如何使用 AI 编写备忘录 - 格式、模板和提示

使用专业制作的业务备忘录在组织内共享更新和提醒。 从发布新产品公告到共享组织范围的紧急消息，使用备忘录以易于阅读的通信格式传递清晰直接的消息。

这种通用的内部通信工具非常适用于保存在随时可用的备忘录示例库中，以便经理、人力资源、法律和其他职能部门可以根据需要进行编辑和调整。 借助 Word 中的 AI 功能，无需从头开始编写备忘录。 使用 Word中的 Copilot，任何人都可以起草、构建、设计和设置可保存和重复使用的备忘录模板的格式。

了解如何使用 为工作场所创建有影响力的业务备忘录 备忘录模板和 AI 与 Microsoft联机Word。

最佳备忘录格式和结构

有效的备忘录简短、结构化且易于理解。 目标是让员工和收件人快速阅读优先级信息并能够对其采取行动。 这就是为什么清晰格式（例如对短段落使用清晰的结构）是使其有效的关键。 每一个好 备忘录模板 应遵循以下格式和结构：

• 标题：在通知顶部的组织批准的字体样式中写下“MEMO”一词。 传统上，标题以所有大写字母编写，以吸引读者的注意，并在在线共享、打印或分发时发出信号。

• 收件人：包括接收备忘录的人员的组名称、组织部门或全名和职务。 确保正确标记团队名称或员工组，以避免任何混淆。

• 发件人：使用指定的职务添加作者的名称，以便读者知道谁创作了备忘录。 一些备忘录可以代表公司职能部门发送，因此请提供详细信息，以便清楚起见。 如果读者需要联系人来回答后续问题，这尤其有用。

• 抄送或其他收件人 (可选) ：如果有任何需要可见性的其他收件人，则这是一个可选部分。 例如，可以将法律部门添加到有关销售团队可以使用的新客户退款计划的备忘录中。

• 日期：始终提及完整日期，因为它有助于提交备忘录以供将来参考。 使用组织中接受的日期格式，以避免对公告的最后期限或生效日期产生任何混淆。

• 主题行：写一个明确而具体的短语来总结备忘录的关键主题。 主题行可以在开头包含“new”、“updated”、“cancelled”或“reminder”等术语，以吸引人们对邮件类型的注意。

• 邮件正文：起草关键邮件、共享更新或编写分步说明以通知备忘录中的收件人。 通过将信息划分为三个简短段落来保持简洁和清晰。 当邮件包含清单或注意事项列表时，利用点点。 理想情况下，备忘录作者应使用直接语言和动作谓词，以便一目了然地浏览和理解备忘录。

• 附件 (可选) ：一些业务备忘录暗示组织中即将发生的更改，例如服务更改、合同更改或组织范围的会议笔记。 此类备忘录可以受益于会议议程等支持文档，或预读文档（如演示文稿、业务建议计划、服务条款和条件等）以及其他文档。

如何在 Word 中使用 AI 编写备忘录

使用 加快备忘录编写速度 Word的 Copilot。 Word中的 Copilot 可以在 Word 中快速起草备忘录模板，在几分钟内将紧急业务备忘录或法律备忘录需求转换为精美的初稿。 使用 AI 从头开始起草或依赖于它 使用有关组织的完整上下文 来精简信息 。 它自动包含标准备注元素，例如“To”、“From”、“Date”、“Subject”，并清晰地组织内容。 下面介绍如何使用 Copilot 编写备忘录。

1. 打开Word文档并启用 从功能区或右侧图标Word中的 Copilot。

2. 开始与 AI 聊天，解释备忘录起草要求，共享有关主题和消息细节的信息。 使用 Copilot 聊天中的加号按钮，进一步附加引用文档（如演示文稿、OneDrive 文件和最近的电子邮件）。

3. 共享受众或部门名称，以便 Copilot 可以使用相关的工作术语，同时遵循组织的语气。

4. 查看创建的备忘录，并根据需要请求语言或格式更改。

5. 使用电子邮件或打印方式共享 AI 生成的备忘录草稿以广泛分发。 或者，使用 Word 中的“共享”按钮生成指向文档的安全可共享链接。

Copilot 提示示例：“向所有员工写一份备忘录，说明从周一起生效的更新远程工作指南，并参考总部发送的电子邮件。

“为初级财务团队生成一份备忘录，总结第四季度预算变化。 有关数据点，请参阅 Excel 中的预算跟踪器电子表格。”

“为营销团队创建一个内部备忘录模板，宣布推出新的社交媒体活动。 在标头中包括“To”、“发件人”、“日期”和“主题”。 使用专业语气，将其保持在 200 字以下，并为关键活动详细信息（如发布日期、目标平台和职责）添加要点。

如何使用免费模板编写备忘录

1. 在线打开Word并探索专业 备忘录模板。

2. 选择“业务备忘录格式”或“法律备忘录格式”等免费备忘录模板以开始自定义。

3. 将备注示例标题和正文文本替换为关键业务详细信息。

4. 利用 Copilot 通过建议动作谓词和语气改进来 增强写作 效果。

5. 上传品牌徽标，更新配色方案，并添加公司信头。

6. 在线保存和共享备忘录，或者打印和分发整个组织内备忘录。

现在已清楚如何使用 AI 创建备忘录模板，请开始在 中起草文档 Microsoft Word。

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