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Transformar instantaneamente relatórios e documentos longos em e-mails curtos e profissionais com Co-piloto em Word. Um bom e-mail tem de ser conciso e personalizado, mas resumir ideias complexas de documentos demora algum tempo nas nossas agendas ocupadas. É por isso que conversar com Copilot pode simplificar a escrita de e-mails à medida que retira pontos-chave de vários documentos e adapta o tom para diferentes destinatários.
Mantenha-se produtivo no trabalho ao gerar destaques de e-mail de alta qualidade com IA. Saiba como tirar partido da IA para redigir, reescrever e resumir documentos em e-mails legíveis no Microsoft Word.
Como transformar documentos em e-mails
Se o e-mail está a partilhar destaques do projeto com os gestores ou a resumir uma proposta de vendas para um cliente, dependa da Copilot para condensar informações sem falta de factos e contexto. Eis como fazer rascunhos de e-mail no Word.
Abrir o Word documento que pretende converter numa mensagem de e-mail.
Ative o Copilot no Word a partir do friso ou do ícone direito e comece a conversar para explicar os requisitos de redação de e-mail.
Adicione contexto sobre o destinatário, o tom ideal e o comprimento do e-mail para que a IA possa personalizar a mensagem. Anexe ainda mais documentos de referência como apresentações, ficheiros do OneDrive e e-mails recentes com o botão de adição no chat copilot.
Reveja a resposta do rascunho de e-mail e peça alterações de idioma ou tom, se necessário.
Copiar o modelo de rascunho de e-mail gerado pela IA para Microsoft Outlook ou outros fornecedores de e-mail e envie-o quando estiver pronto. Em alternativa, utilize o botão botão partilhar no Word para gerar uma ligação para o documento e colar o rascunho do e-mail
na secção da mensagem como pré-leitura.
Experimente este exemplo prompt do Copilot
Sugestão: adicione uma assinatura de e-mail do Outlook a cada e-mail para adicionar um toque de credibilidade. Uma boa assinatura de e-mail melhora o profissionalismo do e-mail e dá uma boa impressão sobre a organização. Personalizar rapidamente um modelo de assinatura de e-mail com detalhes de contacto, logótipo da marca e outras ligações essenciais.
Continue a ler para saber que documentos de trabalho diário podem ser transformados em modelos de e-mail elegantes com pedidos de assistência de IA.
Nove ideias para utilizar a IA para redigir e-mails rapidamente
1. Anotações da reunião
As reuniões podem ter uma série de debates, pontos de conversa e ações de seguimento, tornando-a uma tarefa manual demorada para encontrar os destaques. Converter atas de reunião e anote documentos num resumo de IA para manter os participantes e intervenientes da reunião informados.
Converse com a Copilot para criar um esboço de e-mail útil que recapitula pontos-chave, decisões e mostra os itens de ação para diferentes destinatários, incluindo aqueles que não participaram, intervenientes seniores, clientes ou aqueles que têm tarefas de seguimento atribuídas.
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2. Manuais e guias de formação
Promover iniciativas de aprendizagem, RH ou qualificação no trabalho? Utilize a IA no Word para criar e-mails digeríveis a partir de documentos de integração morosos, documentos SOP, formações de processos e muito mais.
Utilizar o Copilot para gerar conteúdo de e-mail de formato curto para apresentar guias de formação com conclusões importantes ou contexto de escrita que se liga aos documentos. Em alternativa, permita que as equipas ocupadas compreendam o conhecimento mais rapidamente ao criar uma série de e-mail do Outlook a partir de pontos-chave.
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3. Relatórios de estado
Esta ideia de documento para e-mail é uma poupança de tempo para oportunidades potenciais, gestores de projetos e outras funções que precisam de fornecer atualizações para conjuntos de aplicações C e executivos. Utilizar IA para extrair as principais informações de relatórios semanais status, para permitir a sua compreensão, poupando-lhes horas preciosas.
Utilizar Copilot para reescrever conteúdo com verbos de ação, realçando o progresso e as conquistas, num formato digerível que corta a sua caixa de entrada desorganização.
Experimente este exemplo prompt do Copilot
4. Newsletter e rascunhos de blogue
Escritores, profissionais de comunicação e comerciantes já elaboram rascunhos de longa forma blogues do site e criar newsletters no Word. Agora, a Copilot pode reutilizar esse conteúdo para envolver teasers e fragmentos de e-mail, poupando o esforço manual de reescrever o conteúdo no tom certo para a cativação de e-mail.
Adapte o tom, o comprimento e o formato dos rascunhos ao fornecer contexto copilot sobre se os leitores são colaboradores internos, parceiros de vendas, subscritores de e-mail ou outros.
Experimente este exemplo prompt do Copilot
Sugestão: utilize Copilot como gerador de linhas de assuntos de e-mail para criar cabeçalhos impactantes que aumentam as taxas de abertura de e-mail.
5. Resumos do projeto
Os novos lançamentos requerem documentação completa, mas nem todos os membros do projeto têm tempo para se envolverem profundamente no documento completo. Resumos do projeto e As propostas empresariais podem executar várias páginas, desde que delineiem objetivos, mapas de objetivos, linhas cronológicas, intervenientes, recursos necessários e muito mais. É aí que Copilot pode ajudar a manter os remetentes e leitores produtivos.
Gere resumos e tarefas de requisitos de projeto simples com IA, poupando tempo e esforço para si e para os membros da equipa.
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6. Planos de campanha
Os documentos de comunicações e de planeamento de conteúdos são longos por predefinição. Resumir estratégias de campanha com IA em e-mails para obter rapidamente aprovações de intervenientes, designers ou parceiros de agência.
Utilize o Copilot para transformar destaques de estratégia criativa em e-mails de anúncio de lançamento ou e-mails de alinhamento interno.
Experimente este exemplo prompt do Copilot
7. Pesquisa e feedback dos clientes
As equipas de produtos e suporte podem beneficiar em grande parte da aprendizagem dos comentários, mas analisar manualmente aspas e as queixas é demasiado moroso. Com o Copilot, transforme os resultados do inquérito, transcrições de chamadas de clientes, cartas e mais documentos de feedback em e-mails orientados para a ação.
Demonstre capacidade de resposta como uma empresa ao redigir e-mails para partilhar com os clientes ou partilhar informações e tendências internamente.
Experimente este exemplo prompt do Copilot
8. Convites e recapitulações de eventos
As equipas de RH e comunicações podem transformar rapidamente documentos relacionados com eventos em convites que utilizam o Copilot, que pode fazer referência ao documento do plano de eventos, e extraem detalhes de e-mails relacionados e gravações de reuniões do Teams. Utilize a IA para extrair detalhes do evento, como datas, localização, temporização, ligações RSVP e muito mais.
O Copilot também pode criar recapitulações de eventos para realçar partes do evento a partir da agenda e escrever notas de agradecimento para os envolvidos. Mantenha os e-mails do evento envolvidos ao pedir um tom de voz animado, mas profissional.
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9. Currículos
Estudantes universitários e candidatos a emprego podem criar um e-mail de divulgação personalizado rápido a partir de currículos e anúncios de emprego, enquanto se candidata a um estágio, função de voluntariado, oportunidades internas ou simplesmente rede. Pedir ao Copilot para criar uma mensagem polida que resume as experiências adequadas à listagem de tarefas.
Esta sugestão de rascunho de e-mail com tecnologia de IA é perfeita quando não há tempo para criar e formatar um formal carta de apresentação.
Experimente este exemplo prompt do Copilot
Experimente estas ideias para criar e-mails impactantes que obtêm respostas de pessoas importantes. Começar a redigir e-mails mais rapidamente com Microsoft Word.
Explorar mais ideias que poupam tempo ao aprender como tomar atas de reunião com IA e como escrever uma agenda de reunião.
Perguntas frequentes
Copilot está Word seguro para usar?
Microsoft 365 Copilot, incluindo Copiloto em Word, segue padrões de segurança e privacidade de nível empresarial. Ele opera dentro das estruturas de conformidade do Microsoft 365. O acesso a dados é limitado ao que você já tem permissão no Microsoft 365 e todos os dados permanecem dentro do ambiente microsoft da organização. Saiba mais sobre segurança de dados em Copilot.
Como refinar solicitações do Copilot para escrever emails melhores?
Copilot pode entender o contexto dos documentos, mas caso a saída não seja como o esperado, esclareça as informações sobre a meta e os destinatários do email novamente. Os usuários também podem destacar um parágrafo específico de um documento para Copilot se concentrar e melhorar o Modelo de rascunho de email de IA. Ser descritivo sobre o tom e o formato ideais também pode ajudar com uma boa geração de conteúdo de IA.
Como tornar um email acessível?
É importante garantir que todos possam ler e entender emails. Estruturar conteúdo claramente usando parágrafos curtos ou listas e usar fontes legíveis como Arial ou Calibri. Evite usar tabelas e use títulos para ajudar os leitores de tela a trabalhar corretamente. Se estiver usando o Outlook, use o verificador de acessibilidade que sinaliza problemas e sugere correções como mau contraste de cores.
