de beslissing en het resultaat op de eerste pagina.
Verplaats een bedrijfsidee van het eerste plan naar een formele afsluiting door elk document op te stellen in Microsoft Word, met in elke fase een duidelijk antwoord op welk document er daarna komt. Goedgekeurde doelen, het bereik en de cijfers gaan van het plan over naar goedkeuring, planning, levering en rapportage, waardoor tijd wordt bespaard bij het opnieuw maken ervan. Voor hulp bij het opstellen en samenvatten in elke fase, Copilot. Als u bij het eerste document wilt beginnen, leest u hoe schrijf je een businessplan.
Veelgestelde vragen
- Wat komt er na een businessplan?
Meestal komt daarna een zakelijk voorstel of business case waarin het plan wordt gepresenteerd als een verzoek om financiering, budget of goedkeuring. Na goedkeuring wordt in een projectbriefing de overeengekomen scope en een De projectplansjabloon organiseert het werk in taken, eigenaars en mijlpalen.
- Wat is het verschil tussen een bedrijfsplan en een zakelijk voorstel?
In een ondernemingsplan wordt beschreven wat een bedrijf of project wil doen, met inbegrip van doelen, markt en financiën. In een bedrijfsvoorstel wordt een specifieke aanbieding gepresenteerd en wordt om een besluit gevraagd, zoals financiering, budget of partnerschap. Beginnen vanaf Sjablonen voor zakelijke voorstellen wanneer het document goedkeuring moet krijgen in plaats van het idee uit te leggen.
- Wat is een business case?
Een business case rechtvaardigt één specifiek project of investering voor de mensen die uitgaven goedkeuren, meestal voordat het werk begint. Hierin worden de overwogen opties vergeleken, wordt de aanbevolen optie benoemd en worden de kosten, baten en risico's van elke optie uiteengezet. Maak een concept met Copilot van een voltooid bedrijfsplan en controleer vervolgens de kosten, baten en risico's voordat het naar revisoren gaat.
- Wat is een projectopdracht?
Een projectbeschrijving bevat de door de revisoren goedgekeurde doelstelling, beperkingen en verantwoordelijkheden. Het bevindt zich tussen goedkeuring en gedetailleerde planning, waardoor het projectplan een overeengekomen uitgangspunt heeft. Bekijk de instructies voor structuur en duidelijkheid met documenteditor voordat u het in omloop brengt.
- Wat is het verschil tussen een statusrapport en een projectrapport?
Een statusrapport houdt werk in uitvoering bij, met inbegrip van mijlpalen, blokkeringen en volgende stappen voor de huidige periode. Een definitief projectrapport sluit het werk af en legt de resultaten, wijzigingen in het bereik en geleerde lessen vast. Beide meten aan de hand van de doelen die in het oorspronkelijke plan zijn gesteld. Gebruik een Sjabloon voor projectstatusrapport voor regelmatige updates en een rapportsjabloon voor de afsluiting.
- Wat moet een checklist voor projectafsluiting bevatten?
Een controlelijst voor projectafsluiting omvat de uiteindelijke aftekening van het product, budgetafstemming en contractafsluiting, gevolgd door documentatieoverdracht en toegangsoverdracht. Het kan ook geleerde lessen vastleggen en eigenaren toewijzen aan openstaande acties. Maak de controlelijst in de uiteindelijke rapportsjabloon in plaats van deze bij te houden in een apart bestand.
