Como criar modelos de procedimento operacional padrão com IA

Faça qualquer empresa ser executada sem problemas com SOPs (procedimentos operacionais padrão e escalonáveis) simples e escalonáveis. Esses documentos de treinamento interno podem garantir que os funcionários estejam na mesma página e sigam o mesmo conjunto de etapas para obter resultados de alta qualidade consistentemente. Escrever instruções SOP para tarefas rotineiras ou especializadas em equipes diferentes é essencial, especialmente para funções como operações e recursos humanos.

Com tantas tarefas de micro e macro divididas em toda a organização, pode ser demorado criar um SOP detalhado e claro para cada fluxo de trabalho. É aí que Copilot no Word pode ajudar a elaborar um modelo SOP que pode ser salvo e reutilizado. Apoie-se na IA para usar a estrutura, os termos, as medidas de sucesso mais relevantes e até mesmo obter detalhes de documentos e emails existentes.

Saiba como criar diretrizes e muários SOP de alta qualidade para o local de trabalho com A Microsoft Word online.

Tipos de procedimentos operacionais padrão

SOP passo a passo

Ideal para quando uma tarefa precisa ser concluída de forma linear e deve seguir uma sequência estrita de instruções. Esse formato SOP é fácil de seguir e geralmente é apresentado como uma lista numerada para reduzir o espaço para erro. Ele atende a instruções como iniciar equipamentos, integrar novos funcionários a sistemas de trabalho, entre outras tarefas.

Exemplo de escrita SOP:

1. Faça logon no sistema

2. Verificar credenciais

3. Iniciar aplicativo

SOP hierárquico

Melhor para quando um procedimento precisa ser organizado em camadas, em que cada etapa tem várias sub-etapas. Escolha instruções hierárquicas de procedimentos para permitir que os funcionários realizem tarefas com precisão sem ignorar partes críticas. Use listas aninhadas e diagramas instrucionais em manuales para garantir que cada etapa possa ser executada com êxito.

Exemplo de escrita SOP:

Etapa 1. Preparar equipamentos

1.1 Reunir ferramentas

1.2 Inspecionar equipamentos de segurança

Etapa 2. Ativar o equipamento

SOP de lista de verificação

Simples e prático, o formato SOP da lista de verificação é uma boa ferramenta para manter as coisas organizadas quando há muitas partes móveis ou tarefas a serem feitas paralelamente umas às outras. Esse tipo SOP é ótimo para funcionários experientes que estão familiarizados com uma tarefa, e podem marcar as coisas à medida que vão, sentindo-se confiantes de que nada foi perdido. Mantenha a consistência com a verificação cruzada possível usando listas de verificação. Um ótimo caso de uso está integrando listas de verificação.

Exemplo de escrita SOP:

• Configurar conta de email

• Fornecer acesso à equipe do SharePoint

• Atribuir estação de trabalho do funcionário

• Agendar sessão de orientação

SOP de fluxograma

Durante o mapeamento do processo de negócios, um SOP de fluxograma ajuda a criar padrões escalonáveis para fluxos de trabalho com vários pontos de decisão. Esse layout mapeia as etapas visualmente, mostrando o que fazer com base em cenários diferentes, dando suporte à tomada de decisões para qualquer funcionário. Geralmente, ele é representado por diagramas e setas com etapas claramente rotuladas. Use-o para solucionar problemas de procedimentos ou fluxos de trabalho de suporte ao cliente, em que a próxima ação depende do que acontece primeiro.

Exemplo de escrita SOP:

Iniciar → o sistema está online? → Sim → Prossiga → Não → solução de problemas

Elementos-chave de SOPs

Standard documentos do procedimento operacional podem ser longos e detalhados, para que gerentes, especialistas em operações e especialistas em assuntos possam usar Copiloto em Word para acelerar a gravação de SOP. Não importa o tópico do documento, desde guias de linha de assembly até etapas editoriais de blog e procedimentos de segurança alimentar, a IA pode criar seções contextuais. Saiba mais sobre os principais componentes de um bom SOP.

1. Título

Use um título descritivo que se conecta claramente ao conjunto de instruções no SOP. Se ele existir, use as convenções de nomenclatura de acordo com o departamento específico da empresa. Por exemplo, "Tíquete de suporte ao cliente manipulando SOP".

2. Tabela de controle de documentos

Mantenha uma tabela com detalhes importantes para manter funcionários e usuários informados sobre a versão. Certifique-se de incluir o seguinte.

• Nome

• Número de revisão

• Proprietário

• Data da implementação

• Última data de revisão

• Aprovador

prompt do Copilot exemplo: "atualize a última data de revisão deste documento com base na edição mais recente no documento Word".

3. Meta

Alinhe todos os leitores do SOP sobre o motivo pelo qual o documento foi desenvolvido. Expresse os principais resultados do uso correto do SOP, como "garantir que todos os tíquetes de cliente sejam resolvidos dentro de 24 horas". Não consegue encontrar as frases certas? Utilize Copilot em Word para elaborar algumas instruções de resultado com base no contexto dos procedimentos.

prompt do Copilot exemplo: "resumir a meta deste SOP a partir desta transcrição da reunião. Reescreva-a em linguagem clara e orientada à ação adequada à minha empresa.".

4. Procedimento

Esse componente é o foco do documento. Comece a compor as instruções com base no tipo SOP selecionado. Exiba as instruções passo a passo com clareza, usando os termos e frases técnicos corretos amplamente usados na organização.

Para etapas em várias camadas, como SOPs hierárquicos, instruções simples e concisas são fundamentais. Use a IA para simplificar a estrutura de frases, resumir etapas longas ou sugerir frases mais acionáveis para capacitar os leitores a usar o SOP corretamente.

prompt do Copilot exemplo: " reescreva o parágrafo em etapas que são fáceis de seguir enquanto usam recursos humanos adequados e terminologia de contratação."

5. Responsabilidades

O documento deve especificar quem é responsável pela configuração do processo, bem como quem é responsável pelas aprovações em cada etapa, se necessário. Liste os participantes com nomes, títulos de trabalho, melhores detalhes de contato e suas responsabilidades em relação ao documento SOP.

6. Principais comportamentos

Delineie como os leitores devem usar as diretrizes, incluindo as expectativas regulatórias, de conformidade e de qualidade obrigatórias. Esta seção deve se concentrar em como os leitores podem se manter responsáveis e usar o SOP corretamente para reduzir riscos e manter a consistência.

prompt do Copilot exemplo: "escreva um parágrafo sobre como a equipe administrativa médica deve usar esse SOP enquanto está atenta à privacidade do paciente".

7. Inovar

Compartilhe se houver uma oportunidade para o funcionário implementar uma abordagem inovadora na tarefa. Isso se refere à simplificação de tarefas ou à sugestão de fluxos de trabalho criativos para obter o procedimento mais rapidamente. Isso pode ser um arranhão na cabeça para alguns, é por isso que é bom confiar em conversar com Copilot que pode identificar alternativas ou melhores fluxos de trabalho.

prompt do Copilot exemplo: "sugira três maneiras de acelerar o processo de reembolso de despesas antes da temporada de férias".

8. Ferramentas e suporte

Forneça uma lista clara de referências e recursos necessários para atender à meta SOP, como documentos de treinamento relacionados, sessões de coaching internas, gravações de vídeo de processo comercial e muito mais.

prompt do Copilot exemplo: "faça uma lista de links de recursos internos para este documento SOP".

Como utilizar a IA para gerar um modelo SOP

1. Abrir um novo Word documento para começar a criar um modelo SOP.

2. Ative o Copilot no Word a partir do friso, o chat com a IA para explicar os requisitos do SOP.

3. Partilhe o contexto, a finalidade e os principais objetivos do SOP dentro da caixa de chat Copilot. Especifique o tipo de SOP preferencial, como lista de verificação, passo a passo, hierárquico ou fluxograma. Peça copilot para inserir diagramas, tabelas ou SmartArt sempre que possível.

4. Reveja o modelo SOP gerado pela IA no Word.

5. Peça ao Copilot para refinar quaisquer secções, por exemplo, "adicionar mais detalhes aos comportamentos principais. Utilize este documento de anexo de referência como guia."

6. Guarde o modelo SOP como um modelo reutilizável no Word ou guarde e partilhe como um PDF ou uma ligação partilhável.

SOP de TI prompt do Copilot exemplo: "criar um modelo Standard Procedimento Operacional (SOP) intitulado "Cópia de Segurança e Recuperação de Dados" para os coordenadores de TI principiantes da audiência e funcionários gerais. Tipo SOP: fluxograma para pontos de decisão."

Marketing SOP prompt do Copilot exemplo: "criar um modelo de Procedimento Operacional Standard (SOP) intitulado "Diretrizes de Publicação de Redes Sociais" para os coordenadores de marketing da audiência e gestores da comunidade, mantendo um nível de principiante. Tipo SOP: lista de verificação e subpassos hierárquicos para aprovações."

melhores práticas do procedimento operacional Standard

• Utilizar estilos de cabeçalho profissionais: aplique estilos de título consistentes e utilize o painel Estilos incorporado no Word para manter a estrutura.

• Aplicar imagem corporativa organizacional: insira o logótipo da empresa no cabeçalho e aplique as cores da marca com as definições de Tema no Word. Utilize o conjunto de tipos de letra oficial do guia de estilo da organização para obter um aspeto elegante.

• Adicionar ligações de referência: adicione URLs clicáveis em linha a políticas ou modelos relacionados ou crie uma secção de referências no final para acesso rápido.

• Criar documentos SOP restritos: proteja o SOP com o modo "só de leitura" para visualizadores e atribua direitos de edição apenas a funções autorizadas. Aplique a proteção por palavra-passe, se necessário.

• Rever e atualizar com frequência: adicione uma data de "última revisão" à tabela de controlo de documentos e utilize o registo de alterações no Word para registar atualizações e manter o histórico de versões para conformidade.

Agora que está claro como criar um modelo SOP, comece a criar documentos no Microsoft Word. Continue a aprender a acelerar tarefas de trabalho diárias, como gerar e-mails com IA e escrever agendas de reuniões.