Cómo escribir un memorando con IA: formato, plantillas y sugerencias

Comparta actualizaciones y avisos dentro de una organización con notas empresariales profesionales. Desde la realización de anuncios de nuevos productos hasta el uso compartido de mensajes urgentes para toda la organización, utilice memorándums para entregar mensajes claros y directos, en un formato de comunicación fácil de leer.

Esta versátil herramienta de comunicación interna es extremadamente útil para mantener en una biblioteca de ejemplos de memorando listos para usar para que los administradores, recursos humanos, funciones legales y otras funciones puedan editar y adaptarse cuando sea necesario. Con las características de IA en Word, no es necesario escribir un memorando desde cero. Usando Copiloto en Word, cualquier usuario puede crear borradores, estructurar, diseñar y dar formato a una plantilla de memorando que se puede guardar y reutilizar.

Obtenga información sobre cómo crear notas empresariales impactantes para el lugar de trabajo con plantillas de memorando e IA con Microsoft Word en línea.

El mejor formato y estructura de memorando

Un memo eficaz es breve, estructurado y digerible. El objetivo es que los empleados y destinatarios lean la información de prioridad rápidamente y puedan actuar en ella. Por eso el formato claro, como usar una estructuración clara con párrafos cortos, es clave para que sea eficaz. Todo bien plantilla de memorando debe seguir este formato y estructura:

• Encabezado: escriba la palabra "MEMO" en el estilo de fuente aprobado de su organización en la parte superior del aviso. Tradicionalmente, el título se escribe en mayúsculas para captar la atención de los lectores y la urgencia de la señal cuando se comparte, imprime o se distribuye en línea.

• Destinatario: incluya el nombre del grupo, el departamento de organización o el nombre completo y el puesto de la persona que recibe el memorando. Asegúrese de que los nombres de los equipos o los grupos de empleados se etiquetan correctamente para evitar confusiones.

• Remitente: agregue el nombre del escritor con el puesto especificado, de modo que los lectores sepan quién escribió el memorando. Algunos memos se pueden enviar en nombre de una función de la empresa, por lo tanto, incluyan ese detalle para mayor claridad. Esto es especialmente útil si los lectores necesitan contactos para realizar preguntas de seguimiento.

• CC o destinatarios adicionales (opcional): esta es una sección opcional en caso de que haya otros destinatarios que necesiten visibilidad. Por ejemplo, el departamento jurídico podría agregarse a un memorándum sobre un nuevo esquema de reembolso de clientes que puede usar el equipo de ventas.

• Fecha: mencione siempre la fecha completa, ya que ayuda a archivar el memorando para futuras referencias. Use el formato de fecha aceptado en la organización para evitar confusiones sobre las fechas límite o la fecha de vigencia de los anuncios.

• Línea de asunto: escriba una frase clara y específica para resumir el tema clave del memorando. La línea de asunto puede incluir términos como "nuevo", "actualizado", "cancelado" o "aviso" al principio para llamar la atención sobre el tipo de mensaje.

• Cuerpo del mensaje: redacte el borrador del mensaje clave, comparta una actualización o escriba instrucciones paso a paso para informar a los destinatarios en el memorando. Mantenga la brevedad y claridad dividiendo la información en tres párrafos breves. Use puntos cuando el mensaje incluya una lista de comprobación o una lista de consideraciones. Lo ideal es que los autores de memorandos usen lenguaje directo y verbos de acción para que las notas sean fáciles de examinar y entender de un vistazo.

• Datos adjuntos (opcional): algunas notas empresariales aluden a los próximos cambios en la organización, como cambios en el servicio, cambios en los contratos o notas de reuniones de toda la organización. Estas notas pueden beneficiarse de tener documentos auxiliares como agendas de reuniones o lecturas previas como presentaciones, planes de propuestas empresariales, términos y condiciones de servicio, entre otros documentos.

Cómo escribir un memo con IA en Word

Acelerar la escritura de memorandos con Copiloto en Word. Copiloto en Word puede redactar rápidamente una plantilla de memorando en Word, convirtiendo las necesidades urgentes de una nota comercial o una nota legal en un primer borrador pulido en cuestión de minutos. Use IA para redactar desde cero o dependa de ella para condensar la información con todo el contexto de su organización. Incluye automáticamente elementos de memorando estándar como Para, De, Fecha, Asunto y organiza el contenido de forma clara. Aquí le mostramos cómo escribir un memorando con Copilot.

1. Abrir un documento Word y habilitar Copiloto en Word desde la cinta de opciones o el icono de la derecha.

2. Comience a chatear con IA para explicar los requisitos de redacción de memorandos, compartiendo información sobre el tema y los detalles específicos del mensaje. Adjunte más documentos de referencia, como presentaciones, archivos de OneDrive y correos electrónicos recientes, con el botón más en el chat de Copilot.

3. Comparta el nombre del público o departamento para que Copilot pueda usar términos de trabajo relevantes mientras sigue el tono de voz de la organización.

4. Revise la nota creada y solicite cambios de idioma o formato si es necesario.

5. Comparta el borrador de memorando generado por IA mediante correo electrónico o impresión para distribuirlo ampliamente. Como alternativa, use el botón Compartir en Word para generar un vínculo seguro y compartible al documento.

consulta de Copilot ejemplos: "Escriba un memorando a todos los empleados sobre directrices de trabajo remoto actualizadas a partir del lunes, en referencia al correo electrónico enviado por la sede central".

"Generar una nota para el equipo de finanzas junior que resume los cambios de presupuesto del T4. Consulte la hoja de cálculo de seguimiento de presupuestos en Excel para conocer los puntos de datos".

"Cree una plantilla interna de memorando para el equipo de marketing que anuncie el lanzamiento de una nueva campaña de redes sociales. Incluya Para, De, Fecha y Asunto en el encabezado. Usa un tono profesional, mantenlo por debajo de 200 palabras y agrega viñetas para obtener detalles clave de la campaña, como la fecha de lanzamiento, las plataformas de destino y las responsabilidades".

Cómo escribir un memorando con una plantilla gratuita

1. Abrir Word en línea y explorar profesionales plantillas de memorando.

2. Seleccione la plantilla de memorando gratuita como "formato de memorando comercial" o "formato de memorando legal" para empezar a personalizar.

3. Reemplace el título del ejemplo de memorando y el texto de cuerpo con los detalles clave del negocio.

4. Use Copilot para mejorar la escritura al sugerir verbos de acción y mejoras de tono.

5. Cargue el logotipo de la marca, actualice la combinación de colores y agregue el membrete de la empresa.

6. Guarde y comparta el memorando en línea o imprima y distribuya notas en toda la organización.

Ahora que está claro cómo crear una plantilla de memorando con IA, introducción a la redacción de documentos en Microsoft Word.

Sigue explorando cómo acelerar el trabajo, como escribir agendas de reuniones y crear plantillas SOP coherentes para la empresa en Word.