Comment créer des modèles de procédure d’exploitation standard avec l’IA

Faites en sorte que n’importe quelle entreprise fonctionne correctement avec des procédures d’exploitation standard (SOP) simples et évolutives. Ces documents de formation internes peuvent garantir que les employés sont sur la même page et suivent le même ensemble d’étapes pour obtenir des résultats de haute qualité de manière cohérente. Il est essentiel d’écrire des instructions soP pour des tâches courantes ou spécialisées dans différentes équipes, en particulier pour des fonctions telles que les opérations et les ressources humaines.

Avec autant de tâches micro et macros réparties entre les organization, il peut être fastidieux de trouver un SOP détaillé et clair pour chaque flux de travail. C’est là que Copilot dans Word peut aider à rédiger un modèle SOP qui peut être enregistré et réutilisé. S’appuyer sur l’IA pour utiliser la structure, les termes, les mesures de réussite les plus pertinents, et même extraire des détails à partir de documents et d’e-mails existants.

Découvrez comment créer des directives et des manuels soP de haute qualité pour l’espace de travail avec Microsoft Word en ligne.

Types de procédures d’exploitation standard

SoP pas à pas

Idéal lorsqu’une tâche doit être effectuée de manière linéaire et doit suivre une séquence stricte d’instructions. Ce format SOP est facile à suivre et est généralement présenté sous la forme d’une liste numérotée pour réduire l’espace d’erreur. Il convient aux instructions telles que le démarrage de l’équipement, l’intégration de nouveaux employés aux systèmes d’espace de travail, entre autres tâches.

Exemple d’écriture SOP :

1. Se connecter au système

2. Vérifier les informations d’identification

3. Lancer l’application

SOP hiérarchique

Idéal quand une procédure doit être organisée en niveaux, où chaque étape comporte plusieurs sous-étapes. Choisissez des instructions hiérarchiques de procédures pour permettre aux employés d’effectuer des tâches avec précision sans négliger les parties critiques. Utilisez des listes imbriquées et des diagrammes d’instructions dans les manuels pour vous assurer que chaque étape peut être effectuée avec succès.

Exemple d’écriture SOP :

Étape 1. Préparer l’équipement

1.1 Collecter des outils

1.2 Inspecter les équipements de sécurité

Étape 2. Activer l’équipement

SoP de liste de vérification

Simple et pratique, le format SOP de liste de vérification est un bon outil pour garder les choses organisées lorsqu’il y a beaucoup de pièces mobiles ou de tâches à effectuer en parallèle les unes aux autres. Ce type de SOP est idéal pour les employés chevronnés qui sont familiarisés avec une tâche, et peuvent faire les choses en cours, se sentant confiant que rien n’a été manqué. Maintenir la cohérence avec la vérification croisée possible à l’aide de listes de vérification. Un cas d’usage intéressant est l’intégration de listes de contrôle.

Exemple d’écriture SOP :

• Configurer un compte de messagerie

• Fournir l’accès à l’équipe SharePoint

• Affecter une station de travail d’employé

• Planifier une session d’orientation

SOP d’organigramme

Pendant le mappage des processus métier, un SOP d’organigramme permet de créer des normes évolutives pour les flux de travail avec plusieurs points de décision. Cette disposition mappe visuellement les étapes, montrant ce qu’il faut faire en fonction de différents scénarios, ce qui facilite la prise de décision pour n’importe quel employé. Il est généralement représenté par des diagrammes et des flèches avec des étapes clairement étiquetées. Utilisez-la pour les procédures de résolution des problèmes ou les workflows de support client, où l’action suivante dépend de ce qui se passe en premier.

Exemple d’écriture SOP :

Démarrer → Le système est-il en ligne ? → Oui → Continuer → Non → Résoudre les problèmes

Éléments clés des PDP

Standard documents de procédure opérationnelle peuvent être longs et détaillés, de sorte que les gestionnaires, les spécialistes des opérations et les experts en la matière peuvent utiliser Copilot dans Word pour accélérer l’écriture soP. Quel que soit le sujet du document, des guides de ligne de montage aux étapes éditoriales de blog en passant par les procédures de sécurité alimentaire, l’IA peut créer des sections contextuelles. Découvrez les composants clés d’un bon SOP.

1. Titre

Utilisez un titre descriptif qui se connecte clairement à l’ensemble d’instructions dans le SOP. S’il existe, utilisez les conventions de nommage en fonction du service spécifique de l’entreprise. Par exemple, « Customer support ticket handling SOP ».

2. Table de contrôle de document

Conservez une table avec des détails clés pour tenir les employés et les utilisateurs informés de la version. Veillez à inclure les éléments suivants.

• Name (Nom)

• Numéro de révision

• Propriétaire

• Date d’implémentation

• Date de la dernière révision

• Approbateur

requête Copilot exemple : « mettre à jour la date de dernière révision de ce document en fonction de la dernière modification du document Word ».

3. Objectif

Aligner tous les lecteurs du SOP sur la raison pour laquelle le document a été développé. Exprimez les principaux résultats de l’utilisation correcte de la SOP, par exemple « Assurez-vous que tous les tickets clients sont résolus dans les 24 heures ». Vous ne trouvez pas les expressions appropriées ? Utilisez Copilot dans Word pour rédiger des énoncés de résultats en fonction du contexte des procédures.

requête Copilot exemple : « Résumer l’objectif de cette soP à partir de la transcription de cette réunion. Le réécrire dans un langage clair et orienté action adapté à mon entreprise."

4. Procédure

Ce composant est le focus du document. Commencez à composer les instructions en fonction du type SOP sélectionné. Présentez les instructions pas à pas avec clarté, en utilisant les termes et expressions techniques corrects largement utilisés dans le organization.

Pour les étapes multicouches, comme les SOP hiérarchiques, des instructions simples et concises sont essentielles. Utilisez l’IA pour simplifier la structure des phrases, résumer les étapes longues ou suggérer des expressions plus actionnables pour permettre aux lecteurs d’utiliser correctement le SOP.

requête Copilot exemple : « réécrire le paragraphe en étapes faciles à suivre tout en utilisant les ressources humaines appropriées et la terminologie d’embauche.

5. Responsabilités

Le document doit spécifier qui est responsable de la configuration du processus, ainsi que qui est responsable des approbations à chaque étape, si nécessaire. Répertoriez les participants avec des noms, des postes, des coordonnées optimales et leurs responsabilités par rapport au document SOP.

6. Comportements clés

Décrivez comment les lecteurs sont censés utiliser les directives, y compris les exigences réglementaires, de conformité et de qualité obligatoires. Cette section doit se concentrer sur la façon dont les lecteurs peuvent rester responsables et utiliser correctement le SOP pour réduire les risques et maintenir la cohérence.

requête Copilot exemple : « écrivez un paragraphe sur la façon dont le personnel administratif médical doit utiliser cette SOP tout en gardant à l’esprit la vie privée des patients ».

7. Innover

Partagez s’il existe une opportunité pour l’employé d’implémenter une approche innovante dans la tâche. Il s’agit de simplifier toutes les tâches ou de suggérer des flux de travail créatifs pour accélérer la procédure. Il peut s’agir d’un problème pour certains, c’est pourquoi il est bon de s’appuyer sur la conversation avec Copilot qui peut identifier des alternatives ou de meilleurs flux de travail.

requête Copilot exemple : « suggérer trois façons d’accélérer le processus de remboursement des dépenses avant la période des Fêtes ».

8. Outils et supports

Fournissez une liste claire des références et des ressources nécessaires pour atteindre l’objectif soP, comme des documents de formation connexes, des sessions de coaching en interne, des enregistrements vidéo de processus métier, etc.

requête Copilot exemple : « Créer une liste de liens de ressources internes pour ce document SOP ».

Comment utiliser l’IA pour générer un modèle SOP

1. Ouvrir un nouveau Word document pour commencer à créer un modèle SOP.

2. Activez Copilot dans Word à partir du ruban, la conversation avec l’IA pour expliquer les exigences du SOP.

3. Partagez le contexte, l’objectif et les principaux objectifs du SOP dans la boîte de conversation Copilot. Spécifiez le type DEP par défaut, par exemple liste de contrôle, étape par étape, hiérarchique ou organigramme. Demandez à Copilot d’insérer des diagrammes, des tableaux ou des objets SmartArt si possible.

4. Passez en revue le modèle SOP généré par l’IA dans Word.

5. Invitez Copilot à affiner toutes les sections, par exemple, « ajouter plus de détails aux comportements clés. Utilisez ce document de référence en pièce jointe comme guide. »

6. Enregistrez le modèle SOP en tant que modèle réutilisable dans Word ou enregistrez et partagez au format PDF ou lien partageable.

Exemple de soP informatique requête Copilot : « créez un modèle de procédure d’exploitation Standard intitulé « Sauvegarde et récupération des données » pour les coordinateurs informatiques débutants et le personnel général. Type de SOP : organigramme pour les points de décision. »

Exemple de sop marketing requête Copilot : « créez un modèle de procédure opérationnelle Standard (SOP) intitulé « Social Media Posting Guidelines » pour les coordinateurs marketing d’audience et les responsables de la communauté tout en conservant un niveau débutant. Type SOP : liste de contrôle et sous-étapes hiérarchiques pour les approbations. »

Standard bonnes pratiques relatives aux procédures d’exploitation

• Utiliser des styles de titre professionnels : appliquez des styles de titre cohérents et utilisez le volet Styles intégré dans Word pour maintenir la structure.

• Appliquer la personnalisation de l’organisation : insérez le logo de l’entreprise dans l’en-tête et appliquez les couleurs de la marque à l’aide des paramètres de thème dans Word. Utilisez le jeu de polices officiel du guide de style de l’organization pour un look soigné.

• Ajouter des liens de référence : ajoutez des URL cliquables en ligne à des stratégies ou modèles connexes ou créez une section références à la fin pour un accès rapide.

• Créer des documents SOP restreints : protégez le SOP avec le mode « lecture seule » pour les visionneuses et attribuez des droits de modification uniquement aux rôles autorisés. Appliquez la protection par mot de passe si nécessaire.

• Révision et mise à jour fréquentes : ajoutez une date de « dernière révision » à la table de contrôle du document et utilisez le suivi des modifications dans Word pour journaliser les mises à jour et conserver l’historique des versions à des fins de conformité.

Maintenant qu’il est clair comment créer un modèle SOP, commencez à créer des documents dans Microsoft Word. Continuez à apprendre à accélérer les tâches quotidiennes telles que génération d’e-mails avec l’IA et rédaction de l’ordre du jour de la réunion.