Come creare un modello manuale di formazione con l'intelligenza artificiale

Ogni organizzazione ha processi che devono essere insegnati, ripetuti e standardizzati e un forte manuale di formazione è ciò che rende possibile questo. Un manuale di formazione è una guida strutturata progettata per insegnare agli utenti come svolgere un ruolo, un'attività o un processo in modo coerente e corretto. Supporta tutto, dall'onboarding e l'upskilling alla conformità e allo sviluppo professionale. Fatto bene, consente di risparmiare tempo, ridurre gli errori e ottenere il contributo dei nuovi membri del team prima.

Esplora i tipi più diffusi di manuali di formazione, i componenti chiave di un contorno forte e un'esercitazione dettagliata per la creazione di un modello riutilizzabile con Copilot in Word. Risparmiare tempo generando una struttura strutturata, popolando sezioni con contenuti pertinenti e adattando il modello a ruoli o team diversi in Microsoft Word.

Otto tipi di manuali di formazione con esempi

I manuali di formazione sono disponibili in molte forme, a seconda del pubblico, dello scopo e del livello di dettaglio richiesto. Di seguito sono riportati otto esempi manuali di formazione ampiamente usati per la formazione interna e la documentazione rivolta ai clienti.

1. Manuali di onboarding dei dipendenti

I documenti manuali di formazione dei dipendenti per l'onboarding presentano i nuovi assunti nell'azienda, il loro ruolo, gli strumenti, le aspettative e le politiche essenziali. Una nuova guida di benvenuto per i dipendenti potrebbe includere la storia dell'azienda, la missione e i contatti principali. Un elenco di controllo per l'onboarding della prima settimana delinea attività come la configurazione degli account, la partecipazione all'orientamento e la riunione con il team. Un manuale di valori e cultura aziendale aiuta le persone a comprendere le aspettative e le norme del luogo di lavoro.

2. Manuali di formazione specifici del ruolo

I manuali specifici del ruolo si concentrano sulle competenze e sui flussi di lavoro necessari per eseguire un particolare lavoro. Sono particolarmente utili per ruoli tecnici o di processo pesanti. Una guida alla formazione del servizio clienti potrebbe coprire la gestione delle chiamate, i percorsi di escalation e il tono della voce. Un manuale di formazione per le vendite potrebbe includere informazioni sui prodotti, flussi di lavoro CRM e gestione delle obiezioni. Un manuale dell'editor del contenuto delineava linee guida editoriali, passaggi di approvazione e pianificazioni di pubblicazione.

3. Standard manuali della procedura operativa

I sop forniscono istruzioni dettagliate per le attività che devono essere completate in modo coerente e corretto. Sono fondamentali per il controllo della qualità, la conformità dei controlli e la riduzione degli errori in tutti i team. Scopri di più su come creare modelli SOP con l'intelligenza artificiale in Word. Esempi tipici includono una SOP di elaborazione delle fatture che descrive in dettaglio ogni passaggio dalla ricevuta all'approvazione del pagamento, una procedura di segnalazione degli incidenti che standardizza la modalità di elaborazione e escalation dei problemi della rete aziendale e il flusso di lavoro di approvazione e revisione del contenuto che individua gli utenti che rivedono, modificano e pubblicano il contenuto prima che diventi attivo.

4. Manuali di formazione tecnica o di sistema

I manuali di formazione tecnica o di sistema spiegano come vengono configurati e gestiti i sistemi, gli strumenti o le apparecchiature interni. Si concentrano su accesso, configurazione, autorizzazioni e manutenzione invece che sull'esecuzione quotidiana delle attività. Un manuale di formazione sui sistemi potrebbe coprire i requisiti di accesso, i livelli di autorizzazione e gli standard di dati per le piattaforme interne. Una guida alla configurazione di CRM (Customer Relationship Management) o del sistema di gestione dei contenuti (CMS) potrebbe illustrare i passaggi di configurazione e i campi obbligatori. Un manuale di configurazione dell'attrezzatura documenterebbe i passaggi di installazione, i controlli di sicurezza e le attività di manutenzione di routine.

5. Manuali per criteri e conformità

I manuali per criteri e conformità aiutano i team a comprendere i requisiti legali, normativi e dell'organizzazione. Sono essenziali in settori come l'assistenza sanitaria, la finanza e l'edilizia in cui l'adesione alle normative è strettamente monitorata. Un manuale per la sicurezza e la salute sul luogo di lavoro descrive le procedure di emergenza, la segnalazione dei rischi e le procedure di lavoro sicure. Un manuale sulla privacy dei dati riguarda la gestione di protocolli, risposte alle violazioni e responsabilità in base a normative come il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR). Un codice di condotta e una guida ai criteri delle risorse umane fissano le aspettative per le procedure di comportamento sul luogo di lavoro, antidiscriminazione e lagnanza.

6. Manuali del cliente o dell'utente

I manuali dei clienti aiutano gli utenti esterni a comprendere come usare un prodotto, un servizio o un sistema. La documentazione dei clienti chiara e ben strutturata riduce le richieste di supporto e migliora l'esperienza utente complessiva. Una guida alla configurazione e all'installazione del prodotto illustra ai clienti le operazioni di unboxing, assemblaggio e configurazione per la prima volta. Un manuale dell'utente di un'app per dispositivi mobili riguarda la creazione, la navigazione e le funzionalità principali dell'account. Una guida introduttiva per i nuovi abbonati offre una panoramica ridotta su come iniziare a usare immediatamente un prodotto o un servizio.

7. Manuali di formazione software

I manuali di formazione software si concentrano su come usare uno strumento digitale o un'applicazione specifica per completare le attività. Questi manuali classificano in ordine di priorità le linee guida per le funzionalità, i flussi di lavoro e le istruzioni visualizzate sullo schermo. Una guida del software per la gestione dei progetti potrebbe spiegare la creazione di attività, le sequenze temporali e le funzionalità di collaborazione. Un manuale di formazione sulla pianificazione delle risorse aziendali (ERP) potrebbe esaminare i moduli finanziari o operativi. Una guida alla piattaforma di comunicazione riguarda messaggistica, riunioni, condivisione di file e notifiche.

8. Manuali di formazione sulla sicurezza

I manuali di formazione sulla sicurezza sono essenziali nei lavori a rischio fisico. Esse coprono le procedure per prevenire gli incidenti, rispondere alle emergenze e mantenere un ambiente di lavoro sicuro. Un manuale di sicurezza per i siti di costruzione potrebbe includere requisiti DPI, protezione contro le cadute e valutazione dei rischi. Una guida alla sicurezza di laboratorio potrebbe affrontare il trattamento chimico, la risposta alle perdite e la decontaminazione delle apparecchiature. Un manuale di sicurezza alimentare potrebbe coprire i controlli della temperatura, la prevenzione della contaminazione incrociata e i programmi di pulizia.

Componenti principali di una struttura manuale di formazione

Un modello manuale di formazione forte segue una struttura logica che guida gli studenti dall'introduzione al materiale di riferimento. Ogni componente di seguito può essere generato e personalizzato con Copilot in Word, rendendo più veloce la creazione di una struttura completa da zero.

Introduzione

L'introduzione imposta il contesto per l'intero manuale. Dovrebbe spiegare lo scopo della formazione, identificare chi è il manuale e descrivere come usare il documento in modo efficace. Una chiara introduzione consente agli studenti di comprendere cosa aspettarsi e perché il contenuto è importante per il loro ruolo.

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Write an introduction for a training manual designed for new customer support representatives, explaining the purpose of the training and how to navigate the document.Click to copy this Copilot prompt

Obiettivi di apprendimento

Gli obiettivi di apprendimento definiscono quali conoscenze o competenze il lettore dovrebbe acquisire entro la fine della formazione. Obiettivi chiari aiutano sia lo scrittore a rimanere concentrato che a misurare il progresso. Inquadrare ogni obiettivo in base a risultati specifici e osservabili piuttosto che a obiettivi vaghi.

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Generate five learning objectives for a training manual on CRM data entry for sales associates.Click to copy this Copilot prompt

Panoramica del ruolo o del processo

Questa sezione fornisce il contesto più ampio di cui gli studenti hanno bisogno prima di passare a istruzioni dettagliate. Illustra i concetti chiave, la terminologia e il modo in cui il ruolo o il processo rientra nell'organizzazione. Questo contesto rende più semplice seguire le sezioni dettagliate.

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Summarize the role of a marketing coordinator. Include key responsibilities and how it connects to the marketing team.Click to copy this Copilot prompt

Istruzioni dettagliate

Questo è il nucleo del manuale di formazione. È possibile definire processi dettagliati o flussi di lavoro usando passaggi numerati, elenchi di controllo o istruzioni su più livelli con passaggi secondari. Per le attività che richiedono una coerenza rigorosa, è consigliabile strutturare questa sezione come procedura operativa standard. Includere gli strumenti, i sistemi o le risorse necessari in ogni fase per consentire ai lettori di seguire la procedura in modo indipendente.

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Create step-by-step instructions for processing a customer refund in our CRM system [name of CRM], including which fields to complete and who to notify.Click to copy this Copilot prompt

Criteri, standard o regole

In questa sezione vengono illustrati i requisiti di conformità, le azioni consentite e vietate e gli standard dell'organizzazione applicabili all'argomento relativo alla formazione. Assicura che gli studenti comprendano i limiti e le aspettative che regolano le modalità di esecuzione delle attività.

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Write a section on data handling policies for an IT support training manual. Include privacy expectations and escalation procedures.Click to copy this Copilot prompt

Esempi e scenari

Esempi pratici semplificano la comprensione delle istruzioni astratte. Includere scenari di buona e scarsa pratica in modo che gli studenti possano vedere la differenza. Utilizzare Writer IA in Word per generare bozze di scenario, quindi perfezionarle con dettagli reali del team.

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Write two realistic scenarios for a customer service training manual: one demonstrating best practice call handling and one showing common mistakes to avoid.Click to copy this Copilot prompt

Suggerimenti e procedure consigliate

Una sezione dedicata con suggerimenti offre agli studenti scorciatoie pratiche, tecniche di efficienza e errori comuni da evitare. È qui che si è i membri del team possono condividere le conoscenze che consentono ai dipendenti più recenti di avanzare più rapidamente.

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List five best practices for writing clear internal documentation, including tips on language, formatting, and version control.Click to copy this Copilot prompt

Esercizi o verifiche della conoscenza

Gli esercizi e le domande di revisione aiutano gli studenti a testare la loro comprensione prima di procedere. Possono variare da domande a scelta multipla ad attività pratiche che simulano flussi di lavoro reali.

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Create three multiple-choice review questions for a training manual section on workplace safety procedures.Click to copy this Copilot prompt

Risoluzione dei problemi e domande frequenti

Una sezione per la risoluzione dei problemi risolve i problemi più comuni che gli studenti potrebbero riscontrare, insieme a chiari passaggi di risoluzione e indicazioni su quando inoltrare l'escalation. L'inclusione di una sezione Domande frequenti anticipa le domande e riduce la necessità di supporto per il follow-up.

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Generate a troubleshooting FAQ section for a training manual on using the internal expense reporting system, covering the five most common errors and their solutions.Click to copy this Copilot prompt

Materiale di riferimento

Chiudere il manuale con materiali di supporto che lo rendono una risorsa a lungo termine a cui gli utenti tornano, non una lettura unica. Una sezione di riferimento complessa include in genere:

• Glossario dei termini chiave: definire qualsiasi linguaggio tecnico, acronimi o vocabolario specifico del ruolo usato in tutto il manuale.

• Collegamenti a risorse correlate: connettersi a criteri interni, documenti di formazione correlati, procedure dettagliate video o materiale di riferimento esterno.

• Documenti supplementari: allega modelli, elenchi di controllo o moduli di cui i lettori avranno bisogno quando applicano ciò che hanno appreso.

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Create a glossary of ten key terms for an employee onboarding training manual in the technology industry.Click to copy this Copilot prompt

Come scrivere un modello di manuale di formazione con Copilot in Word

La procedura seguente illustra come creare un modello manuale di formazione riutilizzabile con Copilot in Word.

1. Apri un nuovo documento vuoto in Word per il Web.

2. Fai clic su Copilot dalla barra degli strumenti in Word per il Web per avviare una nuova richiesta.

3. Chiedere a Copilot di generare una struttura manuale di formazione. Assicurarsi di includere la persona a cui è destinato il manuale di formazione, il contenuto del documento e il modo in cui verrà usato.

4. Esaminare la struttura manuale di formazione generata dall'intelligenza artificiale. Chiedi a Copilot di modificare, espandere o riorganizzare le sezioni, se necessario. È possibile chiedere a Copilot di perfezionare il testo o riscrivere sezioni specifiche.

5. Aggiungere i dettagli finali, quindi salvare come modello di Word riutilizzabile. Per salvare come modello riutilizzabile online, salvare il documento di Word (.docx) in una cartella dedicata in OneDrive o SharePoint. Considerare il documento come file master. In alternativa, nell'app desktop Word selezionare File, quindi Salva con nome Word modello (dotx).

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Create a training manual titled 'Employee Onboarding Guide' with company overview, first-week checklist, and key contacts.Click to copy this Copilot prompt

Procedure consigliate per il manuale di formazione

Un manuale di formazione ben scritto è efficace solo se è facile da leggere, mantenere e riutilizzare. Applicare queste linee guida quando si creano o affinano i materiali di formazione.

• Mantieni il contenuto chiaro, semplice e incentrato sulle attività: usa un linguaggio semplice, evita il gergo e suddividi le istruzioni in piccoli passaggi gestibili. Frasi brevi e voce attiva semplificano l'esecuzione del contenuto.

• Usare una struttura e un layout coerenti: mantenere la stessa formattazione, la gerarchia dei titoli e lo stesso stile visivo nel manuale. Scegliere dimensioni del carattere leggibili (11-12 punti per il corpo del testo, più grandi per i titoli) e applicare una spaziatura coerente. Usare gli strumenti di formattazione in Word per mantenere uniformi i titoli, i tipi di carattere e i margini.

• Includere oggetti visivi per supportare la comprensione: aggiungere screenshot, diagrammi, elenchi di controllo o SmartArt per illustrare i processi. Gli oggetti visivi suddividono il testo denso e semplificano l'uso delle istruzioni dettagliate.

• Rendere pratico con esempi e scenari reali: fornire attività di esempio, casi d'uso realistici e confronti di approcci corretti e non corretti. Esempi pratici aiutano a collegare i concetti alle situazioni effettive del luogo di lavoro.

• Mantienilo aggiornato e facile da rivedere: archivia i manuali in una posizione centrale modificabile usando OneDrive e rivedili regolarmente. Utilizzare strumenti di collaborazione in Word per collaborare in modalità condivisa con esperti in materia e tenere traccia delle modifiche nel tempo.

• Applicare il marchio aziendale per una finitura professionale: inserire il logo aziendale nell'intestazione, applicare i colori del marchio usando le impostazioni del tema e usare il tipo di carattere ufficiale della guida di stile. Impostare margini di pagina coerenti e usare spazi vuoti per migliorare la leggibilità. Salvare il layout con il marchio come riutilizzabile Word modello per mantenere la coerenza in tutta la documentazione di formazione.

Creare manuali di formazione e materiali di formazione per i dipendenti in Microsoft Word online. Esplora altre guide su Modelli SOP con IA e scrivere memo.