Standaardsjablonen voor operationele procedures maken met AI

Zorg ervoor dat elk bedrijf soepel verloopt met eenvoudige en schaalbare standaardbedrijfsprocedures (SOP's). Deze interne trainingsdocumenten kunnen ervoor zorgen dat werknemers op dezelfde pagina staan en dezelfde reeks stappen volgen om consistent hoogwaardige resultaten te bereiken. Het schrijven van SOP-instructies voor zowel routine- als gespecialiseerde taken in verschillende teams is essentieel, met name voor functies zoals bewerkingen en personeelszaken.

Omdat er zoveel micro- en macrotaken zijn verdeeld over de hele organisatie, kan het tijdrovend zijn om voor elke werkstroom een gedetailleerde en duidelijke SOP te bedenken. Dat is waar Copilot in Word kunt u helpen bij het opstellen van een SOP-sjabloon die kan worden opgeslagen en opnieuw kan worden gebruikt. Gebruik AI om de meest relevante structuur, termen, succesmetingen en zelfs gegevens op te halen uit bestaande documenten en e-mailberichten.

Meer informatie over het maken van hoogwaardige SOP-richtlijnen en handboeken voor de werkplek met Microsoft Word online.

Typen standaardbedrijfsprocedures

Stapsgewijze SOP

Ideaal voor wanneer een taak lineair moet worden uitgevoerd en een strikte reeks instructies moet volgen. Deze SOP-indeling is eenvoudig te volgen en wordt meestal weergegeven als een genummerde lijst om de ruimte voor fouten te verminderen. Het is geschikt voor instructies zoals het opstarten van apparatuur, het onboarden van nieuwe werknemers naar werkpleksystemen, en andere taken.

SOP-schrijfvoorbeeld:

1. Aanmelden bij het systeem

2. Referenties verifiëren

3. Toepassing starten

HiërarchischE SOP

Het meest geschikt voor wanneer een procedure moet worden ingedeeld in lagen, waarbij elke stap meerdere substappen heeft. Kies hiërarchische instructies van procedures om werknemers in staat te stellen taken met precisie uit te voeren zonder kritieke onderdelen over het hoofd te zien. Gebruik geneste lijsten en instructiediagrammen in handboeken om ervoor te zorgen dat elke stap met succes kan worden uitgevoerd.

SOP-schrijfvoorbeeld:

Stap 1. Apparatuur voorbereiden

1.1 Hulpmiddelen verzamelen

1.2 Veiligheidsuitrusting inspecteren

Stap 2. De apparatuur inschakelen

Controlelijst SOP

Eenvoudig en praktisch, de controlelijst SOP-indeling is een goed hulpmiddel om dingen georganiseerd te houden wanneer er veel bewegende onderdelen of taken parallel aan elkaar moeten worden uitgevoerd. Dit SOP-type is ideaal voor ervaren werknemers die bekend zijn met een taak en dingen kunnen afvinken terwijl ze gaan, met het vertrouwen dat er niets is gemist. Behoud consistentie met de kruisverificatie die mogelijk is met behulp van controlelijsten. Een goed gebruiksvoorbeeld is het onboarden van controlelijsten.

SOP-schrijfvoorbeeld:

• E-mailaccount instellen

• Toegang verlenen tot team SharePoint

• Werkstation voor werknemers toewijzen

• Afdrukstandsessie plannen

Stroomdiagram SOP

Tijdens het toewijzen van bedrijfsproces kunt u met een stroomdiagram-SOP schaalbare standaarden maken voor werkstromen met meerdere beslissingspunten. In deze indeling worden de stappen visueel uitgelicht, waarbij wordt weergegeven wat er moet worden uitgevoerd op basis van verschillende scenario's, waardoor de besluitvorming voor elke werknemer wordt ondersteund. Dit wordt meestal weergegeven door diagrammen en pijlen met duidelijk gelabelde stappen. Gebruik het voor probleemoplossingsprocedures of werkstromen voor klantondersteuning, waarbij de volgende actie afhankelijk is van wat er eerst gebeurt.

SOP-schrijfvoorbeeld:

Start → Is het systeem online? → Ja → doorgaan → Nee → problemen oplossen

Belangrijke elementen van SOP's

Standaard operationele proceduredocumenten kunnen lang en gedetailleerd zijn, zodat managers, operations-specialisten en deskundigen op het gebied van onderwerpen gebruik kunnen maken van Copilot in Word om SOP-schrijven te versnellen. Ongeacht het documentonderwerp, van handleidingen voor assembly-lijnen tot blogredactionele stappen en voedselveiligheidsprocedures, kan AI contextuele secties maken. Meer informatie over de belangrijkste onderdelen van een goede SOP.

1. Titel

Gebruik een beschrijvende titel die duidelijk verbinding maakt met de set instructies in de SOP. Als deze bestaat, gebruikt u de naamconventies volgens de specifieke afdeling van het bedrijf. Bijvoorbeeld 'Klantondersteuningsticket afhandeling SOP'.

2. Documentbeheertabel

Onderhoud een tabel met belangrijke details om werknemers en gebruikers op de hoogte te houden van de versie. Zorg ervoor dat u het volgende opneemt.

• Name

• Revisienummer

• Eigenaar

• Implementatiedatum

• Datum van laatste beoordeling

• Fiatteur

Copilot-prompt voorbeeld: 'werk de laatste revisiedatum van dit document bij op basis van de meest recente bewerking op het Word document'.

3. Doel

Alle lezers van de SOP afstemmen op de reden waarom het document is ontwikkeld. Geef de belangrijkste resultaten weer van het juiste gebruik van de SOP, zoals 'ervoor zorgen dat alle klanttickets binnen 24 uur worden opgelost'. Kunt u de juiste zinnen niet vinden? Gebruik Copilot in Word om enkele resultaatinstructies op te stellen op basis van de context van de procedures.

Copilot-prompt voorbeeld: 'het doel van deze SOP van deze vergaderingtranscriptie samenvatten. Herschrijf het in duidelijke, actiegerichte taal die geschikt is voor mijn bedrijf."

4. Procedure

Dit onderdeel is de focus van het document. Begin met het opstellen van de instructies op basis van het geselecteerde SOP-type. Leg de stapsgewijze instructies overzichtelijk op met behulp van de juiste technische termen en woordgroepen die in de organisatie worden gebruikt.

Voor stappen met meerdere lagen, zoals hiërarchische SOP's, zijn eenvoudige en beknopte instructies essentieel. Gebruik AI om de zinsstructuur te vereenvoudigen, lange stappen samen te vatten of meer bruikbare zinnen voor te stellen om lezers in staat te stellen de SOP correct te gebruiken.

Copilot-prompt voorbeeld: " herschrijf de alinea in stappen die gemakkelijk te volgen zijn terwijl u geschikte personeels- en wervingsterminologie gebruikt."

5. Verantwoordelijkheden

In het document moet worden aangegeven wie verantwoordelijk is voor het instellen van het proces en wie indien nodig verantwoordelijk is voor goedkeuringen bij elke stap. Deelnemers vermelden met namen, functietitels, beste contactgegevens en hun verantwoordelijkheden met betrekking tot het SOP-document.

6. Sleutelgedrag

Geef aan hoe lezers de richtlijnen moeten gebruiken, met inbegrip van verplichte regelgeving, naleving en kwaliteitsvereisten. Deze sectie moet zich richten op hoe lezers verantwoordelijk kunnen blijven en de SOP correct kunnen gebruiken om risico's te verminderen en consistentie te behouden.

Copilot-prompt voorbeeld: 'schrijf een alinea over hoe medisch administratief personeel deze SOP moet gebruiken, terwijl u rekening houdt met de privacy van patiënten'.

7. Innoveren

Deel of er een mogelijkheid is voor de werknemer om een innovatieve aanpak in de taak te implementeren. Dit verwijst naar het stroomlijnen van taken of het voorstellen van creatieve werkstromen om de procedure sneller te kunnen uitvoeren. Dit kan voor sommigen een hoofdkraker zijn, daarom is het goed om te vertrouwen op chatten met Copilot waarmee alternatieven of betere werkstromen kunnen worden geïdentificeerd.

Copilot-prompt voorbeeld: 'stel drie manieren voor om het proces van onkostenvergoeding vóór het vakantieseizoen te versnellen'.

8. Hulpprogramma's en ondersteuning

Geef een duidelijke lijst met referenties en resources op die nodig zijn om het SOP-doel te bereiken, zoals gerelateerde trainingsdocumenten, interne coachingsessies, video-opnamen van bedrijfsprocessen en meer.

Copilot-prompt voorbeeld: 'maak een lijst met interne resourcekoppelingen voor dit SOP-document'.

AI gebruiken om een SOP-sjabloon te genereren

1. Een nieuwe openen Word document om een SOP-sjabloon te maken.

2. Schakel Copilot in Word via het lint, de chat met AI om de SOP-vereisten uit te leggen.

3. Deel de context, het doel en de belangrijkste doelen van de SOP in het Copilot-chatvak. Geef het gewenste SOP-type op, zoals controlelijst, stapsgewijs, hiërarchisch of stroomdiagram. Vraag Copilot om waar mogelijk diagrammen, tabellen of SmartArt in te voegen.

4. Controleer de door AI gegenereerde SOP-sjabloon in Word.

5. Vraag Copilot om eventuele secties te verfijnen, bijvoorbeeld 'voeg meer details toe aan sleutelgedrag. Gebruik dit referentiebijlagedocument als richtlijn.'

6. Sla de SOP-sjabloon op als een herbruikbare sjabloon in Word of sla op en deel deze als een PDF- of deelbare koppeling.

IT SOP Copilot-prompt voorbeeld: "create a Standard Operating Procedure (SOP) template getiteld 'Data Backup and Recovery' for the audience beginner IT coordinators and general staff. SOP-type: stroomdiagram voor beslissingspunten."

Marketing SOP Copilot-prompt voorbeeld: 'maak een standaardwerkproceduresjabloon (SOP) met de titel 'Richtlijnen voor het plaatsen van sociale media' voor de marketingcoördinatoren van het publiek en communitymanagers met behoud van een beginnersniveau. SOP-type: controlelijst en hiërarchische substappen voor goedkeuringen."

Aanbevolen procedures voor standaardbedrijfsprocedures

• Gebruik professionele kopstijlen: pas consistente kopstijlen toe en gebruik het ingebouwde deelvenster Stijlen in Word om de structuur te behouden.

• Huisstijl van organisatie toepassen: voeg het bedrijfslogo in de koptekst in en pas merkkleuren toe met behulp van thema-instellingen in Word. Gebruik de officiële lettertypeset uit de stijlhandleiding van de organisatie voor een professioneel uiterlijk.

• Verwijzingskoppelingen toevoegen: Voeg inline klikbare URL's toe aan gerelateerde beleidsregels of sjablonen of maak een verwijzingssectie aan het einde voor snelle toegang.

• Beperkte SOP-documenten maken: beveilig de SOP met de modus Alleen-lezen voor kijkers en wijs alleen bewerkingsrechten toe aan geautoriseerde rollen. Pas indien nodig wachtwoordbeveiliging toe.

• Regelmatig controleren en bijwerken: voeg een datum 'laatst beoordeeld' toe aan de documentbeheertabel en gebruik wijzigingen bijhouden in Word om updates te registreren en versiegeschiedenis bij te houden voor naleving.

Nu het duidelijk is hoe u een SOP-sjabloon maakt, gaat u aan de slag met het maken van documenten in Microsoft Word. Blijf leren hoe u dagelijkse werktaken kunt versnellen, zoals e-mailberichten genereren met AI en agenda's voor vergaderingen schrijven.