En esta página
Transformar al instante largos informes y documentos en correos electrónicos cortos y profesionales con Copiloto en Word. Un buen correo electrónico debe ser conciso y personalizado, pero resumir ideas complejas de documentos requiere tiempo en nuestras ocupadas agendas. Por eso, chatear con Copilot puede simplificar la escritura de correos electrónicos, ya que extrae puntos clave de varios documentos y adapta el tono para diferentes destinatarios.
Siga siendo productivo en el trabajo mediante la generación de esquemas de correo electrónico de alta calidad con IA. Obtenga información sobre cómo aprovechar la inteligencia artificial para redactar, reescribir y resumir documentos en correos electrónicos legibles en Microsoft Word.
Cómo convertir documentos en correos electrónicos
Tanto si el correo electrónico comparte aspectos destacados del proyecto con los administradores como si resume una propuesta de ventas para un cliente, depende de Copilot para condensar la información sin perder datos ni contexto. Esta es la manera de crear borradores de correo electrónico en Word.
Abre la aplicación Word documento que desea convertir en un mensaje de correo electrónico.
Habilite Copilot en Word desde la cinta o el icono de la derecha y empiece a chatear para explicar los requisitos de redacción de correo electrónico.
Agregue contexto con respecto al destinatario, el tono ideal y la longitud del correo electrónico para que IA pueda personalizar el mensaje. Adjunte más documentos de referencia, como presentaciones, archivos de OneDrive y correos electrónicos recientes, con el botón más en el chat de Copilot.
Revise el borrador de respuesta del correo electrónico y solicite cambios de idioma o tono si es necesario.
Copie la plantilla de borrador de correo electrónico generada por IA en Microsoft Outlook u otros proveedores de correo electrónico, y envíelo cuando esté listo. Como alternativa, usa el botón Botón Compartir en Word para generar un vínculo al documento y pegar el borrador del correo electrónico
en la sección del mensaje como lectura previa.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
Sugerencia: agregue una firma de correo electrónico de Outlook a cada correo electrónico para darle un toque de credibilidad. Una buena firma de correo electrónico mejora la profesionalidad del correo electrónico y da una buena impresión sobre la organización. Personalizar rápidamente una plantilla de firma de correo electrónico con detalles de contacto, logotipo de marca y otros vínculos esenciales.
Continúe leyendo para aprender qué documentos de trabajo diario se pueden convertir en plantillas de correo electrónico elegantes con indicaciones de asistencia de IA.
Nueve ideas para usar IA para redactar correos electrónicos rápidamente
1. Notas de la reunión
Las reuniones pueden tener una amplia variedad de discusiones, puntos de conversación y acciones de seguimiento, lo que hace que sea una larga tarea manual para encontrar los aspectos destacados. Convertir las actas de la reunión y los documentos de notas en un resumen de IA para mantener informados a los asistentes y a las partes interesadas de la reunión.
Chatee con Copilot para crear un borrador de correo electrónico útil que incluya puntos clave, decisiones y muestre los elementos de acción para diferentes destinatarios, incluidos los que no asistieron, las partes interesadas sénior, los clientes o los que han realizado un seguimiento de las tareas asignadas.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
2. Guías de aprendizaje y manuales
¿Impulsar iniciativas de aprendizaje, recursos humanos o capacitación en el trabajo? Use IA en Word para crear correos electrónicos digeribles a partir de documentos de incorporación largos, documentos SOP, aprendizajes de procesos y mucho más.
Usar Copilot para generar contenido de correo electrónico de forma abreviada para presentar guías de aprendizaje con puntos clave o contexto de escritura que se vincula a los documentos. Como alternativa, permita que los equipos ocupados comprendan más rápidamente los conocimientos creando una serie de correos electrónicos de Outlook a partir de puntos clave.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
3. Informes de estado
Este documento para enviar por correo electrónico la idea es un ahorro de tiempo para los jefes de equipo, jefes de proyecto y otros roles que necesitan proporcionar actualizaciones a los C-suites y los ejecutivos. Usar IA para extraer la información más destacada de informes semanales de estado, para permitir su comprensión a la vez que les ahorra horas valiosas.
Usar Copiloto para reescribir contenido con verbos de acción, resaltando el progreso y los logros, en un formato digerible que corta a través de su bandeja de entrada desordenada.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
4. Borradores de blogs y boletines
Redactores, profesionales de la comunicación y vendedores ya redactan blogs de sitios web y crear boletines en Word. Ahora Copilot puede volver a asignar ese contenido a los teasers y fragmentos de correo electrónico atractivos, lo que ahorra esfuerzo manual de volver a escribir el contenido en el tono adecuado para la interacción por correo electrónico.
Adapte el tono, la longitud y el formato de los borradores proporcionando contexto de Copilot sobre si los lectores son empleados internos, socios de ventas, suscriptores de correo electrónico u otros.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
Sugerencia: use Copilot como un generador de línea de asunto de correo electrónico para crear títulos impactantes que aumenten las tasas de apertura de correo electrónico.
5. Informes breves del proyecto
Los lanzamientos nuevos requieren documentación exhaustiva, pero no todos los miembros del proyecto tienen tiempo para participar profundamente en el documento completo. Informes de proyecto y las propuestas empresariales pueden ejecutarse en varias páginas mientras se describen los objetivos, las guías básicas, las escalas de tiempo, las partes interesadas, los recursos necesarios y mucho más. Aquí es donde Copilot puede ayudar a mantener a los remitentes y lectores productivos.
Genere resúmenes y tareas de requisitos de proyecto sencillos con IA, lo que ahorrará tiempo y esfuerzo para usted y los miembros del equipo.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
6. Planes de campaña
Los documentos de comunicaciones y planificación de contenido son largos por diseño. Resuma las estrategias de campaña con IA en correos electrónicos para obtener rápidamente aprobaciones de partes interesadas, diseñadores o asociados de agencias.
Use Copilot para convertir los esquemas de estrategia creativa en correos electrónicos de anuncios de lanzamiento o correos electrónicos de alineación interna.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
7. Investigación y comentarios de los clientes
Los equipos de productos y soporte técnico pueden beneficiarse en gran medida del aprendizaje de los comentarios, pero digitalizar citas y quejas manualmente requiere demasiado tiempo. Con Copilot, transforma los resultados de las encuestas, las transcripciones de llamadas de los clientes, las cartas y más documentos de comentarios en correos electrónicos orientados a acciones.
Demuestre la capacidad de respuesta como empresa redactando correos electrónicos para compartirlos con los clientes o compartiendo información y tendencias internamente.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
8. Invitaciones y resumen de eventos
Los equipos de comunicaciones y recursos humanos pueden convertir rápidamente documentos relacionados con eventos en invitaciones con Copilot que pueden hacer referencia al documento del plan de eventos y extraer detalles de correos electrónicos relacionados y grabaciones de reuniones de Teams. Use IA para extraer detalles de eventos como fechas, ubicación, intervalos, vínculos RSVP y mucho más.
Copilot también puede elaborar resumen de eventos para resaltar partes del evento de la programación y escribir notas de agradecimiento para los participantes. Mantenga la participación en los correos electrónicos del evento solicitando un tono de voz animado pero profesional.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
9. Currículos
Los estudiantes universitarios y los solicitantes de empleo pueden crear un correo electrónico de alcance rápido currículos y anuncios de empleo, mientras solicita una pasantía, rol de voluntariado, oportunidades internas o simplemente redes. Pida a Copilot que cree un mensaje elegante que resuma las experiencias más adecuadas para la lista de trabajos.
Esta sugerencia de borrador de correo electrónico con tecnología de IA es perfecta cuando no hay tiempo para elaborar y dar formato a un carta de presentación.
Pruebe este ejemplo de consulta de Copilot
Pruebe estas ideas para crear correos electrónicos impactantes que reciban respuestas de las personas que importan. Empiece a redactar correos electrónicos más rápidamente con Microsoft Word.
Explore más ideas para ahorrar tiempo aprendiendo cómo tomar minutos de reunión con IA y cómo escribir la agenda de una reunión.
Preguntas frecuentes
¿Copilot es Word seguro de usar?
Microsoft 365 Copilot, incluido Copilot en Word, sigue los estándares de privacidad y seguridad de nivel empresarial. Funciona dentro de los marcos de cumplimiento de Microsoft 365. El acceso a los datos se limita a lo que ya tiene permiso en Microsoft 365 y los datos permanecen dentro del entorno de Microsoft de la organización. Más información sobre seguridad de datos en Copilot.
¿Cómo refinar las indicaciones de Copilot para escribir mejores correos electrónicos?
Copiloto puede comprender el contexto de los documentos, pero en caso de que el resultado no sea como se espera, clarifique información sobre el objetivo y los destinatarios del correo electrónico de nuevo. Los usuarios también pueden resaltar un párrafo específico de un documento para que Copilot se centre en Plantilla de borrador de correo electrónico de IA. Ser descriptivo sobre el tono y el formato ideales también puede ayudar con la buena generación de contenido de IA.
¿Cómo hacer que un correo electrónico sea accesible?
Es importante asegurarse de que todos los usuarios puedan leer y comprender los correos electrónicos. Estructure el contenido claramente usando párrafos cortos o listas y use fuentes legibles como Arial o Calibri. Evite usar tablas y usar títulos para ayudar a los lectores de pantalla a trabajar correctamente. Si usas Outlook, usa la aplicación comprobador de accesibilidad que marca problemas y sugiere correcciones como un contraste de color deficiente.
