Erstellen von Standardbetriebsverfahrenvorlagen mit KI

Sorgen Sie mit einfachen und skalierbaren Standardbetriebsverfahren (SOPs) für einen reibungslosen Geschäftsbetrieb. Diese internen Schulungsdokumente können sicherstellen, dass die Mitarbeiter auf derselben Seite sind und dieselben Schritte ausführen, um qualitativ hochwertige Ergebnisse zu erzielen. Das Schreiben von SOP-Anweisungen für routine- oder spezialisierte Aufgaben in verschiedenen Teams ist wichtig, insbesondere für Funktionen wie Vorgänge und Personalwesen.

Bei so vielen Mikro- und Makroaufgaben, die auf die organization aufgeteilt sind, kann es zeitaufwändig sein, einen detaillierten und klaren SOP für jeden Workflow zu erstellen. Das ist der Ort, an dem Copilot in Word kann beim Entwerfen einer SOP-Vorlage helfen, die gespeichert und wiederverwendet werden kann. Nutzen Sie KI, um die relevantesten Strukturen, Begriffe und Erfolgskennzahlen zu verwenden und sogar Details aus vorhandenen Dokumenten und E-Mails zu pullen.

Erfahren Sie, wie Sie mit hochwertigen SOP-Richtlinien und Handbüchern für den Arbeitsplatz erstellen. Microsoft Word online.

Arten von Standardbetriebsverfahren

Schritt-für-Schritt-SOP

Ideal dafür, wenn eine Aufgabe linear abgeschlossen werden muss und einer strengen Abfolge von Anweisungen folgen muss. Dieses SOP-Format ist einfach zu verfolgen und wird in der Regel als nummerierte Liste angezeigt, um den Fehlerraum zu reduzieren. Es eignet sich für Anweisungen wie das Starten von Geräten, das Onboarding neuer Mitarbeiter in Arbeitsplatzsysteme und andere Aufgaben.

SOP-Schreibbeispiel:

1. Anmelden beim System

2. Überprüfen der Anmeldeinformationen

3. Starten der Anwendung

Hierarchisches SOP

Am besten geeignet, wenn eine Prozedur in Ebenen organisiert werden muss, wobei jeder Schritt über mehrere Unterschritte verfügt. Wählen Sie hierarchische Anweisungen von Prozeduren aus, damit Mitarbeiter Aufgaben präzise ausführen können, ohne kritische Teile zu übersehen. Verwenden Sie geschachtelte Listen und Anweisungsdiagramme in Handbüchern, um sicherzustellen, dass jeder Schritt erfolgreich ausgeführt werden kann.

SOP-Schreibbeispiel:

Schritt 1. Ausrüstung vorbereiten

1.1 Tools sammeln

1.2 Sicherheitsgeräte überprüfen

Schritt 2. Einschalten des Geräts

Checkliste SOP

Einfach und praktisch ist das SOP-Format der Checkliste ein gutes Tool, um die Dinge zu organisieren, wenn viele bewegliche Teile oder Aufgaben parallel zu erledigen sind. Dieser SOP-Typ eignet sich hervorragend für erfahrene Mitarbeiter, die mit einer Aufgabe vertraut sind und dinge abhaken können, während sie gehen, sich sicher sind, dass nichts verpasst wurde. Sorgen Sie für Konsistenz mit der kreuzverifizierenden Überprüfung, die mithilfe von Checklisten möglich ist. Ein guter Anwendungsfall ist das Onboarding von Checklisten.

SOP-Schreibbeispiel:

• Einrichten eines E-Mail-Kontos

• Bereitstellen des Zugriffs auf SharePoint-Team

• Zuweisen einer Mitarbeiterarbeitsstation

• Planen der Ausrichtungssitzung

Flussdiagramm-SOP

Während der Geschäftsprozesszuordnung hilft ein Flussdiagramm-SOP dabei, skalierbare Standards für Workflows mit mehreren Entscheidungspunkten zu erstellen. Dieses Layout ordnet die Schritte visuell zu und zeigt, was auf verschiedenen Szenarien zu tun ist, und unterstützt die Entscheidungsfindung für jeden Mitarbeiter. Sie wird in der Regel durch Diagramme und Pfeile mit klar bezeichneten Schritten dargestellt. Verwenden Sie es für Problembehandlungsverfahren oder Kundensupportworkflows, bei denen die nächste Aktion davon abhängt, was zuerst geschieht.

SOP-Schreibbeispiel:

Start → Ist das System online? → Ja→ Problembehandlung → Keine → fortsetzen

Schlüsselelemente von SOPs

Standard Dokumente zu Betriebsabläufen können langwierig und detailliert sein, sodass Manager, Betriebsspezialisten und Fachexperten verwenden können. Copilot in Word, um SOP-Schreibvorgänge zu beschleunigen. Unabhängig vom Dokumentthema, von Leitfäden am Fließband bis hin zu Blog-Redaktionellen Schritten und Verfahren zur Lebensmittelsicherheit, kann KI kontextbezogene Abschnitte erstellen. Erfahren Sie mehr über die wichtigsten Komponenten eines guten SOP.

1. Titel

Verwenden Sie einen beschreibenden Titel, der eindeutig mit den Anweisungen im SOP verknüpft ist. Falls vorhanden, verwenden Sie die Namenskonventionen gemäß der jeweiligen Abteilung des Unternehmens. Beispiel: "Customer Support Ticket Handling SOP".

2. Dokumentsteuerungstabelle

Verwalten Sie eine Tabelle mit wichtigen Details, um Mitarbeiter und Benutzer über die Version auf dem Laufenden zu halten. Stellen Sie sicher, dass Sie Folgendes einschließen.

• Name

• Revisionsnummer

• Besitzer

• Implementierungsdatum

• Datum der letzten Überprüfung

• Genehmiger

Copilot-Prompt Beispiel: "Aktualisieren Sie das Datum der letzten Überprüfung dieses Dokuments basierend auf der letzten Bearbeitung des Word Dokuments."

3. Ziel

Richten Sie alle Leser des SOP über den Grund für die Entwicklung des Dokuments aus. Geben Sie die wichtigsten Ergebnisse der ordnungsgemäßen Verwendung des SOP an, z. B. "Stellen Sie sicher, dass alle Kundentickets innerhalb von 24 Stunden aufgelöst werden". Sie können die richtigen Ausdrücke nicht finden? Verwenden Sie Copilot in Word, um einige Ergebnisanweisungen basierend auf dem Kontext der Verfahren zu entwerfen.

Copilot-Prompt Beispiel: "fassen Sie das Ziel dieser SOP aus diesem Besprechungstranskript zusammen. Schreiben Sie es in einer klaren, handlungsorientierten Sprache um, die für mein Unternehmen geeignet ist."

4. Vorgehensweise

Diese Komponente ist der Fokus des Dokuments. Beginnen Sie mit der Erstellung der Anweisungen basierend auf dem ausgewählten SOP-Typ. Legen Sie die Schritt-für-Schritt-Anweisungen klar und verwenden Sie die richtigen technischen Begriffe und Ausdrücke, die in den organization häufig verwendet werden.

Für mehrschichtige Schritte, z. B. hierarchische SOPs, sind einfache und präzise Anweisungen entscheidend. Verwenden Sie KI, um die Satzstruktur zu vereinfachen, langwierige Schritte zusammenzufassen oder umsetzbarere Ausdrücke vorzuschlagen, um Lesern die korrekte Verwendung des SOP zu ermöglichen.

Copilot-Prompt Beispiel: " Schreiben Sie den Absatz in Schritte um, die leicht zu befolgen sind, während sie geeignete Personal- und Einstellungsterminologie verwenden."

5. Verantwortlichkeiten

Das Dokument sollte angeben, wer für die Einrichtung des Prozesses verantwortlich ist und wer bei Bedarf für Genehmigungen verantwortlich ist. Listen Sie Teilnehmer mit Namen, Berufsbezeichnungen, besten Kontaktdetails und ihren Zuständigkeiten in Bezug auf das SOP-Dokument auf.

6. Wichtige Verhaltensweisen

Erläutern Sie, wie Leser die Richtlinien verwenden sollen, einschließlich verbindlicher gesetzlicher Bestimmungen, Compliance und Qualitätserwartungen. Dieser Abschnitt sollte sich darauf konzentrieren, wie Leser rechenschaftsfähig bleiben und das SOP ordnungsgemäß verwenden können, um Risiken zu reduzieren und die Konsistenz aufrechtzuerhalten.

Copilot-Prompt Beispiel: "Schreiben Sie einen Absatz darüber, wie medizinisches Verwaltungspersonal dieses SOP verwenden sollte, während sie die Privatsphäre der Patienten berücksichtigen."

7. Innovate

Teilen Sie, wenn es für den Mitarbeiter die Möglichkeit gibt, einen innovativen Ansatz in der Aufgabe zu implementieren. Dies bezieht sich auf das Optimieren von Aufgaben oder das Vorschlagen kreativer Workflows, um die Prozedur schneller zu erreichen. Dies kann für einige ein Kopfkratzer sein, deshalb ist es gut, sich auf das Chatten mit Copilot zu verlassen, um Alternativen oder bessere Workflows zu identifizieren.

Copilot-Prompt Beispiel: "Schlagen Sie drei Möglichkeiten vor, den Kostenerstattungsprozess vor der Urlaubszeit zu beschleunigen."

8. Tools und Unterstützungen

Stellen Sie eine klare Liste von Referenzen und Ressourcen bereit, die zum Erreichen des SOP-Ziels erforderlich sind, z. B. verwandte Schulungsdokumente, interne Coachingsitzungen, Videoaufzeichnungen für Geschäftsprozesse und vieles mehr.

Copilot-Prompt Beispiel: "Erstellen einer Liste interner Ressourcenlinks für dieses SOP-Dokument"

Verwenden von KI zum Generieren einer SOP-Vorlage

1. Öffnen eines neuen Word Dokument, um mit dem Erstellen einer SOP-Vorlage zu beginnen.

2. Aktivieren Sie Copilot in Word über das Menüband, den Chat mit KI, um die SOP-Anforderungen zu erläutern.

3. Teilen Sie den Kontext, den Zweck und die Wichtigsten Ziele des SOP im Copilot-Chatfeld mit. Geben Sie den bevorzugten SOP-Typ an, z. B. Checkliste, Schritt-für-Schritt- oder Flussdiagramm. Fordern Sie Copilot an, nach Möglichkeit Diagramme, Tabellen oder SmartArt-Objekte einzufügen.

4. Überprüfen Sie die KI-generierte SOP-Vorlage in Word.

5. Fordern Sie Copilot auf, alle Abschnitte zu verfeinern, z. B. "Fügen Sie weitere Details zu Schlüsselverhalten hinzu. Verwenden Sie dieses Referenzanlagedokument als Leitfaden."

6. Speichern Sie die SOP-Vorlage als wiederverwendbare Vorlage in Word oder speichern sie als PDF- oder freigabefähige Verknüpfung.

IT-SOP Copilot-Prompt Beispiel: "Erstellen Sie eine Standard SoP-Vorlage mit dem Titel "Datensicherung und -wiederherstellung" für die IT-Koordinatoren und das allgemeine Personal. SOP-Typ: Flussdiagramm für Entscheidungspunkte."

Marketing-SOP Copilot-Prompt Beispiel: "Erstellen Sie eine Standard SoP-Vorlage mit dem Titel "Social Media Posting Guidelines" für die Zielgruppenmarketingkoordinatoren und Community-Manager, während Sie ein Anfängerniveau beibehalten. SOP-Typ: Prüfliste und hierarchische Unterschritte für Genehmigungen."

bewährte Methoden für Standard Betriebsverfahren

• Verwenden Sie professionelle Überschriftenformatvorlagen: Wenden Sie konsistente Überschriftenstile an, und verwenden Sie den integrierten Bereich Formatvorlagen in Word, um die Struktur beizubehalten.

• Organisationsbranding anwenden: Fügen Sie das Unternehmenslogo in die Kopfzeile ein, und wenden Sie Markenfarben mithilfe der Designeinstellungen in Word an. Verwenden Sie den offiziellen Schriftartensatz aus dem Styleguide des organization für ein ansprechendes Aussehen.

• Verweislinks hinzufügen: Fügen Sie inlineklickbare URLs zu verwandten Richtlinien oder Vorlagen hinzu, oder erstellen Sie am Ende einen Verweisabschnitt für den Schnellen Zugriff.

• Erstellen eingeschränkter SOP-Dokumente: Schützen Sie das SOP mit dem Schreibschutzmodus für Zuschauer, und weisen Sie nur autorisierten Rollen Bearbeitungsrechte zu. Wenden Sie bei Bedarf den Kennwortschutz an.

• Häufiges Überprüfen und Aktualisieren: Fügen Sie der Dokumentsteuerungstabelle ein Datum der letzten Überprüfung hinzu, und verwenden Sie die Nachverfolgung von Änderungen in Word, um Updates zu protokollieren und den Versionsverlauf aus Gründen der Konformität zu verwalten.

Da nun klar ist, wie eine SOP-Vorlage erstellt wird, beginnen Sie mit dem Erstellen von Dokumenten in Microsoft Word. Lernen Sie weiter, wie Sie tägliche Arbeitsaufgaben beschleunigen können, z. B. Generieren von E-Mails mit KI und Schreiben von Besprechungsagendas.