Come creare modelli di procedure operative standard con l'intelligenza artificiale

È possibile eseguire tutte le attività aziendali senza problemi con procedure operative standard (SOP) semplici e scalabili. Questi documenti di formazione interna possono garantire che i dipendenti si trovino nella stessa pagina e seguano la stessa serie di passaggi per ottenere risultati di alta qualità in modo coerente. Scrivere istruzioni SOP sia per le attività di routine che per le attività specializzate in team diversi è essenziale, in particolare per funzioni come le operazioni e le risorse umane.

Con così tante attività micro e macro suddivise nell'intera organizzazione, può essere necessario molto tempo per creare una SOP dettagliata e chiara per ogni flusso di lavoro. Ecco dove Copilot in Word consente di creare un modello SOP che può essere salvato e riutilizzato. Usare l'intelligenza artificiale per usare la struttura, i termini, le misure di successo più rilevanti e persino recuperare dettagli da documenti e messaggi di posta elettronica esistenti.

Scopri come creare manuali e linee guida SOP di alta qualità per il luogo di lavoro con Microsoft Word online.

Tipi di procedure operative standard

SOP dettagliato

Ideale per quando un'attività deve essere completata in modo lineare e deve seguire una rigida sequenza di istruzioni. Questo formato SOP è facile da seguire e viene in genere presentato come elenco numerato per ridurre il margine di errore. Si adatta a istruzioni come l'installazione di apparecchiature, l'onboarding di nuovi dipendenti nei sistemi del luogo di lavoro, tra le altre attività.

Esempio di scrittura SOP:

1. Accedi al sistema

2. Verificare le credenziali

3. Avvia applicazione

SOP gerarchico

Ideale per quando una procedura deve essere organizzata in livelli, in cui ogni passaggio ha più passaggi secondari. Scegliere istruzioni gerarchiche delle procedure per consentire ai dipendenti di eseguire le attività con precisione senza trascurare le parti critiche. Usare elenchi annidati e diagrammi didattici nei manuali per assicurarsi che ogni passaggio possa essere eseguito correttamente.

Esempio di scrittura SOP:

Passaggio 1. Preparare l'attrezzatura

1.1 Raccogliere gli strumenti

1.2 Controlla l'ingranaggio di sicurezza

Passaggio 2. Accendere l'attrezzatura

Sop dell'elenco di controllo

Semplice e pratico, il formato SOP dell'elenco di controllo è un buon strumento per mantenere le cose organizzate quando ci sono molte parti o attività in movimento da eseguire in parallelo. Questo tipo di SOP è ideale per i dipendenti con esperienza che hanno familiarità con un'attività e possono spuntare le cose man mano che vanno, sentendosi sicuri che nulla è stato perso. Mantieni la coerenza con la verifica incrociata possibile usando gli elenchi di controllo. Un ottimo caso d'uso sono gli elenchi di controllo per l'onboarding.

Esempio di scrittura SOP:

• Configurare l'account di posta elettronica

• Fornire l'accesso a SharePoint del team

• Assegnare una workstation per i dipendenti

• Pianificare una sessione di orientamento

SOP diagramma di flusso

Durante il mapping dei processi aziendali, un SOP di un diagramma di flusso consente di creare standard scalabili per i flussi di lavoro con più punti decisionali. Questo layout esegue il mapping visivo dei passaggi, mostrando cosa fare in base ai diversi scenari, supportando il processo decisionale per qualsiasi dipendente. In genere è rappresentato da diagrammi e frecce con passaggi chiaramente etichettati. Usarlo per procedure di risoluzione dei problemi o flussi di lavoro del supporto tecnico, in cui l'azione successiva dipende da cosa accade per primo.

Esempio di scrittura SOP:

Avviare → Il sistema è online? → Sì → Procedere → Risoluzione dei problemi di → No

Elementi chiave delle sop

Standard procedura operativa può essere lunga e dettagliata, quindi i manager, gli specialisti operativi e gli esperti in materia possono utilizzare Copilot in Word per velocizzare la scrittura SOP. Indipendentemente dall'argomento del documento, dalle guide della linea di assemblaggio alle fasi editoriali del blog e alle procedure di sicurezza alimentare, l'intelligenza artificiale può creare sezioni contestuali. Informazioni sui componenti chiave di un buon SOP.

1. Titolo

Usare un titolo descrittivo che si connette chiaramente al set di istruzioni nella sop. Se presente, usare le convenzioni di denominazione in base al reparto specifico dell'azienda. Ad esempio, "SOP gestione ticket supporto clienti".

2. Tabella di controllo documento

Gestire una tabella con i dettagli principali per tenere dipendenti e utenti informati sulla versione. Assicurarsi di includere quanto segue.

• Name

• Numero di revisione

• Proprietario

• Data di implementazione

• Data ultima revisione

• Approvatore

prompt di Copilot esempio: "aggiornare la data dell'ultima revisione di questo documento in base alla modifica più recente nel documento Word".

3. Obiettivo

Allineare tutti i lettori della SOP sul motivo per cui il documento è stato sviluppato. Esprimere i principali risultati dell'utilizzo corretto della SOP, ad esempio "assicurarsi che tutti i biglietti dei clienti vengano risolti entro 24 ore". Non si riescono a trovare le frasi giuste? Utilizzare Copilot in Word per elaborare alcune dichiarazioni dei risultati in base al contesto delle procedure.

prompt di Copilot esempio: "riepiloga l'obiettivo di questo SOP dalla trascrizione della riunione. Riscrivilo in un linguaggio chiaro e orientato all'azione adatto alla mia azienda.

4. Procedura

Questo componente è al centro del documento. Iniziare a comporre le istruzioni in base al tipo di SOP selezionato. Definire le istruzioni dettagliate con chiarezza, usando i termini tecnici e le frasi corretti usati ampiamente nell'organizzazione.

Per i passaggi a più livelli, come sop gerarchici, le istruzioni semplici e concise sono fondamentali. Usare l'intelligenza artificiale per semplificare la struttura delle frasi, riepilogare passaggi lunghi o suggerire frasi più utilizzabili per consentire ai lettori di usare correttamente la SOP.

prompt di Copilot esempio: " riscrivere il paragrafo in passaggi facili da seguire usando al contempo risorse umane adeguate e assumendo terminologia."

5. Responsabilità

Il documento deve specificare chi è responsabile dell'impostazione del processo e chi è responsabile delle approvazioni a ogni passaggio, se necessario. Elencare i partecipanti con nomi, posizioni, migliori dettagli di contatto e le loro responsabilità in relazione al documento SOP.

6. Comportamenti principali

Illustrare il modo in cui i lettori dovrebbero usare le linee guida, tra cui le aspettative obbligatorie in termini di normative, conformità e qualità. Questa sezione dovrebbe essere incentrata su come i lettori possono rimanere responsabili e usare correttamente la SOP per ridurre i rischi e mantenere la coerenza.

prompt di Copilot esempio: "scrivi un paragrafo sul modo in cui il personale amministrativo medico dovrebbe usare questo SOP tenendo conto della privacy dei pazienti".

7. Innovare

Condividere se il dipendente ha l'opportunità di implementare un approccio innovativo nell'attività. Questo si riferisce alla semplificazione di qualsiasi attività o al suggerimento di flussi di lavoro creativi per ottenere la procedura più velocemente. Questo può essere un head-scratcher per alcuni, ecco perché è bene fare affidamento su chat con Copilot che può identificare alternative o flussi di lavoro migliori.

prompt di Copilot esempio: "suggerisci tre modi per velocizzare il processo di rimborso delle spese prima delle festività natalizie".

8. Strumenti e supporti

Fornisci un elenco chiaro di riferimenti e risorse necessari per raggiungere l'obiettivo SOP, ad esempio documenti di formazione correlati, sessioni di coaching interno, registrazioni video di processo aziendale e altro ancora.

prompt di Copilot esempio: "creare un elenco di collegamenti di risorse interne per questo documento SOP".

Come usare l'intelligenza artificiale per generare un modello SOP

1. Aprire una nuova Word documento per iniziare a creare un modello SOP.

2. Abilita Copilot in Word dalla barra multifunzione, la chat con l'intelligenza artificiale per spiegare i requisiti sop.

3. Condividere il contesto, lo scopo e gli obiettivi principali della SOP all'interno della finestra di chat Copilot. Specificare il tipo di sop preferito, ad esempio un elenco di controllo, una procedura dettagliata, gerarchica o un diagramma di flusso. Richiedere Copilot per inserire diagrammi, tabelle o SmartArt, se possibile.

4. Esaminare il modello SOP generato dall'intelligenza artificiale in Word.

5. Chiedere a Copilot di perfezionare le sezioni, ad esempio "aggiungere altri dettagli ai comportamenti chiave. Usare questo documento allegato di riferimento come guida".

6. Salvare il modello SOP come modello riutilizzabile in Word oppure salvarlo e condividerlo in formato PDF o come collegamento condivisibile.

SOP IT prompt di Copilot esempio: "create a Standard Operating Procedure (SOP) templatetitled 'Data Backup and Recovery' for the audience beginner IT coordinators and general staff. Tipo SOP: diagramma di flusso per i punti di decisione".

Sop marketing prompt di Copilot esempio: "create a Standard Operating Procedure (SOP) templatetitled 'Social Media Posting Guidelines' for the audience marketing coordinators and community manager while maintaining a beginner level. Tipo SOP: elenco di controllo e passaggi secondari gerarchici per le approvazioni".

procedure consigliate per la procedura operativa Standard

• Usare stili titolo professionali: applicare stili titolo coerenti e usare il riquadro Stili predefinito in Word per mantenere la struttura.

• Applicare il marchio aziendale: inserire il logo aziendale nell'intestazione e applicare i colori del marchio usando le impostazioni del tema in Word. Usare il set di caratteri ufficiale della guida di stile dell'organizzazione per un aspetto raffinato.

• Aggiungere collegamenti di riferimento: aggiungere URL selezionabili in linea a modelli o criteri correlati oppure creare una sezione di riferimenti alla fine per un accesso rapido.

• Creare documenti SOP con restrizioni: proteggere la SOP con la modalità di sola lettura per gli spettatori e assegnare i diritti di modifica solo ai ruoli autorizzati. Applicare la password di protezione, se necessario.

• Rivedere e aggiornare frequentemente: aggiungere una data "ultima revisione" alla tabella di controllo del documento e usare le revisioni in Word per registrare gli aggiornamenti e mantenere la cronologia delle versioni per la conformità.

Ora che è chiaro come creare un modello SOP, iniziare a creare documenti in Microsoft Word. Continuare a imparare come velocizzare ogni giorno attività lavorative come generazione di messaggi di posta elettronica con IA e scrivere agende delle riunioni.