Schreiben eines Memos mit KI – Format, Vorlagen und Tipps

Teilen Sie Updates und Erinnerungen innerhalb eines organization mithilfe professionell gestalteter Geschäftsnotizen. Von der Erstellung neuer Produktankündigungen bis hin zum Teilen dringender organization-weiten Nachrichten verwenden Sie Memorandums, um klare, direkte Botschaften in einem leicht lesbaren Kommunikationsformat zu übermitteln.

Dieses vielseitige interne Kommunikationstool ist äußerst nützlich, um in einer Bibliothek mit gebrauchsfertigen Memobeispielen zu speichern, damit Manager, Personal, Juristische und andere Funktionen bei Bedarf bearbeiten und anpassen können. Mit KI-Features in Word ist es nicht erforderlich, ein Memo von Grund auf neu zu schreiben. Mit Copilot in Word kann jeder eine Memovorlage entwerfen, strukturieren, entwerfen und formatieren, die gespeichert und wiederverwendet werden kann.

Erfahren Sie, wie Sie wirkungsvolle Geschäftsnotizen für den Arbeitsplatz erstellen, indem Sie Memovorlagen und KI mit Microsoft Word online.

Das beste Memoformat und die beste Struktur

Ein effektives Memo ist kurz, strukturiert und verdaulich. Ziel ist es, dass Mitarbeiter und Empfänger die Prioritätsinformationen schnell lesen und darauf reagieren können. Aus diesem Grund ist eine klare Formatierung, z. B. die Verwendung einer klaren Strukturierung mit kurzen Absätzen, der Schlüssel, um sie effektiv zu machen. Jedes Gute Die Memovorlage sollte das folgende Format und die folgende Struktur aufweisen:

• Überschrift: Schreiben Sie das Wort "MEMO" in den genehmigten Schriftschnitt Ihres organization oben im Hinweis. Traditionell wird der Titel in Großbuchstaben geschrieben, um die Aufmerksamkeit der Leser zu erregen und Dringlichkeit zu signalisieren, wenn er online geteilt, gedruckt oder verteilt wird.

• Empfänger: Geben Sie den Namen der Gruppe, der Organisationsabteilung oder den vollständigen Namen und die Position der Person an, die das Memo erhält. Stellen Sie sicher, dass Teamnamen oder Mitarbeitergruppen ordnungsgemäß gekennzeichnet sind, um Verwechslungen zu vermeiden.

• Absender: Fügen Sie den Namen des Autors mit der angegebenen Position hinzu, damit die Leser wissen, wer das Memo verfasst hat. Einige Memos können im Namen einer Unternehmensfunktion gesendet werden. Schließen Sie daher diese Details zur Übersichtlichkeit ein. Dies ist besonders nützlich, wenn Leser Kontakte für Folgefragen benötigen.

• CC oder zusätzliche Empfänger (optional): Dies ist ein optionaler Abschnitt für den Fall, dass zusätzliche Empfänger vorhanden sind, die Sichtbarkeit benötigen. Beispielsweise könnte die Rechtsabteilung zu einem Memo zu einem Rückerstattungssystem für neue Kunden hinzugefügt werden, das das Vertriebsteam verwenden kann.

• Datum: Erwähnung immer das vollständige Datum, da es hilft, das Memo zur späteren Referenz zu erstellen. Verwenden Sie das im organization akzeptierte Datumsformat, um Verwechslungen über Stichtage oder das Inkrafttreten von Ankündigungen zu vermeiden.

• Betreffzeile: Schreiben Sie einen klaren und spezifischen Ausdruck, um das Schlüsselthema des Memos zusammenzufassen. Die Betreffzeile kann Am Anfang Begriffe wie "neu", "aktualisiert", "abgebrochen" oder "Erinnerung" enthalten, um die Aufmerksamkeit auf den Nachrichtentyp zu lenken.

• Nachrichtentext: Entwerfen Sie die Schlüsselnachricht, geben Sie ein Update frei, oder schreiben Sie schritt-für-Schritt-Anweisungen, um die Empfänger im Memo zu informieren. Sorgen Sie für Kürze und Klarheit, indem Sie Informationen in drei kurze Absätze unterteilen. Verwenden Sie Punktpunkte, wenn die Nachricht eine Checkliste oder eine Liste von Überlegungen enthält. Im Idealfall sollten Memoautoren direkte Sprach- und Aktionsverben verwenden, um Memos auf einen Blick einfach zu scannen und zu verstehen.

• Anlagen (optional): Einige Geschäftsnotizen verweisen auf bevorstehende Änderungen im organization, z. B. Dienständerungen, Vertragsänderungen oder organization-weite Besprechungsnotizen. Solche Memos können von unterstützenden Dokumenten wie Besprechungsagendan oder Vorablesungen wie Präsentationen, Geschäftsvorschlagsplänen, Dienstbedingungen und anderen Dokumenten profitieren.

Schreiben eines Memos mit KI in Word

Beschleunigen des Schreibens von Memos mit Copilot in Word. Copilot in Word kann schnell eine Memovorlage in Word entwerfen, um dringende Geschäftsnotizen oder ein rechtliches Memo in einen ansprechenden ersten Entwurf in Minuten zu verwandeln. Verwenden Sie KI, um von Grund auf neu zu entwerfen, oder verlassen Sie sich darauf, um Verdichten Sie Informationen mit vollständigem Kontext über Ihre organization. Es enthält automatisch Standardmem memo-Elemente wie An, Von, Datum, Betreff und organisiert Inhalte klar. Hier erfahren Sie, wie Sie mithilfe von Copilot ein Memo schreiben.

1. Öffnen eines Word Dokuments und Aktivieren Copilot in Word über das Menüband oder das rechte Symbol.

2. Beginnen Sie, mit KI zu chatten, um die Anforderungen an die Erstellung von Memos zu erläutern und Informationen über das Thema und die Besonderheiten der Nachricht zu teilen. Fügen Sie Referenzdokumente wie Präsentationen, OneDrive-Dateien und aktuelle E-Mails mithilfe der Plus-Schaltfläche im Copilot-Chat an.

3. Teilen Sie den Namen der Zielgruppe oder Abteilung, damit Copilot relevante Arbeitsbegriffe verwenden kann, während sie dem Tonfall der organization folgen.

4. Überprüfen Sie das erstellte Memo, und fordern Sie bei Bedarf Sprach- oder Formatierungsänderungen an.

5. Teilen Sie den KI-generierten Memoentwurf per E-Mail oder Drucken, um sie weit verbreitet zu machen. Alternativ können Sie die Schaltfläche "Freigeben" in Word verwenden, um einen sicheren, freigegebenen Link zum Dokument zu generieren.

Copilot-Prompt Beispiele: "Schreiben Sie allen Mitarbeitern ein Memo über aktualisierte Remotearbeitsrichtlinien, die ab Montag gelten, und verweisen Sie auf die E-Mail, die von der Zentrale gesendet wurde."

"Generieren Sie ein Memo für das Junior-Finanzteam, das Budgetänderungen für das 4. Quartal zusammenfasst. Die Datenpunkte finden Sie in der Tabelle mit der Budgetnachverfolgung in Excel."

"Erstellen Sie eine interne Memovorlage für das Marketingteam, das eine neue Social-Media-Kampagne ankündigt. Schließen Sie In, From, Date und Subject in die Kopfzeile ein. Verwenden Sie einen professionellen Ton, halten Sie ihn unter 200 Wörter, und fügen Sie Aufzählungspunkte für wichtige Kampagnendetails wie Startdatum, Zielplattformen und Zuständigkeiten hinzu."

Schreiben eines Memos mithilfe einer kostenlosen Vorlage

1. Öffnen Sie Word online und erkunden Sie professionelle Memovorlagen.

2. Wählen Sie die kostenlose Memovorlage aus, z. B. "Geschäftsnotizformat" oder "Rechtliches Memoformat", um mit der Anpassung zu beginnen.

3. Ersetzen Sie den Titel des Memobeispiels und den Textkörper durch wichtige Geschäftsdetails.

4. Verwenden von Copilot für verbessern sie das Schreiben , indem Sie Aktionsverben und Tonverbesserungen vorschlagen.

5. Laden Sie das Markenlogo hoch, aktualisieren Sie das Farbschema, und fügen Sie den Firmenbriefkopf hinzu.

6. Speichern und teilen Sie das Memo online, oder drucken Sie Memos und verteilen Sie sie organization.

Da nun klar ist, wie eine Memovorlage mit KI erstellt wird, beginnen Sie mit dem Erstellen von Dokumenten in Microsoft Word.

Erkunden Sie weiter, wie Sie die Arbeit beschleunigen können, z. B. Schreiben von Besprechungsagendas und Erstellen konsistenter SOP-Vorlagen für Unternehmen in Word.