Erstellen einer Manuellen Trainingsvorlage mit KI

Jedes organization hat Prozesse, die gelehrt, wiederholt und standardisiert werden müssen, und ein starkes Trainingshandbuch macht dies möglich. Ein Schulungshandbuch ist ein strukturierter Leitfaden, der Personen beibringen soll, wie sie eine Rolle, Aufgabe oder Einen Prozess konsistent und korrekt ausführen können. Es unterstützt alles von Onboarding und Upskilling bis hin zu Compliance und beruflicher Entwicklung. Wenn sie gut funktioniert, spart es Zeit, reduziert Fehler und bringt neue Teammitglieder früher mit.

Erkunden Sie beliebte Arten von Schulungshandbüchern, wichtige Komponenten einer starken Gliederung und ein schritt-für-Schritt-Tutorial zum Erstellen einer wiederverwendbaren Vorlage mit Copilot in Word. Sparen Sie Zeit, indem Sie eine strukturierte Gliederung erstellen, Abschnitte mit relevanten Inhalten auffüllen und die Vorlage für verschiedene Rollen oder Teams in anpassen. Microsoft Word.

Acht Arten von Schulungshandbüchern mit Beispielen

Schulungshandbücher gibt es in vielen Formen, je nach Zielgruppe, Zweck und Detailgrad. Im Folgenden finden Sie acht häufig verwendete Schulungshandbuchbeispiele, die für interne Schulungen und kundenorientierte Dokumentationen verwendet werden.

1. Handbücher zum Onboarding von Mitarbeitern

Dokumente zur Mitarbeiterschulung für das Onboarding führen neue Mitarbeiter in das Unternehmen, ihre Rolle, Tools, Erwartungen und wichtige Richtlinien ein. Ein neuer Mitarbeiter-Willkommensleitfaden kann den Unternehmensverlauf, die Mission und wichtige Kontakte abdecken. Eine Checkliste für das Onboarding der ersten Woche enthält Aufgaben wie das Einrichten von Konten, die Teilnahme an der Orientierung und das Treffen mit dem Team. Ein Unternehmenswerte- und Kulturhandbuch hilft Menschen dabei, die Erwartungen und Normen am Arbeitsplatz zu verstehen.

2. Rollenspezifische Schulungshandbücher

Rollenspezifische Handbücher konzentrieren sich auf die Fähigkeiten und Workflows, die für die Ausführung einer bestimmten Aufgabe erforderlich sind. Sie sind besonders nützlich für technische oder prozessintensive Rollen. Ein Schulungsleitfaden für den Kundendienst kann die Anrufbehandlung, Eskalationspfade und den Tonfall der Stimme abdecken. Ein Vertriebsschulungshandbuch kann Produktwissen, CRM-Workflows und die Behandlung von Einwänden enthalten. Ein Inhalts-Editor-Handbuch enthält redaktionelle Richtlinien, Genehmigungsschritte und Veröffentlichungszeitpläne.

3. Standard Betriebsprozedurhandbücher (SOP)

SOPs bieten Schritt-für-Schritt-Anweisungen für Aufgaben, die konsistent und ordnungsgemäß ausgeführt werden müssen. Sie sind entscheidend für die Qualitätskontrolle, die Überwachungsbereitschaft und die Reduzierung von Fehlern in allen Teams. Erfahren Sie mehr über die Vorgehensweise Erstellen von SOP-Vorlagen mit KI in Word. Typische Beispiele hierfür sind ein SOP für die Rechnungsverarbeitung, in dem die einzelnen Schritte vom Empfang bis zur Zahlungsgenehmigung detailliert beschrieben werden, ein Verfahren zur Meldung von Vorfällen, das die Dokumentation und Eskalation von Problemen am Arbeitsplatz standardisiert, und ein Workflow für die Inhaltsgenehmigung und -überprüfung, der vor der Liveschaltung anzeigt, wer Inhalte überprüft, bearbeitet und veröffentlicht.

4. Technische oder systemtechnische Schulungshandbücher

Technische Oder Systemschulungshandbücher erläutern, wie interne Systeme, Tools oder Geräte eingerichtet und verwaltet werden. Sie konzentrieren sich auf Zugriff, Konfiguration, Berechtigungen und Wartung und nicht auf die tägliche Aufgabenausführung. Ein Systemschulungshandbuch kann Anmeldeanforderungen, Berechtigungsstufen und Datenstandards für interne Plattformen abdecken. In einem Setupleitfaden für customer relationship management (CRM) oder Content Management System (CMS) können Konfigurationsschritte und erforderliche Felder erläutert werden. In einem Handbuch zur Einrichtung von Geräten werden Installationsschritte, Sicherheitsüberprüfungen und routinemäßige Wartungsaufgaben dokumentiert.

5. Richtlinien- und Konformitätshandbücher

Richtlinien- und Compliancehandbücher helfen Teams dabei, rechtliche, behördliche und organisatorische Anforderungen zu verstehen. Sie sind in Branchen wie dem Gesundheitswesen, dem Finanzwesen und dem Bauwesen, in denen die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen genau überwacht wird, unerlässlich. In einem Handbuch zur Gesundheits- und Sicherheit am Arbeitsplatz werden Notfallverfahren, Gefahrenberichte und sichere Arbeitsmethoden beschrieben. Ein Datenschutzhandbuch behandelt den Umgang mit Protokollen, die Reaktion auf Sicherheitsverletzungen und Zuständigkeiten im Rahmen von Vorschriften wie der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Ein Verhaltenskodex und ein Richtlinienleitfaden für die Personalabteilung legen die Erwartungen an das Verhalten am Arbeitsplatz, antidiskriminierung und Beschwerdeverfahren fest.

6. Kunden- oder Benutzerhandbücher

Kundenhandbücher helfen externen Benutzern, zu verstehen, wie ein Produkt, ein Dienst oder ein System verwendet wird. Eine klare, gut strukturierte Kundendokumentation reduziert Supportanfragen und verbessert die Allgemeine Benutzerfreundlichkeit. Ein Leitfaden zur Produkteinrichtung und -installation führt Kunden durch unboxing, assembly und first-time configuration. Ein Benutzerhandbuch für mobile Apps behandelt kontoerstellung, Navigation und wichtige Features. Eine Schnellstartanleitung für neue Abonnenten bietet einen verkürzten Überblick darüber, wie Sie sofort mit der Verwendung eines Produkts oder Diensts beginnen können.

7. Schulungshandbücher für Software

Softwareschulungshandbücher konzentrieren sich darauf, wie Sie ein bestimmtes digitales Tool oder eine bestimmte Anwendung zum Ausführen von Aufgaben verwenden. Diese Handbücher priorisieren Funktionsanleitungen, Workflows und Bildschirm-für-Bildschirm-Anweisungen. In einem Projektmanagement-Softwareleitfaden werden aufgabenerstellung, Zeitachsen und Zusammenarbeitsfeatures erläutert. Ein Erp-Schulungshandbuch (Enterprise Resource Planning) kann durch Finanz- oder Betriebsmodule durchlaufen werden. Ein Leitfaden zur Kommunikationsplattform behandelt Messaging, Besprechungen, Dateifreigaben und Benachrichtigungen.

8. Sicherheitsschulungshandbücher

Sicherheitstrainingshandbücher sind in Berufen mit körperlichen Risiken unerlässlich. Sie umfassen Verfahren zur Verhütung von Unfällen, zur Reaktion auf Notfälle und zur Aufrechterhaltung einer sicheren Arbeitsumgebung. Ein Sicherheitshandbuch für Baustellen kann PSA-Anforderungen, Absturzschutz und Gefahrenbewertungen enthalten. Ein Leitfaden zur Laborsicherheit könnte sich mit dem Umgang mit Chemikalien, der Reaktion auf Überlauf und der Dekontamination von Geräten befassen. Ein Handbuch zur Lebensmittelsicherheit könnte Temperaturkontrollen, Kreuzkontaminationsprävention und Reinigungspläne abdecken.

Wichtige Komponenten eines Schulungshandbuchs

Eine starke Vorlage für ein Trainingshandbuch folgt einer logischen Struktur, die die Lernenden von der Einführung bis zum Referenzmaterial führt. Jede komponente unten kann mit generiert und angepasst werden Copilot in Word, wodurch es schneller ist, eine umfassende Gliederung von Grund auf neu zu erstellen.

Einführung

Die Einführung legt den Kontext für das gesamte Handbuch fest. Es sollte den Zweck der Schulung erläutern, ermitteln, für wen das Handbuch vorgesehen ist, und es sollte beschrieben werden, wie das Dokument effektiv verwendet werden kann. Eine klare Einführung hilft Lernenden zu verstehen, was sie erwartet und warum der Inhalt für ihre Rolle wichtig ist.

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Write an introduction for a training manual designed for new customer support representatives, explaining the purpose of the training and how to navigate the document.Click to copy this Copilot prompt

Lernziele

Lernziele definieren, welche Kenntnisse oder Fähigkeiten der Leser am Ende der Schulung erwerben soll. Klare Ziele helfen sowohl dem Autor, den Fokus zu behalten als auch der Lernenden, den Fortschritt zu messen. Rahmen Sie jedes Ziel um bestimmte, beobachtbare Ergebnisse statt um vage Ziele.

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Generate five learning objectives for a training manual on CRM data entry for sales associates.Click to copy this Copilot prompt

Rollen- oder Prozessübersicht

Dieser Abschnitt enthält den umfassenderen Kontext, den Lernende benötigen, bevor sie mit detaillierten Anweisungen fortfahren können. Sie behandelt wichtige Konzepte, Terminologie und wie die Rolle oder der Prozess in die organization passt. Dieser Kontext erleichtert die Schrittweisen Abschnitte.

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Summarize the role of a marketing coordinator. Include key responsibilities and how it connects to the marketing team.Click to copy this Copilot prompt

Schrittweise Anleitungen

Dies ist der Kern des Schulungshandbuchs. Erstellen Sie detaillierte Prozesse oder Workflows mit nummerierten Schritten, Checklisten oder mehrstufigen Anweisungen mit Unterschritten. Für Aufgaben, die strenge Konsistenz erfordern, sollten Sie diesen Abschnitt als strukturieren. Standardbetriebsverfahren. Fügen Sie die Tools, Systeme oder Ressourcen ein, die in jeder Phase erforderlich sind, damit leser unabhängig voneinander folgen können.

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Create step-by-step instructions for processing a customer refund in our CRM system [name of CRM], including which fields to complete and who to notify.Click to copy this Copilot prompt

Richtlinien, Standards oder Regeln

In diesem Abschnitt werden die Complianceanforderungen, zulässige und verbotene Aktionen sowie organisatorische Standards beschrieben, die für das Schulungsthema gelten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Lernenden die Grenzen und Erwartungen verstehen, die bestimmen, wie Aufgaben ausgeführt werden sollen.

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Write a section on data handling policies for an IT support training manual. Include privacy expectations and escalation procedures.Click to copy this Copilot prompt

Beispiele und Szenarien

Praktische Beispiele erleichtern das Verständnis abstrakter Anweisungen. Schließen Sie sowohl gute als auch schlechte Übungsszenarien ein, damit die Lernenden den Unterschied erkennen können. Verwenden KI Writer in Word Szenarioentwürfe zu generieren und diese dann mit echten Details aus dem Team zu verfeinern.

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Write two realistic scenarios for a customer service training manual: one demonstrating best practice call handling and one showing common mistakes to avoid.Click to copy this Copilot prompt

Tipps und bewährte Methoden

Ein dedizierter Tippsabschnitt bietet den Lernenden praktische Tastenkombinationen, Effizienztechniken und häufige Fehler, die sie vermeiden sollten. Hier erfahren Sie Teammitglieder können Wissen teilen , das neueren Mitarbeitern hilft, schneller voranzukommen.

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List five best practices for writing clear internal documentation, including tips on language, formatting, and version control.Click to copy this Copilot prompt

Übungen oder Wissensprüfungen

Übungen und Überprüfungsfragen helfen Lernenden, ihr Verständnis zu testen, bevor sie fortfahren. Diese können von Multiple-Choice-Fragen bis hin zu praktischen Aufgaben reichen, die echte Workflows simulieren.

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Create three multiple-choice review questions for a training manual section on workplace safety procedures.Click to copy this Copilot prompt

Problembehandlung und häufig gestellte Fragen (FAQs)

In einem Abschnitt zur Problembehandlung werden die häufigsten Probleme behandelt, die lernende Personen wahrscheinlich auftreten, zusammen mit klaren Lösungsschritten und Anleitungen zur Eskalation. Durch das Einschließen eines FAQ-Abschnitts werden Fragen vorweggenommen und der Bedarf an Nachverfolgungsunterstützung reduziert.

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Generate a troubleshooting FAQ section for a training manual on using the internal expense reporting system, covering the five most common errors and their solutions.Click to copy this Copilot prompt

Referenzmaterial

Schließen Sie das Handbuch mit unterstützenden Materialien, die es zu einer langfristigen Ressource machen, zu der Personen zurückkehren, nicht zu einer einmaligen Lese. Ein starker Referenzabschnitt umfasst in der Regel Folgendes:

• Glossar mit Schlüsselbegriffen: Definieren Sie alle technischen Sprachen, Akronyme oder rollenspezifischen Vokabular, die im gesamten Handbuch verwendet werden.

• Links zu verwandten Ressourcen: Herstellen einer Verbindung mit internen Richtlinien, zugehörigen Schulungsdokumenten, exemplarischen Vorgehensweisen in Videos oder externem Referenzmaterial.

• Ergänzende Dokumente: anfügen Vorlagen, Checklisten oder Formulare, die Leser benötigen, um das Gelernte anzuwenden.

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Create a glossary of ten key terms for an employee onboarding training manual in the technology industry.Click to copy this Copilot prompt

Schreiben einer Vorlage für das Trainingshandbuch mit Copilot in Word

Die folgenden Schritte exemplarische Schritte zum Erstellen einer wiederverwendbaren Schulungshandbuchvorlage mit Copilot in Word.

1. Öffnen eines neuen leeren Dokuments in Word für das Web.

2. Klicken Sie auf der Symbolleiste in Word für das Web auf Copilot, um eine neue Anforderung zu starten.

3. Bitten Sie Copilot, eine Gliederung des Trainingshandbuchs zu generieren. Stellen Sie sicher, dass Sie angeben, für wen das Schulungshandbuch bestimmt ist, was im Dokument behandelt wird und wie es verwendet wird.

4. Sehen Sie sich die Gliederung des von KI generierten Trainingshandbuchs an. Copilot bei Bedarf auffordern, Abschnitte anzupassen, zu erweitern oder neu zu organisieren. Sie können Copilot bitten, die Formulierung zu verfeinern oder bestimmte Abschnitte neu zu schreiben.

5. Fügen Sie abschließende Details hinzu, und speichern Sie dann als wiederverwendbare Word Vorlage. Um online als wiederverwendbare Vorlage zu speichern, speichern Sie das Word Dokument (.docx) in einem dedizierten Ordner in OneDrive oder SharePoint. Behandeln Sie das Dokument als master Datei. Alternativ können Sie in der Word Desktop-App Datei und dann Speichern unter Word Vorlage (.dotx) auswählen.

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Create a training manual titled 'Employee Onboarding Guide' with company overview, first-week checklist, and key contacts.Click to copy this Copilot prompt

Bewährte Methoden für das Schulungshandbuch

Ein gut geschriebenes Schulungshandbuch ist nur dann effektiv, wenn es einfach zu lesen, zu verwalten und wiederzuverwenden ist. Wenden Sie diese Richtlinien beim Erstellen oder Verfeinern von Schulungsmaterialien an.

• Halten Sie Inhalte klar, einfach und aufgabenorientiert: Verwenden Sie einfache Sprache, vermeiden Sie Jargon, und unterteilen Sie Anweisungen in kleine, verwaltbare Schritte. Kurze Sätze und aktive Stimme erleichtern die Folgen von Inhalten.

• Verwenden Sie eine konsistente Struktur und ein einheitliches Layout: Behalten Sie die gleiche Formatierung, Überschriftenhierarchie und visuellen Stil im gesamten Handbuch bei. Wählen Sie lesbare Schriftgrade (11–12pt für Textkörper, größer für Überschriften) aus, und wenden Sie einen konsistenten Abstand an. Verwenden Sie die Formatierungstools in Word, um Überschriften, Schriftarten und Ränder einheitlich zu halten.

• Schließen Sie Visuals ein, um das Verständnis zu unterstützen: Fügen Sie Screenshots, Diagramme, Checklisten oder SmartArt hinzu, um Prozesse zu veranschaulichen. Visuals unterteilen dichten Text und erleichtern die Verwendung von Schritt-für-Schritt-Anweisungen.

• Machen Sie es mit echten Beispielen und Szenarien praktisch: Stellen Sie Beispielaufgaben, realistische Anwendungsfälle und Vergleiche richtiger und falscher Ansätze bereit. Praktische Beispiele helfen dabei, Konzepte mit tatsächlichen Arbeitsplatzsituationen zu verbinden.

• Halten Sie es auf dem neuesten Stand und lassen sie sich einfach überarbeiten: Speichern Sie Handbücher an einem zentralen, bearbeitbaren Ort mithilfe von OneDrive, und überprüfen Sie sie regelmäßig. Verwenden Tools für die Zusammenarbeit in Word, um gemeinsam mit Fachexperten zu erstellen und Änderungen im Laufe der Zeit nachzuverfolgen.

• Wenden Sie das Unternehmensbranding für ein professionelles Finish an: Fügen Sie das Unternehmenslogo in die Kopfzeile ein, wenden Sie Markenfarben mithilfe von Designeinstellungen an, und verwenden Sie die offizielle Schriftart aus dem Styleguide. Legen Sie konsistente Seitenränder fest, und verwenden Sie Leerzeichen, um die Lesbarkeit zu verbessern. Speichern des Brandinglayouts als wiederverwendbare Word Vorlage, um die Konsistenz in allen Trainingsdokumentationen zu gewährleisten.

Erstellen von Schulungshandbüchern und Schulungsmaterialien für Mitarbeiter in Microsoft Word online. Weitere Anleitungen finden Sie unter SOP-Vorlagen mit KI und Schreiben von Memos.