Sur cette page
Partagez des mises à jour et des rappels au sein d’un organization à l’aide de mémos professionnels. Qu’il s’agit de faire des annonces de nouveaux produits ou de partager des messages urgents organization à l’échelle du monde, utilisez des mémorandums pour transmettre des messages clairs et directs, dans un format de communication facile à lire.
Cet outil de communication interne polyvalent est extrêmement utile pour conserver dans une bibliothèque d’exemples de mémo prêts à l’emploi afin que les responsables, les ressources humaines, les fonctions juridiques et autres puissent modifier et s’adapter si nécessaire. Avec les fonctionnalités d’IA dans Word, il n’est pas nécessaire d’écrire un mémo à partir de zéro. Utilisant Copilot dans Word, tout le monde peut rédiger, structurer, concevoir et mettre en forme un modèle de mémo qui peut être enregistré et réutilisé.
Découvrez comment créer des mémos d’entreprise percutants pour l’espace de travail à l’aide de modèles de mémo et IA avec Microsoft Word en ligne.
Le meilleur format et la meilleure structure de mémo
Un mémo efficace est court, structuré et digestible. L’objectif est que les employés et les destinataires lisent rapidement les informations prioritaires et puissent y donner suite. C’est pourquoi la mise en forme claire, telle que l’utilisation d’une structure claire avec des paragraphes courts, est essentielle pour la rendre efficace. Tout bien Le modèle mémo doit suivre ce format et cette structure :
Titre : écrivez le mot « MEMO » dans le style de police approuvé de votre organization en haut de l’avis. Traditionnellement, le titre est écrit en lettres majuscules pour attirer l’attention des lecteurs et signaler l’urgence lorsqu’il est partagé, imprimé ou distribué en ligne.
Destinataire : indiquez le nom du groupe, du service organisationnel ou le nom complet et le poste de la personne qui reçoit la note de service. Vérifiez que les noms d’équipe ou les groupes d’employés sont correctement étiquetés pour éviter toute confusion.
Expéditeur : ajoutez le nom de l’enregistreur avec le poste spécifié, afin que les lecteurs sachent qui a créé le mémo. Certains mémo peuvent être envoyés au nom d’une fonction d’entreprise. Par conséquent, incluez ces détails pour plus de clarté. Cela est particulièrement utile si les lecteurs ont besoin de contacts pour des questions de suivi.
CC ou destinataires supplémentaires (facultatif) : il s’agit d’une section facultative au cas où d’autres destinataires ont besoin de visibilité. Par exemple, le service juridique peut être ajouté à un mémo sur un nouveau schéma de remboursement client que l’équipe commerciale peut utiliser.
Date : toujours mention la date complète, car elle permet de déposer le mémo pour référence ultérieure. Utilisez le format de date accepté dans le organization pour éviter toute confusion concernant les échéances ou la date d’entrée en vigueur des annonces.
Ligne d’objet : écrivez une phrase claire et spécifique pour résumer le sujet clé du mémo. La ligne d’objet peut inclure des termes tels que « nouveau », « mis à jour », « annulé » ou « rappel » au début pour attirer l’attention sur le type de message.
Corps du message : rédigez le message clé, partagez une mise à jour ou écrivez des instructions pas à pas pour informer les destinataires dans le mémo. Maintenez la concision et la clarté en divisant les informations en trois paragraphes courts. Utilisez des points lorsque le message inclut une liste de vérification ou une liste de considérations. Dans l’idéal, les auteurs de mémo doivent utiliser des verbes d’action et de langage direct pour faciliter l’analyse et la compréhension des mémos en un coup d’œil.
Pièces jointes (facultatif) : certaines notes de service font référence aux modifications à venir dans le organization, telles que les modifications de service, les modifications de contrat ou les notes de réunion à l’échelle du organization. Ces notes de service peuvent tirer parti de documents à l’appui, tels que les ordres du jour des réunions, ou de pré-lectures telles que des présentations, des plans de proposition d’entreprise, des conditions générales de service, entre autres documents.
Comment écrire un mémo avec l’IA dans Word
Accélérer l’écriture de mémo à l’aide de Copilote en Word. Copilot dans Word peut rapidement rédiger un modèle de mémo dans Word, en transformant une note d’affaires urgente ou un besoin de note légale en un premier brouillon soigné en quelques minutes. Utiliser l’IA pour effectuer un brouillon à partir de zéro ou en dépendre condensez les informations avec un contexte complet sur votre organization. Il inclut automatiquement des éléments de mémo standard tels que To, From, Date, Subject, et organise clairement le contenu. Voici comment écrire un mémo à l’aide de Copilot.
Ouvrir un document Word et activer Copilot dans Word à partir du ruban ou de l’icône de droite.
Commencez à discuter avec l’IA pour expliquer les exigences de rédaction des mémo, en partageant des informations sur le sujet et les spécificités du message. Joignez d’autres documents de référence tels que des présentations, des fichiers OneDrive et des e-mails récents à l’aide du bouton plus dans la conversation Copilot.
Partagez le nom de l’audience ou du service afin que Copilot puisse utiliser des termes professionnels pertinents tout en suivant le ton de voix de l’organization.
Passez en revue le mémo créé et demandez des modifications de langue ou de mise en forme si nécessaire.
Partagez le brouillon de mémo généré par l’IA à l’aide de l’e-mail ou de l’impression pour le distribuer largement. Vous pouvez également utiliser le bouton Partager dans Word pour générer un lien sécurisé et partageable vers le document.
requête Copilot exemples : « écrivez un mémo à tous les employés sur la mise à jour des lignes directrices sur le travail à distance à compter de lundi, en faisant référence au courrier électronique envoyé par l’administration centrale ».
« Générez un mémo pour l’équipe financière junior résumant les modifications budgétaires du 4e trimestre. Reportez-vous à la feuille de calcul du suivi du budget dans Excel pour connaître les points de données. »
« Créez un modèle de mémo interne pour l’équipe marketing annonçant le lancement d’une nouvelle campagne sur les réseaux sociaux. Incluez To, From, Date et Subject dans l’en-tête. Utilisez un ton professionnel, conservez-le sous 200 mots et ajoutez des puces pour les détails clés de la campagne, tels que la date de lancement, les plateformes cibles et les responsabilités.
Comment écrire un mémo à l’aide d’un modèle gratuit
Ouvrir Word en ligne et explorer les professionnels modèles de mémo.
Sélectionnez le modèle de mémo gratuit comme « format de mémo métier » ou « format de mémo légal » pour commencer la personnalisation.
Remplacez le titre et le corps de l’exemple de mémo par les détails métier clés.
Utiliser Copilot pour améliorer l’écriture en suggérant des verbes d’action et des améliorations de tonalité.
Chargez le logo de la marque, mettez à jour le jeu de couleurs et ajoutez l’en-tête de la société.
Enregistrez et partagez le mémo en ligne ou imprimez et distribuez les mémos dans l’organization.
Maintenant qu’il est clair comment créer un modèle de mémo avec l’IA, commencez à rédiger des documents dans Microsoft Word.
Continuez à explorer comment accélérer le travail comme rédaction de l’ordre du jour de la réunion et création de modèles DEP cohérents pour les entreprises dans Word.
Forum aux questions
Copilot peut-il réécrire un mémo existant ?
Copilot dans Word peut réécrire facilement les mémos existants. Ouvrez simplement le document mémo, mettez le texte en surbrillance et utilisez la fonctionnalité de réécriture automatique pour améliorer l’écriture. Fournir des instructions supplémentaires à l’aide d’invites comme « Rendre ce mémo plus formel et concis », « ajouter des puces pour plus de clarté » ou « raccourcir à moins de 150 mots ». Copilot conservera la signification d’origine tout en améliorant le ton, la structure et la lisibilité.
Puis-je inclure des liens hypertexte vers un mémorandum ?
Les liens hypertexte permettent aux lecteurs d’accéder directement aux documents et documents de référence à partir d’un mémo en ligne, afin qu’ils puissent être placés dans la section pièces jointes. N’oubliez pas que les liens hypertexte ne sont pas utiles pour un mémo qui sera imprimé pour distribution.
Pourquoi dois-je écrire un mémo ?
Les mémos sont un outil éprouvé qui permet de partager des informations de manière concise et rapide à travers le organization, par rapport à rédaction d’un e-mail.
Puis-je réutiliser un modèle de mémo ?
Les mémo suivent une structure étroite, ce qui signifie qu’un modèle de mémo peut être adapté à différents besoins de communication, des annonces aux rappels. La réutilisation d’un modèle permet de gagner du temps à mesure que le organization l’en-tête de lettre, les éléments de personnalisation, le style de police restent appliqués, ce qui garantit la cohérence du mémo avec les notes passées.
