Come salvare un documento di Word in formato PDF

È possibile condividere documenti in un formato facile da visualizzare salvando i file in formato PDF in Microsoft Word. Generare un PDF per mantenere il layout del documento, i tipi di carattere e la copia, verificando che venga visualizzato in modo coerente in tutti i dispositivi. I file PDF sono un formato preferito quando si invia un report, si invia una proposta o si collabora con stakeholder che potrebbero non usare Word.

Usare Copilot in Word per generare suggerimenti di modifica, se necessario, quindi salvare un PDF professionale pronto per la revisione, l'approvazione o la condivisione.

Continuare a leggere per esplorare le procedure consigliate per salvare un documento Word come file PDF. Scopri come l'intelligenza artificiale può aiutare a eseguire i controlli per semplificare la modifica per ottenere revisioni e approvazioni più rapide, prima di esportare in Word.

Come salvare un documento di Word in formato PDF in Word per il Web

Seguire questa procedura per un download pdf rapido e affidabile quando si lavora online.

1. Selezionare la scheda File sulla barra multifunzione di Word per il Web.

2. Quindi, fare clic su Esporta per accedere a diverse opzioni di download.

3. Selezionare Scarica come PDF o Scarica come PDF con i commenti dal menu a discesa in base alle esigenze.

Come salvare un documento di Word in formato PDF in Windows

Usare questa procedura per scaricare file PDF coerenti quando si lavora online in un dispositivo Windows.

1. Fare clic sulla scheda File in Word per il Web in un dispositivo Windows.

2. Scegliere l'opzione Salva con nome, quindi selezionare PDF.

3. Quindi, fare clic sul pulsante Opzioni per impostare un intervallo di pagine, segnalibri da intestazioni, tag di accessibilità o scegliere di includere commenti.

4. Una volta finalizzato, fai clic sul pulsante Salva.

Come esportare un documento di Word in formato PDF in Windows

È possibile controllare la qualità dei file PDF prima di scaricarli e condividerli seguendo questa procedura.

1. Fare clic sulla scheda File in Word online in un dispositivo Windows.

2. Quindi, fare clic sul pulsante Esporta, quindi selezionare Crea PDF/XPS.

3. In Ottimizza per scegliere Standard (pubblicazione online e stampa) per una qualità di stampa ottimale.

4. Selezionare Dimensioni minime (pubblicazione online) solo se è necessario un file più piccolo per la posta elettronica o il Web e si può accettare una qualità dell'immagine inferiore.

5. Una volta selezionate le impostazioni, selezionare Pubblica per esportare.

Principali differenze tra il salvataggio e l'esportazione di un FILE PDF in Word

Il salvataggio di un PDF in Word consente di creare rapidamente una versione fissa e condivisibile di un documento mantenendo intatti la formattazione, i tipi di carattere e il layout in tutti i dispositivi. Quando si inviano documenti come moduli, fatture di condivisione o curriculum, questa opzione mantiene l'aspetto di una pagina senza richiedere una configurazione aggiuntiva, rendendo più semplice per i destinatari visualizzare, stampare o inoltrare file.

L'esportazione di un PDF in Word offre un maggiore controllo sulla modalità di creazione di un pacchetto di un documento finale, cosa importante quando si distribuiscono report formali, contratti o materiali sottoposti a revisione esterna. Modificando la qualità della pubblicazione, i tag di accessibilità e la struttura dei documenti, l'esportazione di PDF in Word supporta la conformità, la leggibilità e la condivisione a lungo termine. Se si seleziona questa opzione di salvataggio, i documenti vengono ottimizzati per la ricerca, l'accessibilità e pronti per la distribuzione professionale.

Se è necessaria solo una versione pulita e fissa di un documento per condividere o inviare, salvare in formato PDF è l'opzione più veloce. Se un documento sarà ampiamente condiviso, pubblicato online o deve soddisfare gli standard di accessibilità o conformità, l'esportazione in formato PDF offre un maggiore controllo sulla modalità di creazione di un pacchetto.

Come migliorare i documenti con Copilot prima di salvare Word in formato PDF

Migliorare il layout e la formattazione delle pagine

Trovare e correggere automaticamente gli eventuali errori di formattazione usando Copilot in Word. L'intelligenza artificiale può analizzare rapidamente il layout e la formattazione del documento, suggerendo eventuali modifiche consigliate, ad esempio aggiungere margini, migliorare la spaziatura o persino dove usare uno stile titolo. Identificare facilmente tipi di carattere non uniformi con l'assistenza di Copilot, aiutando documenti come curriculum e procedure operative standard creano un'impressione duratura e mantengono la professionalità.

Prova questa prompt di Copilot

Controllare le incoerenze di formattazione in questo documento e suggerire correzioni prima che venga salvato in formato PDF. Fai clic per copiare questo prompt di Copilot

Riepilogare testo lungo

Assicurati che i documenti siano facili da leggere e accattivanti utilizzando Riepilogatore IA per comprimere lunghi paragrafi in punti elenco nitidi e leggibili. Copilot può visualizzare informazioni chiave da grandi blocchi di testo, modificare il gergo e suggerire miglioramenti nel flusso di contenuto per facilitare la lettura dei documenti.

Prova questa prompt di Copilot

Riepiloga i punti chiave in questo documento per aggiungere e scrivere un riepilogo dei dirigenti prima della condivisione in formato PDF. Fai clic per copiare questo prompt di Copilot

Controllare ortografia e grammatica

Velocizzare il processo di correzione con la grammatica automatica e controllo ortografico con Copilot in Word. L'IA apporta modifiche per frase per identificare e risolvere rapidamente gli errori nella lingua, mettendo insieme un documento raffinato pronto per l'invio. Controlla facilmente documenti come promemoria aziendali e lettere di presentazione, in modo che siano pronti per la condivisione più velocemente.

Prova questa prompt di Copilot

Correggere il report e suggerire eventuali modifiche finali prima che venga esportato in formato PDF. Fai clic per copiare questo prompt di Copilot

Analizzare l'accessibilità dei documenti

Migliorare la leggibilità e l'esplorazione dei documenti per file dettagliati, ad esempio materiali di formazione e piani aziendali tramite suggerimenti di accessibilità e perfezionamento dell'intelligenza artificiale. Copilot evidenzia una copia che potrebbe richiedere una modifica, ad esempio l'aggiunta di testo alternativo alle immagini o l'uso di stili titolo appropriati per le utilità per la lettura dello schermo, semplificando i documenti per l'accessibilità.

Prova questa prompt di Copilot

Esaminare questo documento per suggerire modifiche al testo alternativo e ai titoli per supportare le utilità per la lettura dello schermo prima di salvarlo in formato PDF. Fai clic per copiare questo prompt di Copilot

Suggerimenti per il salvataggio di documenti Word in formato PDF

Il modo in cui vengono salvati i documenti fa la differenza nella loro qualità e condivisione. È possibile bloccare le modifiche alle copie, ottenere stampe chiare o mantenere in posizione layout complessi tenendo presenti questi utili suggerimenti.

• Risolvere le revisioni prima della conversione: assicurarsi che l'attività del revisore non sia visibile ai destinatari risolvendo tutti i commenti e le revisioni prima di salvare un documento.

• Usare gli stili titolo per creare segnalibri PDF: prima di salvare, applicare Word stili titolo per generare automaticamente segnalibri PDF, migliorando lo spostamento per documenti più lunghi.

• Mantenere una copia modificabile: conservare un file di .docx originale per le modifiche future o salvarne una copia in SharePoint o OneDrive per modificarlo facilmente in più dispositivi.

• Usare Copilot in Word per rivedere prima di esportare: chattare con Copilot per correggere, riformattare o riepilogare un documento prima di salvare la versione finale in formato PDF.

Convertire .docx file in PDF in pochi minuti direttamente in Microsoft Word. Usare Copilot per rivedere il testo, suggerire perfezionamenti toni e layout ordinati prima di salvare. Esplorare strumenti di collaborazione e modelli preformattati per preparare documenti come memo aziendali e materiali di formazione, quindi condividerli in formato PDF.