La trasformazione di un'idea in un piano dipende dai documenti aziendali giusti. Alcune iniziative iniziano con un business plan o un business case, altre iniziano con un brief di progetto che ha già ottenuto l'approvazione. Man mano che il lavoro procede, diversi documenti aiutano a supportare la pianificazione e la consegna.
Redazione di ogni documento in Microsoft Word semplifica il riutilizzo e il controllo delle informazioni approvate. Microsoft Copilot, l'assistente di intelligenza artificiale integrato in Word, può aiutare a trasformare un piano in una struttura di proposta o le note in un aggiornamento di stato.
Scopri cosa tratta ogni documento e dove Copilot in Word supporta il processo di pianificazione aziendale, quindi la risposta al documento successivo è sempre chiara.
Definire gli obiettivi con un piano aziendale
Un business plan definisce gli obiettivi, il mercato che serve e le informazioni finanziarie. Aggiungi l'approccio che l'azienda adotterà, come funzionerà giorno per giorno e i passaggi successivi, in modo che un revisore possa seguire l'idea dall'opportunità al piano d'azione.
Quando scrivere un business plan
I fondatori scrivono un business plan quando avviano una nuova attività o cercano finanziamenti. Mostra a un investitore o a una banca l'opportunità, il modello operativo e le proiezioni finanziarie alla base di un obiettivo di crescita. Ogni documento successivo attinge a quelle fondamenta piuttosto che ricrearle, in modo che le cifre mostrate a un investitore all'inizio possano essere confrontate con i risultati futuri.
Avvia un piano aziendale con un modello o Copilot
Inizia con un modello di business plan quando i revisori si aspettano una struttura familiare, come quando si scrivono domande di sovvenzione, domande di prestito e cicli di finanziamento per la prima volta. Copilot può anche aiutare Delinea il piano sezione per sezione quando scrivi da zero.
Un piano finito fornisce alla proposta commerciale i suoi obiettivi e le sue prove. Per le istruzioni sezione per sezione, leggi Come scrivere un business plan.
Richiedi approvazione con una proposta commerciale
A La proposta commerciale utilizza il materiale in un business plan per richiedere una decisione specifica. Indica il problema o l'opportunità, la soluzione proposta e i risultati finali. Seguono l'ambito, i tempi e le risorse e la proposta termina con la decisione richiesta.
Trasforma un business plan in una proposta
Un business plan descrive ciò che un'azienda o un progetto si propone di fare in termini di obiettivi, mercato e operazioni. Al contrario, una proposta commerciale richiede qualcosa di specifico, in genere finanziamenti, budget o approvazione di un lavoro definito. All'interno di un'organizzazione, una proposta commerciale può anche essere nota come business case, che soppesa le opzioni considerate rispetto a quella consigliata prima che il finanziamento venga approvato.
Crea una bozza di proposta con Copilot
Trasforma un business plan in una struttura della proposta con Copilot, che può aiutare a riscrivere e organizzare le sezioni esistenti, pronte per la revisione.
Una proposta completa costituisce un caso mirato per una decisione, basata sul piano aziendale già esistente.
Impostare l'ambito del progetto con un brief di progetto
Una volta concessa l'approvazione, un brief di progetto registra l'ambito, gli obiettivi e i vincoli approvati in un breve documento da verificare in seguito. Indica anche chi è responsabile e come vengono prese le decisioni.
L'approvazione spesso modifica il lavoro stesso, poiché i revisori tagliano le fasi, modificano i budget e spostano le tempistiche. Il brief registra la versione concordata, quindi il piano del progetto si basa su ciò che è stato approvato piuttosto che su ciò che è stato originariamente proposto.
Quando usare un brief di progetto
I brief di progetto si adattano alle organizzazioni con linee guida aziendali, diversi stakeholder o condizioni di finanziamento esterno. Le aziende più piccole spesso passano direttamente dall'approvazione al piano di progetto e registrano gli stessi dettagli nella sezione iniziale.
Conferma l'ambito approvato con gli elenchi di controllo
Usare un elenco di controllo per l'avvio del progetto per confermare il budget approvato, i proprietari nominati e le attività cardine concordate prima dell'inizio del lavoro. All'inizio, chiarisci chi fa cosa, con quale frequenza il team si riunisce e chi gestisce il lavoro bloccato. Mantieni entrambi brevi, quindi rivedi i titoli e la struttura nel editor di documenti prima di far circolare il brief. Con il brief in atto, il piano di progetto ha una chiara registrazione dell'ambito approvato su cui basarsi.
Organizzare il lavoro e le azioni con un piano di progetto
Con l'ambito concordato, un piano di progetto trasforma gli obiettivi approvati in risultati finali, attività e proprietari con date rispetto a essi. Le pietre miliari e le dipendenze stabiliscono l'ordine del lavoro, mentre i rischi e i punti di controllo lo tengono sotto controllo. Ogni attività si ricollega agli obiettivi impostati nel piano aziendale, in modo che chiunque possa verificare lo stato di avanzamento rispetto a ciò che è stato approvato.
La proposta fornisce l'ambito di applicazione e i risultati finali e il brief delinea i vincoli e chi è responsabile di cosa. Il piano di progetto aggiunge le date, l'ordine di lavoro e i proprietari. Inizia da un Modello Piano di progetto quando le attività, i proprietari e le attività cardine devono essere visualizzati in un'unica visualizzazione.
Scrivi un piano di progetto quando lanci un'azienda, un prodotto o un servizio per trasformare gli obiettivi approvati in traguardi, responsabilità e sequenze temporali visibili a tutti i soggetti coinvolti.
Tieni traccia di attività e rischi con gli elenchi di controllo
Un elenco di controllo di progetto all'interno di un piano di progetto è anche un ottimo modo per tenere traccia degli elementi di azione del progetto in corso. Ad esempio:
Lista di controllo delle attività: cosa deve essere prodotto e chi lo produce.
Elenco di controllo dei rischi: potenziali ritardi, chi li monitora e cosa accade a ogni checkpoint.
Organizzare un piano di progetto con Copilot
Chiedi a Copilot di trasformare il piano e il brief approvati in un piano di progetto. Utilizzando le informazioni fornite, Copilot consente di individuare informazioni e date mancanti nella sequenza temporale. Condividi la bozza del piano di progetto con le persone nominate e invita a commentare in tempo reale usando Collabora in Word, in modo che ogni proprietario possa confermare le proprie responsabilità prima che il piano sia finalizzato.
Tenere traccia dei progressi con i report di stato
Un report di stato misura il lavoro attivo rispetto agli obiettivi approvati, coprendo le attività cardine raggiunte, gli ostacoli correnti e i passaggi successivi. Acquisisce anche qualsiasi decisione presa dopo l'ultimo aggiornamento e gli eventuali rischi da considerare.
Le relazioni sullo stato e la relazione finale del progetto differiscono in base alla tempistica. Un rapporto sullo stato circola mentre i lavori sono in corso, mentre il rapporto finale registra ciò che il lavoro ha raggiunto una volta terminato. Entrambi gli elementi vengono misurati in base agli stessi obiettivi approvati, quindi il report di chiusura può essere creato in base agli aggiornamenti precedenti.
Impostare la pianificazione di un rapporto di stato
I team possono condividere rapporti sullo stato in base a una pianificazione regolare, ad esempio aggiornamenti settimanali per il team di progetto e riepiloghi meno frequenti per altri stakeholder. Uso di una struttura ripetibile come a Il modello di rapporto sullo stato del progetto significa che i lettori trovano ogni volta le stesse informazioni nello stesso posto.
Crea una bozza di un report sullo stato con Copilot Carica una settimana di note riunione e file di progetto nel La chat di Copilot e l'intelligenza artificiale possono generare una bozza di rapporto sullo stato da loro. Esamina la bozza e conferma lo stato, le date, i rischi e le decisioni rispetto alle note di origine prima di condividerla. Per gli aggiornamenti che funzionano meglio come messaggio di posta elettronica che come documento, leggi come generare messaggi di posta elettronica da documenti con l'intelligenza artificiale.
Chiudere il progetto con un report finale
Un report finale del progetto è il documento che chiude un progetto. Confronta i risultati finali con gli obiettivi stabiliti nel piano aziendale e registra qualsiasi modifica all'ambito, alla tempistica o al budget apportata durante la consegna. Poiché tale confronto utilizza gli obiettivi con cui è iniziato il piano, gli stakeholder possono risalire a ciò che hanno approvato.
Il rapporto registra anche le lezioni apprese, che è ciò che lo rende utile per il progetto successivo. Indica cosa ha funzionato, cosa ha causato il ritardo e cosa i team futuri possono fare in modo diverso, quindi elenca le raccomandazioni e le azioni di completamento nei confronti dei proprietari denominati.
Consegna con una lista di controllo per la chiusura del progetto
Oltre al report, un elenco di controllo per la chiusura del progetto copre le attività rimanenti, dall'approvazione finale del risultato finale e dalla riconciliazione del budget ai contratti in sospeso. Il passaggio di consegne trasferisce quindi la documentazione e l'accesso a chi gestisce le operazioni in corso.
Crea una bozza del report finale del progetto con l'IA
Poiché i report di stato registrano già la maggior parte di queste informazioni, chiedere Copilot per redigere la panoramica di chiusura, quindi confermare ogni esito, modifica e raccomandazione rispetto al record prima che venga diffuso.
Evidenzia le informazioni chiave con i riepiloghi esecutivi
Un riepilogo esecutivo è una breve sezione di apertura che mette la decisione o il risultato chiave all'inizio di un documento più lungo. È un livello piuttosto che una fase, quindi mettine uno all'inizio di una proposta, un piano di progetto o un rapporto finale, non solo un piano aziendale.
Copri la raccomandazione o il risultato, le prove dietro di essa e la prossima azione richiesta, quindi dai una riga alle risorse, ai tempi e ai rischi principali. Una o due pagine sono sufficienti, in linea con la decisione supportata dal riassunto.
Esempio di riepilogo esecutivo per un business plan
Un riepilogo di due pagine fornisce ai revisori la decisione e il risultato prima, prima di leggere il piano dettagliato dietro di esso. Un riepilogo esecutivo per un business plan potrebbe essere letto così, da una panetteria immaginaria che progetta di aprire un secondo sito.
Il secondo sito aprirà nel distretto lungo il fiume entro marzo 2028, servendo il commercio d'ufficio nei giorni feriali e le famiglie del fine settimana. Le operazioni di fit-out e del primo anno richiedono $ 215.000, con il pareggio previsto al mese 16. La prossima azione consigliata è l'approvazione del deposito di locazione entro il 15 ottobre 2027.
Riepiloga un documento con l'intelligenza artificiale
Chiedi Copilot di riscrivere un documento completo in un riepilogo scritto per un pubblico specifico, quindi verificare che la decisione, le prove, i limiti e l'azione successiva rimangano.
Scegliere i documenti necessari per ogni flusso di lavoro
Ogni flusso di lavoro richiede un set diverso di documenti. Gli scenari seguenti mostrano quali scrivere e cosa fanno ognuno.
Lancia una nuova offerta di servizio
Il lancio di un nuovo servizio richiede documenti essenziali come un business plan, una proposta aziendale, un piano di progetto e report sullo stato.
Business plan: stabilisce gli obiettivi, il mercato e i prezzi.
Proposta commerciale: richiede la decisione di finanziare il lancio.
Piano di progetto: trasforma l'offerta approvata in attività, proprietari e date.
Report di stato: tenere traccia della build e del lancio rispetto a tali date.
Il team imposta il prezzo, il posizionamento e la tempistica una sola volta, in modo che l'idea arrivi a casa senza ripetute riscritture.
Richiedi e spendi un budget
Per richiedere e spendere un budget sono necessari un business case, un brief di progetto e un report finale del progetto.
Business case: definisce le opzioni, i costi e la raccomandazione.
Brief di progetto: registra l'ambito e il budget approvati.
Report finale del progetto: misura il risultato rispetto al budget approvato.
L'importo finanziato e il risultato consegnato rimangono tracciabili l'uno con l'altro.
Consegnare un progetto approvato
La consegna di un progetto approvato richiede un brief di progetto, un piano di progetto, relazioni sullo stato e un rapporto finale del progetto.
Sintesi del progetto: registra l'ambito approvato dai revisori.
Piano di progetto: suddivide l'ambito in attività, proprietari e date.
Report di stato: tenere traccia dello stato di avanzamento durante la consegna.
Report finale del progetto: chiude il lavoro rispetto agli obiettivi originali.
Il piano riflette l'ambito approvato dai revisori piuttosto che ciò che la proposta originale richiedeva.
Chiudere e consegnare il lavoro
La chiusura e la consegna del lavoro richiedono un rapporto finale del progetto e un riepilogo esecutivo.
Rapporto finale del progetto: registra i risultati, le modifiche e le lezioni.
Riepilogo esecutivo: mette la decisione e il risultato in prima pagina.
Sposta un'idea commerciale dal primo piano alla chiusura formale redigendo ogni documento in Microsoft Word, con una risposta chiara al documento successivo in ogni fase. Gli obiettivi, l'ambito e le cifre approvati passano dal piano all'approvazione, alla pianificazione, alla consegna e alla creazione di report, consentendo di risparmiare tempo durante la loro creazione. Per assistenza nella stesura e nel riepilogo in ogni fase, esplora Copilota. Per iniziare dal primo documento, leggere Come scrivere un business plan.
Domande frequenti
- Cosa c'è dopo un business plan?
Una proposta commerciale o un business case di solito viene dopo, presentando il piano come una richiesta di finanziamento, budget o approvazione. Dopo l'approvazione, un brief di progetto cattura l'ambito concordato e un Il modello Piano di progetto organizza il lavoro in attività, proprietari e traguardi.
- Qual è la differenza tra un business plan e una proposta aziendale?
Un business plan descrive le operazioni che un'azienda o un progetto si prefigge di eseguire, coprendo obiettivi, mercato e finanze. Una proposta commerciale presenta un'offerta specifica e chiede una decisione, ad esempio finanziamenti, budget o partnership. Inizia da Modelli di proposta commerciale quando il documento deve ottenere l'approvazione piuttosto che spiegare l'idea.
- Che cos'è un business case?
Un business case giustifica un progetto o un investimento specifico per le persone che approvano la spesa, di solito prima dell'inizio di qualsiasi lavoro. Confronta le opzioni considerate, nomina quella consigliata e stabilisce i costi, i benefici e i rischi di ciascuna. Crea una bozza con Copilot da un piano aziendale completato, quindi verifica i costi, i benefici e i rischi prima che passi ai revisori.
- Che cos'è un brief di progetto?
Un brief di progetto registra l'ambito approvato dai revisori, insieme agli obiettivi, ai vincoli e alle responsabilità. Si colloca tra l'approvazione e la pianificazione dettagliata, dando al piano di progetto un punto di partenza concordato. Esamina il brief per struttura e chiarezza con prima di farlo circolare.
- Qual è la differenza tra una relazione sullo stato e una relazione di progetto?
Una relazione sullo stato tiene traccia del lavoro in corso, includendo attività cardine, blocchi e passaggi successivi per il periodo corrente. Un rapporto finale del progetto chiude il lavoro e registra i risultati, le modifiche all'ambito e le lezioni apprese. Entrambi si misurano rispetto agli obiettivi stabiliti nel piano originale. Usare un Modello di report sullo stato del progetto per aggiornamenti regolari e un modello di report per la chiusura.
- Cosa dovrebbe includere una lista di controllo per la chiusura di un progetto?
Una lista di controllo per la chiusura del progetto copre l'approvazione finale del risultato finale, la riconciliazione del budget e la chiusura del contratto, seguita dalla consegna della documentazione e dal trasferimento dell'accesso. Può anche registrare le lezioni apprese e assegnare i proprietari a eventuali azioni in sospeso. Crea l'elenco di controllo all'interno della versione finale anziché tenerne traccia in un file separato.
