Op deze pagina
Deel updates en herinneringen binnen een organisatie met behulp van professioneel samengestelde zakelijke memo's. Van het maken van aankondigingen voor nieuwe producten tot het delen van urgente berichten voor de hele organisatie, gebruik memorandums om duidelijke, directe berichten te bezorgen, in een gemakkelijk te lezen communicatie-indeling.
Deze veelzijdige interne communicatietool is uiterst handig om in een bibliotheek met kant-en-klare memovoorbeelden te bewaren, zodat managers, personeelszaken, juridische en andere functies kunnen bewerken en aanpassen wanneer dat nodig is. Met AI-functies in Word hoeft u geen volledig nieuwe memo te schrijven. Gebruik Copilot in Word kan iedereen een memosjabloon ontwerpen, structuren, ontwerpen en opmaken die kan worden opgeslagen en opnieuw kan worden gebruikt.
Meer informatie over het maken van impactvolle zakelijke memo's voor de werkplek met behulp van memosjablonen en AI met Microsoft Word online.
De beste memo-indeling en -structuur
Een effectieve memo is kort, gestructureerd en verteerbaar. Het doel is dat werknemers en ontvangers de prioriteitsinformatie snel kunnen lezen en hierop kunnen reageren. Daarom is een duidelijke opmaak, zoals het gebruik van een duidelijke structuur met korte alinea's, essentieel om deze effectief te maken. Elk goed memosjabloon moet deze indeling en structuur hebben:
Kop: schrijf het woord 'MEMO' in de goedgekeurde lettertypestijl van uw organisatie boven aan de kennisgeving. Traditioneel wordt de titel in alle hoofdletters geschreven om de aandacht van lezers te trekken en de urgentie te signaleert wanneer deze online wordt gedeeld, afgedrukt of gedistribueerd.
Ontvanger: geef de naam op van de groep, organisatieafdeling of volledige naam en functie van de persoon die de memo ontvangt. Zorg ervoor dat teamnamen of werknemersgroepen correct zijn gelabeld om verwarring te voorkomen.
Afzender: voeg de naam van de schrijver toe met de functie opgegeven, zodat lezers weten wie de memo heeft geschreven. Sommige memo's kunnen namens een bedrijfsfunctie worden verzonden, dus neem die details op voor de duidelijkheid. Dit is met name handig als lezers contactpersonen nodig hebben voor vervolgvragen.
CC of extra geadresseerden (optioneel): dit is een optionele sectie voor het geval er extra geadresseerden zijn die zichtbaarheid nodig hebben. De juridische afdeling kan bijvoorbeeld worden toegevoegd aan een memo over een nieuwe terugbetalingsregeling voor klanten die het verkoopteam kan gebruiken.
Datum: vermeld altijd de volledige datum, zodat u de memo kunt indienen voor toekomstig gebruik. Gebruik de datumnotatie die in de organisatie is geaccepteerd om verwarring te voorkomen over deadlines of de ingangsdatum van aankondigingen.
Onderwerpregel: schrijf een duidelijke en specifieke zin om het belangrijkste onderwerp van de memo samen te vatten. De onderwerpregel kan termen als 'nieuw', 'bijgewerkt', 'geannuleerd' of 'herinnering' aan het begin bevatten om de aandacht te vestigen op het berichttype.
Hoofdtekst van bericht: het belangrijkste bericht opstellen, een update delen of stapsgewijze instructies schrijven om geadresseerden in de memo te informeren. Behoud de beknoptheid en duidelijkheid door informatie op te delen in drie korte alinea's. Gebruik puntpunten wanneer het bericht een controlelijst of lijst met overwegingen bevat. In het ideale geval gebruiken memoauteurs directe taal en actie-werkwoorden om memo's in één oogopslag te scannen en te begrijpen.
Bijlagen (optioneel): sommige zakelijke memo's verwijzen naar toekomstige wijzigingen in de organisatie, zoals servicewijzigingen, contractwijzigingen of organisatiebrede vergaderingsnotities. Dergelijke memo's kunnen profiteren van ondersteunende documenten zoals vergaderagenda's of voorgelezen documenten, zoals presentaties, bedrijfsvoorstelplannen, servicevoorwaarden en andere documenten.
Een memo schrijven met AI in Word
Schrijf memo's sneller met behulp van Copilot in Word. Copilot in Word kunt snel een memosjabloon opstellen in Word, waardoor urgente zakelijke memo of een juridische memo binnen enkele minuten verandert in een professioneel eerste concept. Ai gebruiken om helemaal opnieuw te ontwerpen of er afhankelijk van te zijn informatie samenvatten met volledige context over uw organisatie. Het bevat automatisch standaard memo-elementen, zoals Aan, Van, Datum, Onderwerp, en organiseert inhoud duidelijk. U kunt als volgt een memo schrijven met Behulp van Copilot.
Een Word-document openen en inschakelen Copilot in Word vanaf het lint of het pictogram rechts.
Begin met chatten met AI om de vereisten voor het opstellen van memo's uit te leggen en informatie over het onderwerp en specifieke berichten te delen. Voeg verder referentiedocumenten zoals presentaties, OneDrive-bestanden en recente e-mailberichten toe met behulp van de plusknop in Copilot-chat.
Deel de naam van het publiek of de afdeling, zodat Copilot relevante werktermen kan gebruiken terwijl de toon van de organisatie wordt gevolgd.
Controleer de gemaakte memo en vraag indien nodig taal- of opmaakwijzigingen aan.
Deel het door AI gegenereerde memo-concept met behulp van e-mail of afdrukken om op grote schaal te distribueren. U kunt ook de knop Delen in Word gebruiken om een beveiligde, deelbare koppeling naar het document te genereren.
Copilot-prompt voorbeelden: "schrijf een memo naar alle werknemers over bijgewerkte richtlijnen voor werken op afstand vanaf maandag, verwijzend naar de e-mail die is verzonden door het hoofdkantoor."
"Genereer een memo voor het junior finance-team met een samenvatting van de budgetwijzigingen in het 4e kwartaal. Raadpleeg het spreadsheet budgettracker in Excel voor de gegevenspunten.
"Maak een interne memosjabloon voor het marketingteam en kondigt een nieuwe campagne voor sociale media aan. Neem Aan, Van, Datum en Onderwerp op in de koptekst. Gebruik een professionele toon, houd deze onder de 200 woorden en voeg opsommingstekens toe voor belangrijke campagnedetails, zoals de lanceringsdatum, doelplatformen en verantwoordelijkheden.
Een memo schrijven met een gratis sjabloon
Open Word online en verken professioneel memosjablonen.
Selecteer de gratis memosjabloon, zoals 'indeling zakelijke memo' of 'juridische memo-indeling' om te beginnen met aanpassen.
Vervang de titel van het memovoorbeeld en de hoofdtekst door belangrijke bedrijfsgegevens.
Copilot gebruiken om het schrijven verbeteren door actie-werkwoorden en toonverbeteringen voor te stellen.
Upload het merklogo, werk het kleurenschema bij en voeg het briefhoofd van het bedrijf toe.
Sla de memo online op en deel deze of druk memo's af en distribueer deze in de hele organisatie.
Nu het duidelijk is hoe u een memosjabloon maakt met AI, gaat u aan de slag met het opstellen van documenten in Microsoft Word.
Ga verder met het verkennen van hoe u het werk kunt versnellen, zoals agenda's voor vergaderingen schrijven en het maken van consistente SOP-sjablonen voor bedrijven in Word.
Veelgestelde vragen
Kan Copilot een bestaande memo herschrijven?
Copilot in Word kan bestaande memo's eenvoudig herschrijven. Open het memodocument, markeer de tekst en gebruik de functie automatisch herschrijven om het schrijven te verbeteren. Geef aanvullende instructies met behulp van prompts zoals 'deze memo formeler en beknopter maken', 'opsommingstekens toevoegen voor de duidelijkheid' of 'verkorten tot minder dan 150 woorden'. Copilot behoudt de oorspronkelijke betekenis en verbetert tegelijkertijd de toon, structuur en leesbaarheid.
Kan ik hyperlinks naar een memorandum opnemen?
Met hyperlinks hebben lezers rechtstreeks vanuit een online memo toegang tot ondersteunende documenten en referentiemateriaal, zodat ze in de sectie bijlagen kunnen worden geplaatst. Hyperlinks zijn niet nuttig voor een memo die wordt afgedrukt voor distributie.
Waarom moet ik een memo schrijven?
Memo's zijn een beproefd hulpmiddel voor het delen van informatie op een beknopte en snelle manier in de hele organisatie, in vergelijking met een e-mail opstellen.
Kan ik een memosjabloon opnieuw gebruiken?
Memo's hebben een strakke structuur, wat betekent dat een memosjabloon kan worden aangepast aan verschillende communicatiebehoeften, van aankondigingen tot herinneringen. Het opnieuw gebruiken van een sjabloon bespaart tijd als de organisatie letterhead, huisstijlelementen, lettertypestijl blijven toegepast, zodat de memo er consistent uitziet met eerdere memo's.
