シンプルでスケーラブルな標準運用手順 (SOP) を使用して、ビジネスをスムーズに実行します。 これらの内部トレーニング ドキュメントを使用すると、従業員が同じページに存在し、同じ一連の手順に従って高品質の結果を一貫して達成できます。 特に運用や人事などの機能には、さまざまなチーム間で定期的なタスクと特殊なタスクの両方に対して SOP 命令を記述することが不可欠です。
非常に多くのマイクロタスクとマクロタスクがorganizationに分割されているため、すべてのワークフローに対して詳細で明確なSOPを考え出すには時間がかかる場合があります。 ここで Wordの Copilot は、保存して再利用できる SOP テンプレートの下書きを作成するのに役立ちます。 AI に頼って、最も関連性の高い構造、用語、成功の尺度を使用し、既存のドキュメントやメールから詳細を引き出すことさえできます。
職場向けの高品質な SOP ガイドラインとハンドブックを作成する方法について説明します。 Microsoft Word オンライン。
標準操作手順の種類
ステップ バイ ステップ SOP
タスクを直線的な方法で完了する必要があり、厳密な一連の指示に従う必要がある場合に最適です。 このSOP形式は従いやすく、通常は番号付きリストとして表示され、エラーの余地を減らします。 機器の立ち上げ、新入社員の職場システムへのオンボードなどの指示に適しています。
SOP の書き込みの例:
システムにログインする
資格情報を確認する
アプリケーションの起動
階層 SOP
各ステップに複数のサブステップがある階層にプロシージャを編成する必要がある場合に最適です。 重要な部分を見落とさずに、従業員が正確にタスクを実行できるようにするには、手順の階層ステートメントを選択します。 入れ子になったリストとハンドブックの説明図を使用して、各ステップを正常に実行できるようにします。
SOP の書き込みの例:
手順 1。 機器の準備
1.1 ツールの収集
1.2 安全装置を検査する
手順 2。 機器の電源を入れる
チェックリスト SOP
シンプルで実用的なチェックリストSOP形式は、互いに並行して行われる多数の可動部品やタスクがある場合に物事を整理するための良いツールです。 このSOPタイプは、タスクに慣れている経験豊富な従業員に最適で、何も見逃されていないことを確信して、行くにつれて物事をチェックすることができます。 チェックリストを使用して、可能なクロス検証との整合性を維持します。 優れたユース ケースは、オンボーディング チェックリストです。
SOP の書き込みの例:
メール アカウントを設定する
チーム SharePoint へのアクセスを提供する
従業員ワークステーションを割り当てる
オリエンテーション セッションをスケジュールする
フローチャート SOP
ビジネス プロセス マッピング中に、フローチャート SOP は、複数の意思決定ポイントを持つワークフローのスケーラブルな標準を作成するのに役立ちます。 このレイアウトは、さまざまなシナリオに基づいて何を行うかを示す手順を視覚的にマップし、従業員の意思決定をサポートします。 通常は、明確にラベル付けされた手順を含む図と矢印で表されます。 これは、トラブルシューティング手順やカスタマー サポート ワークフローに使用します。次のアクションは、最初の処理によって異なります。
SOP の書き込みの例:
開始→システムはオンラインですか? →はい→続行→→トラブルシューティング
SOP の主要な要素
Standard運用手順のドキュメントは、長くて詳細な場合があるため、マネージャー、運用スペシャリスト、および主題の専門家が使用できます SOP の書き込みを高速化するためにWordの Copilot。 ドキュメント トピックに関係なく、組み立てライン ガイドからブログの編集手順や食品安全手順まで、AI はコンテキスト セクションを作成できます。 優れた SOP の主要なコンポーネントについて説明します。
1. タイトル
SOP 内の一連の命令に明確に接続するわかりやすいタイトルを使用します。 存在する場合は、ビジネスの特定の部署に従って名前付け規則を使用します。 たとえば、"カスタマー サポート チケット処理 SOP" などです。
2. ドキュメント コントロール テーブル
従業員とユーザーにバージョンに関する情報を保持するために、キーの詳細を含むテーブルを維持します。 以下を必ず含めます。
Name
リビジョン番号
[所有者]
実装日
最終レビュー日
承認
Copilot プロンプト例: "Word ドキュメントの最新の編集に基づいて、このドキュメントの最終レビュー日を更新します。
3. 目標
ドキュメントが開発された理由について、SOP のすべてのリーダーを揃えます。 「すべての顧客チケットが 24 時間以内に解決されるようにする」など、SOP を正しく使用することの主な結果を表します。適切なフレーズが見つかりませんか? Wordで Copilot を利用して、プロシージャのコンテキストに基づいて結果ステートメントを作成します。
Copilot プロンプト例: "この会議トランスクリプトからこの SOP の目標を要約します。 会社に適した明確でアクション指向の言語で書き直してください。
4. 手順
このコンポーネントは、ドキュメントのフォーカスです。 選択した SOP の種類に基づいて命令の作成を開始します。 organizationで広く使用されている正しい技術用語とフレーズを使用して、明確に手順を説明します。
階層型 SOP などの多層ステップの場合、単純で簡潔な命令が重要です。 AI を使用して、文の構造を簡略化したり、長い手順を要約したり、より実用的なフレーズを提案したりして、読者が SOP を正しく使用できるようにします。
Copilot プロンプト例: " 適切な人材と採用用語を使用しながら、段落を従いやすい手順に書き換えます。
5. 業務
このドキュメントでは、プロセスの設定を担当するユーザーと、必要に応じて各ステップで承認の責任を負うユーザーを指定する必要があります。 名前、役職、最高の連絡先の詳細、SOP ドキュメントに関連する責任を持つ参加者を一覧表示します。
6. キーの動作
必須の規制、コンプライアンス、品質の期待など、読者がガイドラインをどのように使用するかを説明します。 このセクションでは、読者が責任を負い続け、SOP を正しく使用してリスクを軽減し、一貫性を維持する方法に焦点を当てる必要があります。
Copilot プロンプト例: "患者のプライバシーを考慮しながら、医療行政スタッフがこの SOP を使用する方法に関する段落を記述します。
7. イノベーション
従業員がタスクに革新的なアプローチを実装する機会があるかどうかを共有します。 これは、すべてのタスクを合理化するか、より迅速に手順を達成するためにクリエイティブなワークフローを提案することを意味します。 これは一部の人にとっては頭をかき立てることができるので、代替手段やより良いワークフローを特定できるCopilotとのチャットに頼ると良い理由です。
Copilot プロンプト例: "休日シーズン前に経費の払い戻しプロセスを高速化する 3 つの方法を提案します。
8. ツールとサポート
関連するトレーニング ドキュメント、社内コーチング セッション、ビジネス プロセス ビデオ録画など、SOP の目標を達成するために必要な参照とリソースの明確な一覧を提供します。
Copilot プロンプト例: "この SOP ドキュメントの内部リソース リンクの一覧を作成します。
AI を使用して SOP テンプレートを生成する方法
新しいを開く Wordドキュメントを使用して SOP テンプレートの作成を開始します。
リボンからWordで Copilot を有効にし、AI とのチャットを有効にして、SOP 要件を説明します。
Copilot チャット ボックス内で SOP のコンテキスト、目的、主な目標を共有します。 チェックリスト、ステップ バイ ステップ、階層、フローチャートなど、推奨される SOP の種類を指定します。 可能な場合は、図、テーブル、または SmartArt を挿入するように Copilot に要求します。
Wordで AI によって生成された SOP テンプレートを確認します。
「キーの動作にさらに詳細を追加する」など、セクションを絞り込むよう Copilot に求めます。 この参照添付文書をガイドとして使用してください。
WORDで再利用可能なテンプレートとして SOP テンプレートを保存するか、PDF または共有可能なリンクとして保存して共有します。
IT SOP Copilot プロンプト例: "対象ユーザーの初心者 IT コーディネーターと一般スタッフ向けに、"データ バックアップと回復" というタイトルのStandard操作手順 (SOP) テンプレートを作成します。 SOP の種類: 決定ポイントのフローチャート。
マーケティング SOP Copilot プロンプト例: "初心者レベルを維持しながら、オーディエンス マーケティング コーディネーターとコミュニティ マネージャー向けに"ソーシャル メディア投稿ガイドライン" というタイトルのStandard運用手順 (SOP) テンプレートを作成します。 SOP の種類: 承認のためのチェックリストと階層サブステップ」
Standard運用手順のベスト プラクティス
プロフェッショナルな見出しスタイルを使用する: 一貫性のある見出しスタイルを適用し、Wordの組み込みの [スタイル] ウィンドウを使用して構造を維持します。
組織のブランド化を適用する: ヘッダーに会社のロゴを挿入し、Wordのテーマ設定を使用してブランドの色を適用します。 洗練された外観を得るためのorganizationのスタイル ガイドの公式フォント セットを使用します。
参照リンクを追加する: 関連するポリシーまたはテンプレートにインラインクリック可能な URL を追加するか、最後に参照セクションを作成してクイック アクセスします。
制限付き SOP ドキュメントを作成する: 閲覧者の "読み取り専用" モードで SOP を保護し、承認されたロールにのみ編集権限を割り当てます。 必要に応じてパスワード保護を適用します。
頻繁に確認および更新する: ドキュメント コントロール テーブルに "最終確認済み" の日付を追加し、Wordの変更履歴を使用して更新プログラムをログに記録し、コンプライアンスのバージョン履歴を維持します。
SOP テンプレートを作成する方法が明確になったので、ドキュメントの作成を開始します。 Microsoft Word。 などの毎日の作業タスクを高速化する方法を学習し続ける AI を使用して電子メールを生成し、 会議の議題を書き込む。
よく寄せられる質問
Wordに SOP テンプレートはありますか?
ユーザーはカスタムを生成できます WORDで Copilot を使用した人事から運用まで、さまざまなユース ケース用の SOP テンプレート。 ただ Copilot とチャット して、再利用可能なテンプレートとして保存できる構造を作成します。
標準的な操作手順をすばやく記述する方法
Word で AI アシスタンスを使用して、SOP ドラフトをすばやく作成します。段落を一から生成するか、Copilot の参照ファイルを提供して手順を抽出します。Copilot を利用して、リストと見出しをすばやく書式設定します。 SOP ドラフトを編集およびカスタマイズして、よりインパクトのあるものにします。
SOP と作業指示の違いは何ですか?
SOP は、プロセスの概要を提供し、実行する必要がある内容と理由を概説し、多くの場合、一貫性とコンプライアンスのために複数のタスクをカバーします。 作業手順は、SOP で特定のタスクを達成する方法に関するガイダンスを提供し、ビジュアルとメモでサポートできます。