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Trasformazione immediata lunghi report e documenti in e-mail brevi e professionali con Copilot in Word. Un buon messaggio di posta elettronica deve essere conciso e personalizzato, ma riepilogare idee complesse dai documenti richiede tempo nei nostri impegni. Ecco perché chattare con Copilot può semplificare la scrittura di messaggi di posta elettronica, poiché recupera i punti chiave da più documenti e personalizza il tono per i diversi destinatari.
Mantenere la produttività al lavoro generando strutture di posta elettronica di alta qualità con l'intelligenza artificiale. Informazioni su come sfruttare l'intelligenza artificiale per elaborare, riscrivere e riepilogare i documenti in messaggi di posta elettronica leggibili in Microsoft Word.
Come trasformare i documenti in messaggi di posta elettronica
Se il messaggio di posta elettronica sta condividendo l'evidenziazione del progetto con i manager o riassumendo una proposta di vendita per un cliente, dipende da Copilot per condensare le informazioni senza dati e contesto mancanti. Ecco come creare bozze di posta elettronica in Word.
Apri l'icona Word documento da convertire in un messaggio di posta elettronica.
Abilitare Copilot in Word dalla barra multifunzione o dall'icona a destra e iniziare a chattare per spiegare i requisiti di scrittura dei messaggi di posta elettronica.
Aggiungere contesto per il destinatario, il tono ideale e la lunghezza del messaggio di posta elettronica in modo che l'intelligenza artificiale possa personalizzare il messaggio. Allegare ulteriormente documenti di riferimento come presentazioni, file di OneDrive e messaggi di posta elettronica recenti usando il pulsante più nella chat Di Copilot.
Esaminare la bozza di messaggio di posta elettronica e richiedere modifiche di lingua o tono, se necessario.
Copiare il modello di bozza di posta elettronica generato dall'intelligenza artificiale in Microsoft Outlook o altri provider di posta elettronica e inviarlo quando è pronto. In alternativa, utilizza l'app Pulsante Condividi in Word per generare un collegamento al documento e incollare la bozza del messaggio di posta elettronica
nella sezione del messaggio come pre-lettura.
Prova questo esempio di prompt di Copilot
Suggerimento: aggiungere una firma di posta elettronica di Outlook a ogni messaggio di posta elettronica per aumentare la credibilità. Una buona firma di posta elettronica migliora la professionalità del messaggio e fa una buona impressione sull'organizzazione. Personalizza rapidamente un Modello di firma di posta elettronica con dettagli di contatto, logo del marchio e altri collegamenti essenziali.
Continuare a leggere per scoprire quali documenti di lavoro quotidiani possono essere trasformati in eleganti modelli di posta elettronica con richieste di assistenza ai'intelligenza artificiale.
Nove idee per usare l'intelligenza artificiale per elaborare rapidamente i messaggi di posta elettronica
1. Note riunione
Le riunioni possono avere una vasta gamma di discussioni, punti di discussione e azioni di follow-up, rendendo un'attività manuale lunga per trovare i punti salienti. Convertire minuti della riunione e prendere nota dei documenti in un riepilogo dell'intelligenza artificiale per tenere informati i partecipanti alla riunione e gli stakeholder.
Chattare con Copilot per creare una bozza di messaggio di posta elettronica utile che riassume punti chiave, decisioni e mostra le attività per diversi destinatari, inclusi quelli che non hanno partecipato, stakeholder senior, clienti o coloro che hanno seguito le attività assegnate.
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2. Guide e manuali di formazione
Favorire l'apprendimento, le risorse umane o l'upskilling in ufficio? Usare l'intelligenza artificiale in Word per creare messaggi di posta elettronica digeribili da lunghi documenti di onboarding, documenti SOP, corsi di formazione di processo e altro ancora.
Usare Copilot per generare contenuto di posta elettronica in forma breve da presentare Guide di formazione con i principali takeaway o scrivi un contesto che rimanda ai documenti. In alternativa, è possibile consentire ai team più impegnati di acquisire più rapidamente le conoscenze creando una serie di messaggi di posta elettronica di Outlook dai punti chiave.
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3. Relazioni sullo stato
Questo documento per la posta elettronica è un'idea che consente di risparmiare tempo per i responsabili del team, i project manager e altri ruoli che devono fornire aggiornamenti alle famiglie di contenuto C e ai dirigenti. Usare l'intelligenza artificiale per estrarre le informazioni principali da rapporti di stato settimanali, per consentirne la comprensione risparmiando ore preziose.
Utilizzare Copilot per riscrivere il contenuto con verbi di azione, evidenziando lo stato di avanzamento e gli obiettivi, in un formato digestibile che riduce il loro disordine nella posta in arrivo.
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4. Bozze di notiziari e blog
Scrittori, professionisti della comunicazione e esperti di marketing già bozze di lunga durata blog di siti Web e creare newsletter in Word. Ora Copilot può riutilizzare il contenuto in teaser e frammenti di posta elettronica coinvolgenti, risparmiando sforzi manuali per riscrivere il contenuto nel tono giusto per il coinvolgimento della posta elettronica.
Adattare il tono, la lunghezza e il formato delle bozze fornendo un contesto Copilot che spiega se i lettori sono dipendenti interni, partner di vendita, abbonati ai messaggi di posta elettronica o altri.
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Suggerimento: usare Copilot come generatore di righe dell'oggetto della posta elettronica per creare intestazioni di impatto che aumentano le tariffe di apertura dei messaggi di posta elettronica.
5. Informazioni di base sul progetto
I nuovi lanci richiedono una documentazione completa, ma non tutti i membri del progetto hanno il tempo di partecipare attivamente al documento completo. Informazioni su Project e Le proposte aziendali possono essere eseguite diverse pagine, purché delineano obiettivi, roadmap, sequenze temporali, stakeholder, risorse necessarie e molto altro ancora. È qui che Copilot può aiutare a mantenere produttivi i mittenti e i lettori.
Generare riepiloghi e attività semplici per i requisiti del progetto con l'intelligenza artificiale, risparmiando tempo e fatica per se stessi e i membri del team.
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6. Piani campagna
Le comunicazioni e i documenti di pianificazione del contenuto sono lunghi da progettazione. Riepilogare le strategie delle campagne con l'intelligenza artificiale nei messaggi di posta elettronica per ottenere rapidamente le approvazioni di stakeholder, progettisti o partner di agenzia.
Usare Copilot per trasformare le strutture della strategia creativa in messaggi di posta elettronica di annuncio di lancio o di allineamento interno.
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7. Ricerca e feedback dei clienti
I team di prodotti e supporto tecnico possono trarre in larga misura vantaggio dall'apprendimento del feedback, ma analizzare manualmente preventivi e reclami richiede troppo tempo. Con Copilot, trasformare i risultati dei sondaggi, trascrizioni delle chiamate dei clienti, lettere e altri documenti di feedback in messaggi di posta elettronica orientati all'azione.
È possibile dimostrare la velocità di risposta come azienda scrivendo messaggi di posta elettronica da condividere con i clienti o condividere dati analitici e tendenze internamente.
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8. Inviti e riepiloghi degli eventi
I team delle risorse umane e delle comunicazioni possono trasformare rapidamente i documenti relativi agli eventi in inviti tramite Copilot, che può fare riferimento al documento del piano eventi e recuperare i dettagli dai messaggi di posta elettronica correlati e dalle registrazioni delle riunioni di Teams. Usare l'intelligenza artificiale per estrarre i dettagli dell'evento, come date, luogo, intervallo, collegamenti di conferma di partecipazione e altro ancora.
Copilot può anche organizzare i riepiloghi dell'evento per evidenziare parti del programma e scrivere note di ringraziamento per le persone coinvolte. Mantieni accattivanti le e-mail dell'evento richiedendo un tono di voce vivace ma professionale.
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9. Curriculum
Studenti universitari e persone che cercano lavoro possono creare un rapido messaggio e-mail di sensibilizzazione su misura da curriculum e annunci di lavoro, durante la domanda di stage, ruolo di volontariato, opportunità interne o semplicemente networking. Chiedi a Copilot di creare un messaggio raffinato che riepiloga le esperienze adatte all'elenco dei lavori.
Questo suggerimento di disegno e-mail basato sull'intelligenza artificiale è perfetto quando non c'è tempo per creare e formattare un lettera di presentazione.
Prova questo esempio di prompt di Copilot
Provare queste idee per creare messaggi di posta elettronica di grande impatto che ricevono le risposte delle persone più importanti. Iniziare a redigere messaggi di posta elettronica più velocemente con Microsoft Word.
Scopri altre idee per risparmiare tempo grazie all'apprendimento come prendere i minuti delle riunioni con l'intelligenza artificiale e come scrivere l'agenda di una riunione.
Domande frequenti
Copilot in Word sicuro da usare?
Microsoft 365 Copilot, tra cui Copilot in Word, segue gli standard di sicurezza e privacy di livello aziendale. Opera all'interno dei framework di conformità di Microsoft 365. L'accesso ai dati è limitato ai dati per cui si dispone già dell'autorizzazione in Microsoft 365 e i dati rimangono nell'ambiente Microsoft dell'organizzazione. Informazioni su sicurezza dei dati in Copilot.
Come perfezionare Copilot richiede di scrivere messaggi di posta elettronica migliori?
Copilot può comprendere il contesto dei documenti, ma nel caso in cui l'output non sia come previsto, chiarire le informazioni sull'obiettivo e i destinatari del messaggio di posta elettronica di nuovo. Gli utenti possono anche evidenziare un paragrafo specifico da un documento su cui Copilot può concentrarsi e migliorare Modello di bozza di messaggio di posta elettronica AI. Essere descrittivi del tono e del formato ideali può anche aiutare a una buona generazione di contenuti AI.
Come rendere accessibile un messaggio di posta elettronica?
È importante assicurarsi che tutti possano leggere e comprendere i messaggi di posta elettronica. Strutturare chiaramente il contenuto usando paragrafi brevi o elenchi e usare tipi di carattere leggibili come Arial o Calibri. Evitare di usare le tabelle e usare i titoli per consentire il corretto funzionamento delle utilità per la lettura dello schermo. Se usi Outlook, usa l'app verifica accessibilità che contrassegna i problemi e suggerisce correzioni come il contrasto dei colori scadente.
