Создание памяток с помощью ИИ — формат, шаблоны и советы

Делитесь обновлениями и напоминаниями в организации с помощью профессионально созданных бизнес-памяток. От объявлений о новых продуктах до обмена срочными сообщениями всей организации, используйте меморандумы для доставки четких, прямых сообщений в удобном для чтения формате общения.

Это универсальное средство внутренней коммуникации очень полезно для хранения в библиотеке готовых к использованию примеров памяток, чтобы руководители, сотрудники, юридические и другие функции могли редактировать и адаптировать при необходимости. Благодаря функциям ИИ в Word нет необходимости писать памятку с нуля. Используя Copilot в Word любой пользователь может создать, структурировать, спроектировать и форматировать шаблон памятки, который можно сохранить и использовать повторно.

Узнайте, как создавать важные бизнес-памятки для рабочего места с помощью Шаблоны memo и ИИ с помощью Microsoft Word в Интернете.

Лучший формат и структура памяток

Эффективная памятка является короткой, структурированной и легкоусвояемой. Цель заключается в том, чтобы сотрудники и получатели могли быстро считывать информацию о приоритете и иметь возможность действовать с ней. Вот почему четкое форматирование, например использование четкого структурирования с короткими абзацами, является ключом к его эффективности. Все хорошее Шаблон memo должен соответствовать следующему формату и структуре:

• Заголовок: напишите слово MEMO в утвержденном стиле шрифта вашей организации в верхней части уведомления. Традиционно название написано всеми прописными буквами, чтобы захватить внимание читателей и сигнализировать о срочности при совместном использовании, печати или распространении в Интернете.

• Получатель: укажите имя группы, подразделения или полное имя и должность лица, получающего памятку. Убедитесь, что имена команд или группы сотрудников помечены правильно, чтобы избежать путаницы.

• Отправитель: добавьте имя автора с указанным названием должности, чтобы читатели знали, кто создал памятку. Некоторые памятки могут быть разосланы от имени функции компании, поэтому включите эти сведения для ясности. Это особенно полезно, если читателям нужны контакты для дальнейших вопросов.

• Копия или дополнительные получатели (необязательно). Это необязательный раздел на случай, если есть дополнительные получатели, которым требуется видимость. Например, юридический отдел может быть добавлен в памятку о новой схеме возмещения, которую может использовать команда продаж.

• Дата: всегда упоминание полную дату, так как она помогает подать памятку для дальнейшего использования. Используйте формат даты, принятый в организации, чтобы избежать путаницы в отношении крайних сроков или даты вступления в силу объявлений.

• Строка темы: напишите четкую и конкретную фразу, чтобы подвести итог ключевой теме памятки. Строка темы может включать такие термины, как "новый", "обновленный", "отменен" или "напоминание" в начале, чтобы привлечь внимание к типу сообщения.

• Текст сообщения: черновик ключевого сообщения, предоставление общего доступа к обновлению или написание пошаговые инструкции для информирования получателей в памятке. Сохраняйте краткость и ясность, разделяя информацию на три коротких абзаца. Используйте точки, когда сообщение содержит контрольный список или список рекомендаций. В идеале авторы памяток должны использовать прямые глаголы языка и действия, чтобы сделать заметки простыми для сканирования и понимания с первого взгляда.

• Вложения (необязательно): некоторые бизнес-заметки ссылаться на предстоящие изменения в организации, такие как изменения служб, изменения контракта или заметки о собраниях в масштабах всей организации. Такие памятки могут извлечь выгоду из наличия вспомогательных документов, таких как повестки дня собраний, или предварительного чтения, таких как презентации, планы бизнес-предложений, условия обслуживания, а также другие документы.

Как написать памятку с помощью ИИ в Word

Ускорение написания памяток с помощью Копилот в Word. Copilot в Word может быстро составить шаблон памятки в Word, превращая срочные бизнес-памятки или юридические памятки в полированный первый черновик за считанные минуты. Использование ИИ для создания черновика с нуля или зависимость от него сжать сведения с полным контекстом о вашей организации. Он автоматически включает стандартные элементы memo, такие как To, From, Date, Subject, и четко упорядочивает содержимое. Вот как написать памятку с помощью Copilot.

1. Открытие документа Word и включение Copilot в Word с ленты или правой руки.

2. Начните общаться с ИИ, чтобы объяснить требования к составлению памятки, поделиться информацией о теме и специфике сообщения. Вложите дополнительные справочные документы, такие как презентации, файлы OneDrive и последние сообщения электронной почты, с помощью кнопки "плюс" в чате Copilot.

3. Поделитесь аудиторией или названием отдела, чтобы Copilot могла использовать соответствующие условия работы, следуя тональности организации.

4. Просмотрите созданную памятку и запросите изменения языка или форматирования при необходимости.

5. Поделитесь созданным ИИ черновиком памятки с помощью электронной почты или печати для широкого распространения. Кроме того, используйте кнопку "Поделиться" в Word, чтобы создать безопасную ссылку на документ, доступную для общего доступа.

запрос Copilot примеры: "напишите памятку для всех сотрудников об обновленных руководящих принципах удаленной работы, действующих с понедельника, ссылаясь на электронное письмо, отправленное штаб-квартирой".

"Создайте памятку для младшей финансовой команды с обобщением изменений в бюджете 4-го года. Сведения о точках данных см. в электронной таблице средства отслеживания бюджета в Excel.

"Создайте внутренний шаблон памяток для маркетинговой команды, объявляющей о запуске новой кампании в социальных сетях. Включите в заголовки to, From, Date и Subject. Используйте профессиональный тон, держите его под 200 словами и добавьте маркеры для ключевых сведений о кампании, таких как дата запуска, целевые платформы и обязанности".

Создание памятки с помощью бесплатного шаблона

1. Откройте Word в Интернете и изучите профессиональные возможности Шаблоны memo.

2. Чтобы начать настройку, выберите бесплатный шаблон памятки, например "Формат бизнес-памятки" или "Формат юридической памятки".

3. Замените заголовок и основной текст примера памятки ключевыми бизнес-данными.

4. Использовать Copilot для улучшить написание, предложив глаголы действия и улучшения тона.

5. Отправьте логотип торговой марки, обновите цветовую схему и добавьте фирменный бланк.

6. Сохраняйте памятки в Интернете и делитесь ими, а также печатайте и распространяйте памятки по всей организации.

Теперь, когда понятно, как создать шаблон памятки с помощью ИИ, приступайте к разработке документов в Microsoft Word.

Продолжайте изучать, как ускорить работу, например написание повестки дня собраний и создание согласованных шаблонов SOP для бизнеса в Word.