Een trainingssjabloon maken met AI

Elke organisatie heeft processen die moeten worden aangeleerd, herhaald en gestandaardiseerd, en een sterke trainingshandleiding maakt dat mogelijk. Een trainingshandleiding is een gestructureerde handleiding die is ontworpen om mensen te leren hoe ze een rol, taak of proces consistent en correct kunnen uitvoeren. Het ondersteunt alles, van onboarding en bijscholing tot naleving en professionele ontwikkeling. Goed uitgevoerd, bespaart tijd, vermindert fouten en zorgt ervoor dat nieuwe teamleden sneller bijdragen.

Ontdek populaire typen trainingshandleidingen, belangrijke onderdelen van een sterk overzicht en een stapsgewijze zelfstudie voor het bouwen van een herbruikbare sjabloon met Copilot in Word. Bespaar tijd door een gestructureerd overzicht te genereren, secties met relevante inhoud te vullen en de sjabloon aan te passen voor verschillende rollen of teams in Microsoft Word.

Acht typen trainingshandleidingen met voorbeelden

Trainingshandleidingen zijn beschikbaar in veel vormen, afhankelijk van het publiek, het doel en het vereiste detailniveau. Hieronder ziet u acht veelgebruikte trainingshandboekvoorbeelden die worden gebruikt voor interne training en klantgerichte documentatie.

1. Onboardinghandleidingen voor werknemers

Handmatige documenten voor werknemerstraining voor onboarding introduceren nieuwe medewerkers in het bedrijf, hun rol, hun hulpprogramma's, verwachtingen en essentiële beleidsregels. Een welkomstgids voor nieuwe werknemers kan de bedrijfsgeschiedenis, missie en belangrijke contactpersonen behandelen. Een controlelijst voor onboarding van de eerste week bevat een overzicht van taken zoals het instellen van accounts, het bijwonen van oriëntatie en het vergaderen van het team. Een handleiding voor bedrijfswaarden en -cultuur helpt mensen inzicht te verkrijgen in verwachtingen en normen op de werkplek.

2. Rolspecifieke trainingshandleidingen

Rolspecifieke handleidingen richten zich op de vaardigheden en werkstromen die nodig zijn om een bepaalde taak uit te voeren. Ze zijn met name handig voor technische of proces-intensieve rollen. Een trainingshandleiding voor de klantenservice kan betrekking hebben op de afhandeling van oproepen, escalatiepaden en tone-of-voice. Een handleiding voor verkooptraining kan productkennis, CRM-werkstromen en afhandeling van bezwaar bevatten. Een handleiding voor inhoudseditor bevat redactionele richtlijnen, goedkeuringsstappen en publicatieschema's.

3. Handleiding voor standaardbesturingssystemen (SOP)

SOP's bieden stapsgewijze instructies voor taken die consistent en correct moeten worden uitgevoerd. Ze zijn essentieel voor kwaliteitscontrole, controlegereedheid en het verminderen van fouten tussen teams. Meer informatie over hoe u SOP-sjablonen maken met AI in Word. Typische voorbeelden zijn een SOP voor factuurverwerking waarin elke stap van ontvangst tot betaling wordt beschreven, een incidentrapportageprocedure die standaardiseert hoe problemen op de werkplek worden gedocumenteerd en geëscaleerd, en een werkstroom voor goedkeuring en beoordeling van inhoud die in kaart brengt wie inhoud beoordeelt, bewerkt en publiceert voordat deze live gaat.

4. Technische of systeemtrainingshandleidingen

In technische of systeemtrainingshandleidingen wordt uitgelegd hoe interne systemen, hulpprogramma's of apparatuur worden ingesteld en beheerd. Ze richten zich op toegang, configuratie, machtigingen en onderhoud in plaats van het uitvoeren van dagelijkse taken. Een trainingshandleiding voor systemen kan betrekking hebben op aanmeldingsvereisten, machtigingsniveaus en gegevensstandaarden voor interne platforms. Een installatiehandleiding voor klantrelatiebeheer (CRM) of CMS (Content Management System) kan configuratiestappen en vereiste velden uitleggen. Een installatiehandleiding voor apparatuur bevat installatiestappen, veiligheidscontroles en routineonderhoudstaken.

5. Handleidingen voor beleid en naleving

Beleids- en nalevingshandleidingen helpen teams inzicht te hebben in wettelijke, wettelijke en organisatorische vereisten. Ze zijn essentieel in sectoren zoals gezondheidszorg, financiën en bouw, waar naleving van regelgeving nauwlettend wordt bewaakt. Een handleiding voor gezondheid en veiligheid op de werkplek bevat een overzicht van de procedures voor noodgevallen, het melden van gevaren en veilige werkmethoden. Een handboek voor gegevensprivacy behandelt de verwerking van protocollen, reactie op inbreuken en verantwoordelijkheden onder regelgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Een gedragscode en hr-beleidshandleiding stellen verwachtingen vast voor gedrag op de werkplek, antidiscriminatie en klachtenprocedures.

6. Klant- of gebruikershandleidingen

Handleidingen van klanten helpen externe gebruikers te begrijpen hoe ze een product, service of systeem moeten gebruiken. Duidelijke, goed gestructureerde klantdocumentatie vermindert ondersteuningsaanvragen en verbetert de algehele gebruikerservaring. Een handleiding voor het instellen en installeren van producten begeleidt klanten bij het uitpakken, assembleren en voor het eerst configureren. Een gebruikershandleiding voor mobiele apps bevat informatie over het maken van accounts, navigatie en belangrijke functies. Een snelstartgids voor nieuwe abonnees biedt een beknopt overzicht van hoe u direct aan de slag kunt met een product of service.

7. Handleidingen voor softwaretraining

Softwaretrainingshandleidingen richten zich op het gebruik van een specifiek digitaal hulpprogramma of toepassing om taken te voltooien. Deze handleidingen geven prioriteit aan functierichtlijnen, werkstromen en instructies voor scherm voor scherm. Een softwarehandleiding voor projectbeheer kan het maken van taken, tijdlijnen en samenwerkingsfuncties uitleggen. Een erp-trainingshandleiding (Enterprise Resource Planning) kan financiële of operationele modules doorlopen. Een handleiding voor het communicatieplatform zou betrekking hebben op berichten, vergaderingen, het delen van bestanden en meldingen.

8. Handleidingen voor veiligheidstraining

Veiligheidstrainingshandleidingen zijn essentieel in banen met fysiek risico. Ze hebben betrekking op procedures voor het voorkomen van ongevallen, het reageren op noodgevallen en het handhaven van een veilige werkomgeving. Een veiligheidshandleiding voor de bouwplaats kan PBM-vereisten, valbeveiliging en gevarenbeoordelingen bevatten. Een veiligheidshandleiding voor het laboratorium kan betrekking hebben op chemische verwerking, reactie op lekkages en ontsmetting van apparatuur. Een voedselveiligheidshandboek kan betrekking hebben op temperatuurcontroles, preventie van kruisbesmetting en schoonmaakschema's.

Belangrijke onderdelen van een trainingshandboek

Een sterke handmatige trainingssjabloon volgt een logische structuur die cursisten begeleidt van inleiding tot referentiemateriaal. Elk onderdeel hieronder kan worden gegenereerd en aangepast met Copilot in Word, waardoor het sneller is om een volledig nieuw overzicht te maken.

Inleiding

In de inleiding wordt de context voor de hele handleiding ingesteld. Het moet het doel van de training uitleggen, bepalen voor wie de handleiding is bedoeld en beschrijven hoe het document effectief kan worden gebruikt. Een duidelijke inleiding helpt cursisten te begrijpen wat ze kunnen verwachten en waarom de inhoud belangrijk is voor hun rol.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Write an introduction for a training manual designed for new customer support representatives, explaining the purpose of the training and how to navigate the document.Click to copy this Copilot prompt

Leerdoelen

Leerdoelen bepalen welke kennis of vaardigheden de lezer aan het einde van de training moet opdoen. Duidelijke doelstellingen helpen zowel de schrijver gefocust te blijven als de cursist de voortgang te meten. Kader elke doelstelling rond specifieke, waarneembare resultaten in plaats van vage doelen.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Generate five learning objectives for a training manual on CRM data entry for sales associates.Click to copy this Copilot prompt

Overzicht van rollen of processen

Deze sectie biedt de bredere context die cursisten nodig hebben voordat ze verdergaan met gedetailleerde instructies. Het behandelt belangrijke concepten, terminologie en hoe de rol of het proces binnen de organisatie past. Deze context maakt de stapsgewijze secties gemakkelijker te volgen.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Summarize the role of a marketing coordinator. Include key responsibilities and how it connects to the marketing team.Click to copy this Copilot prompt

Stapsgewijze instructies

Dit is de kern van de trainingshandleiding. Geef gedetailleerde processen of werkstromen op met behulp van genummerde stappen, controlelijsten of gelaagde instructies met substappen. Voor taken waarvoor strikte consistentie is vereist, kunt u overwegen deze sectie te structureren als een standaard operationele procedure. Neem de hulpprogramma's, systemen of resources op die in elke fase nodig zijn om lezers te helpen onafhankelijk van elkaar te volgen.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Create step-by-step instructions for processing a customer refund in our CRM system [name of CRM], including which fields to complete and who to notify.Click to copy this Copilot prompt

Beleid, standaarden of regels

In deze sectie vindt u een overzicht van de nalevingsvereisten, toegestane en verboden acties en organisatiestandaarden die van toepassing zijn op het trainingsonderwerp. Het zorgt ervoor dat cursisten de grenzen en verwachtingen begrijpen die bepalen hoe taken moeten worden uitgevoerd.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Write a section on data handling policies for an IT support training manual. Include privacy expectations and escalation procedures.Click to copy this Copilot prompt

Voorbeelden en scenario's

Praktische voorbeelden maken abstracte instructies gemakkelijker te begrijpen. Neem zowel goede als slechte praktijkscenario's op, zodat cursisten het verschil kunnen zien. Gebruiken AI Writer in Word scenario-concepten genereren en deze vervolgens verfijnen met echte details van het team.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Write two realistic scenarios for a customer service training manual: one demonstrating best practice call handling and one showing common mistakes to avoid.Click to copy this Copilot prompt

Tips en aanbevolen procedures

Een speciale sectie met tips biedt cursisten praktische snelkoppelingen, efficiëntietechnieken en veelvoorkomende fouten om te voorkomen. Dit is waar ervaren teamleden kunnen kennis delen die nieuwere werknemers helpt sneller vooruitgang te boeken.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

List five best practices for writing clear internal documentation, including tips on language, formatting, and version control.Click to copy this Copilot prompt

Oefeningen of kenniscontroles

Met oefeningen en revisievragen kunnen cursisten hun begrip testen voordat ze verder gaan. Deze kunnen variëren van meerkeuzevragen tot praktische taken waarmee echte werkstromen worden gesimuleerd.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Create three multiple-choice review questions for a training manual section on workplace safety procedures.Click to copy this Copilot prompt

Probleemoplossing en veelgestelde vragen (VEELgestelde vragen)

In een sectie over probleemoplossing worden de meest voorkomende problemen behandeld die cursisten waarschijnlijk tegenkomen, samen met duidelijke stappen voor oplossingen en richtlijnen over wanneer ze moeten escaleren. Het toevoegen van een sectie Faq anticipeert op vragen en vermindert de behoefte aan opvolgingsondersteuning.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Generate a troubleshooting FAQ section for a training manual on using the internal expense reporting system, covering the five most common errors and their solutions.Click to copy this Copilot prompt

Referentiemateriaal

Sluit de handleiding af met ondersteunende materialen die ervoor zorgen dat deze een langetermijnresource wordt waarnaar mensen terugkeren, niet een eenmalige leesbewerking. Een sterke naslagsectie bevat doorgaans:

• Woordenlijst met sleuteltermen: definieer een technische taal, acroniemen of rolspecifieke woordenlijst die in de handleiding wordt gebruikt.

• Koppelingen naar gerelateerde resources: maak verbinding met intern beleid, gerelateerde trainingsdocumenten, video-overzichten of extern referentiemateriaal.

• Aanvullende documenten: bijvoegen sjablonen, controlelijsten of formulieren die lezers nodig hebben bij het toepassen van wat ze hebben geleerd.

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Create a glossary of ten key terms for an employee onboarding training manual in the technology industry.Click to copy this Copilot prompt

Een trainingssjabloon schrijven met Copilot in Word

In de onderstaande stappen wordt uitgelegd hoe u een herbruikbare trainingshandboeksjabloon maakt met Copilot in Word.

1. Een nieuw leeg document openen in Word voor het web.

2. Klik op Copilot op de werkbalk in Word voor het web om een nieuwe aanvraag te starten.

3. Vraag Copilot om een trainingshandboek te genereren. Zorg ervoor dat u vermeldt voor wie de trainingshandleiding is bedoeld, waar het document over gaat en hoe het wordt gebruikt.

4. Bekijk het overzicht van de door AI gegenereerde trainingshandleiding. Vraag Copilot om secties zo nodig aan te passen, uit te breiden of opnieuw in te delen. U kunt Copilot vragen om de formulering te verfijnen of specifieke secties te herschrijven.

5. Voeg de laatste details toe en sla deze op als herbruikbare Word sjabloon. Als u online wilt opslaan als een herbruikbare sjabloon, slaat u het Word document (.docx) op in een toegewezen map in OneDrive of SharePoint. Behandel het document als een hoofdbestand. U kunt ook in de bureaublad-app Word de optie Bestand selecteren en vervolgens Opslaan als Word sjabloon (.dotx).

Probeer dit Copilot-prompt voorbeeld

Create a training manual titled 'Employee Onboarding Guide' with company overview, first-week checklist, and key contacts.Click to copy this Copilot prompt

Aanbevolen procedures voor trainingshandboek

Een goed geschreven trainingshandleiding is alleen effectief als deze gemakkelijk te lezen, te onderhouden en opnieuw te gebruiken is. Pas deze richtlijnen toe bij het maken of verfijnen van trainingsmateriaal.

• Houd inhoud duidelijk, eenvoudig en taakgericht: gebruik gewone taal, vermijd jargon en deel instructies op in kleine, beheerbare stappen. Korte zinnen en actieve stem maken inhoud gemakkelijker te volgen.

• Gebruik een consistente structuur en indeling: behoud dezelfde opmaak, kophiërarchie en visuele stijl in de hele handleiding. Kies leesbare tekengrootten (11-12pt voor hoofdtekst, groter voor koppen) en pas consistente afstand toe. Gebruik de opmaakhulpmiddelen in Word om koppen, lettertypen en marges uniform te houden.

• Visuals opnemen ter ondersteuning van inzicht: voeg schermopnamen, diagrammen, controlelijsten of SmartArt toe om processen te illustreren. Visuals splitsen dichte tekst op en maken stapsgewijze instructies gemakkelijker te volgen.

• Maak het praktisch met echte voorbeelden en scenario's: geef voorbeeldtaken, realistische use cases en vergelijkingen van juiste en onjuiste benaderingen. Praktische voorbeelden helpen concepten te verbinden met werkelijke werkpleksituaties.

• Houd het up-to-date en eenvoudig te herzien: sla handleidingen op een centrale, bewerkbare locatie op met OneDrive en controleer ze regelmatig. Gebruiken hulpprogramma's voor samenwerking in Word om samen te werken met deskundigen en wijzigingen in de loop van de tijd bij te houden.

• Huisstijl toepassen voor een professionele afwerking: voeg het bedrijfslogo in de koptekst in, pas merkkleuren toe met thema-instellingen en gebruik het officiële lettertype uit de stijlhandleiding. Stel consistente paginamarges in en gebruik witruimte om de leesbaarheid te verbeteren. Sla de indeling van het merk op als een herbruikbare Word sjabloon om consistentie te behouden in alle trainingsdocumentatie.

Trainingshandleidingen en trainingsmateriaal voor werknemers maken in Microsoft Word online. Aanvullende handleidingen verkennen op SOP-sjablonen met AI en memo's schrijven.