Comment créer un modèle manuel d’entraînement avec l’IA

Chaque organization a des processus qui doivent être enseignés, répétés et normalisés, et un manuel de formation solide est ce qui rend cela possible. Un manuel de formation est un guide structuré conçu pour enseigner aux utilisateurs comment effectuer un rôle, une tâche ou un processus de manière cohérente et correcte. Il prend en charge tout, de l’intégration et du renforcement des compétences en passant par la conformité et le développement professionnel. Bien fait, cela permet de gagner du temps, de réduire les erreurs et d’obtenir de nouveaux membres de l’équipe qui contribuent plus rapidement.

Explorez les types populaires de manuels de formation, les composants clés d’un plan fort et un tutoriel pas à pas pour créer un modèle réutilisable avec Copilote en Word. Gagnez du temps en générant un plan structuré, en remplissant les sections avec du contenu pertinent et en adaptant le modèle pour différents rôles ou équipes dans Microsoft Word.

Huit types de manuels de formation avec des exemples

Les manuels de formation se présentent sous de nombreuses formes en fonction de l’audience, de l’objectif et du niveau de détail requis. Vous trouverez ci-dessous huit exemples de manuels de formation largement utilisés pour la formation interne et la documentation destinée aux clients.

1. Manuels d’intégration des employés

Les documents manuels de formation des employés pour l’intégration présentent les nouveaux employés dans l’entreprise, leur rôle, leurs outils, leurs attentes et leurs stratégies essentielles. Un guide de bienvenue pour les nouveaux employés peut couvrir l’historique, la mission et les contacts clés de l’entreprise. Une liste de contrôle d’intégration de la première semaine décrit les tâches telles que la configuration des comptes, la participation à l’orientation et la réunion de l’équipe. Un manuel sur les valeurs et la culture de l’entreprise aide les gens à comprendre les attentes et les normes de l’espace de travail.

2. Manuels d’apprentissage spécifiques aux rôles

Les manuels spécifiques aux rôles se concentrent sur les compétences et les flux de travail nécessaires à l’exécution d’un travail particulier. Ils sont particulièrement utiles pour les rôles techniques ou nécessitant beaucoup de processus. Un guide de formation du service client peut couvrir la gestion des appels, les chemins d’escalade et le ton de la voix. Un manuel de formation sur les ventes peut inclure des connaissances sur les produits, des workflows CRM et la gestion des objections. Un manuel d’éditeur de contenu décrit les instructions éditoriales, les étapes d’approbation et les planifications de publication.

3. Standard manuels de procédures d’exploitation (SOP)

Les fournisseurs DEP fournissent des instructions pas à pas pour les tâches qui doivent être effectuées de manière cohérente et correcte. Elles sont essentielles au contrôle de la qualité, à la préparation de l’audit et à la réduction des erreurs entre les équipes. En savoir plus sur la façon de créez des modèles SOP avec l’IA dans Word. Les exemples classiques incluent un SOP de traitement des factures qui détaille chaque étape, de l’accusé de réception à l’approbation du paiement, une procédure de rapport d’incident qui normalise la façon dont les problèmes liés à l’espace de travail sont documentés et remontés, et un flux de travail d’approbation et de révision de contenu qui mappe les personnes qui examinent, modifient et publient le contenu avant sa mise en ligne.

4. Manuels de formation technique ou système

Les manuels techniques ou de formation sur les systèmes expliquent comment les systèmes internes, les outils ou les équipements sont configurés et gérés. Ils se concentrent sur l’accès, la configuration, les autorisations et la maintenance plutôt que sur l’exécution quotidienne des tâches. Un manuel de formation des systèmes peut couvrir les exigences de connexion, les niveaux d’autorisation et les normes de données pour les plateformes internes. Un guide de configuration de gestion de la relation client (CRM) ou de système de gestion de contenu (CMS) peut expliquer les étapes de configuration et les champs requis. Un manuel d’installation de l’équipement documente les étapes d’installation, les contrôles de sécurité et les tâches de maintenance courantes.

5. Manuels de stratégie et de conformité

Les manuels de stratégie et de conformité aident les équipes à comprendre les exigences juridiques, réglementaires et organisationnelles. Ils sont essentiels dans des secteurs comme la santé, la finance et la construction où le respect de la réglementation est étroitement surveillé. Un manuel sur la santé et la sécurité au travail décrit les procédures d’urgence, la déclaration des risques et les pratiques de travail sécuritaires. Un manuel sur la confidentialité des données couvre les protocoles de gestion, la réponse aux violations et les responsabilités en vertu de réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD). Un code de conduite et un guide de politique rh définissent les attentes en matière de comportement en milieu de travail, de lutte contre la discrimination et de procédures de grief.

6. Manuels du client ou de l’utilisateur

Les manuels client aident les utilisateurs externes à comprendre comment utiliser un produit, un service ou un système. Une documentation client claire et bien structurée réduit les demandes de support et améliore l’expérience utilisateur globale. Un guide de configuration et d’installation du produit guide les clients tout au long du processus de déballage, d’assemblage et de configuration initiale. Un manuel d’utilisateur d’application mobile couvre la création de compte, la navigation et les fonctionnalités clés. Un guide de démarrage rapide pour les nouveaux abonnés fournit une vue d’ensemble condensée de la façon de commencer immédiatement à utiliser un produit ou un service.

7. Manuels de formation sur les logiciels

Les manuels de formation sur les logiciels se concentrent sur l’utilisation d’un outil ou d’une application numérique spécifique pour effectuer des tâches. Ces manuels hiérarchisent les instructions sur les fonctionnalités, les flux de travail et les instructions écran par écran. Un guide logiciel de gestion de projet peut expliquer la création de tâches, les chronologies et les fonctionnalités de collaboration. Un manuel de formation sur la planification des ressources d’entreprise (ERP) peut parcourir les modules de finances ou d’opérations. Un guide de plateforme de communication couvre la messagerie, les réunions, le partage de fichiers et les notifications.

8. Manuels de formation sur la sécurité

Les manuels de formation à la sécurité sont essentiels dans les travaux présentant un risque physique. Elles couvrent les procédures de prévention des accidents, d’intervention en cas d’urgence et de maintien d’un environnement de travail sécuritaire. Un manuel de sécurité sur les sites de construction peut inclure des exigences relatives aux EPI, une protection contre les chutes et des évaluations des risques. Un guide de sécurité de laboratoire pourrait traiter de la manipulation des produits chimiques, de l’intervention en cas de déversement et de la neutralitation de l’équipement. Un manuel de salubrité des aliments pourrait couvrir les contrôles de température, la prévention des contaminations croisées et les calendriers de nettoyage.

Composants clés d’un plan manuel de formation

Un modèle manuel d’apprentissage fort suit une structure logique qui guide les apprenants de l’introduction jusqu’au matériel de référence. Chaque composant ci-dessous peut être généré et personnalisé avec Copilot dans Word, ce qui accélère la création d’un plan complet à partir de zéro.

Introduction

L’introduction définit le contexte de l’ensemble du manuel. Il doit expliquer l’objectif de la formation, identifier à qui sert le manuel et décrire comment utiliser efficacement le document. Une présentation claire aide les apprenants à comprendre à quoi s’attendre et pourquoi le contenu est important pour leur rôle.

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Write an introduction for a training manual designed for new customer support representatives, explaining the purpose of the training and how to navigate the document.Click to copy this Copilot prompt

Objectifs pédagogiques

Les objectifs d’apprentissage définissent les connaissances ou les compétences que le lecteur doit acquérir à la fin de la formation. Des objectifs clairs aident l’auteur à rester concentré et l’apprenant à mesurer la progression. Cadrez chaque objectif autour de résultats spécifiques et observables plutôt que d’objectifs vagues.

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Generate five learning objectives for a training manual on CRM data entry for sales associates.Click to copy this Copilot prompt

Vue d’ensemble du rôle ou du processus

Cette section fournit le contexte plus large dont les apprenants ont besoin avant de passer à des instructions détaillées. Il couvre les concepts clés, la terminologie et la façon dont le rôle ou le processus s’intègre dans le organization. Ce contexte facilite le suivi des sections pas à pas.

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Summarize the role of a marketing coordinator. Include key responsibilities and how it connects to the marketing team.Click to copy this Copilot prompt

Instructions détaillées

C’est le cœur du manuel de formation. Disposer des processus ou workflows détaillés à l’aide d’étapes numérotées, de listes de contrôle ou d’instructions en couches avec des sous-étapes. Pour les tâches qui nécessitent une cohérence stricte, envisagez de structurer cette section en tant que procédure d’exploitation standard. Incluez les outils, systèmes ou ressources nécessaires à chaque étape pour aider les lecteurs à suivre indépendamment.

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Create step-by-step instructions for processing a customer refund in our CRM system [name of CRM], including which fields to complete and who to notify.Click to copy this Copilot prompt

Stratégies, normes ou règles

Cette section décrit les exigences de conformité, les actions autorisées et interdites et les normes organisationnelles qui s’appliquent à la rubrique de formation. Il garantit que les apprenants comprennent les limites et les attentes qui régissent la façon dont les tâches doivent être effectuées.

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Write a section on data handling policies for an IT support training manual. Include privacy expectations and escalation procedures.Click to copy this Copilot prompt

Exemples et scénarios

Des exemples pratiques facilitent la compréhension des instructions abstraites. Incluez les scénarios de bonnes et de mauvaises pratiques afin que les apprenants puissent voir la différence. Utiliser L’enregistreur IA dans Word de générer des brouillons de scénarios, puis de les affiner avec des détails réels de l’équipe.

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Write two realistic scenarios for a customer service training manual: one demonstrating best practice call handling and one showing common mistakes to avoid.Click to copy this Copilot prompt

Conseils et meilleures pratiques

Une section de conseils dédiés fournit aux apprenants des raccourcis pratiques, des techniques d’efficacité et des erreurs courantes à éviter. C’est là que l’expérience les membres de l’équipe peuvent partager des connaissances qui aident les nouveaux employés à progresser plus rapidement.

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List five best practices for writing clear internal documentation, including tips on language, formatting, and version control.Click to copy this Copilot prompt

Exercices ou vérifications des connaissances

Les exercices et les questions de révision aident les apprenants à tester leur compréhension avant de continuer. Celles-ci peuvent aller de questions à choix multiples à des tâches pratiques qui simulent des flux de travail réels.

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Create three multiple-choice review questions for a training manual section on workplace safety procedures.Click to copy this Copilot prompt

Résolution des problèmes et forum aux questions (FAQ)

Une section de résolution des problèmes traite des problèmes les plus courants que les apprenants sont susceptibles de rencontrer, ainsi que des étapes de résolution claires et des conseils sur le moment où il faut remonter. L’inclusion d’une section FAQ permet d’anticiper les questions et de réduire la nécessité d’un support de suivi.

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Generate a troubleshooting FAQ section for a training manual on using the internal expense reporting system, covering the five most common errors and their solutions.Click to copy this Copilot prompt

Documents de référence

Fermez le manuel avec des supports qui en font une ressource à long terme vers laquelle les utilisateurs retournent, et non une lecture unique. Une section de référence forte comprend généralement :

• Glossaire des termes clés : définissez tout langage technique, acronymes ou vocabulaire spécifique à un rôle utilisé dans le manuel.

• Liens vers des ressources associées : connectez-vous à des stratégies internes, à des documents de formation connexes, à des procédures pas à pas vidéo ou à des documents de référence externes.

• Documents supplémentaires : joindre modèles, listes de contrôle ou formulaires dont les lecteurs auront besoin lors de l’application de ce qu’ils ont appris.

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Create a glossary of ten key terms for an employee onboarding training manual in the technology industry.Click to copy this Copilot prompt

Comment écrire un modèle de manuel d’entraînement avec Copilot dans Word

Les étapes ci-dessous décrivent la création d’un modèle manuel d’entraînement réutilisable avec Copilote en Word.

1. Ouvrir un nouveau document vide dans Word pour le web.

2. Cliquez sur Copilot dans la barre d’outils de Word pour que le web démarre une nouvelle demande.

3. Demandez à Copilot de générer un plan manuel d’entraînement. Veillez à indiquer à qui le manuel de formation est destiné, ce que le document couvrira et comment il sera utilisé.

4. Passez en revue le plan du manuel d’entraînement généré par l’IA. Invitez Copilot à ajuster, développer ou réorganiser les sections si nécessaire. Vous pouvez demander à Copilot d’affiner la formulation ou de réécrire des sections spécifiques.

5. Ajoutez les détails finaux, puis enregistrez en tant que modèle de Word réutilisable. Pour enregistrer en tant que modèle réutilisable en ligne, enregistrez le document Word (.docx) dans un dossier dédié dans OneDrive ou SharePoint. Traitez le document comme un fichier master. Sinon, dans l’application de bureau Word, sélectionnez Fichier, puis Enregistrer en tant que modèle Word (.dotx).

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Create a training manual titled 'Employee Onboarding Guide' with company overview, first-week checklist, and key contacts.Click to copy this Copilot prompt

Bonnes pratiques manuelles de formation

Un manuel de formation bien écrit n’est efficace que s’il est facile à lire, à gérer et à réutiliser. Appliquez ces instructions lors de la création ou de l’affinement de supports de formation.

• Gardez le contenu clair, simple et axé sur les tâches : utilisez un langage simple, évitez le jargon et divisez les instructions en petites étapes gérables. Les phrases courtes et la voix active facilitent le suivi du contenu.

• Utilisez une structure et une disposition cohérentes : conservez la même mise en forme, la même hiérarchie de titre et le même style visuel tout au long du manuel. Choisissez des tailles de police lisibles (11 à 12 pts pour le corps de texte, plus grandes pour les titres) et appliquez un espacement cohérent. Utilisez les outils de mise en forme dans Word pour que les en-têtes, les polices et les marges restent uniformes.

• Incluez des visuels pour prendre en charge la compréhension : ajoutez des captures d’écran, des diagrammes, des listes de contrôle ou des smartarts pour illustrer les processus. Les visuels décomposent le texte dense et facilitent le suivi des instructions pas à pas.

• Rendez-le pratique avec des exemples et des scénarios réels : fournissez des exemples de tâches, des cas d’usage réalistes et des comparaisons d’approches correctes et incorrectes. Des exemples pratiques aident à relier les concepts aux situations réelles du lieu de travail.

• Maintenez-les à jour et faciles à réviser : stockez les manuels dans un emplacement central et modifiable à l’aide de OneDrive et examinez-les régulièrement. Utiliser les outils de collaboration dans Word de co-créer avec des experts en la matière et de suivre les modifications au fil du temps.

• Appliquer la marque de l’organisation pour une finition professionnelle : insérez le logo de l’entreprise dans l’en-tête, appliquez les couleurs de la marque à l’aide des paramètres de thème et utilisez la police officielle du guide de style. Définissez des marges de page cohérentes et utilisez des espaces blancs pour améliorer la lisibilité. Enregistrer la disposition personnalisée en tant que Word modèle réutilisable pour maintenir la cohérence dans toute la documentation de formation.

Créer des manuels de formation et des supports de formation pour les employés dans Microsoft Word en ligne. Explorer d’autres guides sur Modèles SOP avec IA et rédiger des notes de service.