Comment utiliser Copilot dans Word pour générer de meilleurs e-mails avec l’IA

Transformer instantanément rapports et documents longs dans des e-mails courts et professionnels avec Copilote en Word. Un bon e-mail doit être concis et personnalisé, mais résumer des idées complexes à partir de documents prend du temps dans nos horaires chargés. C’est pourquoi la conversation avec Copilot peut simplifier l’écriture des e-mails, car elle extrait les points clés de plusieurs documents et adapte le ton pour différents destinataires.

Restez productif au travail en générant des plans d’e-mail de haute qualité à l’aide de l’IA. Découvrez comment tirer parti de l’IA pour rédiger, réécrire et résumer des documents en e-mails lisibles dans Microsoft Word.

Comment transformer des documents en e-mails

Que l’e-mail partage les points saillants du projet avec les responsables ou résume une proposition de vente pour un client, dépendez de Copilot pour condenser les informations sans informations et contexte manquants. Voici comment créer des brouillons d’e-mail dans Word.

1. Ouvrez le bouton Word document que vous souhaitez convertir en message électronique.

2. Activez Copilot dans Word à partir du ruban ou de l’icône de droite et commencez à discuter pour expliquer les exigences de rédaction des e-mails.

3. Ajoutez un contexte concernant le destinataire, le ton idéal et la longueur de l’e-mail afin que l’IA puisse adapter le message. Joignez d’autres documents de référence tels que des présentations, des fichiers OneDrive et des e-mails récents à l’aide du bouton plus dans la conversation Copilot.

4. Si nécessaire, passez en revue le brouillon de réponse de l’e-mail et les modifications de langue ou de tonalité de la demande.

5. Copiez le modèle de brouillon d’e-mail généré par l’IA dans Microsoft Outlook ou d’autres fournisseurs de messagerie, et envoyez-le quand vous êtes prêt. Vous pouvez également utiliser le bouton partager dans Word pour générer un lien vers le document et coller le brouillon d’e-mail

   dans la section du message en pré-lecture.

Essayez cet exemple requête Copilot

Résume ce document de proposition en points clés et rédige un court e-mail d’approbation pour mon responsable. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Conseil : ajoutez une signature d’e-mail Outlook à chaque e-mail pour ajouter une touche de crédibilité. Une bonne signature e-mail améliore le professionnalisme de l’e-mail et donne une bonne impression sur le organization. Personnaliser rapidement un modèle de signature par e-mail avec les coordonnées, le logo de la marque et d’autres liens essentiels.

Poursuivez votre lecture pour découvrir quels documents de travail quotidiens peuvent être transformés en modèles d’e-mail soignés avec des invites d’assistance IA.

Neuf idées pour utiliser l’IA pour rédiger rapidement des e-mails

1. Notes de réunion

Les réunions peuvent avoir un éventail de discussions, de points de discussion et d’actions de suivi, ce qui en fait une tâche manuelle longue pour trouver les points forts. Convertir les minutes de réunion et les documents de note dans un résumé IA pour informer les participants et les parties prenantes de la réunion.

Discutez avec Copilot pour créer un brouillon d’e-mail utile qui récapitule les points clés, les décisions et présente les éléments d’action pour les différents destinataires, y compris ceux qui n’ont pas assisté, les parties prenantes de haut niveau, les clients ou ceux auxquels des tâches de suivi ont été attribuées.

Essayez cet exemple requête Copilot

Aide à écrire un court e-mail de suivi aux participants à la réunion en fonction de ces notes de réunion, en mettant en évidence les éléments d’action par nom. Cliquez pour copier cette requête Copilot

2. Guides et manuels de formation

La conduite d’initiatives d’apprentissage, de ressources humaines ou de renforcement des compétences au travail ? Utilisez l’IA dans Word pour créer des e-mails digestibles à partir de documents d’intégration longs, de documents SOP, de formations de processus, etc.

Utiliser Copilot pour générer du contenu d’e-mail court à introduire guides de formation avec des éléments clés à retenir ou un contexte d’écriture qui établit des liens vers les documents. Vous pouvez également permettre aux équipes occupées de saisir plus rapidement les connaissances en créant une série d’e-mails Outlook à partir de points clés.

Essayez cet exemple requête Copilot

Résumez le manuel de formation sous forme d'e-mail, en mettant en avant trois points clés, et adoptez un ton à la fois amical et expert tout en encourageant les questions complémentaires. Cliquez pour copier cette requête Copilot

3. Rapports d’état

Ce document à envoyer par e-mail est un gain de temps pour les responsables d’équipe, les responsables de projet et d’autres rôles qui doivent fournir des mises à jour aux C-suites et aux cadres. Utiliser l’IA pour extraire les principaux insights à partir de des rapports status hebdomadaires, pour permettre leur compréhension tout en leur faisant gagner des heures précieuses.

Utiliser Copilot pour réécrire du contenu avec des verbes d’action, en mettant en évidence la progression et les réalisations, dans un format digestible qui coupe leur boîte de réception.

Essayez cet exemple requête Copilot

Read this project report and find the top monthly highlights and issues and draft an email to the Chief Operations Manager. Cliquez pour copier cette requête Copilot

4. Bulletins d’informations et brouillons de blog

Les rédacteurs, les professionnels de la communication et les spécialistes du marketing rédigent déjà un formulaire long blogs sur le site web et créer des bulletins d’informations dans Word. Copilot peut désormais réaffecter ce contenu dans des extraits de code et des teasers d’e-mail attrayants, ce qui permet de réécrire manuellement le contenu dans le ton approprié pour l’engagement par e-mail.

Adaptez le ton, la longueur et le format des brouillons en fournissant un contexte Copilot indiquant si les lecteurs sont des employés internes, des partenaires commerciaux, des abonnés de messagerie ou d’autres personnes.

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Rédigez un teaser par e-mail à partir de ce brouillon d'article de blog, encourageant les abonnés à cliquer pour lire l'article complet. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Conseil : utilisez Copilot comme générateur de lignes d’objet de courrier électronique pour créer des titres percutants qui augmentent les taux d’ouverture des e-mails.

5. Mémoires de projet

Les nouveaux lancements nécessitent une documentation complète, mais tous les membres du projet n’ont pas le temps de s’impliquer en profondeur dans le document complet. Mémoires de projet et les propositions commerciales peuvent s’exécuter sur plusieurs pages, tant qu’elles décrivent les objectifs, les feuilles de route, les chronologies, les parties prenantes, les ressources requises et bien plus encore. C’est là que Copilot peut aider à maintenir la productivité des expéditeurs et des lecteurs.

Générez des résumés et des tâches simples des besoins du projet avec l’IA, ce qui vous permet d’économiser du temps et des efforts pour vous-même et les membres de l’équipe.

Essayez cet exemple requête Copilot

Rédigez un e-mail de mise à jour concis pour présenter ce nouveau projet à l'ensemble de l'entreprise, en mettant l'accent sur la feuille de route. Cliquez pour copier cette requête Copilot

6. Plans de campagne

Les documents de communication et de planification de contenu sont longs par conception. Résumez les stratégies de campagne avec l’IA dans les e-mails pour obtenir rapidement l’approbation des parties prenantes, des concepteurs ou des partenaires de l’agence.

Utilisez Copilot pour transformer les plans de stratégie créative en e-mails d’annonce de lancement ou en e-mails d’alignement interne.

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Transformez ce plan de campagne marketing en un e-mail de requête d'approbation à soumettre au Responsable de la création pour examen. Cliquez pour copier cette requête Copilot

7. Recherche et commentaires des clients

Les équipes de produit et de support peuvent tirer parti en grande partie de l’apprentissage des commentaires, mais l’analyse manuelle des devis et des plaintes prend trop de temps. Avec Copilot, transformez les résultats de l’enquête, les transcriptions des appels clients, les lettres et d’autres documents de commentaires en e-mails orientés action.

Faites preuve de réactivité en tant qu’entreprise en rédigeant des e-mails à partager avec les clients ou en partageant des insights et des tendances en interne.

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Résumez cette transcription d'appel de retour client sous la forme d'un e-mail interne mettant en lumière les principales plaintes. Cliquez pour copier cette requête Copilot

8. Invitations et récapitulatifs d’événements

Les équipes rh et de communication peuvent rapidement transformer des documents liés aux événements en invitations à l’aide de Copilot qui peut faire référence au document du plan d’événements et extraire les détails des e-mails et des enregistrements de réunion Teams associés. Utilisez l’IA pour extraire les détails des événements tels que les dates, l’emplacement, le minutage, les liens RSVP, etc.

Copilot peut également créer des récapitulatifs d’événements pour mettre en évidence des parties de l’événement à partir du calendrier et écrire des notes de remerciement pour les personnes impliquées. Gardez les e-mails d’événement attrayants en demandant un ton de voix vif mais professionnel.

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Rédigez un e-mail récapitulatif post-événement à partir de ce document, en résumant les moments clés du programme. Cliquez pour copier cette requête Copilot

9. C.V.

Les étudiants universitaires et les chercheurs d’emploi peuvent créer un e-mail de sensibilisation rapide sur mesure à partir de cv et annonces d’emploi, tout en présentant une demande de stage, de bénévolat, d’opportunités internes ou simplement de réseautage. Invitez Copilot à créer un message soigné qui résume les expériences adaptées à la liste des travaux.

Ce conseil de rédaction d’e-mails basé sur l’IA est parfait quand il n’y a pas de temps pour créer et mettre en forme une forme formelle lettre de motivation.

Essayez cet exemple requête Copilot

Créez un e-mail d’application concis à l’aide des détails de ce document de CV. Cliquez pour copier cette requête Copilot

Essayez ces idées pour créer des e-mails percutants qui obtiennent des réponses des personnes importantes. Commencez à rédiger des e-mails plus rapidement avec Microsoft Word.

Explorer d’autres idées pour gagner du temps en apprenant comment prendre des minutes de réunion avec l’IA, et comment écrire l’ordre du jour d’une réunion.