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È possibile condividere aggiornamenti e promemoria all'interno di un'organizzazione usando memo professionali. Dalla creazione di nuovi annunci di prodotti alla condivisione di urgenti messaggi a livello di organizzazione, usare promemoria per inviare messaggi diretti e chiari, in un formato di comunicazione di facile lettura.
Questo versatile strumento di comunicazione interna è estremamente utile per conservare in una raccolta di esempi di memo pronti all'uso, in modo che i manager, le risorse umane, le funzioni legali e di altro tipo possano modificare e adattarsi quando necessario. Con le funzionalità di intelligenza artificiale disponibili in Word, non è necessario scrivere un memo da zero. Utilizzando Copilot in Word, chiunque può creare, strutturare, progettare e formattare un modello di memo che può essere salvato e riutilizzato.
Informazioni su come creare promemoria aziendali di grande impatto per il luogo di lavoro Modelli di memo e intelligenza artificiale con Microsoft Word online.
Il formato e la struttura migliori per i memo
Un memo efficace è breve, strutturato e digeribile. L'obiettivo è consentire a dipendenti e destinatari di leggere rapidamente le informazioni prioritarie e di agire su di essa. Ecco perché una formattazione chiara, ad esempio l'uso di strutture chiare con paragrafi brevi, è fondamentale per renderla efficace. Ogni bene Modello di memo deve seguire questo formato e struttura:
Intestazione: scrivere la parola "MEMO" nello stile del tipo di carattere approvato dell'organizzazione nella parte superiore dell'avviso. Tradizionalmente, il titolo è scritto in maiuscolo per catturare l'attenzione dei lettori e l'urgenza del segnale quando viene condiviso, stampato o distribuito online.
Destinatario: includere il nome del gruppo, il reparto dell'organizzazione oppure il nome completo e la posizione della persona che riceve il promemoria. Assicurarsi che i nomi dei team o i gruppi di dipendenti siano etichettati correttamente per evitare confusione.
Mittente: aggiungere il nome dello scrittore con la posizione specificata, in modo che i lettori sappiano chi ha scritto il memo. Alcuni memo possono essere inviati per conto di una funzione aziendale, quindi includere questi dettagli per chiarezza. Questo è particolarmente utile se i lettori hanno bisogno di contatti per le domande di follow-up.
Destinatari CC o aggiuntivi (facoltativi): si tratta di una sezione facoltativa nel caso in cui ci siano altri destinatari che necessitano di visibilità. Ad esempio, il reparto legale potrebbe essere aggiunto a un promemoria relativo a un nuovo schema di rimborso clienti che il team di vendita può usare.
Data: menzionare sempre la data completa perché consente di archiviare il promemoria per riferimento futuro. Usare il formato di data accettato nell'organizzazione per evitare confusione sulle scadenze o sulla data di validità degli annunci.
Riga dell'oggetto: scrivere una frase chiara e specifica per riepilogare l'argomento chiave del promemoria. La riga dell'oggetto può includere termini come "nuovo", "aggiornato", "annullato" o "promemoria" all'inizio per attirare l'attenzione sul tipo di messaggio.
Corpo del messaggio: bozza del messaggio chiave, condivisione di un aggiornamento o scrittura di istruzioni dettagliate per informare i destinatari nel promemoria. Mantenere la brevità e la chiarezza dividendo le informazioni in tre brevi paragrafi. Usare punti quando il messaggio include un elenco di controllo o un elenco di considerazioni. Idealmente, gli autori di memo dovrebbero usare il linguaggio diretto e i verbi di azione per rendere i memo facili da analizzare e comprendere a colpo d'occhio.
Allegati (facoltativi): alcuni promemoria aziendali alludono alle imminenti modifiche apportate all'organizzazione, ad esempio modifiche al servizio, modifiche ai contratti o note riunione a livello di organizzazione. Questi promemoria possono trarre vantaggio dal fatto di avere documenti di supporto come agende di riunioni o pre-leggi come presentazioni, piani di proposte aziendali, termini e condizioni di servizio, tra gli altri documenti.
Come scrivere un promemoria con l'intelligenza artificiale in Word
Velocizzare la scrittura di memo con Copilot in Word. Copilot in Word può creare rapidamente un modello di promemoria in Word, trasformando in una prima bozza in pochi minuti un promemoria aziendale urgente o un promemoria legale. Usa l'intelligenza artificiale per elaborare da zero o dipende da essa per ridurre le informazioni con il contesto completo dell'organizzazione. Include automaticamente elementi memo standard come A, Da, Data, Oggetto e organizza chiaramente il contenuto. Ecco come scrivere un promemoria con Copilot.
Apri un documento di Word e abilita Copilot in Word dalla barra multifunzione o dall'icona a destra.
Iniziare a chattare con l'intelligenza artificiale per spiegare i requisiti di redazione dei memo, condividendo informazioni sull'argomento e sulle specifiche del messaggio. Allegare ulteriormente documenti di riferimento come presentazioni, file di OneDrive e messaggi di posta elettronica recenti usando il pulsante più nella chat Di Copilot.
Condividere il nome del gruppo di destinatari o del reparto in modo che Copilot possa usare i termini di lavoro pertinenti seguendo il tono di voce dell'organizzazione.
Esaminare il promemoria creato e richiedere modifiche alla lingua o alla formattazione, se necessario.
Condividere la bozza di promemoria generata dall'intelligenza artificiale usando un messaggio di posta elettronica o stampare per distribuirla ampiamente. In alternativa, usare il pulsante Condividi in Word per generare un collegamento sicuro e condivisibile al documento.
prompt di Copilot esempi: "scrivi un promemoria a tutti i dipendenti sulle linee guida aggiornate per il lavoro remoto in vigore da lunedì, facendo riferimento all'e-mail inviata dalla sede centrale".
"Generare una nota per il team finanziario junior riassumendo le modifiche al budget T4. Fare riferimento al foglio di calcolo del tracciatore di budget in Excel per i punti dati".
"Crea un modello di promemoria interno per il team di marketing che annuncia il lancio di una nuova campagna di social media. Includere A, Da, Data e Oggetto nell'intestazione. Usa un tono professionale, mantienilo al di sotto di 200 parole e aggiungi punti elenco per i dettagli principali della campagna, come la data di lancio, le piattaforme di destinazione e le responsabilità".
Come scrivere un promemoria usando un modello gratuito
Apri Word online ed esplora professional modelli di memo.
Selezionare il modello di promemoria gratuito, ad esempio "formato memo aziendale" o "formato memo legale" per iniziare a personalizzarlo.
Sostituire il titolo e il corpo del testo dell'esempio di memo con i dettagli aziendali chiave.
Utilizza Copilot per migliorare la scrittura suggerendo verbi di azione e miglioramenti del tono.
Caricare il logo del marchio, aggiornare la combinazione di colori e aggiungere l'intestazione aziendale.
Salvare e condividere il promemoria online oppure stampare e distribuire promemoria nell'intera organizzazione.
Ora che è chiaro come creare un modello di promemoria con l'intelligenza artificiale, iniziare a di redazione dei documenti in Microsoft Word.
Continua a esplorare come velocizzare il lavoro come scrivere agende delle riunioni e creazione di modelli SOP coerenti per le aziende in Word.
Domande frequenti
Copilot può riscrivere un memo esistente?
Copilot in Word può riscrivere facilmente i memo esistenti. Basta aprire il documento memo, evidenziare il testo e usare la funzionalità di riscrittura automatica per migliorare la scrittura. Fornisci istruzioni aggiuntive usando messaggi come "rendere questo memo più formale e conciso", "aggiungere punti elenco per maggiore chiarezza" o "abbreviare fino a meno di 150 parole". Copilot manterrà il significato originale migliorando il tono, la struttura e la leggibilità.
È possibile includere collegamenti ipertestuali a un memorandum?
I collegamenti ipertestuali consentono ai lettori di accedere ai documenti di supporto e al materiale di riferimento direttamente da un promemoria online, in modo che possano essere inseriti nella sezione degli allegati. Tenere presente che i collegamenti ipertestuali non saranno utili per un promemoria che verrà stampato per la distribuzione.
Perché è consigliabile scrivere un promemoria?
I memo sono uno strumento provato e testato per condividere informazioni in modo rapido e conciso nell'intera organizzazione, rispetto a redazione di un messaggio e-mail.
È possibile riutilizzare un modello di promemoria?
I memo seguono una struttura stretta che consente di adattare un modello di promemoria a esigenze di comunicazione diverse, dagli annunci ai promemoria. Il riutilizzo di un modello consente di risparmiare tempo in quanto Carta intestata, elementi di personalizzazione, stile del carattere, tutti vengono applicati assicurando che il memo sia coerente con i memo passati.
