Cómo crear una plantilla manual de aprendizaje con IA

Cada organización tiene procesos que es necesario enseñar, repetir y estandarizar, y un manual de entrenamiento fuerte es lo que hace posible. Un manual de aprendizaje es una guía estructurada diseñada para enseñar a las personas cómo realizar un rol, tarea o proceso de forma coherente y correcta. Es compatible con todo, desde la incorporación y mejora hasta el cumplimiento y el desarrollo profesional. Hecho bien, ahorra tiempo, reduce los errores y hace que los nuevos miembros del equipo contribuyan antes.

Explore tipos populares de manuales de aprendizaje, componentes clave de un esquema sólido y un tutorial paso a paso para crear una plantilla reutilizable con Copiloto en Word. Ahorre tiempo generando un esquema estructurado, rellenando secciones con contenido relevante y adaptando la plantilla para diferentes roles o equipos en Microsoft Word.

Ocho tipos de manuales de aprendizaje con ejemplos

Los manuales de aprendizaje se presentan de muchas formas en función del público, el propósito y el nivel de detalle requerido. A continuación se muestran ocho ejemplos manuales de formación ampliamente utilizados para la formación interna y la documentación orientada al cliente.

1. Manuales de incorporación de empleados

Los documentos manuales de formación de empleados para la incorporación presentan a los nuevos empleados a la empresa, su rol, sus herramientas, sus expectativas y sus directivas esenciales. Una nueva guía de bienvenida para empleados podría cubrir el historial de la empresa, la misión y los contactos clave. Una lista de comprobación de incorporación de la primera semana describe tareas como configurar cuentas, asistir a la orientación y reunirse con el equipo. Un manual de valores y cultura de la empresa ayuda a las personas a comprender las expectativas y normas del lugar de trabajo.

2. Manuales de aprendizaje específicos de roles

Los manuales específicos de roles se centran en las aptitudes y los flujos de trabajo necesarios para realizar un trabajo en particular. Son especialmente útiles para roles técnicos o de procesos pesados. Una guía de aprendizaje del servicio de atención al cliente puede cubrir el tratamiento de llamadas, las rutas de escalación y el tono de voz. Un manual de capacitación sobre ventas podría incluir conocimientos sobre productos, flujos de trabajo de CRM y gestión de objeciones. En un manual del editor de contenido se describen las directrices editoriales, los pasos de aprobación y las programaciones de publicación.

3. Standard manuales de procedimiento operativo (SOP)

Los SOP proporcionan instrucciones paso a paso para las tareas que deben completarse de forma coherente y correcta. Son fundamentales para el control de calidad, la preparación de auditoría y la reducción de errores entre equipos. Más información sobre cómo crear plantillas SOP con IA en Word. Los ejemplos típicos incluyen un SOP de procesamiento de facturas que detalla cada paso desde la recepción hasta la aprobación de pago, un procedimiento de informes de incidentes que normaliza cómo se documentan y escalan los problemas en el lugar de trabajo, y el flujo de trabajo de aprobación y revisión de contenido que asigna quién revisa, edita y publica contenido antes de que entre en funcionamiento.

4. Manuales técnicos o de aprendizaje de sistemas

Los manuales técnicos o de formación de sistemas explican cómo se configuran y administran los sistemas, las herramientas o los equipos internos. Se centran en el acceso, la configuración, los permisos y el mantenimiento, en lugar de en la ejecución de tareas del día a día. Un manual de aprendizaje de sistemas puede cubrir los requisitos de inicio de sesión, niveles de permisos y estándares de datos para plataformas internas. Una guía de configuración de la administración de relaciones con el cliente (CRM) o del sistema de administración de contenido (CMS) podría explicar los pasos de configuración y los campos necesarios. Un manual de configuración del equipo documentaría los pasos de instalación, las comprobaciones de seguridad y las tareas de mantenimiento rutinarias.

5. Manuales de directivas y cumplimiento

Los manuales de directivas y cumplimiento ayudan a los equipos a comprender los requisitos legales, normativos y organizativos. Son esenciales en sectores como la salud, las finanzas y la construcción, donde la adhesión normativa está estrechamente supervisada. Un manual de salud y seguridad en el lugar de trabajo describe procedimientos de emergencia, informes de riesgos y prácticas de trabajo seguras. Un manual de privacidad de datos trata los protocolos de tratamiento, la respuesta a infracciones y las responsabilidades en virtud de normativas como el Reglamento general de protección de datos (RGPD). Un código de conducta y una guía de política de RR. HH. establecen expectativas sobre el comportamiento en el lugar de trabajo, la lucha contra la discriminación y los procedimientos de quejas.

6. Manuales de usuario o de cliente

Los manuales de los clientes ayudan a los usuarios externos a comprender cómo usar un producto, servicio o sistema. La documentación del cliente clara y bien estructurada reduce las solicitudes de soporte técnico y mejora la experiencia general del usuario. Una guía de instalación y configuración del producto guía a los clientes a través del desembalaje, el ensamblado y la configuración por primera vez. Un manual de usuario de la aplicación móvil cubre la creación de cuentas, la navegación y las características clave. Una guía de inicio rápido para nuevos suscriptores ofrece una descripción general condensada de cómo empezar a usar un producto o servicio inmediatamente.

7. Manuales de aprendizaje de software

Los manuales de aprendizaje de software se centran en cómo usar una herramienta digital o aplicación específica para completar tareas. Estos manuales priorizan la guía de características, los flujos de trabajo y las instrucciones en pantalla. Una guía de software de administración de proyectos podría explicar la creación de tareas, escalas de tiempo y características de colaboración. Un manual de aprendizaje de planeación de recursos empresariales (ERP) podría guiarse por los módulos de operaciones o finanzas. Una guía de la plataforma de comunicación abarcaba los mensajes, las reuniones, el uso compartido de archivos y las notificaciones.

8. Manuales de aprendizaje de seguridad

Los manuales de entrenamiento de seguridad son esenciales en trabajos con riesgo físico. Abarcan procedimientos para prevenir accidentes, responder a emergencias y mantener un ambiente de trabajo seguro. Un manual de seguridad del sitio de construcción puede incluir requisitos de PPE, protección contra caídas y evaluaciones de riesgos. Una guía de seguridad de laboratorio podría abordar la manipulación química, la respuesta a derrames y la descontaminación del equipo. Un manual de seguridad alimentaria podría abarcar los controles de temperatura, la prevención de la contaminación cruzada y los horarios de limpieza.

Componentes clave de un esquema manual de aprendizaje

Una plantilla manual de aprendizaje sólida sigue una estructura lógica que guía a los alumnos desde la introducción hasta el material de referencia. Cada componente siguiente se puede generar y personalizar con Copiloto en Word, lo que hace que crear un esquema completo desde cero sea más rápido.

Introducción

La introducción establece el contexto de todo el manual. Debe explicar el propósito de la formación, identificar para quién es el manual y describir cómo usar el documento de manera eficaz. Una introducción clara ayuda a los estudiantes a comprender qué esperar y por qué el contenido es importante para su rol.

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Write an introduction for a training manual designed for new customer support representatives, explaining the purpose of the training and how to navigate the document.Click to copy this Copilot prompt

Objetivos de aprendizaje

Los objetivos de aprendizaje definen qué conocimientos o aptitudes debe obtener el lector al final de la formación. Objetivos claros ayudan tanto al escritor a mantenerse concentrado como a medir el progreso. Enmarcar cada objetivo en torno a resultados específicos y observables en lugar de objetivos vagos.

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Generate five learning objectives for a training manual on CRM data entry for sales associates.Click to copy this Copilot prompt

Información general del rol o proceso

Esta sección proporciona el contexto más amplio que los estudiantes necesitan antes de pasar a instrucciones detalladas. Abarca conceptos clave, terminología y cómo encaja el rol o el proceso dentro de la organización. Este contexto facilita el seguimiento de las secciones paso a paso.

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Summarize the role of a marketing coordinator. Include key responsibilities and how it connects to the marketing team.Click to copy this Copilot prompt

Instrucciones detalladas

Este es el núcleo del manual de aprendizaje. Diseñe procesos o flujos de trabajo detallados con pasos numerados, listas de comprobación o instrucciones superpácticas con subescalados. Para las tareas que requieren coherencia estricta, considere la posibilidad de estructurar esta sección como una procedimiento operativo estándar. Incluya las herramientas, sistemas o recursos necesarios en cada fase para ayudar a los lectores a seguir la lectura de forma independiente.

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Create step-by-step instructions for processing a customer refund in our CRM system [name of CRM], including which fields to complete and who to notify.Click to copy this Copilot prompt

Directivas, estándares o reglas

En esta sección se describen los requisitos de cumplimiento, las acciones permitidas y prohibidas y los estándares organizativos que se aplican al tema de aprendizaje. Garantiza que los alumnos comprendan los límites y las expectativas que rigen la forma en que se deben realizar las tareas.

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Write a section on data handling policies for an IT support training manual. Include privacy expectations and escalation procedures.Click to copy this Copilot prompt

Ejemplos y escenarios

Los ejemplos prácticos facilitan la comprensión de las instrucciones abstractas. Incluya escenarios de buenas y malas prácticas para que los alumnos puedan ver la diferencia. Usar Escritor de IA en Word para generar borradores de escenarios y luego refinarlos con detalles reales del equipo.

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Write two realistic scenarios for a customer service training manual: one demonstrating best practice call handling and one showing common mistakes to avoid.Click to copy this Copilot prompt

Consejos y prácticas recomendadas

Una sección de sugerencias dedicada proporciona a los alumnos métodos abreviados prácticos, técnicas de eficiencia y errores comunes que evitar. Aquí es donde los expertos los miembros del equipo pueden compartir conocimientos que ayudan a los empleados más recientes a avanzar más rápido.

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List five best practices for writing clear internal documentation, including tips on language, formatting, and version control.Click to copy this Copilot prompt

Ejercicios o comprobaciones de conocimiento

Los ejercicios y las preguntas de revisión ayudan a los alumnos a probar su comprensión antes de seguir adelante. Pueden variar desde preguntas de selección múltiple hasta tareas prácticas que simulan flujos de trabajo reales.

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Create three multiple-choice review questions for a training manual section on workplace safety procedures.Click to copy this Copilot prompt

Solución de problemas y preguntas frecuentes (P+F)

Una sección de solución de problemas aborda los problemas más comunes que es probable que los alumnos se encuentren, junto con pasos claros de resolución e instrucciones sobre cuándo escalar. Incluir una sección de preguntas más frecuentes anticipa preguntas y reduce la necesidad de soporte técnico de seguimiento.

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Generate a troubleshooting FAQ section for a training manual on using the internal expense reporting system, covering the five most common errors and their solutions.Click to copy this Copilot prompt

Material de referencia

Cierre el manual con materiales complementarios que lo convierten en un recurso a largo plazo al que los usuarios vuelven, no a una lectura única. Una sección de referencia segura suele incluir:

• Glosario de términos clave: define cualquier lenguaje técnico, acrónimo o vocabulario específico del rol usado en el manual.

• Vínculos a recursos relacionados: conectarse a directivas internas, documentos de aprendizaje relacionados, tutoriales de vídeo o material de referencia externa.

• Documentos complementarios: adjuntar plantillas, listas de comprobación o formularios que los lectores necesitarán al aplicar lo que han aprendido.

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Create a glossary of ten key terms for an employee onboarding training manual in the technology industry.Click to copy this Copilot prompt

Cómo escribir una plantilla manual de aprendizaje con Copilot en Word

En los pasos siguientes se describe cómo crear una plantilla manual de aprendizaje reutilizable con Copiloto en Word.

1. Abrir un nuevo documento en blanco en Word para la Web.

2. Haga clic en Copilot en la barra de herramientas de Word para la Web para iniciar una nueva solicitud.

3. Pida a Copilot que genere un esquema manual de aprendizaje. Asegúrese de incluir para quién es el manual de aprendizaje, para qué se incluirá el documento y cómo se usará.

4. Revise el esquema manual de aprendizaje generado por IA. Solicite a Copilot que ajuste, expanda o reorganice secciones si es necesario. Puede pedir a Copilot que refine las palabras o reescriba secciones específicas.

5. Agregue detalles finales y guárdelo como una plantilla de Word reutilizable. Para guardar como plantilla reutilizable en línea, guarde el documento de Word (.docx) en una carpeta dedicada en OneDrive o SharePoint. Trate el documento como un archivo maestro. Como alternativa, en la aplicación de escritorio Word, seleccione Archivo y, después, Guardar como plantilla Word (.dotx).

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Create a training manual titled 'Employee Onboarding Guide' with company overview, first-week checklist, and key contacts.Click to copy this Copilot prompt

Prácticas recomendadas manuales de aprendizaje

Un manual de aprendizaje bien escrito solo es eficaz si es fácil de leer, mantener y reutilizar. Aplique estas directrices al crear o refinar materiales de aprendizaje.

• Mantenga el contenido claro, sencillo y centrado en las tareas: use lenguaje sencillo, evite la jerga y divida las instrucciones en pasos pequeños y manejables. Las oraciones breves y la voz activa facilitan el seguimiento del contenido.

• Use una estructura y un diseño coherentes: mantenga el mismo formato, jerarquía de títulos y estilo visual en todo el manual. Elija tamaños de fuente legibles (de 11 a 12 puntos para el cuerpo de texto, más grandes para los títulos) y aplique espaciado coherente. Use las herramientas de formato de Word para mantener los títulos, las fuentes y los márgenes uniformes.

• Incluya elementos visuales para comprender: agregue capturas de pantalla, diagramas, listas de comprobación o SmartArt para ilustrar procesos. Los objetos visuales rompen el texto denso y facilitan el seguimiento de las instrucciones paso a paso.

• Haga que sea práctico con ejemplos y escenarios reales: proporcione tareas de ejemplo, casos de uso realistas y comparaciones de enfoques correctos e incorrectos. Los ejemplos prácticos ayudan a conectar conceptos con las situaciones reales del lugar de trabajo.

• Mantenlos actualizados y fáciles de revisar: almacena los manuales en una ubicación central y editable con OneDrive y revísalos periódicamente. Usar herramientas de colaboración en Word para trabajar en coautoría con expertos en la materia y realizar un seguimiento de los cambios a lo largo del tiempo.

• Aplique la personalización de marca de la organización para obtener un acabado profesional: inserte el logotipo de la empresa en el encabezado, aplique colores de marca con la configuración del tema y use la fuente oficial de la guía de estilos. Establezca márgenes de página coherentes y use espacios en blanco para mejorar la legibilidad. Guardar el diseño de marca como un plantilla de Word reutilizable para mantener la coherencia en toda la documentación de aprendizaje.

Crear manuales de formación y materiales de aprendizaje para empleados en Microsoft Word en línea. Explora las guías adicionales en Plantillas SOP con IA y escribir notas.