専門的に作成されたビジネスメモを使用して、organization内で更新やリマインダーを共有します。 新製品のお知らせから、緊急のorganization全体のメッセージの共有まで、覚書を使用して、わかりやすいコミュニケーション形式で明確で直接的なメッセージを配信します。
この汎用性の高い内部通信ツールは、すぐに使用できるメモの例のライブラリを保持するのに非常に便利です。そのため、マネージャー、人事、法務、その他の機能は、必要に応じて編集および適応できます。 Wordの AI 機能を使用すると、メモをゼロから記述する必要はありません。 使用 WordのCopilotでは、誰でもメモテンプレートを下書き、構造、設計、フォーマットすることができ、保存して再利用できます。
を使用して職場にインパクトのあるビジネス メモを作成する方法について説明します メモテンプレートと AI Microsoft Word オンライン。
最高のメモ形式と構造
効果的なメモは短く、構造化され、消化可能です。 目標は、従業員と受信者が優先順位の情報をすばやく読み取り、それに基づいて行動できることです。 そのため、短い段落で明確な構造化を使用するなど、明確な書式設定が有効にするために重要です。 すべての良い メモ テンプレート は、次の形式と構造に従う必要があります。
見出し: 通知の上部にあるorganizationの承認済みのフォント スタイルに"MEMO" という単語を書き込みます。 従来、タイトルはすべての大文字で書かれ、読者の注意を引き、オンラインで共有、印刷、配布するときに緊急性を示します。
受信者: メモを受け取るユーザーのグループ、組織部門、またはフル ネームと役職の名前を含めます。 混乱を避けるために、チーム名または従業員グループに正しいラベルが付けられていることを確認します。
送信者: タイトルが指定されたライターの名前を追加して、メモを作成したユーザーを読者が把握できるようにします。 一部のメモは会社の機能に代わって送信できるため、わかりやすくするためにその詳細を含めます。 これは、読者がフォローアップの質問に連絡先を必要とする場合に特に便利です。
CC または追加の受信者 (省略可能): これは、可視性を必要とする追加の受信者が存在する場合に備えて、省略可能なセクションです。 たとえば、営業チームが使用できる新しい顧客払い戻しスキームに関するメモに法務部門を追加できます。
日付: 将来の参照のためにメモを提出するのに役立ちますので、常に完全な日付をメンションします。 お知らせの期限や有効日に関する混乱を避けるために、organizationで受け入れられる日付形式を使用します。
件名行: メモのキー トピックを要約するために、明確で特定のフレーズを記述します。 件名には、メッセージの種類に注意を引くために、先頭に "new"、"updated"、"cancelled"、または "reminder" などの用語を含めることができます。
メッセージ本文: キー メッセージの下書き、更新プログラムの共有、またはメモの受信者に通知する手順を記述します。 情報を 3 つの短い段落に分割することで、簡潔さと明瞭さを維持します。 メッセージにチェックリストまたは考慮事項の一覧が含まれている場合は、ドット ポイントを利用します。 メモ作成者は、直接の言語とアクション動詞を使用して、メモを簡単にスキャンして一目で理解できるようにする必要があります。
添付ファイル (省略可能): 一部のビジネス メモは、サービスの変更、契約の変更、organization全体の会議ノートなど、organizationの今後の変更を示しています。 このようなメモは、会議の議題などのドキュメントをサポートしたり、プレゼンテーション、ビジネス提案プラン、サービスの使用条件などの事前読み取りなどのドキュメントを他のドキュメントと組み合わせることもできます。
Wordで AI を使用してメモを記述する方法
を使用してメモの書き込みを高速化する Wordの Copilot。 WordのCopilotは、Wordでメモテンプレートをすばやくドラフトすることができ、緊急のビジネスメモや法的メモの必要性を数分で洗練された最初のドラフトに変えることができます。 AI を使用してゼロからドラフトを作成するか、それに依存して organizationに関する完全なコンテキストで情報を圧縮します。 To、From、Date、Subject などの標準メモ要素が自動的に含まれており、コンテンツが明確に整理されます。 Copilot を使用してメモを記述する方法を次に示します。
Wordドキュメントを開き、有効にする リボンまたは右側のアイコンからWordの Copilot。
AI とのチャットを開始して、メモの下書きの要件を説明し、トピックとメッセージの詳細に関する情報を共有します。 さらに、Copilot チャットのプラス ボタンを使用して、プレゼンテーション、OneDrive ファイル、最近のメールなどの参照ドキュメントを添付します。
対象ユーザーまたは部署名を共有して、Copilot がorganizationの声調に従いながら関連する仕事用語を使用できるようにします。
作成したメモを確認し、必要に応じて言語または書式設定の変更を要求します。
電子メールまたは印刷を使用して AI で生成されたメモの下書きを共有して、広く配布します。 または、Wordの [共有] ボタンを使用して、ドキュメントへの安全で共有可能なリンクを生成します。
Copilot プロンプト例: "本社から送信された電子メールを参照して、月曜日から有効な更新されたリモートワークガイドラインに関するすべての従業員にメモを書きます。
「第 4 四半期予算の変更を要約したジュニア ファイナンス チームのメモを生成します。 データ ポイントについては、Excel の予算トラッカー スプレッドシートを参照してください。
"新しいソーシャル メディア キャンペーンの開始を発表するマーケティング チームの内部メモ テンプレートを作成します。 ヘッダーに To、From、Date、Subject を含めます。 プロのトーンを使用し、200 語以下に保ち、発売日、ターゲット プラットフォーム、責任などの主要なキャンペーンの詳細に箇条書きを追加します。
無料テンプレートを使用してメモを書く方法
オンラインでWordを開き、プロフェッショナルを探索する メモ テンプレート。
カスタマイズを開始するには、"ビジネスメモ形式" や "法的メモ形式" などの無料のメモ テンプレートを選択します。
メモの例のタイトルと本文のテキストを、重要なビジネスの詳細に置き換えます。
Copilot を利用して アクション動詞とトーンの改善を提案することで 、書き込みを強化 します。
ブランド ロゴをアップロードし、配色を更新し、会社のレターヘッドを追加します。
メモをオンラインで保存して共有するか、organization全体でメモを印刷して配布します。
AI を使用してメモ テンプレートを作成する方法が明確になったので、 Microsoft Word。
作業を高速化する方法を引き続き確認する 会議の議題を書き込み、 Wordでビジネス向けの一貫性のある SOP テンプレートを作成する。
よく寄せられる質問
Copilot は既存のメモを書き換えることができますか?
Wordの Copilot は、 既存のメモを簡単に書き換える。 メモ文書を開き、テキストを強調表示し、自動書き換え機能を使用して書き込みを改善するだけです。 追加の手順を提供する "このメモをより正式かつ簡潔にする"、"わかりやすくするために箇条書きを追加する"、または "150 語以下に短縮する" などの プロンプトを使用 します。Copilotは、トーン、構造、読みやすさを向上させながら、元の意味を維持します。
覚書へのハイパーリンクを含めることができますか?
ハイパーリンクを使用すると、閲覧者はオンラインメモから直接サポートドキュメントや参照資料にアクセスできるため、添付ファイルセクションに配置できます。 ハイパーリンクは、配布のために印刷されるメモには役立ちません。
メモを書く必要があるのはなぜですか?
メモは、organization全体で情報を簡潔かつ迅速に共有するための、テスト済みのツールです。 メールの下書き。
メモ テンプレートを再利用できますか?
メモはタイトな構造に従います。つまり、メモ テンプレートは、お知らせからリマインダーまで、さまざまなコミュニケーション ニーズに合わせて調整できます。 テンプレートを再利用すると、organizationの時間が節約されます レターヘッド、ブランド化要素、フォントスタイルはすべて適用されたままで、メモが過去のメモと一致しているように見えます。
